Secretaría de Administración y Finanzas Proyecto de Simplificación Administrativa Reporte del Estado del Proyecto 21-10-2011.

Presentación del tema: "Secretaría de Administración y Finanzas Proyecto de Simplificación Administrativa Reporte del Estado del Proyecto 21-10-2011."— Transcripción de la presentación:

1 Secretaría de Administración y Finanzas Proyecto de Simplificación Administrativa Reporte del Estado del Proyecto 21-10-2011

2 Universidad Veracruzana Avances del Proyecto Proceso40 trámites20 trámites prioritarios Informe al: 30/0430/0517/0821/0921/1030/0430/0517/0817/08121/10 Administración de Recursos Humanos (10 Trámites) 10%40.5%57%62.2%69.5%20%42.%48%51%67.8% Administración de Recursos Financieros (24 Trámites) 19.3%50.4%54.5%58.0%75%23.6%60%65% 70% Administración de Bienes y Servicios (6 Trámites) 57.7%68.3%82.5%85.4%86.3%66.3%70.7%78.8%82.1%86% Total 29.2%53.1%64.7%68.5%77%36.6%57.6%63.9%66.0%76.9% Fecha de ReporteMiércoles 25 de Octubre 2011 Periodo ReportadoOctubre 2011

3 Universidad Veracruzana Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo RequisitosDiagrama Flujo ProyectoPrograma Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA PruebasCapacitación Implantación -Revisión cargas académicas y -Movimientos de personal académico Solicitud de constancias Pago de sueldos y prestaciones Préstamo personal Autorización de condonación Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomático” para pago de nómina Entrega de la nomina para pago Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos 72% 65% 90% 95% 65%

4 Universidad Veracruzana Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo RequisitosDiagrama Flujo ProyectoPrograma Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA PruebasCapacitación Implantación Retiro de personal Elaboración de hojas de servicio Nomina Express Aguinaldo Cancelación del impuesto Pagos en exceso Retención a terceros (Elaborar estados de cuenta) Consulta de la nomina Historial de la nomina Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos (Simplificaciones adicionales) 85% 72% 65% 50% 95% 65% 50%

5 Universidad Veracruzana Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo RequisitosDiagrama Flujo ProyectoPrograma Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA PruebasCapacitación Implantación Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Solicitud) Fondo rotatorio y Viáticos (Reposición) Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Comprobación ) Pago directo a proveedores Reintegros en efectivo Transferencias y reprogramación presupuestal Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros 70% 90% 70%

6 Universidad Veracruzana Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo RequisitosDiagrama Flujo ProyectoPrograma Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA PruebasCapacitación Implantación -Autorización de cuotas para eventos autofinanciables -Patronatos y Fideicomisos Cobro de cuotas y aranceles Expedición de recibos oficiales Constancia de sueldos y salarios Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros 60% 90% 70% 55% 95%

7 Universidad Veracruzana Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo RequisitosDiagrama Flujo ProyectoPrograma Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA PruebasCapacitación Implantación Requisiciones Registro de Bienes Muebles Levantamiento Físico del Inventario Transferencias de bienes muebles Retiro de bienes en desuso Mantenimiento de vehículos Renta de vehículos y autobuses Control y pago de servicios básicos Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios 92% 72.2% 100% 45%

8 Universidad Veracruzana PrioridadtrámiteResumen 1 Registro de Bienes Muebles Pendiente equipamiento (Terminal portátil e impresoras de código de barras) Transferencias de bienes muebles Retiro de bienes en desuso 2Requisición (Gestores y Beneficiarios) 3Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales Se corrigen aspectos operativos detectados en la Prueba piloto. 4 Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición) Se han realizado 4 reuniones de trabajo (23,24,26 de Agosto y 5 de Septiembre ), con la USIIU y DSIA para analizar la propuesta Pendiente programa de desarrollo Vale (Solicitud y Reposición) Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición) Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios) 5 Retiro de personal En desarrollo los módulos: Retiro y SAR Hoja de servicios Definiendo con USIIU, pantalla de captura de información 6 Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de Personal Desarrollo de pantallas de captura de la nomina de suplencias 7Préstamo Personal (Gestores y Beneficiarios) Para las solicitudes en línea, el equipo de trabajo presentará las formas para su desarrollo

9 Universidad Veracruzana PrioridadtrámiteResumen 8Autorización de Condonación El equipo esta definiendo las formas para el llenado en línea 9Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables En proceso la presentación de la propuesta al SIIU y DGTI, elaboración de programa de Trabajo 10 Movimientos de personal académico (vía SISPER) Parte de la planificación del proceso de docencia y programación académica. Se realizan reuniones de trabajo para presentar propuestas de actualización de acuerdo a las normas de ingreso y permanencia 11Revisión de Cargas Académicas 12Patronatos y Fideicomisos Solicitudes en línea, en proceso elaboración de un programa de trabajo 13Solicitud de Constancias (Gestores y Beneficiarios) Se definen las formas para para el llenado en línea 14 Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y Beneficiarios) Solo falta por incorporar 7 centros de cobro, (total de centros incorporados 58) 15Expedición de recibos oficiales Beneficiario) Actualmente las Entidades Académicas o Dependencias solicitan el documento por medio de correo electrónico a la Dirección de Egresos. Se realizan pruebas para que la emisión la haga cada Región a través de la Vicerrectoría. 16 Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático” para Pago de Nómina En revisión documento informativo relacionado con el pago por depósito en cuenta bancaria

10 Universidad Veracruzana PrioridadTrámiteResumen 17Entrega de la Nómina para Pago Incluye devolución de nómina firmada, consulta de la nómina y cancelación de cheques por sistema; reposición de cheques; desconcentración de pagos a Vicerrectorías. En etapa de prueba en vicerrectorías y algunas dependencias de la región Xalapa 18 Constancia de Sueldos y Salarios (Gestores y Beneficiarios) En proceso (Se esta analizando la propuesta por parte de Contabilidad y DGTI) 19 Recepción de la Nómina Firmada con Cheques Cancelados Definitivos Forman parte de la prioridad 17 (Entrega de la nomina) 20Reposición Cheques (Gestores y Beneficiarios) 21Entrega de cheques en caja 22Mantenimiento de Vehículos Se concluyó la simplificación 23Renta de Vehículos 24Renta de Autobuses 25Control y pago de Servicios Básicos En proceso fase 2 (Propuesta de simplificación) del procedimiento de simplificación

11 Universidad Veracruzana PrioridadTrámiteResumen 17 Nomina express En etapa de ajustes al sistema de nómina para asegurar su funcionalidad en la descentralización a las Vicerrectorías Aguinaldo Se analiza el proceso en el sistema de nomina para eliminar las causas de posibles errores Cancelación del impuesto En etapa de desarrollo por la DSIA Pagos en exceso El módulo de control de pagos en exceso del Sistema de la Nómina se encuentra en etapa de definición Retención a terceros (Elaboración de estados de cuenta) El módulo de control de pagos en exceso dentro del Sistema de la Nómina se encuentra en etapa de definición Consulta de información de nominas En etapa de definición Historial de la nomina En etapa de definición 4Reintegros en efectivo Integrada en la prioridad 4 (propuesta de Fondo Rotatorio, Viáticos, Vales y Pago a proveedores) Otras simplificaciones adicionales de los procesos de ARH y ARF

12 Universidad Veracruzana Problemas SAFEfectuar un análisis a los procesos para detectar otras necesidades de simplificación. Recordar que la descentralización es transferir a las Vicerrectorías los procesos y procedimientos SIIU Proyectos no contemplados en el Proyecto de Simplificación Administrativa, pero necesarios, impactan en el desarrollo su automatización La ampliación de mejoras no contempladas inicialmente en la propuesta de automatización, se reflejan en la ampliación del tiempo de respuesta

13 Universidad Veracruzana SeguimientoOctubre En proceso Continuar presentando propuestas de simplificación En procesoAvanzar con la USIIU y la DSIA, en el desarrollo de las requisiciones en línea Seguir adelante con los desarrollos en nóminas En procesoDar seguimiento a las propuestas de los trámites que se encuentran en etapa de revisión y planeación del desarrollo por parte de la USIIU y DSIA En proceso Continuar con los trámites que aún no han presentado su propuesta de simplificación

14 Universidad Veracruzana Trámites del Proyecto de Simplificación40100% Propuestas de simplificación en poder de la USIIU y DSIA3588% Propuestas de simplificación que no requieren automatización1 2% Propuestas de simplificación por presentar410% Mejoras adicionales al Proyecto de Simplificación12100% Propuestas de simplificación en poder de la USIIU y DSIA542% Propuestas de simplificación que no requieren automatización325% Propuestas de simplificación por presentar433% Total de propuestas de simplificación52100% Propuestas en poder de la USIIU y DSIA4077% Propuestas que no requieren automatización4 8% Propuestas pendientes de presentar a la USIIU y DSIA815%

15 Universidad Veracruzana