Gerencia de Calidad y Competitividad Reunión del Comité Operativo de Calidad 10 de julio de 2014 13:30 – 15:00 hrs INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ELÉCTRICAS.

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1 Gerencia de Calidad y Competitividad Reunión del Comité Operativo de Calidad 10 de julio de 2014 13:30 – 15:00 hrs INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ELÉCTRICAS Ubicación: Sala de juntas de la GCC Edificio 12-3er. piso.

2 Orden del día Calidad ISO 9001: 2008 AmbienteISO14001:2004 Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001: 2007 Igualdad Laboral NMX-R-025 SCFI:2012 Garantía de Calidad Nuclear Calidad Nuclear Código 10CFR50 2HoraActividadesResponsables 13:30 -14:00 Atención a hallazgos de la 2da. Auditoría de vigilancia 2014hallazgos Dictamen del IMNC: POSITIVO. - 01/IMNC/2014: DHG, SGE, COC - 02/IMNC/2014: GFP, GCC, COC - 03/IMNC/2014: DHG, SGE - 04/IMNC/2014: SGE, DHG, DBR - 05/IMNC/2014: EAA, GFP, COC 14:00-14:20 Acciones correctivas y preventivas pendientes 2013pendientes 2013 Todos 14:20-14:40 Seguimiento de compromisos COC / CCCOCCC 14:40-15:00 Asuntos generales: Auditoría de la ASF. Emisión de I-DE-003 (se enviará comunicado). Revisión de la mecánica de reuniones mensuales. Reunión extraordinaria con apoyos de RP para revisar pendientes (miércoles 16 de julio, 9:00 hrs). Próxima reunión

3 Seguimiento a NC (01/IMNC/2014) 3 Descripción de las acciones a tomar ResponsablesAvance (fecha de término 31 julio) Cambiar el procedimiento P-RM-301 a P-COC-016 para asegurar que su revisión e implementación siga los lineamientos establecidos para los documentos con clave COC y revisarlo para dar claridad en las definiciones y responsabilidades, así como para garantizar la correcta clasificación y documentación de accidentes e incidentes (Junio de 2014). ASIMA, Servicio Médico Institucional (SMI), COC Propuesta para revisión del COC del P- COC-016 y 4 formatos (enviada a la GCC el 9 de julio). Capacitar al personal involucrado en la implementación del procedimiento incluyendo a la Comisión de Seguridad e Higiene (Julio 2014). ASIMA, SMI Realizar la comunicación e implementación del procedimiento P- COC-016 entre el personal del IIE (Julio 2014). COC Verificar la implementación del procedimiento P-COC-016 a través de las auditorías internas, así como su efectividad (ASIMA, SMI, COC/ Julio 2014). ASIMA, SMI, COC Si bien se presentan registros con la investigación de accidentes e incidentes, y se cuenta con el procedimiento para la investigación de accidentes e incidentes PRM-301-Rev.0 de Agosto del 2012, durante la evaluación no se presentó evidencia de la investigación de incidentes en el área de sistemas avanzados de capacitación y energías no convencionales y al revisar los registros de Reportes de incidente de trabajo en el área de ASIMA, se identificó que se consideran como incidentes a accidentes de trabajo (p ejem. Reporte de incidente Nª 12-14) y aún en estos reportes no se realiza la determinación de las causas ni se le da seguimiento como no conformidad de acuerdo a lo establecido en el mismo procedimiento, Lo que no está conforme con lo establecido en el numeral 4.5.3.1 de la norma NMX-SAST-001-IMNC-2008. Nota: El 25 de julio se documentará el seguimiento para presentar el cierre al IMNC el día 29.

4 Seguimiento a Oportunidades de Mejora 4 Descripción de las acciones a tomar ResponsablesAvance OM 1 (02/IMNC/2014) Asegurar el seguimiento de las acciones correctivas propuestas. Revisar la eficacia del mecanismo establecido a partir del presente año (mecánica de reuniones del Comité Operativo de Calidad) para el seguimiento de las acciones correctivas. (agosto de 2014). Gerencia de Calidad y Competitividad, Comité Operativo de Calidad Considerando la revisión de eficacia del mecanismo, efectuar las adecuaciones al procedimiento P-COC-010 (agosto de 2014) Comité Operativo de Calidad OM 2 (03/IMNC/2014) Reforzar la comunicación a las partes interesadas externas sobre los aspectos ambientales y Peligros y Riesgos identificados en SGI que sean pertinentes. Revisar y difundir el procedimiento de seguridad para contratistas P-RL-090 y pasarlo bajo la responsabilidad de área de Recursos Materiales asignándole la clave P-RM-315 (junio de 2014). ASIMA, SMI P-RM-309 Rev. 0 Procedimiento de Seguridad para Contratistas, emitido. Revisar y difundir los procedimientos y protocolos de comunicación de peligros, riesgos y aspectos ambientales a los visitantes, becarios y personal por honorarios del IIE (agosto de 2014). ASIMA, SMI

5 Seguimiento a Oportunidades de Mejora 5 Descripción de las acciones a tomar ResponsablesAvance OM 3 (04/IMNC/2014) Asegurar que todas las personas que trabajan en nombre del IIE, hayan recibido formación relacionada con los aspectos ambientales y el SGI, con base en la detección efectiva de necesidades de capacitación. Definir el perfil necesario para el personal en materia de SST y MA, e incorporarlo al sistema actual de competencias técnicas y conductuales.(Junio 2014) ED, ASIMA,SMIPerfil enviado a la GED (3 de julio). Implementación de la competencia en materia de SST y MA en los perfiles del personal para su evaluación e identificación de brechas. (Octubre 2014) ED, ASIMA, SMI Inclusión en el Programa de Capacitación Institucional, acciones para el cierre de brechas en los temas de SST y MA (Octubre 2014) ED OM 4 (05/IMNC/2014) Precisar el tiempo razonable para liberar los documentos del SGI. Revisar y actualizar el lineamiento para la revisión de documentos, considerando los plazos o tiempos apropiados en que se deben emitir (junio de 2014). Comité Operativo de Calidad Lineamiento revisado, considerando plazos para emitir los documentos (9 de julio). Actualizar el procedimiento para el control de los documentos del SGI. (julio de 2014) Comité Operativo de Calidad

6 Seguimiento a compromisos COC 6 No.CompromisoResponsableColaboradores Fecha de atención Avance DE/GCC/COC/02/2014: Marzo, 14 3 P-COC-006 Revisión del documento para desligarlo del SIGPROY NAPPLS 30/04/2014 Agosto, 2014 Se propone considerar para esta versión ambos formatos, el actual y el de la versión anterior. 11 Actualización del procedimiento P-COC-008.JMH PLS, NAPJulio, 2014 Se iteró una primera actualización con equipo de trabajo. Considerando principalmente sugerencias de los usuarios y resultados de auditorias. 12 Analizar la capacidad del proceso para apoyar el cumplimiento de los compromisos y metas institucionales y proponer alternativas de mejora. JMH Responsable del proceso, COC Julio, 2014 Se revisó con el RP la propuesta de actualización (v 7.1). 14 Revisar la I-GCN-007 para que su aplicación sea sencilla y práctica, tiene confusión entre evidencia y registro de calidad, clasifican documentos cuando en realidad son evidencias, los formatos son extensos y confusos y se duplican las claves de los registros, se copian prácticas de control de registros de la CNLV que no aplican al IIE MGMJZA30/08/2014 Pendiente de revisar, es un documento que ya se encuentra aprobado por la CNLV, se realizará una notificación de cambio para hacer los ajustes necesarios 15 Revisar la aplicabilidad de los procedimientos P- GCN-019, P-GCN-016, I-GCN-006 para hacerlo sencillo, llevar a cabo su difusión y medir la eficacia de la misma MGMJZA30/08/2014 Estos documentos apenas van a ser utilizados en el proyecto 14474 por lo que ahí se verificará su aplicabilidad y puedan ser mejorados. En particular el procedimiento P-GCN-016 es un documento originado de las buenas prácticas de la GSACyS 16 Establecer mecanismos que permitan asegurar que el RGC y los IGC´s, cumplan con sus responsabilidades de manera oportuna, completa y eficaz MGMJZAPendiente Se acordó revisar estos compromisos y modificar la redacción para acotar de manera más específica para recibir la atención adecuada.

7 Seguimiento a compromisos COC 7 No.CompromisoResponsableColaboradores Fecha de atención Avance DE/GCC/COC/04/2014: Mayo, 15 2 Solicitar a los apoyos de RP que establezcan compromisos a necesidades y propuesta de mejora presentadas en la reunión por la DSM y DE. GCC Apoyos de RP (NAP/MGM) Julio, 2014Incluir en seguimiento compromisos definidos. DE/GCC/COC/05/2014: Junio, 12 1 Revisar lineamientos para la emisión de documentos de aplicación institucional. Considerar la posibilidad de revisión por los DD y Gerentes, por ejemplo el M- AF-001 Manual de viáticos (el DD envío memorándum al DAF), P-AJ-002 Contratación de Servicios Profesionales. (AD) MGMRHCJulio, 2014

8 Seguimiento a compromisos CC 8 No.CompromisoResponsableColaboradores Fecha de atención Avance DE/CC/01/2014: Abril, 21 1 Revisar los procesos (alcance) y sus indicadores considerando: Alineación con la estrategia y en su caso con el CAR. Que sean medibles. Las ponderaciones de procesos y de indicadores. Responsables de Procesos Gerencia de Calidad y Competitividad/Ap oyos de RP 30/04/2014 Actualizar memorándum de objetivos, indicadores y metas emitido en página SGI. Falta actualizar procesos. Se tienen avances en el despliegue de objetivos: DSM (Atendido) Pendientes: DSE (acuerdo reunión de gerentes 03 jul); DEA; DTH; DPGET; DAF. 2 Analizar las desviaciones en el cumplimiento de los indicadores y, en su caso, documentar acciones correctivas. Responsables de Procesos Apoyos de RP30/04/2014 Pendiente. 4 Realizar una referencia cruzada entre las normas ISO 9001:2008 vs 2015 para identificar los cambios y considerar su impacto para planificar la transición. Gerencia de Calidad y Competitividad - Próxima reunión CC. Análisis realizado. Se tiene propuesta para presentar al COC en agosto y posteriormente presentar al CC. 5 Realizar un análisis de la norma ISO 50001 para planificar su implementación en el Instituto. Gerencia de Calidad y Competitividad COC Próxima reunión CC. Información proporcionada por el IMNC y reunión el 29 de julio; GFP asistió a reunión del Comité de Energía; Pendiente presentar al CC. 6 Evaluar la incorporación en el SGI de la Gestión de la Innovación. Gerencia de Calidad y Competitividad COC Próxima reunión CC. Se considerará para 2015 en la reingeniería de procesos. 7 Presentar al COC y a los RP de GCP y GP, para revisión, retroalimentación y consenso, la propuesta del mecanismo de evaluación de la satisfacción del cliente que permita una mayor respuesta. Nota: Considerar que siga siendo la Dirección Ejecutiva quien envíe la encuesta para darle la importancia debida a los clientes. Gerencia de Calidad y Competitividad Miembros del COC y CC Mayo, 2014 Se presentaron al RP de GP el viernes 6 de junio y en reunión COC. Pendiente presentar propuesta al CC.

9 9 No.CompromisoResponsableColaboradores Fecha de atención Avance 10 Presentar en la próxima reunión la información sobre clima laboral al Comité de Calidad. Gerencia de Calidad y Competitividad Director de Administración y Finanzas Mayo, 2014 Se presentó al Director Ejecutivo y al Director de Administración y Finanzas. Se están incorporando sus comentarios para presentarla al CC. 11 Presentar al Grupo directivo el Programa de Autogestión de la STPS. ASIMAMiembros del CCMayo, 2014 Se presentó en reunión del COC (junio). Pendiente presentar al CC. 15 Retroalimentar en las revisiones por la Dirección sobre el progreso del Sistema de Información Institucional único que incluya, además de lo financiero, los temas relacionados con Gestión del Conocimiento y del Sistema de Gestión Integrado Director DTH- Próxima reunión CC. Seguimiento a compromisos CC

10 Acciones correctivas y preventivas pendientes 2013 10 Clave No en el seguimiento Áreas o ProcesoPlanteamientoSeguimiento Periodo de implementación InicioTérmino AI/IIE/01/13 (Calidad, Ambiente y Seguridad en el Trabajo) No Conformidades 1 TD Falta planteamiento ARNC01/AI-IIE-01-13 31/03/201428/11/2014 EE01-EE/AI-IIE-2013 Falta seguimiento28/10/201328/11/2013 2 SCS02-SCS/AI-IIE-01-13 11/06/201431/12/2014 TI02/AI-01/2013 02/01/201419/12/2014 3ARNC03/AI-IIE-01-13 31/03/201430/11/2014 4EDAI/IIE/01/13 31/03/201419/12/2014 5TD Falta planteamiento Oportunidades de Mejora 2ADOM-002-AD-2013 02/01/201431/08/2014 5SCSOM-05-SCS/AI-IIE-01-13 Falta seguimiento 11/06/201430/06/2014 6GPOM06/GP-AI-IIE-01-13 11/06/201429/08/2014 7ADOM-002-AD-2013 02/01/201431/08/2014 8IAT Faltan análisis o planteamientos 10GIP/DTH 11IAT 12DAF 13RF / RM26/AI-IIE-01-2013 23/04/201431/12/2014 AI/IIE/02/13 (Programa Institucional de Garantiía de Calidad) Deficiencias 1 TM 01/GTM/AI/IIE/2013 El representante divisional ante el COC, informó que el área no se integrará este año al PIGCN (pendiente comunicado) 10/07/201331/06/2014 505/GTM/AI/IIE/201310/07/201320/09/2013 606/GTM/AI/IIE/201310/07/201320/09/2013

11 11 Clave No. de seguimiento Áreas o ProcesoPlanteamientoSeguimiento Periodo de implementación InicioTérmino AI/IIE/03/13 (Programa Institucional de Garantiía de Calidad) Deficiencias 2 PIGCN 02/AI/IIE/03/13 18/02/201430/12/2014 6 06/AI/IIE/03/13 18/02/201430/09/2014 7 07/AI/IIE/03/13 18/02/201430/07/2014 8 08/AI/IIE/03/13 Falta seguimiento 18/02/201430/04/2014 9 09/AI/IIE/03/13 18/02/201430/09/2014 4 SCS 04/AI/IIE/03/13 18/02/201430/12/2014 5 05/AI/IIE/03/13 Falta seguimiento01/04/201430/05/2014 Auditorías externas AE/IMNC/02/13 (Igualdad Laboral) Oportunidades de Mejora 1,3,4,5 SGI - Comunicación organizacional Falta planteamiento ProcesoPlanteamientoSeguimiento Periodo de implementación InicioTérmino Otras acciones correctivas 2013 IAT 01/ASIMA/SMI/2013 Falta seguimiento 15/04/201330/08/2013 02/ASIMA/201304/02/201330/08/2013 01/IAT/201301/03/201331/12/2013 01/ASIMA/2013 06/04/201304/04/2014 GP01-GP-2013 17/06/201330/06/2015 Acciones correctivas y preventivas pendientes 2013

12 Gracias por su participación Calidad no es un objetivo, es un compromiso permanente El respeto que das a los demás, es un claro reflejo del respeto que te das a ti mismo. 12 Próxima reunión: Viernes 8 de agosto