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Gerencia y gestión de proyectos
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Gestión de Proyectos - Estadísticas
Los EE.UU. gastan US$2.3 trillones en proyectos cada año, un monto equivalente a una cuarta parte del PIB de la nación. El mundo en su totalidad gasta casi US$10 trillones de sus US$40.7 trillones del PIB en proyectos de todas las clases. Mas de dieciséis millones de personas consideran a la gestión de proyectos como su profesión; en promedio, un gerente de proyecto gana en EE.UU. más de $82,000 por año. * *PMI, The PMI Project Management Fact Book, Second Edition, 2001
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Gestión de Proyectos - Estadísticas
Más de medio millón de nuevos proyectos de tecnología informática (IT) fueron iniciados durante el 2001, a comparación de los del año * Autores famosos y consultores están enfatizando la importancia de la gestión de proyectos. Tom Peters escribe en su libro, Reinventing Work: the Project 50: “Para triunfar hoy en día, usted debe dominar el arte de los proyectos!” *The Standish Group, “CHAOS 2001: A Recipe for Success”
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Gestión de Proyectos - Motivación
Los proyectos de TI tienen un historial terrible: Un estudio del Standish Group realizado en 1995 (CHAOS) encontró que solamente el 16.2 % de los proyectos de TI fueron exitosos y más del 31% se cancelaron antes de su terminación, costando más de US$81 billones, solamente en los EE.UU. La necesidad de proyectos de TI sigue creciendo: En el año 2000, hubo 300,000 nuevos proyectos de TI En el año 2001, se comenzaron más de 500,000 nuevos proyectos de TI
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Gestión de Proyectos Ventajas de utilizar una gestión de Proyectos Formal Mejor control de los recursos financieros, físicos y humanos. Mejores relaciones con el cliente Tiempos más cortos de desarrollo Costos más bajos Mejor calidad y mayor confiabilidad Altos márgenes de ganancia Mejoramientos en la productividad Mejor coordinación interna Alta moral del trabajador
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Proyecto “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.”* * Fundamento de la dirección de proyectos, PMBOK, tercera edición.
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Atributos de los proyectos
Propósito único Requiere recursos, a menudo de varias áreas Debe tener un responsable primario y/o cliente Involucra incertidumbre
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Producto
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Operaciones “Las operaciones son continuas y repetitivas.”*
* Fundamento de la dirección de proyectos, PMBOK, tercera edición.
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Ejemplos de proyectos de TI
Desarrollar un nuevo Sistema de Información Modificar un Sistema de Información existente Adquirir un Sistema de Información
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Inicio de un proyecto
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Dirección de Proyectos
La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos: Procesos de inicio Procesos de Planificación Procesos de Ejecución Procesos de seguimiento y control Procesos de cierre
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Dirección de Proyectos
Beneficios Características de la Metodología Universal: aplica a cualquier tipo de proyecto Completa: cubre todos los aspectos de un proyecto Claridad conceptual: sencilla de entender y aplicar
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Dirección de Proyectos
Beneficios Desarrollo Profesional Potenciar logro de objetivos personales Aumentar el protagonismo en la empresa Incrementar habilidades y conocimientos
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Dirección de Proyectos
Beneficios Crecimiento del Negocio Reducir costos Mejorar calidad (proceso y producto) Reducir plazos (en algunos casos mas ventas) Estimular el trabajo en equipo Mejorar intercambio de información y conocimientos
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Dirección de Proyectos
Beneficios Previsibilidad Reducción de costos Credibilidad Posicionamiento
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Dirección de Proyectos
La dirección de un proyecto incluye: Identificar los requisitos Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.
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Gestión de un proyecto
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Triple restricción de un proyecto
Fuente: PMBOK
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Dirección de Proyectos
Áreas de experiencia del equipo de dirección del proyecto. Fuente: PMBOK
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Estructura de la gestión de Proyectos
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Contexto dirección proyectos
Interesados y Participantes
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Interesados en el proyecto
Interesados (Stakeholders) en el Proyecto Los stakeholders son las personas involucradas en el proyecto o que se ven afectadas por las actividades del mismo. Los stakeholders incluyen: el responsable del proyecto y el equipo del proyecto personal de apoyo usuarios proveedores opositores al proyecto
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Director de Proyectos Persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.
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Director de Proyecto Funciones
Preparar propuestas / planes de proyecto, negociaciones y contratos Construir una infraestructura de estándares, métodos, técnicas y herramientas para poder producir resultados de calidad con alta productividad Crear un conjunto de planes detallados y la línea de base del proyecto Seleccionar, liderar, apoyar y desarrollar el equipo del proyecto Prever el avance del proyecto y tomar acciones correctivas tempranas
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Director de Proyecto Funciones
Asegurar los entregables conforme a los estándares de calidad contratados Administrar los cambios y asistir en la renegociación de contratos Mantener una buena relación de negocios con el cliente interno / externo Desarrollar la comunicación interna y externa Responder por las ganancias y pérdidas Administrar el día a día del proyecto
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Director de Proyecto Habilidades
Habilidades de comunicación: escuchar, convencer Habilidades de Organización: planeación, establecimiento de metas, análisis Habilidades para formación de equipos: empatía, motivación Habilidades de liderazgo: servir de ejemplo, tener energía, tener visión, delegar, ser positivo Habilidades para hacerle frente a las cosas: flexibilidad, creatividad, paciencia, persistencia Habilidades Tecnológicas: experiencia, conocimiento del proyecto
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Oficina de dirección de proyectos
La oficina de gestión de proyectos (PMO) es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo. La PMO también puede denominarse “oficina de gestión de programas”, “oficina del proyecto” u “oficina del programa”. En muchas organizaciones, esos proyectos están agrupados o relacionados de alguna forma, de acuerdo con la manera en que la PMO vaya a coordinar y dirigir esos proyectos. La PMO pone el énfasis en la planificación coordinada, la priorización y la ejecución de proyectos y subproyectos vinculados con los objetivos de negocio generales de la organización matriz o del cliente.
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Fases, procesos, áreas de conocimientos
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Metodología de PM Propone Analizar situación actual, madurez metodológica y objetivos en torno al Project Management Definir los involucrados, roles y responsabilidades Determinar los procesos necesarios a implementar Ejecutar paso a paso los procesos determinados Acta Constitución Proyecto Enunciado Alcance Preliminar Plan de Gestión del Proyecto Productos o servicios entregables Productos o servicios entregables Aprobados Informes de Rendimiento Producto o servicio Final Lecciones aprendidas
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Procesos de dirección de proyectos
PRINCIPALES OBJETIVOS • Identificación Conocer al Cliente (interno/externo). Relación. Saber qué necesita. Conocer la competencia y su oportunidad con el Cliente (externo) • Evaluación ¿La oportunidad es atractiva para la compañía? (externo) ¿Es factible hacer lo que desea el Cliente? Análisis costo-beneficio. • Analizar riesgos de negocio ¿Cuáles son los riesgos del negocio / del cliente?
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Procesos de dirección de proyectos
PRINCIPALES OBJETIVOS • Elaboración de la propuesta Detallar los aspectos del proyectos, técnicos y comerciales • Aprobación de la propuesta Aprobar la propuesta internamente por los demás sectores y fijar la línea base del proyecto en tiempo, costo y alcance • Negociación y firma contrato con cliente Negociar plazos finales, precio final y términos y condiciones con el Cliente • Elaboración y aprobación del plan de negocios
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Procesos de dirección de proyectos
Principales objetivos • Autorización de un proyecto o una fase Detallar y aprobar el Acta de Constitución de Proyecto • Nombramiento del director de proyecto • Lanzamiento de proyecto Realizar reunión de lanzamiento con todas las áreas involucradas en el proyecto. Distribución del PGP y del Acta de Constitución de Proyecto entre los participantes.
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Procesos de dirección de proyectos
PRINCIPALES OBJETIVOS • Refinar el contenido técnico de la propuesta o del plan de negocios Refinar Alcance, Tiempo, Costos, Riesgos y demás aspectos • Elaborar el plan de gestión de proyecto Presentar el mismo como el primer entregable • Establecer una segunda línea base si es necesario / si se puede
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Procesos de dirección de proyectos
PRINCIPALES OBJETIVOS • Controlar las 5 áreas de conocimiento duras Alcance, Tiempo, Costos, Riesgos y Calidad • Reportar el avance Elaborar el Informe de Rendimiento y analizar el mismo • Actualizar el plan de gestión del proyecto • Desarrollar el equipo de trabajo • Tomar las acciones correctivas necesarias
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Procesos de dirección de proyectos
PRINCIPALES OBJETIVOS • Evaluar el proyecto Desvíos de costos y cronograma ¿Involucrados en el proyecto satisfechos? Lecciones aprendidas e implicancias para el futuro • Cerrar el proyecto Formalizar todos los avances con la firma de aceptaciones • Cerrar los subproyectos con los terceros • Reconocimiento y recompensas para el personal
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Grupos de procesos y sus relaciones
A mayor solapamiento, mayor riesgo!!
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Resumen del Grupo de Procesos de
Planificación
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