Road Show 2008. Quienes somos Expediente electrónico Procesos interinstitucionales – ventanilla única ¿Cómo podemos implementarlo? Diseño y puesta en.

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1 Road Show 2008

2 Quienes somos Expediente electrónico Procesos interinstitucionales – ventanilla única ¿Cómo podemos implementarlo? Diseño y puesta en marcha de un trámite Casos de éxito Preguntas y respuestas ¿Te Subes?

3 “Y ese MIDES aluvional, hoy se está institucionalizando, ha llamado a concursos, está incorporando gente, tenemos expediente electrónico. ¿Saben por qué tenemos expediente electrónico? Porque los expedientes son gente, porque lo que hay en ese montón de papeles que uno acarrea para un lado y otro, y que se pierde y no se sabe dónde está, es la vida de la gente. Por lo tanto, el modernizar, el poner un Ministerio moderno, un Ministerio que pueda realmente agilizar todo tipo de trámite y que sea transparente para la población, que la población pueda mirar dónde están esos expedientes y donde esta su trámite es una cosa fundamental, no un chiche, no es ponernos a la moda. Es una necesidad imperiosa que, aún en un Ministerio pequeñito como el nuestro, nos dimos cuenta que lo precisábamos.” Ministra de Desarrollo Social – MIDES – Marina Arismendi 22/05/2008 Q-expeditive en MIDES – UY ¿Te subis?

4 Un trámite es la ejecución de una serie de reglas y pasos preestablecidos Un expediente es el conjunto de documentos utilizados en un trámite o generados por el trámite –Componente Digital –Componente Físico (documentación física) Términos

5 Cada una de las actividades que los funcionarios de una dependencia realizan con un expediente como parte de un trámite Los nodos son las dependencias y oficinas que intervienen en un trámite. Un trámite sólo puede estar en un nodo en un determinado momento Términos

6 Es la lista de nodos que en determinado orden recorre un expediente desde su inicio hasta su cierre –Rutas Predefinidas –Rutas Ad-hoc (se define en el momento por el funcionario) –Mixtas Términos

7 Ciudadano - Autoconsulta Funcionarios Administración y Diseño Actores del Gobierno Electrónico

8 Primera Ola: Ventanillas Únicas Servicios en la Web Automatización de tareas Dificultades de Integración Enorme mejora a nivel de las tareas Segunda Ola: Interoperabilidad Descentralización Automatización de los Procesos Mayor cercanía con el requerimiento Consumo bajo demanda Los estándares comienzan a permitir escoger entre los módulos que mejor satisfacen la necesidad Hasta hoy…

9 Ciudadano - Autoconsulta Funcionarios Administración y Diseño Actores del Gobierno Electrónico

10 Módulos de la Solución

11 Los Actores: –Ciudadano –Ministerio de Desarrollo Social –Ministerio del Interior El Trámite: –Solicitud ciudadana para recibir asistencia social –Obtener y evaluar información del ciudadano –Gestionar la asistencia Caso de estudio

12 Obtiene información del ciudadano Solicita Certificado de buena conducta Valida la información Ministerio de desarrollo Social Ministerio del Interior Evaluación por el instituto de la Mujer Evaluación por el instituto de la Mujer Evaluación Sicológica Denuncia Penal Administración y Gestión Evidencia de maltratos

13 Caso de estudio

14 Proyecto de Implementación Road Show 2008

15 Disponer de una plataforma flexible y escalable Diseñar y Sistematizar una nueva forma de Trabajo –Mejora de la Gestión Es un proyecto Organizacional –Existen Factores no Tecnológicos que influyen superlativamente Roles: –La INSTITUCIÓN –La consultora ¿Te Subes?

16 Diseñado desde la Institución –Capacitar a los Implantadores de la Institución –Relevamiento Integral de todas la áreas –Capacitar a los Usuarios Finales La Consultora –Provee la Herramienta, Metodología y Capacita –Asiste en la Gestión y Planificación ¿Te Subes?

17 Autonomía de la Institución para el mantenimiento del Sistema –Funcional –Operativo Grupo Implantador (multidisciplinario) –Relevar y Definir –Diseñar –Capacita a Usuarios Finales –Implanta el Expediente electrónico ¿Te Subes?

18 CapacitaciónRelevamiento Diseño y construcción Prototipeo Pruebas y puesta en producción Marketing interno – Difusión ¿Te Subes?

19 Sistematización en la cultura organizacional Provee un entorno controlado de trabajo para múltiples usuarios Trazabilidad de los tramites, tanto para el ciudadano como para la organización Trazabilidad de los tramites, tanto para el ciudadano como para la organización Notifica y Distribuye las tareas a las personas involucradas Simple generación de Informes y estadísticas ¿Te Subes?

20 Flexible a la hora de Modificar Trámites y Procesos Flexible a la hora de Diseñar Nuevos Trámites Transparencia Transversal de la Información Transparencia Transversal de la Información Mejora Continua Mejora Continua ¿Te Subes?

21 ¿Qué Gano?¿Qué me Evito? Sistematizar y Estandarizar los Procesos Inteligencia Organizacional Alto Acoplamiento de lógica de procesos y personas. Impacto frente cambios estructurales Acceso Rápido a la Información para todos los Actores en forma Transparente Perdidas de Tiempo Trazabilidad de TrámitesDesconocer el Estado en que se encuentra un trámite Entorno Controlado y SeguroDisminuyo riesgos de pérdida o rotura accidental de Documentación Física Introspección Organizacional y Mejora Continua Ineficiencia e Ineficacia Capacidad de Brindar Nuevos y Mejores Servicios al Ciudadano Incapacidad de brindar nuevos servicios por saturación de tareas administrativas ¿Te Subes?

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23 Casos de Éxito Road Show 2008

24 Gobierno municipal de La Paz – Bolivia Se implementó el sistema de Ventanilla Única para todos los trámites –170.000 trámites promedio al año –700 trámites promedio al día –17 puntos de atención –3.000 personas promedio al día, atendidas en “Ventanillas” –70% de reducción en tiempos de espera, de 50 a 15 días –50% de reducción en procedimientos, de 40 a 20 pasos –50 % de requisitos innecesarios eliminados, de un promedio de 20 a 9 –62% de reducción de visitas del ciudadano para seguimiento de trámite, de 8 a 3

25 Gobierno Municipal de Santa Cruz de la Sierra – Bolivia Se implementó el sistema de Ventanilla Única para todos los trámites –60 tipos de trámites –400 trámites promedio al día –7 puntos de atención –57 trámites implantados –200 usuarios activos (entre actuantes y visualizadores) Grupo Implementador: –OyM de la Institución –Funcionarios (multidisciplinario) –Consultora

26 Ministerio de desarrollo social – Uruguay 2 tipos de trámites: –Involucrando ciudadanos –Internos 34 tipos de trámites en total Implementado en 4 meses y en cronograma!!! relevamiento-diseño-testing- capacitación y puesta en producción Grupo implementador: 8 del Mides y 4 de la Consultora –El grupo implementador formo el Depto: OyM del Mides

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