KYOroute – LA RUTA MÁS CORTA HACIA LA EFICIENCIA DE COSTES.

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1 KYOroute – LA RUTA MÁS CORTA HACIA LA EFICIENCIA DE COSTES

2 2 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 CONTENIDOS ¿Por qué KYOroute? Descubre su completa gama de funcionalidades y prestaciones. Cuatro sencillos pasos para una política eficaz de impresión. Personalización de KYOroute. Increíbles funcionalidades en política de impresión. Resultado: un cliente satisfecho. Contacto.

3 3 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 KYOroute: UNA OFERTA PARA UNA NECESIDAD KYOroute es una aplicación basada en reglas que garantiza una gestión eficaz y económica en la impresión de grandes volúmenes de documentos. KYOroute ayuda a las empresas a crear y mantener una política interna de impresión. KYOroute ayuda a controlar los flujos de impresión de la empresa y reducir los costes de impresión.

4 4 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 UNA NECESIDAD DE ORIGEN INTERNO Y EXTERNO Una política de impresión es la suma de directrices relativas a la utilización de los equipos de impresión en la empresa. Su importancia es cada vez mayor debido a:  La presión de costes sigue aumentando  Los reglamentos ambientales, financieros, de seguridad o relacionados con cuestiones éticas demandan transparencia y cambios en los procesos de negocio:  ISO 14001 (es decir, uno puede pedir a cualquiera que esté a punto de imprimir un e-mail que piense en el medio ambiente antes de imprimir el documento- o, si es absolutamente imprescindible, se puede implantar una política de impresión que al menos prohíba la impresión a color)  EMAS (es decir, uno puede esperar que se usen las impresoras con papel reciclado - o establecer que ciertos documentos como mensajes de correo electrónico deban ser impresos en ellas)  SOX (es decir, uno puede confiar en la eficacia de los procedimientos internos - o, simplemente, generar los procedimientos automáticamente)

5 5 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 Procedimientos internos cada vez más complejos  Cada vez más empresas crean sus propios procedimientos para la gestión de la impresión - por ejemplo, para reducir costes, para proteger el medio ambiente o para aumentar la seguridad de sus documentos. UNA NECESIDAD DE ORIGEN INTERNO Y EXTERNO

6 6 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 UNA NECESIDAD CON IMPLICACIONES LEGALES El cumplimiento de todas estas normativas/directivas es cada vez más importante e implica:  Evitar una falta de control y ayuda a la auditoria externa de procesos  Evitar la pérdida de homologaciones/certificaciones - y con ella la pérdida de algunos potenciales negocios  Evitar acciones legales (en el caso de SOX) Garantiza el retorno de la inversión.

7 7 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 UN DESAFÍO Utilizar papel reciclado en determinados depósitos de equipos de impresión no puede ser la única respuesta a las exigencias medioambientales. El flujo de impresión necesita estar documentado y controlado. Se puede conseguir un mayor ahorro de costes simplemente cambiando los procesos/comportamientos de impresión. Las inversiones tienen que estar justificadas con un Retorno de la Inversión. Al mismo tiempo IT cuenta con pocos recursos para la implementación y control de todas esas normas y procesos de impresión. ¡ KYOroute es el camino directo para resolver estas situaciones!

8 8 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 KYOroute: FUNCIONALIDADES QUE CONVENCEN Con KYOroute  Es fácil definir, aplicar y mantener una política de impresión  Las reglas definidas se aplican a los trabajos de impresión  Los trabajos de impresión, se redirigen hacia el equipo de impresión más eficiente  El cumplimiento se la política de impresión se realiza automáticamente  Las discrepancias se corrigen

9 9 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 KYOroute: BENEFICIOS QUE CONVENCEN Sencillo de configurar e implementar Utilización del dispositivo más adecuado Mayor eficiencia del flujo de trabajo Importante reducción de los costes de impresión Ahorro de tiempo del personal de IT Transparencia y control de las actividades de impresión Adaptación a necesidades individuales

10 10 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 CUATRO SENCILLOS PASOS PARA UNA POLÍTICA EFICAZ DE IMPRESIÓN ¿Quiere evitar la impresión de trabajos de más de 30 páginas en dispositivos comparativamente más costosos? Con KYOroute puede hacerlo. 1. Genere la regla correspondiente para ser aplicada, Ej..: “Redirigir trabajos de más de 30 páginas hacia equipos multifuncionales”. De este modo los trabajos enviados a imprimir son revisados y aquellos que contengan más de 30 páginas será redirigidos automáticamente desde la impresora de sobremesa hasta el dispositivo más económico (Ej.: un equipo multifuncional).

11 11 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 2. Defina una “ruta”, es decir un nombre “Impedir la impresión en dispositivos de sobremesa” que enlace con la lista de reglas y dispositivos sobre los que deben ser aplicadas. 3. Arrastre la regla creada en el paso 1 a la ruta definida en el paso 2 (repita este paso para posteriores reglas). 4. Finalmente asigne los dispositivos sobre los que aplica la regla “Impedir la impresión en dispositivos de sobremesa” ( en este caso las impresoras son la FS 1100 y FS 1300 D). Implantar una eficaz política de impresión es así de sencillo. CUATRO SENCILLOS PASOS PARA UNA POLÍTICA EFICAZ DE IMPRESIÓN

12 12 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 PERSONALIZACIÓN DE KYOroute KYOroute integra un lenguaje script que permite que se multipliquen las posibilidades. No importa lo que desee lograr con su política de impresión, con el lenguaje script de KYOroute puede personalizar la gestión de sus equipos. Personalizable para cualquier necesidad individual.

13 13 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 INCREÍBLES FUNCIONALIDADES EN POLÍTICA DE IMPRESIÓN Enrutamiento basado en:  Tamaño del trabajo  Estado del dispositivo  Revisión de color  Decoloración  Prioriza trabajos  Elimina duplicados  Impresión a dos caras obligada  Impresión N-Up obligada  Impresión privada obligada  Prohibición de la impresión de e-mails  Grapado/perforado/mailboxing obligado  Vigilancia de la impresión

14 14 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 KYOroute puede redirigir trabajos de un tamaño determinado hacia el dispositivo de impresión más económico. Regla de ejemplo: >50 páginas, envío a equipo departamental. El usuario recibe notificación REDIRECCIONAMIENTO SEGÚN TAMAÑO DE TRABAJO + de 50 páginas

15 15 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 REDIRECCIONAMIENTO SEGÚN ESTADO DEL DISPOSITIVO KYOroute puede redirigir trabajos enviados a dispositivos a otro dispositivo de sustitución similar, en el caso de que el primero tenga algún problema. Regla de ejemplo: si el dispositivo tiene un estado erróneo enviar el trabajo a este otro dispositivo. Sin papel El usuario recibe notificación

16 16 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 COMBROBACIÓN DE COLOR KYOroute puede redirigir los trabajos en color a dispositivos de blanco y negro. Regla de ejemplo: si el trabajo es en blanco y negro redirigir al correspondiente dispositivo B/N. El usuario recibe notificación B/N Color

17 17 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 DECOLORIZACIÓN POR APLICACIÓN KYOroute puede modificar las características de los trabajos sobre la base de las convenciones de nombres de aplicación, por ejemplo, los e-mails se transforman a blanco y negro. Regla de ejemplo: si el tipo de documento = Outlook entonces decoloriza. El usuario recibe notificación Color

18 18 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 PRIORIZACIÓN DE TRABAJOS KYOroute puede priorizar los trabajos en las colas en función del estado del usuario y los nombres de los trabajos (por ejemplo, facturas). Regla de ejemplo: si el estado del usuario corresponde a la máxima prioridad continuar.

19 19 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 ELIMINACIÓN DE DUPLICADOS KYOroute puede eliminar los trabajos que tengan el mismo nombre que otros impresos en los últimos segundos. Regla de ejemplo: si un trabajo con el mismo nombre se ha impreso en los últimos segundos eliminar el trabajo duplicado. El usuario recibe notificación

20 20 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 INCREIBLES FUNCIONALIDADES EN POLÍTICA DE IMPRESIÓN Decoloración realizada por el usuario  KYOroute puede decolorar los trabajos de impresión en función de la pertenencia del usuario a un grupo del Directorio activo – o “Colour Denied” o “Colour Enabled”. KYOroute modifica el trabajo de impresión automáticamente independientemente de la configuración del driver de impresión. Impresión a doble cara obligatoria  KYOroute puede forzar la impresión por ambas caras en función del usuario o en función de los nombres de trabajo de determinadas aplicaciones. Impresión N-up obligatoria  KYOroute puede obligar a imprimir 2-up, etc... (2 en 1, 4 en 1,..) en función del usuario o en función de los nombres de trabajo de determinadas aplicaciones.

21 21 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 Impresión privada obligatoria  KYOroute puede modificar el trabajo de impresión insertando un código de impresión privada – dependiendo de determinadas características del trabajo o cuando se redirige a un dispositivo departamental. El usuario recibe su código a través de una ventana emergente o vía e-mail. Política de no impresión de e-mails  KYOroute puede eliminar trabajos dependiendo de la convención de nombres de aplicación. Por ejemplo: los documentos de Outlook se eliminan y el usuario recibe la correspondiente notificación. INCREIBLES FUNCIONALIDADES EN POLÍTICA DE IMPRESIÓN

22 22 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 Grapado/perforado/impresión en buzones obligatorios  KYOroute puede forzar la salida a determinadas aplicaciones o usuarios a cualquiera de estos modos, dependiendo de las convenciones de nombres de aplicación del trabajo de impresión. Vigilancia de la impresión  KYOroute puede duplicar los trabajos en color a PDF, para recuperarlos más tarde, si superan un determinado tamaño (predefinido) y se envían a una impresora fuera del horario normal de oficina (requiere la inclusión de una herramienta de conversión PS/PCL a PDF). INCREIBLES FUNCIONALIDADES EN POLÍTICA DE IMPRESIÓN

23 23 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 REDUCCIÓN DEL ESFUERZO PARA CUMPLIR NORMATIVAS Con independencia de los requisitos dados, KYOroute garantiza su cumplimiento mediante la automatización, lo que evita la mayor parte del trabajo habitual  Durante la implementación  Durante el control continuado  El esfuerzo de adaptación también se reduce al máximo La monitorización y el envío de trabajos asegura el cumplimiento de los requisitos con el mínimo esfuerzo posible.

24 24 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 REDUCCIÓN DE LA CARGA DE TRABAJO DE IT KYOroute permite un verdadero ahorro de tiempo de IT, dado que es fácil de configurar y fácil de usar. Permite a IT un control completo sobre el entorno de impresión corporativo. La personalización es lo más conveniente Su flexible sistema de mensajería permite informar y asesorar a los usuarios sobre sus trabajos de impresión. Incluye un soporte técnico altamente cualificado

25 25 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 MEJORA DE LA EFICIENCIA El usuario no volverá a perder el tiempo con problemas relacionados con la falta de papel o tóner, o con indisponibilidades de equipos. KYOroute desvía automáticamente los trabajos para evitar el uso de dispositivos fuera de servicio, y los reenvía al dispositivo más adecuado de tal manera que el usuario pueda continuar con su flujo de trabajo informándolo adecuadamente.

26 26 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 CONSERVACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE Reduciendo el consumo de papel y tóner, puede contribuir a la conservación y protección del medioambiente  Puede forzar la impresión a doble cara o la impresión N-UP  Automatizar la eliminación de duplicados y así reducir el desperdicio de papel  Los trabajos de impresión, en función del tipo de documento (e- mails por ejemplo) pueden automáticamente redirigirse a impresoras que utilicen papel reciclado.

27 27 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 AHORRO DE COSTES DE IMPRESIÓN KYOroute garantiza que se usa el dispositivo más económico en cada trabajo de impresión. Por ejemplo, los trabajos de alto volumen se pueden redirigir de las impresoras de sobremesa a las impresoras departamentales que son más económicas. Los trabajos en blanco y negro se puede redirigir desde una impresora en color a una en blanco y negro más adecuada. Con KYOroute usted puede también definir los derechos de acceso de los usuarios en todas las impresoras. Por ejemplo, puede impedir la impresión en color en determinados departamentos y en general reducir o impedir el mal uso.

28 28 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 AHORRO QUE SE PUEDE VER La funcionalidad de archivo automático almacena todos los trabajos de impresión y las redirecciones y evalúa el ahorro en las impresiones finales. La información se genera automáticamente como una página web  Ofrece una vista constantemente actualizada del ahorro conseguido mediante la redirección de trabajos de impresión  Muestra una estimación del ahorro total  Puede ser codificado por colores para resaltar cuando los trabajos se imprimen o mueven

29 29 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 AHORRO TRANSPARENTE

30 30 KYOCERA MITA Europe B.V. | 27.04.2015 CONTACTO Para obtener más información sobre KYOroute: KYOCERA MITA España Miguel Ángel González Mail: magonzalez@kyoceramita.es Teléfono: 91 631 83 92