FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Presentación del tema: "FUNCIONES ADMINISTRATIVAS"— Transcripción de la presentación:

1 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
PLANIFICACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL

2 PLANIFICACIÓN Función de la administración en la que se definen los objetivos, se fijan las estrategias para alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades.

3 PRINCIPIOS de la PLANIFICACIÓN
CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOS (coherencia entre planes) PRIMACÍA DE LA PLANEACIÓN (precede a las demás funciones) EXTENSIÓN DE LA PLANEACIÓN (a todos en la organización le compete) EFICACIA DE LOS PLANES (objetivos a menores costos)

4 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
OBJETIVOS PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA ESTRATEGIAS POLÍTICAS PLANIFICACIÓN OPERATIVA PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTOS PROGRAMAS

5 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
OBJETIVOS FINES HACIA LOS CUALES SE DIRIGE LA ACTIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN. RED DE OBJETIVOS CARACTERÍSTICAS OBJETIVOS: VERIFICABLES RAZONABLES

6 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: ESTRATEGIAS POLÍTICAS ESTRATEGIAS:Colocar a la organización en una relación ventajosa ante el medio ambiente. La planeación estratégica es el proceso de desarrollar estrategias. Estas implican establecer objetivos, utilizando recursos para el logro de los mismos y definir políticas para el uso de esos recursos.

7 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
CARACTERÍSTICA DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Estudio del medio ambiente Estudio del interior de la organización Análisis a largo plazo Responsabilidad de la alta dirección

8 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: POLÍTICAS Son líneas de acción para la toma de decisiones. Busca unificar decisiones de distintas personas frente a situaciones similares.

9 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: POLÍTICAS EXPRESAS: Enunciados orales o escritos que especifican intenciones y preferencias a tener en cuenta a la hora de la toma de decisiones. IMPLÍCITAS: No tienen un enunciado formal sino que se originan en la práctica usual dentro de la organización.

10 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
PLANEACIÓN OPERATIVA: PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTOS PROGRAMAS PROCEDIMIENTOS: Son guías para la acción. Son métodos para llevar a cabo actividades. El procedimiento brinda una solución predeterminada.

11 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
PRESUPUESTOS: Son planes que anticipan la cantidad de ingresos y egresos para un período determinado. MANERAS DE PREPARARLOS: A partir presupuesto año anterior. Presupuesto Base cero (partir de cero evaluando a un mismo nivel todos los programas de acuerdo a los objetivos de la organización)

12 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
PROGRAMAS: Es un plan que determina períodos de tiempo para la realización de actividades específicas. TÉCNICAS PROGRAMACIÓN: Gráfica de GANTT (tareas/tiempo) Redes PERT(diagramas que muestran la interrelación entre actividades y sucesos)

13 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
TOMA DE DECISIONES ES LA SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN ENTRE VARIAS ALTERNATIVAS. ETAPAS: DEFINIR EL PROBLEMA OBTENER TODA LA INFORMACIÓN FORMULAR OPCIONES EVALUAR y DECIDIR

14 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
TOMA DE DECISIONES ETAPA: DEFINIR EL PROBLEMA VISUALIZAR CLARAMENTE EL PROBLEMA y ANALIZARLO CON CRITERIO INDEPENDIENTE

15 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
TOMA DE DECISIONES ETAPA:OBTENER TODA LA INFORMACIÓN NO PODEMOS CONTAR CON TODA LA INFORMACIÓN PARA TOMAR UNA DECISIÓN RACIONAL. APRENDER A TOLERAR LA AMBIGÜEDAD, INFORMACIÓN INCOMPLETA,INCERTIDUMBRE.

16 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
TOMA DE DECISIONES ETAPA: FORMULAR OPCIONES SE FORMULAN POCAS OPCIONES FRENTE A UN PROBLEMA POR DOS CAUSAS: FALTA DE INFORMACIÓN ACEPTAR LA PRIMERA IMPRESIÓN DEL PROBLEMA

17 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
TOMA DE DECISIONES ETAPA:EVALUAR y DECIDIR SE EVALÚA y SE DECIDE. EN LA TOMA RACIONAL DE DECISIONES LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN SERÁN LOS QUE APORTARÁN LOS CRITERIOS PARA DECIDIR POR LAS ALTERNATIVAS QUE MÁS LO SATISFAGA.

18 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
ERRORES MÁS COMUNES DE LA PLANEACIÓN FALTA DE COMPROMISO PARA PLANEAR (resolver problemas del momento y postergan la planeación) CONFUSIÓN DE PLANEACIÓN con PLANES FALLAS EN DESARROLLO e IMPLANTACIÓN DE ESTRATEGIAS (definición clara e implantación mediante planes de acción)

19 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
ERRORES MÁS COMUNES DE LA PLANEACIÓN FALTA de OBJETIVOS o METAS SIGNIFICATIVAS (objetivos bien definidos y alcanzables) FALTA DE VISIÓN para CONSIDERAR LA PLANEACIÓN COMO UN PROCESO RACIONAL (objetivos claros, alternativas, sistema información suficiente,etc)

20 ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
ERRORES MÁS COMUNES DE LA PLANEACIÓN DEPENDENCIA EXCESIVA DE LA EXPERIENCIA (tomar la experiencia como dato básico) RESISTENCIA AL CAMBIO (el administrador deberá tomar las medidas necesarias para minimizar los efectos de esta resistencia)

21 ORGANIZACIÓN Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuenta a quién y dónde se toman las decisiones. ¿Cómo debe dividirse el trabajo dentro de un departamento? ¿Cómo deben coordinarse los esfuerzos para lograr un esfuerzo general unificado?

22 ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO
ORGANIZACIÓN FORMAL Cuando las actividades de dos o mas personas están explicitamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos. PRINCIPIOS ORG.FORMAL: Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite contribución de cada individuo al objetivo de la organización) Principio de eficiencia (si facilita la obtención de objetivos a un costo mínimo)

23 ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO
ORGANIZACIÓN INFORMAL El propósito de las organizaciones informales es cubrir necesidades humanas. Necesidad de información Es importante integrar la organización informal.

24 ORGANIZACIÓN RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR
CADENA DE MANDO:Conjunto de relaciones de dependencia desde cúpula a base. UNIDAD DE MANDO:Sólo supervisor. TRAMO DE CONTROL:Número de personas que supervisa un superior. Cuanto más ascendemos menos personas se supervisa.

25 ORGANIZACIÓN RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR
TRAMO DE CONTROL: Elementos que influyen en el número de personas supervisadas por un mismo jefe: Número de actividades es un mismo sector Grado de incertidumbre en el trabajo Mayor responsabilidad y complejidad en los puestos de los subordinados Mayor capacitación de los subordinados. Procedimientos estandarizados Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o no)

26 ORGANIZACIÓN COORDINACIÓN INTERSECTORIAL
INTERRELACIÓN QUE EXISTE ENTRE DEPARTAMENTOS. INDICADOR DEL GRADO DE COORDINACIÓN:NIVEL DE INCERTIDUMBRE CON RESPECTO A LA TAREA QUE COMPARTEN LOS SECTORES.

27 ORGANIZACIÓN MECANISMOS DE COORDINACIÓN
PLANES y REGLAS (proc.estandariz) CANALES VERTICALES DE AUTORIDAD (uso cadena mando) REUNIONES IMPROVISADAS REUNIONES PROGRAMADAS RESPONSABILIDADES DEPARTAMENTALES de COORD. INTERMEDIARIOS DISEÑO MATRICIAL

28 ORGANIZACIÓN DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD
CENTRALIZACIÓN: Concentración de la autoridad y decisiones en la parte más alta de la organización. DESCENTRALIZACIÓN: Cantidad de autoridad y toma de decisiones a DELEGAR.

29 ORGANIZACIÓN DELEGAR: Proceso mediante el cual los administradores asignan tareas, autoridad y responsabilidad. DELEGACIÓN EFECTIVA: COMPLETA (se asigna TODA tarea necesaria para objetivo/responsab.) CLARA (comprendan con claridad tareas,responsab.y autoridad ) SUFICIENTE (autoridad suficiente)

30 ORGANIZACIÓN GRADO DE DELEGACIÓN:
Se delega responsabilidad y autoridad, pero los superiores nunca se desprenden de la responsabilidad. EJEMPLOS: “Analiza este problema dame los hechos y decidiré que hacer” “Analiza este problema y recomienda acciones alternativas y recomienda solución” “Analiza este problema y hazme saber lo que harás” “Emprende acciones, y no necesito ningún contacto posterior”

31 ORGANIZACIÓN ERRORES de ORGANIZACIÓN
PLANEACIÓN INAPROPIADA (cambio de planificación manteniendo estructura NO ESPECIFICAR CON CLARIDAD LAS RELACIONES (autorid.y respons.) NO DELEGAR AUTORIDAD NO EQUILIBRAR LA DELEGACIÓN CONFUSIÓN DE LÍNEAS DE AUTORIDAD e INFORMACIÓN OTORGAMIENTO DE AUTORIDAD sin RESPONSABILIDAD

32 ORGANIZACIÓN ERRORES de ORGANIZACIÓN RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD
MALA COMPRENSIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIO (departamentos que son apoyo y se consideran un fin en sí mismo) EXCESO DE ORGANIZACIÓN (procedimientos excesivamente complejos)

33 DIRECCIÓN Función de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquier otra manera del comportamiento de los empleados resolviendo los conflictos.

34 DIRECCIÓN DE EMPRESAS GESTIONAR RECURSOS DIRIGIR PERSONAS

35 DIRECCIÓN Elementos del proceso de dirección:
Personas tienen diferentes roles No existen personas promedio Dignidad personal (p/logro objetivo) Totalidad de las personas LIDERAZGO Proceso interpersonal mediante el cual los administradores tratan de influir sobre sus empleados

36 DIRECCIÓN ESTILOS DE LIDERAZGO
LÍDER CENTRADO EN PERSONAS (sensibilidad, satisfacción personal) LÍDER CENTRADO EN TAREAS COMUNICACIÓN Es la transferencia de información del emisor al receptor Es importante en lo interno y en la relación con el medio.

37 DIRECCIÓN DIRECCIONES de la COMUNICACIÓN DESCENDENTE (O.autocráticas)
ASCENDENTE (O.participativas) CRUZADA (horizontal y diagonal) COMUNICACIÓN ORAL y ESCRITA ESCRITA: Antelación, más personas. ORAL: Retroalimentación inmediata

38 DIRECCIÓN PROCESO DE COMUNICACIÓN EMISOR
CANAL DE TRASMISIÓN (ej:teléfono) RECEPTOR RETROALIMENTACIÓN

39 DIRECCIÓN BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN BARRERAS EN EL EMISOR (claridad)
BARRERAS EN LA TRASMISIÓN (intermediarios) BARRERAS EN EL RECEPTOR (actitud) Aún superando estas barreras se podrá dar la mala interpretación por parte del receptor.

40 DIRECCIÓN MEJORA DE LA COMUNICACIÓN Aclarar ideas antes de comunicar
Comprender condiciones del ambiente físico y humano Disponer de toda la información necesaria al momento de comunicar Ser cuidadoso en el tono Seguimiento de la comunicación Comunicar mensajes con importancia Acciones coherentes con comunic. Ser buen oyente

41 CONTROL Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta. Reunir y retroalimentar información acerca del desempeño de forma de poder comparar resultados. Relación con planificación. Función de todos los niveles que ejecuten planes.

42 PROCESO DE CONTROL ESTABLECER ESTÁNDARES
MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO EN COMPARACIÓN CON ESOS ESTÁNDARES CORRECCIÓN DE DESVIACIONES CON RESPECTO A ESTÁNDARES y PLANES (relación con las otras funciones)

43 REQUISITOS DE CONTROL LOS CONTROLES DEBEN HACERSE A LA MEDIDA DE PLANES y PUESTOS. HACERSE A LA MEDIDA DE ADMINISTRADORES ESPECÍFICOS y SUS PERSONALIDADES. SEÑALAR LAS EXCEPCIONES EN PUNTOS PRINCIPALES. OBJETIVIDAD FLEXIBILIDAD AJUSTARSE AL CLIMA DE LA ORG. ECONÓMICOS CONDUCIR A ACCIONES CORRECTIVAS

44 SISTEMAS de ADMINISTRACIÓN
CONJUNTO DE PRÁCTICAS DE PLANIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN y CONTROL. SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN BUROCRACIA (Administr.a través de dptos.dirigidos por funcionario con una rutina inflexible) ADHOCRACIA (menos formal, centrado en personas, equipos) ENFOQUE CONTINGENCIA “Todo depende” (tareas y personas)

45 CAMBIO ORGANIZACIONAL
CONDICIONES INTERNAS y EXTERNAS VARÍAN RÁPIDAMENTE . RESISTENCIA al CAMBIO (Causas) Interés en la posición actual Malentendidos y falta confianza Diferentes apreciaciones Poca tolerancia al cambio