Y GESTIÓN DE PROYECTOS Secretaria de Educación de Guanajuato

Presentación del tema: "Y GESTIÓN DE PROYECTOS Secretaria de Educación de Guanajuato"— Transcripción de la presentación:

1 Y GESTIÓN DE PROYECTOS Secretaria de Educación de Guanajuato
ADMINISTRACION Y GESTIÓN DE PROYECTOS Secretaria de Educación de Guanajuato Subsecretaria de Desarrollo Educativo Octubre 2, 2008

2 DEFINICION DEL PROYECTO
ADMINISTRACION Y GESTIÓN DE PROYECTOS DEFINICION DEL PROYECTO

3 NECESIDADES DEL CLIENTE
Es de vital importancia conocer cuáles son las necesidades del Usuario o Beneficiario de los Proyectos

4 DEFINICIÓN DEL PROYECTO
ASIGNACIÓN DE NOMBRE AL PROYECTO DETERMINACIÓN DEL LÍDER DETERMINACION DE PROBLEMA/OPORTUNIDAD DESCRIPCION RIESGOS VISION DEL PROYECTO DEFINICIÓN DE OBJETIVOS DEFINICIÓN DE METAS BENEFICIARIOS/USUARIOS/AREAS DE IMPACTO DURACION DEL PROYECTO COSTO ESTIMADO DEL PROYECTO

5 FORMATO D-1

6 CARACTERISTICAS CRACS DE LOS OBJETIVOS Y/O METAS
CONCRETOS, claros REALISTAS, alcanzables ARMONIZADOS, consensuados CUANTIFICABLES, medibles SINCRONIZADOS, que definan fechas y tiempos

7 PLANEACION DEL PROYECTO
ADMINISTRACION Y GESTIÓN DE PROYECTOS PLANEACION DEL PROYECTO

8 PLANEACIÓN DE PROYECTO
EL PROCESO DE PLANEACIÓN ES TAN IMPORTANTE COMO EL PROYECTO MISMO TODA LA PLANEACIÓN DEBE SER DE ARRIBA HACIA ABAJO EL PLAN GENERAL LO HACE EL LIDER EN CONJUNTO CON EL EQUIPO DE PROYECTO

9 PROCESO PARA LA PLANEACION DE UN PROYECTO
DEFINICION: Visión (Imagen Objetivo), Objetivos, metas. 1. PROGRAMA DE ACTIVIDADES 2. PRESUPUESTO DE RECURSOS 3. ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO Definición de la Estructura de División del Trabajo (EDT) Actividades vs. Recursos. Matriz de Asignación de Responsabilidades Actividades vs. Tiempo Programa de actividades (Calendario, Diagrama de Gantt, Ruta Crítica) Definición del Organigrama de Tareas y Responsables Recursos vs. Tiempo (y flujo de efectivo)

10 ESTRUCTURA DE LA DIVISIÓN DEL TRABAJO (EDT Ó WBS)
JERARQUIZAR LOS ELEMENTOS DE TRABAJO EMPEZAR DESDE ARRIBA, YA QUE NO ES SECUENCIAL DETERMINAR EL GRUPO DE TAREAS DEL SIGUIENTE NIVEL ASEGURAR LA IDENTIFICACIÓN DE TODAS LAS TAREAS INVOLUCRAR AL TOTAL DEL PERSONAL QUE SE REQUIERE PARA LOGRAR EL RESULTADO DESEADO

11 ESTRUCTURA DE LA DIVISIÓN DEL TRABAJO
ELABORACION Y APROBACION DEL PROGRAMA DE DESARROLLO DE LA REGION CENTRO OCCIDENTE 1. ELABORACION DE LA VERSION PRELIMINAR 2. REALIZACION DEL PROCESO DE CONSULTA 3. INTEGRACION DE LA VERSION FINAL 1ER. NIVEL TAREA 1.1. TAREA 3.1. TAREA 2.1. TAREA 1.2. TAREA 3.2. TAREA 2.2. 2DO. NIVEL TAREA 1.3. TAREA 3.3. TAREA 2.3. TAREA 1.4. TAREA 3.4. TAREA 2.4. TAREA 1.5. TAREA 3.5.

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13 DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACION Y APROBACION DEL PROGRAMA DE DESARROLLO DE LA REGION CENTRO OCCIDENTE ELABORACION DE LA VERSION PRELIMINAR 2. REALIZACION DEL PROCESO DE CONSULTA 1ER. NIVEL 3. INTEGRACION DE LA VERSION FINAL TAREA 2.1. TAREA 3.1. TAREA 1.1. TAREA 1.3. TAREA 3.2. TAREA 2.2. TAREA 3.3. 2DO. NIVEL TAREA 1.4. TAREA 2.3. TAREA 1.2. TAREA 3.4. TAREA 2.4. TAREA 1.5. TAREA 3.5.

14 DIAGRAMA DE RUTA CRÍTICA VS. GRAFICAS DE GANTT
Gráficas de Gantt. Priorizan la jerarquía de las actividades y las responsabilidades. Diagramas de ruta crítica. Priorizan las relaciones de secuencia. La ruta o camino crítico se identifica fácilmente. Alternativas. Listas y tablas pueden usarse para situaciones especiales del programa.

15 DESARROLLO DEL PRESUPUESTO
PRESUPUESTO: Estimación anticipada de la cantidad y uso de los recursos o insumos. El presupuesto busca una estimación lo más cercana al costo de todas las tareas. LA CLAVE PARA PRESUPUESTAR: Conocer el rendimiento de los insumos. RENDIMIENTO: La relación entre el resultado a lograr y la cantidad de recursos destinados para ello. EL CONOCIMIENTO DEL RENDIMIENTO = Experiencia + sistematización PRESUPUESTO INTERNO = Gastos directos + subcontratos + indirectos COSTOS INDIRECTOS: Deben incluir todos los gastos necesarios para tener un desarrollo profesional y empresarial sostenido, actualizado y de calidad.

16 TIPOS DE PRESUPUESTOS DEL PROYECTO
Presupuestos por actividades. Actividades VS Recursos. Actividades VS Tiempo. Actividades VS Costo total. Presupuesto por partidas de gastos. Partidas de recursos VS tiempo. Flujo de efectivo. Integración de ingresos VS egresos. Estimación de las necesidades de financiamiento.

17 ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA INTEGRACION DEL PRESUPUESTO
COSTO DIRECTO DE LAS TAREAS FACTOR DE SALARIO REAL COSTOS INDIRECTOS COSTOS DE OPERACIÓN COSTOS DE MANTENIMIENTO MANEJO DE CONTINGENCIAS / RIESGOS COSTOS DE GESTION DEL PROYECTO Planeación Control de calidad Sistema administrativo Conclusión

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19 MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
ORGANIZACIÓN ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO ESTUDIOS PRELIMINARES 1.1 INVESTIGACIÓN SOCIAL R P 1.2 AFOROS DE TRÁNSITO 1.3 LEVANTAMIENTOS TOPOGRAFÍA IMAGEN URBANA ANTEPROYECTO DEL CRUCERO 2.1 SOLUCIÓN DE TRÁFICO 2.2 PLANTA DE TRAZO PROYECTO EJECUTIVO 3.1 PLANTA GEOMÉTRICA 3.2 PROYECTO DE NIVELES 3.3 PROYECTO DE INSTALACIONES. INSTALACIÓN ELECTRICA INSTALACIÓN HIDRÁULICA INSTALACIÓN SANITARIA = RESPONSABLE = PARTICIPANTE R P