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1 Página 1 © maat Gknowledge, S.L. 2008. Todos los Derechos Reservados Jornadas de Formación sobre la Implantación de la Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, en las Entidades Locales La tecnología como motor de la gestión del cambio en la implantación de sistemas de información adaptados a la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos Palencia Jueves 2 de Octubre de 2.008

2 Página 2 © maat Gknowledge, S.L. 2008. Todos los Derechos Reservados Jornadas de Formación sobre la Implantación de la Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, en las Entidades Locales ÍNDICE Que es el Cambio? Que es la Gestión del Cambio? Importancia de la Gestión del Cambio Estrategia en la Gestión del Cambio Comunicación, Participación, Formación y Soporte como catalizadores de la gestión del cambio La tecnología en la gestión del cambio Componentes de la plataforma tecnológica Ventajas de un modelo de gestión del cambio basado en una plataforma tecnológica

3 Página 3 © maat Gknowledge, S.L. 2008. Todos los Derechos Reservados Una definición común utilizada para la gestión del cambio es un conjunto de procesos que se emplea para asegurar que los cambios significativos se llevan a cabo en forma ordenada, controlada y sistemática a efecto el cambio organizacional. Uno de los objetivos de la gestión del cambio es en lo que respecta a los aspectos humanos de superar la resistencia al cambio a fin de que los miembros de la organización para comprar en el cambio y lograr el objetivo de la organización de forma ordenada y efectiva de transformación. Que es la Gestión del Cambio?  Que es el Cambio?  El cambio se define como “un proceso inevitable dentro de la naturaleza que involucra el paso de una situación a otra diferente, lo cual afecta en forma significativa las formas establecidas de comportamiento”.

4 Página 4 © maat Gknowledge, S.L. 2008. Todos los Derechos Reservados Es frecuente pero un grave error, que cuando se aborden cuestiones de carácter técnico se obvie el factor humano. Es necesaria la interacción usuario-aplicación y ésta suele representar el eslabón más débil de la cadena. Un sofisticado servicio TIC no sirve si los usuarios, debido a una incompleta formación y asimilación, no se encuentran en disposición de aprovechar sus ventajas. Importancia de la Gestión del Cambio  La estrategia debe estar basada en la articulación de un Plan de Comunicación del proyecto y de sus objetivos, de la difusión de los resultados obtenidos, conforme se van alcanzando en las diferentes fases del proyecto, a todos los niveles de la Organización, y en la constitución de equipos de innovación integrados por personal de la Administración que favorezcan la implantación de los resultados obtenidos en el proyecto en el ámbito de las administraciones participante. Estrategia en la Gestión del Cambio 

5 Página 5 © maat Gknowledge, S.L. 2008. Todos los Derechos Reservados Es fundamental la Incorporación de toda la Organización al proyecto a los elementos claves del proceso (Comunicación, Formación y Medición), impulsado por los Líderes de la Organización Estrategia en la Gestión del Cambio  Para crear acepción de un cambio hay que informar/formar los afectados del cambio de manera proactiva

6 Página 6 © maat Gknowledge, S.L. 2008. Todos los Derechos Reservados Comunicación, Participación, Formación y Soporte como catalizadores de la gestión del cambio  ComunicaciónFormaciónSoporteMedición ComunicaciónFormaciónSoporte ComunicaciónFormación Participación Lanzamiento de proyecto Análisis situación partida Diseño del Modelo de Admon Electrónica Desarrollo del Proyecto Puesta en marcha Del Proyecto Fases de la gestión del cambio

7 Página 7 © maat Gknowledge, S.L. 2008. Todos los Derechos Reservados Intranet Web 2.0 Componentes críticos de la gestión del cambio identificados en los procesos de gestión del cambio Comunicación Formación Soporte Medición Una plataforma integrada multicanal que de respuesta a los componentes de gestión del cambio implementa un modelo facilitador adaptado al proyecto y alineado estratégicamente con el plan director de la organización La tecnología en la gestión del cambio  Que herramienta tecnológica necesitamos para alinear estos componentes? Plataforma E-LearningPlataforma Soporte On Line Portal de comunicación Plataforma de medición de resultados Gestor de conocimiento

8 Página 8 © maat Gknowledge, S.L. 2008. Todos los Derechos Reservados Componentes de la plataforma tecnológica  Portal de comunicación Área de noticias Foros Avance del proyecto Enlaces al resto de módulos Descargas Sugerencias Plataforma E-Learning Herramienta de contenidos Calendarios Contenidos generales Bibliografía Herramientas de Evaluación Cursos del alumno Plataforma Soporte On Line Guías de Uso de las herramientas Demos funcionales Guía de procedimientos Preguntas frecuentes Área de consultas On Line Sistema de peticiones On Line

9 Página 9 © maat Gknowledge, S.L. 2008. Todos los Derechos Reservados Componentes de la plataforma tecnológica  Plataforma de medición de resultados Cuadro de mando de avance de proyecto Cuadro de mando de eficiencia por módulos Cuadro de mando de incidencias generadas Cuadro de mando de incidencias resueltas Gestor de conocimiento Repositorio documental Base de conocimiento Base de preguntas frecuentas Repositorio de versiones Repositorio de procedimientos

10 Página 10 © maat Gknowledge, S.L. 2008. Todos los Derechos Reservados El portal de comunicación: Facilita la difusión del modelo (añadir herramientas que implementa las ventajas) Comunicación de los avances del proyecto Facilita la proactividad en la comunicación, minimizando las “zonas de incertidumbre” en los usuarios Comunicación de la puesta en producción de los cambios implementados Comunicación de las sesiones de formación Comunicación interactiva y On Line con el usuario de los nuevos sistemas Reduce la comunicación por parte de terceros y baja el riesgo de desvirtualización de la información Reduce los desplazamientos y mejora la logística de la formación La plataforma de e-learning: Formación de los usuarios del sistema anytime anywhere Repositorio de conocimiento permanente y actualizado de la formación Facilitador de la formación a la carta en caso de ser necesario Reducción de la curva de aprendizaje gracias a la disponibilidad de contenidos Creación de comunidades de usuarios que distribuyen el conocimiento, y lo mejoran con sus aportaciones Ventajas de un modelo de gestión del cambio basado en una plataforma tecnológica 

11 Página 11 © maat Gknowledge, S.L. 2008. Todos los Derechos Reservados Plataforma de soporte On Line: Facilita el soporte a usuarios a través de mecanismo de resolución de dudas e incidencias On Line Crea base de conocimiento del proyecto Ventajas de un modelo de gestión del cambio basado en una plataforma tecnológica  Gestión del conocimiento Repositorio de conocimiento que permite mantener y actualizar el modelo implantado facilitando una rápida actualización de los nuevos cambios

12 Página 12 © maat Gknowledge, S.L. 2008. Todos los Derechos Reservados Muchas gracias por su atención