Gerencia de Calidad y Competitividad Reunión de Auditores Internos 19 de mayo de 2014 10:00 a 11:30 hrs. INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ELÉCTRICAS Ubicación:

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1 Gerencia de Calidad y Competitividad Reunión de Auditores Internos 19 de mayo de 2014 10:00 a 11:30 hrs. INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ELÉCTRICAS Ubicación: Sala de juntas de la GCC Edificio 12-3er. piso.

2 2 CONTENIDO  Programa de auditorías 2014  Principios de auditoría  Criterios de auditoría  P-COC-014 rev.15  Comentarios de usuarios (SESI)  Capacitación de auditores internos  Comentarios finales

3 3 Programa de auditorías Objetivo del programa: Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado del IIE en las normas NMX-CC-9001-IMNC-2008, NMX-SAST-001-IMNC-2008, NMX-SAA-14001-IMNC-2004 y el código 10CFR50 Apéndice B. Alcance: Áreas del Instituto de Investigaciones Eléctricas (IIE) y procesos del Sistema de Gestión Integrado (Alta Dirección, Gestión de Cartera de Proyectos, Gestión de Proyectos, Recursos Humanos e Infraestructura y Ambiente de Trabajo), así como las áreas con requerimientos de cumplimiento con el código 10CFR50 apéndice B. Num. ClaveObjetivoAlcanceEquipo auditor*Período 1.AI/IIE/01/14 Verificar la eficacia de las acciones implantadas para eliminar la causa de No Conformidades de la auditoría interna al SGI en 2013 en las normas NMX-CC-9001-IMNC- 2008, NMX-SAST-001-IMNC-2008 y NMX-SAA-14001-IMNC-2004. Áreas: Calidad y Competitividad, Procesos Térmicos, Análisis de Redes, Transmisión y Distribución, Equipos Eléctricos, Sistemas Avanzados de Capacitación y Simulación, Planeación, Gestión Estratégica y Tecnológica y Evaluación del Desempeño. Procesos: Alta Dirección, Gestión de Cartera de Proyectos, Gestión de Proyectos, Infraestructura y Ambiente de Trabajo. Javier Meneses Ruíz (AL) Ma. Guadalupe Cruz González (AI) Leticia Colín Orozco (AI) Alicia Juárez Roldán (OB) Junio 2.AI/IIE/02/14 Verificar el cumplimiento de requisitos del código 10CFR50 apéndice B del Programa Institucional de Garantía de Calidad Nuclear y la eficacia de las acciones correctivas implantadas para solventar las deficiencias detectadas en la auditoría AI/IIE/03/13. Gerencias de Gestión Integral de Procesos (GIP), Sistemas Avanzados de Capacitación y Simulación (SCS), Control, Electrónica y Comunicaciones (CEC), Energía Nuclear (EN) e Ingeniería Civil (IC) y Turbomaquinaria (TM). Javier Meneses Ruíz (AL) Quenedi Guzman García (AE) Margarita García Martínez (AE) *AL = Auditor Líder; AI = Auditor Interno; AE = Auditor en Entrenamiento; ET = Experto Técnico; OB = Observador

4 4 Principios de auditoría Integridad: Desempeño del trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad. Observar y cumplir con los requisitos legales aplicables, permanecer ecuánime y sin sesgo en todas las acciones. Presentación imparcial: Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría deberán reflejar veracidad y exactitud. La comunicación deberá ser veraz, exacta, objetiva, oportuna, clara y completa. Debido cuidado profesional: Diligencia y juicio al auditar, teniendo la capacidad de hacer juicios razonados en todas las situaciones de la auditoría. Confidencialidad: Proceder con discreción en el uso y protección de la información adquirida en el curso de la auditoría. La información no deberá utilizarse inapropiadamente de modo que perjudique el interés legítimo del auditado. Independencia: Los auditores deberán ser independientes de los responsables operativos de la función que se audita, deberán mantener la objetividad en el transcurso de la auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones estén basados sólo en la evidencia de la auditoría. Enfoque basado en la evidencia: La evidencia de la auditoría deberá ser verificable y se basará en muestras de la información disponible, aplicando un uso apropiado del muestreo.

5 5 Criterios de auditoría Los requisitos establecidos en el Manual de Gestión Integrado y en las normas de referencia. Documentación de los procesos del SGI. Procedimientos del SGI. Manual Institucional de Garantía de Calidad Nuclear (10CFR50 Apéndice B). Documentos del Programa Institucional de Garantía de Calidad Nuclear (PIGCN). Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia, la cual se compara con la evidencia de la auditoría:

6 6 P-COC- 014 rev.15 Se actualizaron y uniformizaron las referencias, notaciones y definiciones relacionadas con el PIGCN y SGI. Se incorporaron comentarios de Garantía de Calidad de la CNLV (oficio de referencia INGRIA/FMB/537/13 y mantener la vigencia. Se incorporaron comentarios del auditor líder en el desarrollo y utilidad de los formatos del SGI y PIGCN. Para la atención de los hallazgos de la auditoría, los RA y RP deberán mantener informados a la GCC y al ALSGI acerca del estado de estas acciones mediante el envío del seguimiento y evaluación de las acciones correctivas y preventivas de los hallazgos de la auditoría. Se incluye el punto “ 4.4.1 c) Los miembros del COC deben apoyar a las áreas de su división en el establecimiento de las acciones correctivas y preventivas e informar a la GCC y al Director de su División los avances en su implementación de manera mensual para asegurar que se implementen dentro del periodo establecido. Asimismo, se incluyó este punto en las responsabilidades de los miembros del COC “Informar a la GCC y al Director de su División de los avances en la implementación de las acciones comprometidas para atender los hallazgos de la auditoría, en tiempo y forma”. Se aplicará el “Procedimiento para Acciones Correctivas y Preventivas, P-COC-010” para la atención de las observaciones y deficiencias del PIGCN. La auditoría interna 10CFR50 se cierra hasta que hayan sido resueltas satisfactoriamente todas las deficiencias de una auditoria y el ALGC elabora el registro de cierre de la auditoría en el formato F-12/P-COC-014 “Registro de cierre de auditoría”.

7 7 De la evaluación que realizó en 2013 el grupo Directivo al servicio “Gestión de auditorías de calidad” que se encuentra en el SESI, se obtuvo una calificación como “Medianamente Satisfactorio”, recibiéndose los siguientes comentarios: Se recomienda tomar en cuenta a las gerencias técnicas para definir las fechas de las auditorías. La función principal de las auditorías internas es mejorar el sistema de calidad. Debe brindar apoyo y facilidades a los investigadores para Mejorar el sistema de calidad y que sea una herramienta para mejorar los proyectos. El programa de auditorías se ha reprogramado continuamente, sería conveniente realizar una planeación adecuada. − Las fechas en las que finalmente se realizaron en 2013 las auditorías del PIGCN, son las más difíciles para las gerencias que buscan cumplir el programa de facturación. Nuestra área no fue consultada en ningún momento para la programación y reprogramaciones de las auditorías. − Se requiere reforzar la capacidad del equipo de auditores internos del SGI. Demasiadas reprogramaciones al seguimiento de hallazgos en el PIGCN. Mejorar el seguimiento. − La atención de no conformidades de las auditorías externas es muy lento (ej. La no conformidad 1 de la AE/IMNC/02/13). La gestión de la auditoría interna sobre garantía de calidad nuclear no fue satisfactoria ya que se reprogramó para una fecha en la que la carga de trabajo de las áreas técnicas está al máximo debido al cierre de proyectos. Se hizo caso omiso a esta situación al reprogramar la auditoría (por cambio de auditor) originalmente programada para septiembre. Comentarios de usuarios (SESI)

8 8 Los auditores asistirán al curso de capacitación “Formación de Auditores Internos en Sistemas Integrados de Gestión (ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007)”. La fecha programada es 16 al 18 de junio, con un horario de 9:00 – 18:00 hrs. (3 días). El lugar es en las instalaciones del Instituto de Formación, Evaluación y Desarrollo, INLAC S.C., en la Ciudad de México. Al finalizar el curso se realizará un examen, y las calificaciones se entregan aproximadamente 15 días después del término del curso. Se les entregará, una constancia de participación y un certificado de auditor interno en sistemas integrados de gestión (el examen se aprueba con un mínimo de 80 pts.). Los gastos de inscripción y viáticos están considerados en el proyecto 13465. Para comentar: ¿Se requiere que en el PROCAP de su área consideren el tiempo para dicha capacitación? Capacitación de auditores internos

9 9 Conclusiones El auditor líder contactará con anticipación al responsable del área para acordar fecha y horarios de la auditoría, las auditorías se realizarán en las dos últimas semanas de junio. Presentar en la reunión de apertura el plan de auditorías, a los responsables de las áreas y miembros del COC. Se debe informar y explicar claramente al auditado cuando se detecte una no conformidad. Cuando la atención corresponda darla a un Responsable de Proceso, deberá informarle del hallazgo. Las conclusiones presentadas en el informe deben considerar la conformidad con los criterios y objetivos de la auditoría y la eficacia y la mejora del SGI o PIGCN. La entrega del informe de la auditoría es dentro de los 30 días naturales después de efectuada la auditoría. Recordar a los RA y RP que partir de la entrega del informe de la auditoría, disponen de un plazo máximo de 30 días calendario para enviar a la GCC (SGI o SGCL) o RGC (PIGCN), la corrección o acción de remedio implementada o por implementar y, en caso de que se considere probable la repetición de la no conformidad o deficiencia, el análisis de causa raíz y el planteamiento de acciones en el formato correspondiente.