BENCHMARKING “MEJORES PRACTICAS” EDGAR ALBERTO SANCHEZ GONZALEZ FD032-08413 SEGUNA PARTE.

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1 BENCHMARKING “MEJORES PRACTICAS” EDGAR ALBERTO SANCHEZ GONZALEZ FD032-08413 SEGUNA PARTE

2 ¿QUE SON LAS MEJORES PRACTICAS? Las mejores prácticas son iniciativas de mejora implantadas en las unidades, que contribuyen a incrementar la calidad con la que se prestan los servicios. Las mejores prácticas son iniciativas de mejora implantadas en las unidades, que contribuyen a incrementar la calidad con la que se prestan los servicios. Entenderemos por Mejores Prácticas, aquellas experiencias, que para solucionar un problema, o satisfacer una demanda social, utilizan métodos o mecanismos novedosos, que superan los resultados alcanzados por municipios de similares características, por lo que se constituyen temporalmente en paradigmas, cuya mayor replicabilidad estará dada, entre menor sea el número o porcentaje de circunstancias determinantes demasiado específicas. Entenderemos por Mejores Prácticas, aquellas experiencias, que para solucionar un problema, o satisfacer una demanda social, utilizan métodos o mecanismos novedosos, que superan los resultados alcanzados por municipios de similares características, por lo que se constituyen temporalmente en paradigmas, cuya mayor replicabilidad estará dada, entre menor sea el número o porcentaje de circunstancias determinantes demasiado específicas.

3 ¿COMO SE RECONOCEN LAS MEJORES PRACTICAS? EFICACIA: que resuelva un problema o atienda demandas sociales. EFICACIA: que resuelva un problema o atienda demandas sociales. b) EFICIENCIA: que incremente u optimice recursos de cualquier tipo. b) EFICIENCIA: que incremente u optimice recursos de cualquier tipo. c) PERDURABILIDAD: que haya estado en operación durante un lapso determinado. c) PERDURABILIDAD: que haya estado en operación durante un lapso determinado. d) PARTICIPACIÓN: que involucre la participación de la mayor cantidad de actores. d) PARTICIPACIÓN: que involucre la participación de la mayor cantidad de actores. e) INNOVACIÓN: debe hacer uso de nuevas formas o mecanismos en la solución del problema resuelto. e) INNOVACIÓN: debe hacer uso de nuevas formas o mecanismos en la solución del problema resuelto. f) REPLICABILIDAD: que sea susceptible, de repetirse en situación y condiciones parecidas. f) REPLICABILIDAD: que sea susceptible, de repetirse en situación y condiciones parecidas. http://www.comadrid.es/dgcalidad/mejorpra/mejores1. htm http://www.comadrid.es/dgcalidad/mejorpra/mejores1. htm

4 ¿COMO SE DOCUMENTA UNA MEJOR PRACTICA? En primer lugar, es importante reconocer el estado en que está nuestro propio proceso para reconocer las diferencias. En primer lugar, es importante reconocer el estado en que está nuestro propio proceso para reconocer las diferencias. En segundo lugar, implica hacerse muchas preguntas sobre los elementos que generan la diferencia con respecto de nuestra propia situación. Para reconocer una mejor práctica se requiere mirar los procesos involucrados y analizarlos, con un nivel de detalle que permita identificar las actividades críticas y la forma en cómo se hacen. En segundo lugar, implica hacerse muchas preguntas sobre los elementos que generan la diferencia con respecto de nuestra propia situación. Para reconocer una mejor práctica se requiere mirar los procesos involucrados y analizarlos, con un nivel de detalle que permita identificar las actividades críticas y la forma en cómo se hacen.

5 Primer Paso ANOTE TODAS LAS PREGUNTAS QUE SE LE PLANTEAN Y CONSIDERA IMPORTANTES PARA CONOCER ESTA EXPERIENCIA. IMPORTANTES PARA CONOCER ESTA EXPERIENCIA.

6 ELEMENTOS CLAVES EN LA DESCRIPCION DE UN PROCESO CLIENTES: Personas o instituciones cuyas necesidades, expectativas o inquietudes son atendidas con el resultado del proceso. CLIENTES: Personas o instituciones cuyas necesidades, expectativas o inquietudes son atendidas con el resultado del proceso. OBJETIVO: Hacia a donde apunta el proceso desarrollado en términos de representación gremial, fortalecimiento institucional o desarrollo de nuevos productos o áreas de servicio. OBJETIVO: Hacia a donde apunta el proceso desarrollado en términos de representación gremial, fortalecimiento institucional o desarrollo de nuevos productos o áreas de servicio. PRODUCTO: Resultado concreto, observable y medible que surge como consecuencia del proceso desarrollado. PRODUCTO: Resultado concreto, observable y medible que surge como consecuencia del proceso desarrollado. INSUMOS: Todos los elementos humanos, técnicos, tecnológicos, financieros, de información requeridos para desarrollar las actividades previstas en el proceso. INSUMOS: Todos los elementos humanos, técnicos, tecnológicos, financieros, de información requeridos para desarrollar las actividades previstas en el proceso. CONCEPTOS CLAVES: Elementos conceptuales sobre los que se soporta el proceso y cuyo significado es importante significar de una manera común para interpretar del mismo modo un proceso. CONCEPTOS CLAVES: Elementos conceptuales sobre los que se soporta el proceso y cuyo significado es importante significar de una manera común para interpretar del mismo modo un proceso.

7 ACTIVIDADES CRITICAS: Son el conjunto de procedimientos y tareas que se deben desarrollar de manera secuencial y lógica para alcanzar los resultados esperados. Las actividades críticas pueden ser organizadas siguiendo el ciclo de la gestión: ACTIVIDADES CRITICAS: Son el conjunto de procedimientos y tareas que se deben desarrollar de manera secuencial y lógica para alcanzar los resultados esperados. Las actividades críticas pueden ser organizadas siguiendo el ciclo de la gestión: PLANEACION: Etapa en la que se desarrollan actividades relacionadas con la definición de objetivos, metas, métodos, tareas, tiempos, estándares (formas deseables en como debe darse el proceso), instrumentos, indicadores (formas de medición posterior de los resultados). PLANEACION: Etapa en la que se desarrollan actividades relacionadas con la definición de objetivos, metas, métodos, tareas, tiempos, estándares (formas deseables en como debe darse el proceso), instrumentos, indicadores (formas de medición posterior de los resultados). EJECUCION: Etapa en la se desarrolla en un orden lógico un conjunto organizado de procedimientos y tareas para lograr el resultado previsto. Igualmente, incluye las actividades de medición y registro para la posterior evaluación. EJECUCION: Etapa en la se desarrolla en un orden lógico un conjunto organizado de procedimientos y tareas para lograr el resultado previsto. Igualmente, incluye las actividades de medición y registro para la posterior evaluación. EVALUACION: Etapa en la que se evalúan los resultados obtenidos contrastándolos con los esperados. EVALUACION: Etapa en la que se evalúan los resultados obtenidos contrastándolos con los esperados. MEJORAMIENTO: Etapa en la que se definen acciones correctivas para lograr mejoramientos en el proceso. MEJORAMIENTO: Etapa en la que se definen acciones correctivas para lograr mejoramientos en el proceso.

8 NOMBRE DEL PROCESO RESULTADO ESPERADO FASES DESARROLLADAS ACTUALMENTEEJECUTOR INSTRUMENTOS DIFICULTADES MAS FRECUENTES Segundo Paso

9 Tercer Paso NOMBRE DEL PROCESO RESULTADO ESPERADO FASES DESARROLLADAS EJECUTORINSTRUMENTOS ACTIVIDADES CRITICAS PARA EL RESULTADO

10 Cuarto Paso DIFICULTADES MAS FRECUENTES ¿COMO MANEJAN LAS DIFICULTADES? ¿COMO MIDEN Y MONITERENA SUS RESULTADOS Y EL IMPACTO DE SUS ACCIONES? ¿QUE ELEMENTOS SON REPLICABLES EN MI FEDERACION ¿

11 Quinto Paso PLAN DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO PROCESO: ¿QUE ACCIONES? ¿CÓMO LAS VAMOS A HACER? ¿QUÉ ESPERAMOS OBTENER? ¿DÓNDE SE VAN A REALIZAR? ¿QUIÉN LAS VA A REALIZAR ? ¿CUÁNDO LAS VAMOS A HACER?

12 BIBLIOGRAFIA SPENDOLINI, Michael. Benchmarking. Editorial Norma. 1994. Bogota, Colombia. SPENDOLINI, Michael. Benchmarking. Editorial Norma. 1994. Bogota, Colombia. CONFEDERACION COLOMBIANA DE ONG - BANCO MUNDIAL. Proyecto “intercambio de experiencias exitosas entre federaciones de organizaciones no gubernamentales”. 2001. CONFEDERACION COLOMBIANA DE ONG - BANCO MUNDIAL. Proyecto “intercambio de experiencias exitosas entre federaciones de organizaciones no gubernamentales”. 2001.