LOS 8 PASOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Presentación del tema: "LOS 8 PASOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL"— Transcripción de la presentación:

1 LOS 8 PASOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

2 Presentación Uno de los retos más grandes del Profesional en Ciencias de la Información es administrar adecuadamente la documentación contenida en un archivo. Por tal razón se hace necesario, primero que todo mostrar la experiencia significativa del Archivo General de la Nación de Colombia, para el recorderis de algunos términos asociados al programa de gestión documental, seguido de un objetivo para ubicar al lector que trabajaremos los 8 pasos de un Programa de Gestión Documental, asociando la definición de cada uno, vinculando los elementos de la fundamentación legal contenida en acuerdos, circulares, leyes, entre otros actos administrativos de índole nacional. A manera de finalización se construirá una serie de conclusiones.

3 El Archivo General de la Nación
Entidad que cumple las funciones de: a)Formular, orientar y controlar la política archivística. b) Coordinar el sistema nacional de archivos. c) Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del país y el que custodia.

4 A manera de ambientación e identificación de palabras claves observemos los videos que presentamos a continuación, los cuales guardan relación con el Archivo General de la Nación. Con la finalidad de identificar algunas palabras claves del tema- PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-

5 Ahora leamos el objetivo de nuestro trabajo
Presentar los ocho pasos de un programa de gestión documental, asociando sus actividades a la su fundamentación legal que rige a la administración documental y participación del Profesional en Ciencias de la Información en el archivo de entidad pública o privada.

6 ¿Qué es un programa de gestión documental?
conjunto normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

7 La Ley 594 de 2000, artículo 22, define que los procesos archivísticos y la gestión de documentos hacen parte del concepto de archivo total, como proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

8 consulta Organización conservación Pasos de un PDG
disposición final del documento trámite distribución producción Recepción

9 Pasos de un Programa de Gestión Documental

10 Producción Generación de documentos hechas por las Instituciones en cumplimiento de sus funciones. FUNDAMENTOS LEGALES Ley 43 de 1913 Ley 527 de 1999:Artículo 7. Código Penal: Artículos 218 a 228. Código de Procedimiento Penal: Artículo 261, 262 a 263. Código de Comercio: Artículo 48, 51 y 54. Decreto 2649 de 1993: Artículo 123. Decreto 1584 de 1994. Decreto Articulos 11, 12, 23 y 24. Acuerdo AGN 060 de 2001: Artículos 4,6, 9 y 14 Circular interna AGN # 13 de 1999 NTC 1673, 2223: 1986, 2676, 3393 y 4436

11 Recepción Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o juridica. FUNDAMENTOS LEGALES Constitución Política de Colombia, Artículo 15. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. Decreto 2150 de 1995: Artículos 1,11 y 32. Acuerdo AGN 060 de 2001: Artículos 3,5,8, 10, 11 y 12.

12 Distribución Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. FUNDAMENTOS LEGALES Decreto 229 de 1995. Decreto 2150 de 1995: Artículo 25. Acuerdo 060 de 2001 del AGN: Artículo 3.

13 Trámite Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. FUNDAMENTOS LEGALES Constitución Política de 1991:Artículo 23. Ley 58 de 1982. Decreto 01 de 1984. Decreto 2150 de 1995: Articulos 6,16,17, 22 y 25. Decreto 1222 de 1999: Artículo 33. Acuerdo 060 de 2001-AGN. Artículos 3,6 y 8

14 Organización FUNDAMENTOS LEGALES Ley 4 de 1913: Articulos 289 y 337. Ley 80 de 1993: Articulo 55. Código de Comercio: Articulo 60 Decreto de 1995. Decreto 254 de 2000: Artículo 36. Decreto 4124 de 2004. Acuerdo del AGN 007 de 1994: Artículo 18 Acuerdo AGN 09 de 1995, 12 de de 1997, 16 de 2002, 037 de 2002, 015 de 2003 y 02 de 2004. Circular AGN 07 de 2002 y 01 de 2003. Circular AGN-DAFP # 004 de 2003. Circular AGN 012 DAFP de 2004. Circular AGN 01 de 2004. Resolución AGN 147 de 1997. Resolución MinSalud 1995 de 1999. Resolución AGN 081 de 2001 y 183 de 2004 Resolución Ministerio de Protección Social de 2005 NTC 4095 y 5029 Proceso archivístico orientado a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución.

15

16 Consulta Acceso a un documento o grupos de documentos (acervo documental), con el fin de conocer la información que contiene. FUNDAMENTOS LEGALES Constitución Política de Colombia.Artículo 20, 27, 74 y 112. Ley 4 de 1913: Artículos 315, 316 y 320. Ley 57 de 1985: Artículos 1 y 12 al 27. Decreto 01 de 1984. Decreto 2126 de 1992: Artículo 51 Acuerdo AGN #47 de 2000 Acuerdo AGN #56 de 2000

17 Conservación FUNDAMENTOS LEGALES
Ley 47 de 1920: Articulo 22. Ley 14 de 1936. Ley 39 de 1981: Articulos 1,23,4. Ley 63 de 1986. Ley 6 de 1992: Articulo 74. Ley 80 de 1993: Articulo 39. Ley 397 de (General de Cultura)/Articulos 4 y 12. Codigo de Comercio, Articulos 48 y 60 Decreto 1798 de 1990, Articulo 31. Decreto 2620 de 1993. Decreto 2150 de 1995. Acuerdo AGN 007 de 1994, Art. 23 y 50. Acuerdo AGN 11 de 1996,047 de 2000, 048 de 2000, 049, 050 de 2000, 056 de 2000, 057 de 2002. Constitución Política de Colombia: Artículos 8 y 95. Código de procedimiento cívil: Articulo 251. Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

18 Disposición final del documento
Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en la tabla de retención documental y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

19

20 Disposición final de los documentos Fundamento legal
Constitución Política de Colombia 1991, Artículos 63,70, 71 y 72 Ley 47 de 1920. Ley 14 de 1936. Ley 163 de 1959. Ley 39 de Artículos, 1,2,3 y 4. Ley 80 de Artículo 39. Decreto 2527 de 1950. Decreto 3354 de 1954. Decreto 264 de 1963. Decreto 960 de 1970. Decreto 2620 de 1993 Decreto 2649 de Artículo,134. Decreto 998 de 1997. Decreto 1145 de 2004 Acuerdo AGN 007 de Artículos 18, 23 y 25. Acuerdo AGN 08 de 1995. Circular del AGN 03 de 2001 y 01 de 2004. NTC 3723 NTC 4080 NTC 5174 NTC 5238

21 Actividades de los 8 pasos del PDG

22 Producción - Creación y diseño de documentos.
-Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto). - Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). - Determinación de tamaños , calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. - Instructivos para el diligenciamiento de formularios. - Determinación de uso y finalidad de los documentos. - Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. - Adecuado uso de la reprografía.

23 Recepción - Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. - Recibo de documentos oficiales. - Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. - Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

24 Distribución de documentos
1. Distribución de documentos externos - Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. - Clasificación de las comunicaciones. - Organización de documentos en buzones o casilleros. - Enrutamiento de documentos a dependencia competente. - Reasignación de documentos mal direccionados. - Registro de control de entrega de documentos recibidos. 2. Distribución de documentos internos - Identificación de dependencias. - Registro de control de entrega de documentos internos.

25 Distribución de documentos enviados
? Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. ? Control del cumplimiento de requisitos del documento. ? Métodos de empaque y embalaje. ? Peso y porteo de documentos. ? Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. ? Control y firma de guías y planillas de entrega. ? Control de devoluciones. ? Organización mensajería externa. ? Registro de control de envío de documentos.

26 Trámite 1. Recepción de solicitud o trámite
- Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. - Identificación del trámite. - Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. - Definición de los períodos de vigencia y tiempos de respuesta. 2. Respuesta - Análisis de antecedentes y compilación de información. - Proyección y preparación de respuesta. - Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.

27 Organización documental
- Identificación de unidades administrativas y funcionales. - Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. - Conformación de series y subseries documentales. - Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los documentos de apoyo. - Control en el tratamiento y organización de los documentos. - Conformación y apertura de expedientes. - Determinación de los sistemas de ordenación. - Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. - Foliación.

28 Consulta 1. Formulación de la consulta
- Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. - Determinación de competencia de la consulta. - Condiciones de acceso. - Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. - Reglamento de consulta. 2. Estrategia de búsqueda - Disponibilidad de expedientes. - Disponibilidad de fuentes de información. - Establecimiento de herramientas de consulta. - Ubicación de los documentos. 3. Respuesta a consulta - Atención y servicio al usuario. - Infraestructura de servicios de archivo.- - Sistemas de registro y control de préstamo. - Uso de testigos y formatos para el control de devolución. - Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.

29 Conservación del documento
- Diagnóstico integral. - Sensibilización y toma de conciencia. - Prevención y atención de desastres. - Inspección y mantenimiento de instalaciones. - Monitoreo y control de condiciones ambientales. - Limpieza de áreas y documentos. - Control de plagas. - Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. - Almacenamiento, re-almacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). - Apoyo a la reproducción. - Intervenciones de primeros auxilios para documentos. - Establecimiento de medidas preventivas. - Implantación de Planes de contingencia. - Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.

30 Disposición final del documento
CONSERVACIÓN - Recepción de transferencias secundarias. - Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. - Conservación y preservación de los documentos. ELIMINACIÓN - Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD. - Valoración avalada por el Comité de Archivo. - Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.

31 Disposición final DIGITALIZACIÓN MICROFILMACIÓN
- Determinación de metodología y plan de trabajo. - Fines en la utilización de la técnica. - Control de calidad durante todo el proceso. DIGITALIZACIÓN - Determinación de la metodología y plan de trabajo. - Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere. - Control de calidad durante todo el proceso.

32 Conclusiones Se identificó el porqué de la implementación de los 8 pasos en el programa de gestión documental y su incidencia en el funcionamiento administrativo. El afianzamiento de los conceptos sobre la archivística son un pilar fundamental para que el profesional pueda no solo reconocer la importancia de estos, sino la gran responsabilidad ética que el o ella tienen ante la exigencia del contexto en su ejercicio.

33 Conclusiones Se practicó la lógica procedimental en las actividades implementadas en cada paso genera confianza profesional y calidad en el servicio. El proceso de los 8 pasos invita al profesional a ser constante en su proceso de actualización no sólo del conocimiento teórico desde la documentación y la archivística, sino en el uso eficiente, efectivo y eficaz de las nuevas tecnologías de la información y comunicación para una nueva sociedad.

34 Referencia videos CORTÉS, Juan Manuel. Invitro. Archivística 1/3. [En linea] k[Consultado el 14 de Noviembre de 2012] CORTÉS, Juan Manuel. Invitro. Archivística 3/3. [En linea] el 14 de Noviembre de 2012]

35 REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. [Consultado el 13 de Noviembre de 2012] ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. [En línea] el 13 de Noviembre de 2012] ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 27 de [En línea] el 13 de Noviembre de 2012] ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. [En línea] el 13 de Noviembre de 2012] ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. [En línea] el 13 de Noviembre de 2012] ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. [En línea] el 13 de Noviembre de 2012] SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS. Leyes. [En línea] [Consultado el 14 de Noviembre de 2012]