Patricio Rezza La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software UAI – Noviembre 2005 - Rosario 1.

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1 Patricio Rezza La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software UAI – Noviembre 2005 - Rosario 1

2 Patricio Rezza La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software Presentación Patricio Rezza, profesional en Cs. Económicas Socio de Empresa con 18 años de trayectoria con sede Rosario y oficina en Bs.As., dedicada a: Consultoría organizacional y de negocios, mejora de procesos en áreas de TI (ISO 17799, COBIT, ITIL) Desarrollo de sistemas para procesos claves e implementación de software propio y de 3ras. Partes y Gestión de proyectos 2

3 Patricio Rezza Objetivos de la exposición Repasar los conceptos de la aplicación del “enfoque o paradigma de procesos” como metodología que lidera la introducción de cambios en la gestión de las Organizaciones de diferentes los sectores Comentar cómo el Software y la TI hoy facilitan la aplicación de este enfoque La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 3

4 Patricio Rezza Que las Organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos Que la calidad de un Producto está determinada por la calidad del Proceso que se usa para desarrollarlo y para mantenerlo.....adaptarse y administrar los procesos de negocio La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 4 Se dice:

5 Patricio Rezza Un proceso es..... Un grupo organizado de actividades relacionadas y realizadas en un orden especifico, con el objetivo agregar valor a los productos de una organización. La secuencia asegura que las actividades serán realizadas por los agentes designados, en el orden debido y en plazos aceptables. No se trata: De actividades aisladas ni aleatorias, sino relacionadas y organizadas con un objetivo común La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 5

6 Patricio Rezza ¿Por qué el enfoque por Procesos? Porque el enfoque por procesos cruza todas las áreas que intervienen desde el inicio hasta la finalización de un producto o servicio. Dejando de lado: el análisis funcional tradicional, las visiones parciales (propias de cada área) concentradas en si mismas, para centrarse en la secuencia de actividades, del principio (entradas) al fin (salidas). La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software gráficamente 6

7 Patricio Rezza Visión del análisis por proceso Área 1 Área 2 Área 3 Área 4 Visión del análisis por área funcional La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software... gráficamente 7

8 Patricio Rezza N Los Procesos de Negocio (PN) han existido desde un principio La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software Por qué tiene vigencia la mejora de la gestión por procesos?... 8

9 Patricio Rezza... porque: Las Empresas comenzaron a darse cuenta que la gestión es un conjunto de procesos organizados ( industria automotriz pionera, con evolución diferente según el tipo de industria) Sin importar el área que se trate, toda Organización se ha visto obligada a replantear sus negocios y orientarlos hacia los procesos ( Nueva forma de pensar ) Aplicar nuevos criterios de Valor de la operación y hacia el Cliente: Calidad, Servicio, Costo y Ciclo (desde la recepción hasta la entrega) Medir el desempeño desde la perspectiva de procesos internos (Kaplan y Norton BS) La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 9

10 Patricio Rezza Se tiene que pasar de una forma de pensar en silos funcionales...... Fuente: Intersoft Fuego A una organización enfocada a procesos Los objetivos funcionales de cada área deben compatibilizarse con los objetivos de los procesos La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 10

11 Patricio Rezza... porque: Las Nuevas Tecnologías de la información permiten que PN sean: Automatizados Monitoreados Gestionados Optimizados Nos referimos a Sistemas de Administración de Procesos de Negocio, tales como: WorkFlow BPM (business process management) La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 11

12 Patricio Rezza La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software Este enfoque ha permitido ser efectivo al momento de: Incrementar la eficiencia Mejorar la calidad Reducir tiempos de producción y respuestas a los clientes Tener clara definición de objetivos y responsabilidades....Contribuir a las demandas de los tiempos actuales 12 Una primer síntesis

13 Patricio Rezza Los principios del diseño de procesos son... Focalizar el qué (procesos) Usar el quién (las personas) para arreglar el qué Usar la tecnología para mejorar en forma sustancial el desempeño del proceso Procurar que el cliente ayude en el proceso. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 13

14 Patricio Rezza En consecuencia los procesos integran..... Cliente Interno Cliente Externo La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 14 Personas Tecnología y Sistemas Procesos ESTRATEGIAESTRATEGIA Procesos

15 Patricio Rezza Visualizar la totalidad de lo que hace la empresa en procesos Identificar las actividades que agregan valor y las que sólo agregan costos Establecer métodos (medir la performance de los procesos) Modelar distintas alternativas de procesos, hasta llegar a la óptima o deseada. Qué se debe hacer Quién lo debe hacer Cómo y con qué....... La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 15 El enfoque de proceso, a través del Relevamiento, Análisis y Diseño nos permite :

16 Patricio Rezza La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software En el análisis se debe: Poner en duda todo lo conocido, Cuestionar la razón de ser de cada actividad, No poner límites a las ideas y sugerencias, Pensar positivamente. 16

17 Patricio Rezza WF: más orientado a definir reglas para gestionar la información, la secuencia del proceso y la intervención de las personas BPM: evolución natural del WF como plataforma de integración de aplicaciones para gestionar de manera integral la organización y mejorar la carga de trabajo entre las distintas áreas PD: Organización de Profesionales WorkFlow Management Coallition (WFMC), estándares de construcción Ambas son herramientas orientadas a soportar procesos La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software Volviendo a la tecnología.... 17

18 Patricio Rezza Un WorkFlow soporta y controla la ejecución de un proceso o subproceso en función de reglas previamente definidas. Empuja el proceso a través de todo el sistema. Lleva el proceso a las personas. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 18

19 Patricio Rezza Crear pasos Asignartareas Organizar flujo de información Eventos de proceso Monitorearplazos Sincronizarprocesos Herraminetas de administración administración Grabar Historia Fuente: SAP La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 19

20 Patricio Rezza BPM, plataformas para la integración de la empresa con eje en sus procesos Todas las empresas tienen un número de soluciones puntuales, paquetes de aplicaciones y sistemas legacy, cada uno de los cuales es usado por grupos de individuos para un propósito especifico. La administración de un proceso de negocio puede involucrar ERP / sistemas legacy, infraestructura IT y personas. Algunos procesos alcanzan a toda la extensión de la organización incluyendo a terceras partes. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 20

21 Patricio Rezza Monitoreo Legacy DB BPM CRM ERP Son herramientas que permiten a las empresas diseñar soluciones con la integración de aplicaciones existentes Fuente: Gevenue Nuevo Proceso Nuevo Proceso La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 21

22 Patricio Rezza Beneficios - Características BPM Herramientas de modelado de procesos con interfaz gráfica Sacan la lógica de los negocios afuera de las aplicaciones (facilita las mejoras y cambios) Facilitan el re-uso de procesos y/o componentes Invocan a las aplicaciones integradas Integridad de datos Monitoreo del flujo de trabajo, detección de cuellos de botella Crecimiento incremental La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 22

23 Patricio Rezza CRMERPSCMLegacy La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software BPM Proceso de Negocio conectores Fuente: Pectra BPM 23

24 Patricio Rezza La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 24 Fuente: Intersoft Fuego Applications Work Portal Web Portal Data Bus Ideafix LDAP Data Bases SAP

25 Patricio Rezza La Implementación Crear, rediseñar e implementar nuevos procesos es indispensable, pero no es sencillo, ni automático, ni mágico Factores críticos para su aplicación: 1.Tomar procesos completos (no acotados)pero no toda la organización de golpe 2.Asignar “dueño” a los procesos a cambiar para que tome la iniciativa 3.Equipo de diseño dedicado 4.Lograr compromiso Gerencial 5.Hacer sentir a los empleados parte de la innovación (sensibilización ). Capital Humano 6.Predisposición a la acción, enfrentar el cambio 7.La integración de : procesos tecnología, personas, clientes y la estrategia (recordar grafico) La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 25

26 Patricio Rezza Los procesos integran elementos indispensables: La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 26 Personas Tecnología y Sistemas Procesos ESTRATEGIAESTRATEGIA Procesos Cliente Interno Cliente Externo

27 Patricio Rezza La Industria del SOFTWARE La industria tiene necesidad de optimizar todos los aspectos del desarrollo de productos. La CALIDAD del PROCESO utilizado en la construcción impacta en la calidad final del soft desarrollado. Los estándares internacionales se basan en la CALIDAD de los PROCESOS. Caso del CMMI (modelo de Madurez de Capacidades) del SEI Establece 5 niveles de madurez Un dato: Nov 2005, Guadalajara, temario 2da. SEPG Latinoamérica La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 27

28 Patricio Rezza CASO Rosario – Polo Tecnológico 8 Empresas implementaron normas CMMI 6 ya fueron evaluadas satisfactoriamente Alcanzaron nivel 2 (administrado) Implica haber implementado mejoras prácticas y generado evidencias para 6/7 ÁREAS de PROCESOS, Ej.: Planificación de proyectos Administración de requerimientos Monitoreo y control Aseguramiento de Calidad Administración de la configuración Medición y Análisis La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 28

29 Patricio Rezza Las mejoras de procesos de negocios, ES UN CAMINO o un enfoque metodológico cada vez más utilizado para mejorar la gestión apoyándose en la evolución de las TECNOLOGÍAS de la INFORMACIÓN que cada vez reutilizan más componentes. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software 29

30 Patricio Rezza Las organizaciones que sean capaces de implementarlas correctamente y mantener una mejora continua en la gestión por procesos conseguirán: La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software Mayor productividad y agregar valor Flexibilidad en los servicios/productos Mejor atención de los clientes 30

31 Patricio Rezza Bibliografía David Brojt, Project management Information Technology, revista abril 2005 Eduardo Navarro, Articulo sobre calidad, gestión de procesos y TI Workflow Handbook 2005, Workflow Management Coalition www.wfmc.org Presentacion de InterSoft, producto Fuego Presentacion de SAP, Workflow Presentacion sistema Gevenue y Pectra Johansson y otros, Reingenieria de procesos de negocios Polo Tecnológico Rosario, cuadernos de CMMI Metodología GCP, Coa Consultora La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software y el aporte del Software www.coasa.com.ar MUCHAS GRACIAS 31