PROYECTO INNOVATION PRESENTACIÓN DE AVANCE – 17 DE MAYO 2012

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1 PROYECTO INNOVATION PRESENTACIÓN DE AVANCE – 17 DE MAYO 2012
D E l f O S C O N S U L T A N C Y PROYECTO INNOVATION PRESENTACIÓN DE AVANCE – 17 DE MAYO 2012

2 1) Comunicar status y avances realizados
OBJETIVOS DEL COMITE 1) Comunicar status y avances realizados 2) Presentar definiciones pendientes para análisis y aprobación de la Gerencia General 3) Comunicar / definir próximos Pasos Indice

3 CONTENIDO I. ESTATUS DEL PROYECTO II. ACTIVIDADES REALIZADAS III. PRINCIPALES DEFINICIONES / PUNTOS CRÍTICOS IV. PRÓXIMOS PASOS

4 LEVANTAMIENTO – DIGNÓSTICO
I. ESTATUS DEL PROYECTO Fecha de inicio: 9/ ABRIL /2012 Fecha de Fin: 22/ JUNIO /2012 % de Avance: % % Total de Desvío: % OBJETIVO GENERAL Incrementar la EFICIENCIA, PRODUCTIVIDAD, CONTROL y SINERGIA de las empresas del Grupo, a través de una reingeniería integral de procesos con base en un modelo corporativo de servicios. ETAPAS LEVANTAMIENTO – DIGNÓSTICO REDISEÑO DE PROCESOS Y REORGANIZACIÓN DE ESTRUCTURA CAPACITACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO SEMANAS ACTIVID. LEVANTAMIENTO: FUNCIONES PROCESOS ESTADÍSTICAS CLIENTES ANÁLISIS: QUICK WINS PREMISAS DE CAMBIO REDISEÑO DE PROCESOS: REINGENIERÍA DE FLUJOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO ACUERDOS DE SERVICIO ADECUACIÓN DE ESTRUCTURA: DEFINICIÓN FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES MANUAL DE ESTRUCTURA MEDICIÓN Y MONITOREO: INDICADORES Y ESTÁNDARES MATRIZ DE CONTROLES CAPACITACIÓN AJUSTES A MODELO MEDICIÓN Y SALIDA EN VIVO

5 II. ACTIVIDADES REALIZADAS
Validación con Gerencia la Matriz de Mejoras Rápidas, estableciendo fechas de implementación. Planificación: Acciones e hitos para montaje de nueva estructura Legal: Investigación figura legal Funciones: Construcción / definición de nuevas funciones de estructura propuesta Finanzas: Construcción modelo de negocios de nueva estructura Otras actividades: Conceptualización del departamento de Recursos Humanos junto con las funciones.

6 III. PRINCIPALES DEFINICIONES
CARTA GANTT

7 III. PRINCIPALES DEFINICIONES
ÁMBITO LEGAL Necesidad: Definir la Figura sobre la que se va a apalancar la nueva estructura. OPCION 1: Constituir una nueva empresa OPCION 2: Integrar la nueva estructura a Larreautos (Carlos Larrea Palacios es Gerente General) Elaborar nuevos contratos de trabajo en el cual haya una cláusula en la que señale que se respetará la antigüedad de los contratos de trabajo originales. Liquidación de empleados. Si se opta por aplicar la opción #1 los costos serían los siguientes: Honorarios: $ dólares Gastos: $500 (Nombramiento, Publicación) Nomina: $800 (Cuenta integración) o Limitada:$ 400 TOTAL APROX: $2,500 *Fuente: Lexvalor Asesoría Legal El tiempo aproximado para la constitución es de 3-4 semanas. Recomendación: Constituir una nueva figura legal que tenga como objeto social dar este tipo de servicios a los concesionarios del grupo.

8 III. PRINCIPALES DEFINICIONES
ÁMBITO RRHH Nueva Empresa Necesidad: Ratificar estructura / cambios de funciones del personal existente. Propuesta: Gerente General Carlos Larrea Palacios Jefe Administrativo y Controller ? Asistente de Gerencia ? Avaluó de Vehículos Por definir de Toyota Jefe de Sistemas Israel Pastor Jefe de Crédito y Cobranzas Gina Rosas Matriculación Gabriela Cobo Legal ? Jefe de RRHH ? Auxiliar de Sistemas Luis Calle Auxiliar de Crédito y Cobranzas Cristina Cabezas

9 III. PRINCIPALES DEFINICIONES
ÁMBITO RRHH Nueva Empresa Necesidad: Aprobación de contratación de nuevo personal. Contratar perfiles de personal que no existen dentro de las estructuras actuales del Grupo Carlos Larrea. Propuesta: Gerente General Carlos Larrea Palacios Jefe Administrativo y Controller ? Asistente de Gerencia ? Avaluó de Vehículos Por definir de Toyota Jefe de Sistemas Israel Jefe de Crédito y Cobranzas Gina Rosas Matriculación Gabriela Cobo Legal ? Jefe de RRHH ? Auxiliar de Sistemas Luis Calle Auxiliar de Crédito y Cobranzas Cristina Cabezas Recomendación: Recibir la aprobación de la contratación del Jefe Administrativo y Controller para poder iniciar el proceso de implementación de la nueva estructura.

10 III. PRINCIPALES DEFINICIONES
ÁMBITO RRHH Necesidad: Realizar cambios en funciones de personal de cada empresa en función de modelo. Ej: CAJERA AMBANDINE Debido a los cambios propuestos deberá realizar actividades de acuerdo as u cargo, ya no debe realizar al siguientes actividades Control de la cartera vencida Control de matrículas y soatl Realizar informes de cuentas por cobrar Provisión de cuentas incobrables (debería hacer la contadora o sus auxiliares) En adelante: Anfitriona temporal Guías de movilización y custodia de llaves de Test Drive RECEPCIONISTA AUTOSCOREA (KIA) Debido a los cambios propuestos deberá realizar actividades de acuerdo as u cargo, ya no debe realizar al siguientes actividades Emitir SOAT Realizar contratos de compra y venta Realizar documentos de crédito directo Emitir pólizas de seguros junto con los créditos En adelante: Anfitriona temporal Guías de movilización y custodia de llaves de Test Drive

11 III. PRINCIPALES DEFINICIONES
ÁMBITO RRHH Necesidad: Realizar cambios en funciones de personal de cada empresa en función de modelo. Ej: CAJA Y COBRANZADA USADOS Debido a los cambios propuestos deberá realizar actividades de acuerdo a al cargo de cajera, ya no debe realizar al siguientes actividades -Emitir SOAT Realizar llamadas a clientes - gestión cobranza Elaboración reporte de Clientes en Mora Revisión de buro crediticio de cliente Verificación de datos de solicitud de crédito clientes nuevos En adelante: Anfitriona temporal Guías de movilización y custodia de llaves de Test Drive

12 III. PRINCIPALES DEFINICIONES
Necesidad: Definir espacio físico a ser ocupado por nueva estructura Recomendación: Utilizar las instalaciones de KIA (Autos Usados) – Alquilar local. Reutilizar mobiliario de agencia Quito (Usados) – equipos (traslado) ÁMBITO ESPACIO FÍSICO ARCHIVO Impresora / copiadora/ scanner Jefe de Crédito y Cobranza Auxiliar Crédito y Cobranza Asistente Gerencia Gerente General Legal Jefe Administrativo y Controlloer Auxiliar de Matriculación Jefe de Sistemas Jefe de Compra Vehículos Asistente de Recursos Humanos, post venta Impresora Matricial

13 III. PRINCIPALES DEFINICIONES
ÁMBITO FINANCIERO Necesidad: Aprobación de inversión en adecuaciones y equipos, y aprobación de modelo de negocios de la nueva estructura. ESUQEMA: Link a cuadro Excel Inversiones Link a cuadro Excel P&G Recomendación: Aprobación de comunicación a Gerentes pata iniciar el cobro mensual de ingresos para entregarles estos servicios a los concesionarios del Grupo Carlos Larrea.

14 PRÓXIMOS PASOS Quick Wins Monitoreo de Quick Wins con Gerentes (sería ideal contar con la presencia de la Gerencia General en esta reunión) Manuales Manuales de funciones Asesores Comerciales Jefes de Ventas Gerentes Comerciales Manuales de políticas y procesos Políticas de ventas Definiciones importantes Figura legal de la empresa definida Inicio de búsqueda de Jefe Administrativo y Controller Espacio físico para nueva estructura definido

15 D E l f O S Making companies rethink their business
C O N S U L T A N C Y Making companies rethink their business Av. 12 de Octubre y Coruña Edificio Urban Plaza, Piso 5 Quito - Ecuador