2014 Metodología de integración SEGUNDO INFORME DE GOBIERNO Olga Hernández Martínez Presidenta Municipal.

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1 2014 Metodología de integración SEGUNDO INFORME DE GOBIERNO Olga Hernández Martínez Presidenta Municipal

2 Coordinación de Grupos de Trabajo M. en I. Marco A. Vázquez Nava Jefe de la UIPPE Protócolo C.P. Gilberto Mondragón Guadarrama Secretario del Ayuntamiento Redacción del Informe e integración del Anexo Estadístico UIPPE Discurso Político Lic. Julio César Medina Ruíz Secretario Técnico Estrategia de Medios de Comunicación, Diseño e Impresión Lic. Alejandra Monroy Gómez Directora de Comunicación Validación C.P. Sonia Díaz Manjarrez Contralora Municipal Protocolos de Seguridad Cmte. Agustín Vilchis Cañedo Director de Seguridad Pública Grupos de Trabajo

3 Coordinación de Grupos de Trabajo Coordinar las actividades para la elaboración y presentación del Segundo Informe de Gobierno Municipal. Comunicar a las dependencias y organismos de la administración municipal, el cronograma general de actividades. Dar seguimiento a los avances y fechas de cumplimiento. Coordinar las reuniones con responsables de grupos de trabajo para la integración del informe. Funciones:

4 Grupo de Trabajo de Protócolo Integrantes: C. P. Gilberto Mondragón Guadarrama, Secretario del H. Ayuntamiento. (Coordinador de Grupo) Lic. Claudia Ordáz Carmona, Secretaria Partícular de Presidencia. Lic. Rosa María Zavala Fabela, Asesora de la Presidenta Municipal. Lic. Alejandra Monroy Gómez, Directora de Comunicación Social. Comandante Agustín Vilchis Cañedo, Director de Seguridad Pública. Arq. Maurilio Esquivel Higuera, Director de Obras Públicas. Lic. Irma Carbajal Coria, Directora de Administración. Arq. Pablo de la Colina Sánchez, Coordinador de Logística.

5 Grupo de Trabajo de Protócolo Actividades: Definir fecha para la celebración del Segundo Informe de Gobierno Municipal. Empatar agenda con la Secretaría Particular del C. Gobernador para su posible asistencia. Proponer recinto oficial para la realización del informe. Organizar toma de fotografías oficiales, salutación y recepción. Proponer diseño y distribución del recinto y demás locaciones. Integrar lista de invitados. Preparar y distribuir invitaciones, gafetes y cartones de estacionamiento. Confirmar asistencia de invitados. Atención a invitados especiales. Logística, distribución y acondicionamiento de lugares, templetes, seguridad y acceso.

6 Grupo de Trabajo de Redacción del Informe e integración del Anexo Estadístico Integrantes: M. en I. Marco A. Vázquez Nava, Jefe de la Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación. (Coordinador de Grupo) Lic. Alejandra Monroy Gómez, Directora de Comunicación Social. L.C.P. y A.P. Marco Antonio Trejo Borja, Subdirector de Planeación.

7 Actividades a realizar: Establecer el proceso para la integración del Segundo Informe de Gobierno Municipal y sus anexos. Elaborar el Programa de actividades. Establecer el cronograma de trabajo y calendarización de reuniones con responsables de grupo. Dar seguimiento de acuerdos. Coordinar la recopilación, clasificación y procesamiento de la información con los enlaces. Atender la aclaración de inconsistencias, complemento de información y precisión de datos. Coordinar la revisión y validación de cifras, así como de los textos por los titulares de las áreas. Integrar las versiones preliminares del Informe. Supervisar la correcta integración de los textos y sus anexos. Integrar e imprimir el documento final del informe en coordinación con la Dirección de Comunicación Social. Grupo de Trabajo de Redacción del Informe e integración del Anexo Estadístico

8 Responsable Lic. Julio César Medina Ruíz, Secretario Técnico. Actividades a realizar: Segundo Informe de Gobierno MunicipalVerificar congruencia del texto del Segundo Informe de Gobierno Municipal, con los pronunciamientos, ideario político y compromisos de la C. Presidenta Municipal, así como con los pilares temáticos y ejes transversales del Plan de Desarrollo Municipal 2013-2015. Elaboración del mensaje de la C. Presidenta Municipal. Integración de textos adicionales para entrevistas. Elaboración del Discurso Político

9 Integrantes: Lic. Alejandra Monroy Gómez, Directora de Comunicación Social. Lic. Irma Carbajal Coria, Directora de Administración. M. en I. Marco Antonio Vázquez Nava, Jefe de la UIPPE. Grupo de Trabajo Estrategia de Medios de Comunicación, Diseño e Impresión

10 Actividades a realizar: Proponer la imagen institucional del evento, incluyendo del recinto. Diseñar las invitaciones, gafetes, cartones de estacionamiento, espectaculares, pendones, y otros elementos de identificación. Elegir espectaculares y medios de publicidad. Realizar diseño editorial, edición y publicación en distintas versiones. Organizar campaña de difusión en prensa y medios electrónicos. Preparar el Segundo Informe de Gobierno Municipal., en versión digital (animación del Informe, cortinillas, cápsulas y producción de elementos de difusión). Convocar a medios, verificar su acreditación y atenderlos. Efectuar el levantamiento de imágen fotográfica y en video de las obras y acciones. Establecer la estrategia informativa y de entrevistas en medios: antes, durante y despues del evento. Impresión del documento final en coordinación con la UIPPE y la Dirección de Administración. Grupo de Trabajo Estrategia de Medios de Comunicación, Diseño e Impresión

11 Grupo de Trabajo de Validación Integrantes: C.P. Sonia Díaz Manjarrez, Contralora Municipal. L.C.C. Néstor Ignacio Ortega González, Tesorero Municipal.

12 Actividades a realizar: Conciliar la información levantada en revisiones físicas y con la información entregrada a la UIPPE (Contraloría Municipal). Revisar la información financiera plasmada en los textos del informe, como son: inversión de recursos, situación financiera, etc. (Tesorería Municipal). Aclaración de diferencias con las áreas responsables de obras y acciones. Validación y empate de información con el Anexo Estadístico. Grupo de Trabajo de Validación

13 Responsable: Comandante Agustín Vilchis Cañedo, Director de Seguridad Pública Municipal. (Coordinador de Grupo) Lic. Eloísa Contreras Archundia, Directora de Desarrollo Social y Participación Ciudadana. Lic. Martín Olivarez Ávila, Director de Gobernación. Grupo de Protocolos de Seguridad

14 Actividades a realizar: Seguridad del Recinto oficial antes y durante el evento. Vialidad antes, durante y al final del evento. Identificar posibles manifestaciones de grupos y líderes sociales. Fomentar y fortalecer el ambiente de civilidad, respeto y tolerancia por parte de los grupos y lideres sociales, antes, durante y después del Informe. Grupo de Protocolos de Seguridad

15 Actividades durante el mes de agosto de 2014 PROCESODefinir PROCESO para la integración del Segundo Informe de Gobierno Municipal. Del 04 al 08 de Agosto Definir las características de la información que deberá entregar cada área. Diseño del Sistema de Información Municipal, aplicación Segundo Informe de Gobierno Del 11 al 21 de Agosto PROCESOPresentar a la Presidenta Municipal y a las Directoras y Directores de la Administración Municipal el PROCESO para integrar el Segundo Informe de Gobierno 25 de Agosto

16 Actividades PRIMERA ENTREGA de información Asesoría permanente a las áreas, POR CITA. Inicia la elaboración de la propuesta de diseño. 25 al 29 de Agosto Revisión de la PRIMER ENTREGA de información y anexo estadístico con corte al 31 de julio de 2014 (conforme al calendario) Del 8 al 12 de Septiembre Solicitar a las áreas correcciones y actualizaciones, derivadas de la revisión de la PRIMER ENTREGA. Recopilación de fotografía e imagen. 8 de Septiembre

17 Calendario de Revisión de la Información capturada en el Sistema de Aplicación del Segundo Informe. (Primer Corte) 09:30 Administración 11:00 Desarrollo Social 12:30 OPDAPAS 14:00 Instituto de la Juventud 17:00 SMDIF 09:30 Gobernación 11:00 Des. Económico, Metropolitano y Rural Sustentable 12:30 Educación y Cultura 14:00 Coordinación Jurídica 17:00 Obras Públicas 09:30 Sindicatura 11:00 Secretaría del Ayuntamiento 12:30 Instituto de la Mujer 14:00 Seguridad Pública 17:00 Desarrollo Urbano 09:30 Servicios Públicos 11:00 Medio Ambiente 12:30 INCUFIDEZ y UIPPE 14:00 Comunicación Social 17:00 Derechos Humanos 09:30 Tesorería Municipal 11:00 Contraloría Municipal 12:30 Secretaría Técnica 14:30 Presidencia Municipal 8 de septiembre 9 de septiembre 10 de septiembre 11 de septiembre 12 de septiembre

18 Actividades septiembre de 2014 primer borradorRedacción del primer borrador del Segundo Informe de Gobierno conforme a la PRIMER ENTREGA. 17 al 26 de septiembre Entrega de propuesta de diseño (Comunicación Social) 12 de septiembre Entrega del primer borrador a la Presidenta Municipal y Grupos de Validación y Comunicación Social. 26 de septiembre Recepción de correcciones por parte de la Presidenta Municipal y Grupos de Validación y Comunicación Social. 13 de octubre

19 09:30 Administración 11:00 Desarrollo Social 12:30 OPDAPAS 14:00 Instituto de la Juventud 17:00 SMDIF 13 de octubre 09:30 Gobernación 11:00 Des. Económico, Metropolitano y Rural Sustentable 12:30 Educación y Cultura 14:00 Coordinación Jurídica 17:00 Obras Públicas 14 de octubre 09:30 Sindicatura 11:00 Secretaría del Ayuntamiento 12:30 Instituto de la Mujer 14:00 Seguridad Pública 17:00 Desarrollo Urbano 15 de octubre 09:30 Servicios Públicos 11:00 Medio Ambiente 12:30 INCUFIDEZ y UIPPE 14:00 Comunicación Social 17:00 Derechos Humanos 16 de octubre 09:30 Tesorería Municipal 11:00 Contraloría Municipal 12:30 Secretaría Técnica 14:30 Presidencia Municipal 17 de octubre Calendario de Revisión de la Información capturada en el Sistema de Aplicación del Segundo Informe. (Segundo Corte)

20 Actividades con la SEGUNDA ENTREGA de información SEGUNDA ENTREGA con corte al 31 de noviembre y proyección al 31 de diciembre de 2014 (conforme al calendario). 13 al 17 de octubre Redacción del Segundo Informe de Gobierno conforme a la SEGUNDA ENTREGA. 20 al 27 de octubre Entrega de Informe a la Presidenta Municipal y Grupos de Validación y Comunicación Social, conforme a la actualización de la SEGUNDA ENTREGA. 28 de octubre

21 Correcciones y comentarios de la Presidenta Municipal y Grupos de Validación y Comunicación Social. Correcciones de diseño. 28 de octubre al 3 de noviembre Actividades con la SEGUNDA ENTREGA de información

22 Actividades noviembre de 2014 Revisión, correcciones y comentarios finales (Presidenta Municipal y Grupo de Validación ) 28 de octubre al 3 de noviembre Informe final con diseño y fotografía. Presentación en multimedia. 3 al 10 de noviembre Revisión final con armado y correcciones. Presentación en multimedia 11-15 de noviembre

23 Entrega de Segundo Informe de Gobierno a la Dirección de Administración para impresión 17 de noviembre Actividades noviembre de 2014

24 Consideraciones finales La información deberá de contar con sus soportes y evidencias documentales (Revisión por parte de la Contraloría Municipal) Reportar sólo lo realizado (Evitar en la medida de lo posible cambios de ultima hora) En los casos de obras o acciones realizadas durante los meses de noviembre y diciembre de 2013 y que no fueron consideradas en el 1er. Informe de Gobierno, pueden ser incluidas en este 2do. Informe. Nombrar a un enlace para los trabajos de integración del 2do. Informe de Gobierno Municipal. Asesoría permanente: Lic. Marco Antonio Trejo Borja Mtro. Jesús Díaz Monteyano Ing. Horacio Reyes Ramírez (Sistema) Teléfono Oficina: 2 18 17 45

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