ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Presentación del tema: "ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO"— Transcripción de la presentación:

1 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Incrementar la productividad (rentabilidad) de la industria u organización

2 El tiempo es sin duda el recurso más valioso que tenemos, es finito, es escaso, avanza sin piedad y nos limita en múltiples aspectos de la vida. Una de las cosas más interesantes que existen en el entorno empresarial es que los grandes empresarios comúnmente gestionan adecuadamente el tiempo disponible.

3 El tiempo es limitado, aunque todos tenemos y disponemos de 24 horas al día, 168 horas a la semana y 8,760 horas por año. La manera de obtener más tiempo no es buscando otra hora o día mas, sino estirando lo que tienes y eliminando los tiempos muertos o las actividades innecesarias.

4 EL TIEMPO Es un recurso de características únicas que no se puede:
Comprar... Alquilar... Acumular... Reemplazar... Dejar de consumir... No se puede tener más ni menos...

5 ALGO QUE SUCEDE CON FRECUENCIA:
a) No alcanza el tiempo para realizar todas las actividades que se deben y quieren hacer. b) Nos gustaría que el día tuviera más horas. c) Nos sobrecargamos de trabajo y no nos alcanza el tiempo. d) Las personas posponen la realización de los trabajos y los dejan para última hora. e) Nos sentimos frustrados por no cumplir con las metas y expectativas por falta de tiempo. Si esto sucede entonces se debe evitar el mal uso del tiempo, definiendo estrategias adecuadas para organizarlo y administrarlo de manera eficiente sin posponer para última hora la ejecución de las actividades planeadas.

6 Entonces debemos preguntarnos:
¿Qué es el tiempo? El tiempo es una magnitud física con la que medimos la duración de acontecimientos, actividades o evento. ¿Porqué el tiempo es valioso? EL tiempo es el tesoro más valioso que tenemos porque es limitado ¿Por qué hacer buen uso del tiempo? Porqué es un recurso valioso que no se puede reponer fácilmente ¿Cómo se puede aprovechar el tiempo? Planeando eficientemente todas las acciones que se pretendan realizar.

7 ¿QUE ES LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO?
Es el arte de hacer que el tiempo sirva para el beneficio de las personas y las organizaciones. La administración del tiempo se refiere a analizar el uso que le damos a este recurso en forma regular, para comprender la forma más adecuada de usarlo productivamente. EN UNA SOLA FRASE: “Nunca haga nada antes de saber exactamente todo lo que se quiere hacer... Y como se van a acomodar todas esas actividades en el tiempo disponible”.

8 Los mejores líderes y empresarios saben que la administración del tiempo no se refiere a exprimirle hasta el último minuto al día ni de dividir a la persona para que pueda hacer más cosas, se trata de concretar (hacer) las actividades que son realmente importantes como lo afirma Stephen Covey, autoridad reconocida internacionalmente en cuanto a liderazgo se refiere y que lo explica por medio de una matriz de referencia en el uso del tiempo. REALIZAR LAS PREGUNTAS, ¿QUÉ SIGNIFICADO TIENEN LAS PALABRAS IMPORTANTE Y URGENTE? Y QUE MENCIONEN EJEMPLOS DE COSAS , ACTIVIDADES O SITUACIONES QUE PARA ELLOS LO SON.

9 URGENTE VS IMPORTANTE URGENTE: ES ALGO QUE PERSONAS NECESITAN O DEBE LLEVAR A CABO POR LO QUE IMPLICA. (NECESIDAD) (HACERLO YA) LO URGENTE SE ASOCIA CON EL TIEMPO POR LO CUÁL SE PUEDE DECIR QUE ES ALGO CUANTITATIVO. IMPORTANTE: ES ALGO QUE A LA PERSONA LE INTERESA, LE CONVIENE O DESEA. (DESEO) (HACERLO DESPUES) LO IMPORTANTE ESTA ASOCIADO CON LAS CONSECUENCIAS POR LO CUÁL SE PUEDE DECIR QUE ES ALGO CUALITATIVO Y/O SUBJETIVO. UN TRABAJO/TAREA/ACTIVIDAD, ES TANTO MAS URGENTE CUANTO MAS LARGA SEA Y CUANTO MENOS TIEMPO QUEDA PARA HACERLA.

10 MATRIZ DE REFERENCIA PARA ADMINISTRAR LOS TIEMPOS SEGÚN STEPHEN COVEY
URGENTE NO URGENTE IMPORTANTE NO *CRISIS *PROBLEMAS APREMIANTES *PROYECTOS POR VENCER *ACTIVIDADES POR CUMPLIR (LIDERAZGO) *PLANEACIÓN *PREVENCIÓN *ANALIZAR OPORTUNIDADES *PREPARAR ACTIVIDADES *FORTALECER ACTIVIDADES *AUTODESARROLLO *DELEGAR ACTIVIDADES *LLAMADAS POR TELEFONO *ALGUNOS INFORMES *ALGUNAS REUNIONES *PRESIONES NO *IMPORTANTES *ACTIVIDADES TRIVIALES *SOCIALIZACIONES

11 Una buena administración del tiempo debe cumplir este ciclo:
1.- Planeación 4.- Control Organización 3.- Operación

12 PUNTOS IMPORTANTES PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
DEFINIR CLARAMENTE LA META Y OBJETIVO(S) PARA SELECCIONAR LOS MÁS IMPORTANTES Y URGENTES. PLANEAR TODAS LAS ACTIVIDADES QUE SE DEBAN Y PUEDAN LLEVARSE A CABO, SI ES POSIBLE DESDE UN DIA ANTERIOR. REALIZAR UNA LISTA DE PENDIENTES Y JERARQUIZARLOS SEGÚN SU IMPORTANCIA PARA EJECUTARSE EN ESE ORDEN?. IMPLEMENTAR CONTROLES PARA ANALIZAR Y DETECTAR SI EL TIEMPO SE ESTÁ UTILIZANDO CORRECTAMENTE. CUMPLIR CON LA REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES QUE SE PLANEARON, NO SE DEBEN POSPONER. DELEGAR LAS ACTIVIDADES QUE ASI LO PERMITAN. APRENDER A DECIR “NO” CUANDO ASÍ DEBA SER. CONCENTRARSE EN LA TAREA QUE SE ESTÉ DESARROLLANDO. CONTEMPLAR ESTRATEGIAS PARA EVITAR POSIBLES INTERRUPCIONES Y EN SU CASO REALIZAR MODIFICACIONES PARA LOGRAR LAS COSAS IMPORTANTES PLANEADAS.  

13 PRINCIPIOS TEÓRICOS EN LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
a) La mayoría de las personas no administramos adecuadamente el tiempo. b) La mayor parte de los problemas y de las pérdidas de tiempo surgen de actuar sin pensar. c) El buen uso del tiempo exige planear las acciones inmediatas y mediatas. d) Las tareas que enfrentamos no todas tienen la misma importancia. e) El tiempo disponible debe ser asignado en orden de prioridades.

14 f) La programación del tiempo debe ser flexible para poder adaptarse a los imprevistos.
g) Evite confusión y presión entre lo urgente y lo importante. h) Lo urgente hace posponer los objetivos más importantes, olvidar las prioridades y responder en exceso a los problemas, como si todos fueran crisis. i) El uso del tiempo es óptimo cuando se logran los máximos beneficios con un mínimo de esfuerzo. j) Hay problemas que tienden a solucionarse por sí solos. El saber identificarlos redunda en un ahorro de tiempo y esfuerzo (Principio del descuido calculado).

15 k) El hábito de posponer acciones y decisiones es un modo común de perder no sólo el tiempo, sino muchas oportunidades valiosas (Procastinación). l) Es frecuente que actividades que rinden poco consuman mucho tiempo y que actividades que rinden mucho consuman poco tiempo, detéctalas.

16 PRINCIPIOS PRÁCTICOS EN LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO:
a) Identifica y analiza cómo estas empleando el tiempo. b) Anticípate y prevé a los posibles obstáculos y problemas. c) Ten en cuenta que casi toda actividad requiere de más tiempo del que originalmente se piensa tendrá. d) Debes estar al pendiente de lo inesperado. e) Escribe los objetivos a lograr y revisarlos periódicamente para garantizar el no perder el control y no malgastar tiempo ni energía en cosas superfluas. f) En lo posible, agrupa las tareas similares formando bloques para evitar confusiones y eliminar repeticiones para economizar tiempo y esfuerzo.

17 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR EL TIEMPO
a) Toma en cuenta que el tiempo es un recurso limitado. b) Establece por escrito las metas y objetivos prioritarios para facilitar su logro. c) Enfrenta las tareas con una actitud relajada. d) Adecua el lugar de trabajo como un espacio para lograr la máxima eficacia. e) Crea un ambiente de trabajo que potencie tu energía y creatividad. f) Dispón de una actitud adecuada para evitar actividades innecesarias en el logro de tus objetivos. g) Termina siempre las actividades que programes. h) Asigna fechas fatales a todas tus actividadses para alcanzar sus metas.

18 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR EL TIEMPO
i) Divide las grandes metas en un conjunto de metas más pequeñas. j) Adquiere el hábito de planificar diariamente. k) Determina la importancia de cada tarea programada. l) Cuando planifiques piensa en resultados, no en las tareas. m) Prevé el tiempo de desarrollo de cada tarea. n) En lo posible ¡Evita las distracciones!. o) Cuando haya tareas complejas, desarrolla un mapa que clarifique todo el proceso. p) Haz de la puntualidad un hábito.

19 ¡MUCHAS GRACIAS!

20 ¿QUIÉN ES UN CLIENTE? ¿QUÉ ES LO QUE UN CLIENTE ESPERA DE UN MERCADO? ¿QUÉ ES LO QUE UN CLIENTE NO ESPERA DE UN MERCADO? ¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL SERVICIO AL CLIENTE? ¿QUÉ ES Y EN QUE CONSITE LA LOGÍSTICA DE SERVICIO AL CLIENTE? ¿QUÉ ES UNA ESTRATEGÍA DE LOGÍSITCA DE SERVICIO AL CLIENTE?