Formación FileConnect

Presentación del tema: "Formación FileConnect"— Transcripción de la presentación:

1 Formación FileConnect
Sumario Agenda Sumario Formación Acceso a FileConnect Formación FileConnect Bienvenido Bienvenido Metodología Objetivos

2 1. Este documento os propone módulos de acceso a la informaciones.
Sumario Agenda Sumario Formación Acceso a FileConnect Bienvenido 1. Este documento os propone módulos de acceso a la informaciones. Metodología Objetivos 2. Los ingletes os conduzca al contenido de la formación. 3. El menú os envía a la primera pagina del capitulo seleccionado.

3 Sumario Agenda Sumario Formación Acceso a FileConnect Bienvenido 1. A final de esta formación, vais a poder compartir archivos con vuestros contactos, que sean del grupo Carrefour o proveedores. Metodología Objetivos 2. Esta formación es simple y permite a cada uno de formarse de manera autónoma en menos de 30 minutos. 3. Si necesitáis ayuda, podéis contactar el centro de competencia BtoB/BtoC (ver Formación>Soporte a los usuarios)

4 Sumario Agenda Sumario Formación Acceso a FileConnect Esta formación os presenta casi todas las funcionalidades de FileConnect. El acceso a estas funcionalidades depende de sus derechos en la herramienta : La parte «Manejar los archivos» se dirige a todos los usuarios, pero no todas las funcionalidades están accesibles. La parte «Administrar los derechos» se dirige únicamente a los administradores.

5 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Para identificarse en la solución FileConnect se necesita : 1 – Conectarse a 2 – Poner su nombre de usuario y su contraseña. 3 – Eligir su idioma (ingles por defecto). 4 – Clicar en el botón “OK”. Identificarse Visualizar 2 4 3

6 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 1 – Arborescencia de carpetas – Sub-carpetas y archivos 3 – Menú principal – Consola de Administración Identificarse Visualizar 3 1 2 4

7 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect La solución FileConnect os propone una navegación de tipo Windows (sin drag&drop). 1 - A la izquierda, las carpetas en las que el usuario puede acceder. 2 – A la derecha, las sub-carpetas y los archivos seleccionados. Se accede al contenido de las carpetas clicando simplemente. Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos Agregar carpetas Borrar archivos 1 Añadir una nota Compartir un archivo 2

8 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Para recuperar los archivos se necesita : 1 – Seleccionar una carpeta en la parte izquierda. 2 – Seleccionar los archivos y/o las sub-carpetas para descargar. 3 – Clicar en el botón “Descargar archivos” del menú principal. Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos 3 Agregar carpetas Borrar archivos 2 1 Añadir una nota Compartir un archivo

9 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 4 – Grabar en su machina todos los archivos comprimidos en uno. Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos Agregar carpetas Borrar archivos Añadir una nota Compartir un archivo

10 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Para agregar archivos se necesita : 1 – Seleccionar una carpeta. 2 – Clicar en el botón «Agregar archivos» del menú principal. 3 – Seleccionar, uno a uno, sus archivos clicando en el botón « Browse…» (con un máximo de 8 archivos). 4 – Clicar en el botón « Subir » para empezar el envío. Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos Agregar carpetas 2 Borrar archivos Añadir una nota 1 3 Compartir un archivo 4

11 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Los archivos están siempre cargados completamente en la plataforma. Cada operación esta trazada en la solución. Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos Agregar carpetas Borrar archivos Añadir una nota Podéis poner todo tipo de archivo (excepto los archivos prohibidos por el súper-administrador ex: avi, mp3 …) , no importa su tamaño o su formato. Compartir un archivo

12 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Para agregar carpetas enteras (archivos y sub-carpetas) se necesita : 1 – Seleccionar una carpeta en FileConnect. 2 – Clicar en el botón «Agregar archivos» del menú principal. 2 – Clicar en el botón « Active X de transfert » Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos 2 Agregar carpetas 3 Borrar archivos 1 Añadir una nota Compartir un archivo

13 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Para la primera utilización aceptar la instalación del componente Active X en su machina y hacer de nuevo las etapas 1,2 et 3 . De momento, el Active X no tiene traducción. 4 – Clicar en el botón « Choisir des Fichiers/Dossiers » (que significa seleccionar archivos/Carpetas) Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos Agregar carpetas 4 Borrar archivos Añadir una nota Compartir un archivo

14 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 5 – Seleccionar una carpeta de su ordenador. Si su carpeta y sus sub-carpetas no existen en FileConnect , estarán automáticamente creadas si al menos hay un archivo dentro. Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos Agregar carpetas Borrar archivos Añadir una nota Compartir un archivo

15 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 6 – Clicar en el botón " Lancer l’importation ". Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos Agregar carpetas Borrar archivos Añadir una nota Compartir un archivo 6

16 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 7 – Seguir el desarrollo del envío. Cancelar la operación si necesario. Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos Agregar carpetas Borrar archivos Añadir una nota Compartir un archivo

17 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Para borrar archivos o carpetas se necesita : 1 – Seleccionar los archivos o las carpetas a borrar. 2 – Clicar en el botón « Borrar » del menú principal. 3 – Confirmar la supresión. Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos 2 Agregar carpetas Borrar archivos 1 Añadir una nota Compartir un archivo 3

18 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect La supresión no es definitiva. Podéis contactar vuestro administrador para que restaura los objetos borrados : Si la papelera esta activada. Si la fecha limite de restauración no ha sido sobrepasada. Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos Agregar carpetas Borrar archivos Añadir una nota Compartir un archivo

19 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Para añadir una nota: 1 – Seleccionar el archivo en el que se va poner una nota. 2 – Clicar en el botón “Agregar un memo” del menú principal. Navegar en las carpetas Descargar archivos 2 Agregar archivos Agregar carpetas Borrar archivos 1 Añadir una nota Compartir un archivo

20 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 3 – Poner un titulo y un comentario 4 – Se puede enviar la nota par marcando la casilla y seleccionando en una lista de contactos los destinatarios. 5 – Clicar en el botón “Listo" para finalizar la operación. Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos 3 Agregar carpetas Borrar archivos Añadir una nota Compartir un archivo 4 5

21 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Para responder a una nota se necesita : 1 – Clicar en el link "Nota" del archivo. Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos Agregar carpetas Borrar archivos 1 Añadir una nota Compartir un archivo

22 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 2 – Clicar en el botón "Responder". 3 – Poner un titulo y un comentario 4 – Marcar la casilla para enviar la nota por a unos contactos. Navegar en las carpetas Descargar archivos 2 Agregar archivos Agregar carpetas 3 Borrar archivos Añadir una nota Compartir un archivo 4

23 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 5 – Leer todas las notas clicando en el link "Nota" del archivo. Navegar en las carpetas Descargar archivos 5 Agregar archivos Agregar carpetas Borrar archivos Añadir una nota Compartir un archivo

24 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Para compartir uno o varios archivos se necesita : 1 – Seleccionar uno o varios archivos. 2 – Clicar en el botón «Compartir por » del menú principal . Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos 2 Agregar carpetas Borrar archivos 1 Añadir una nota Compartir un archivo

25 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 3 – Seleccionar los destinatarios (contactos o grupos de contactos). 4 – Añadir si necesario la direcciones s de personas no registradas en la solución FileConnect. Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos Agregar carpetas 3 Borrar archivos Añadir una nota Compartir un archivo 4

26 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 5 – Añadir un comentario y cambia el titulo si necesario. 6 – Seleccionar el formato del (HTML o texto) Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos 5 Agregar carpetas Borrar archivos 6 Añadir una nota Compartir un archivo

27 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 7 – Definir la duración limita. 8 – Precisar cuantos descargos se autoriza. 9 – Activar si necesario la supresión automática de los archivos luego de la finalización del período en el que es posible compartirlo. 10 – Poner una contraseña para dar mas seguridad. 11 – Clicar en el botón “Listo”. Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos Agregar carpetas 7 8 Borrar archivos Añadir una nota 9 10 Compartir un archivo 11

28 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 12 – Cuando se recibe un , Clicar en el link para recuperar los archivos. 13 – Si usted tiene problemas para recuperar los archivos con el link, copiar en su navegador web el URL que se encuentra al final del . Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos Agregar carpetas Borrar archivos 12 Añadir una nota Compartir un archivo 13

29 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 13 – Da la contraseña para poder acceder a los archivos. 14 – Clicar en el botón par descargar el o los archivos. Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos 13 Agregar carpetas Borrar archivos Añadir una nota Compartir un archivo 14

30 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Al mismo tiempo, el usuario que compartió los archivos recibe un a cada vez que se descarga un archivo. Se conoce así la fecha del descargo, la persona que lo hizo, el nombre del archivo y la dirección de la carpeta. El administrador puede seguir lo que comparten los usuarios, y le puede ayudar a seguir los descargos realizados, y modificar la fecha de finalización o el estatuto. Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos Agregar carpetas Borrar archivos Añadir una nota Compartir un archivo

31 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Navegar en las carpetas Descargar archivos Agregar archivos Agregar carpetas Borrar archivos Añadir una nota Compartir un archivo

32 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Solo los administradores (llamados también “gerentes de contactos” en FileConnect) pueden acceder a la herramienta de administración que permite : Administrar los contactos y los grupos de contactos en la libreta de direcciones. Administrar los accesos a las carpetas. Rastrear las acciones y los archivos compartidos. Buscar archivos y carpetas en FileConnect. Administrar la papelera y las opciones avanzadas. Acceder a la herramienta de administración Administrar los usuarios Administrar los grupos Compartir las carpetas Trazar la utilización

33 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Para crear un usuario se necesita : 1 – Acceder a la libreta de direcciones 2 – Clicar en el botón «Contacto nuevo». Acceder a la herramienta de administración Administrar los usuarios Administrar los grupos Compartir las carpetas 2 Trazar la utilización 1

34 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 3 – Escribir por lo menos el nombre, el apellido y el del contacto. 4 – Marcar la casilla "Identificación" y poner un login/password que no existe ya para dar al contacto un acceso a FileConnect. Sin esto solo se podrá enviar al contacto archivos con la funcionalidad "Compartir por ". Acceder a la herramienta de administración Administrar los usuarios Administrar los grupos Compartir las carpetas Trazar la utilización 3 4

35 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 5 – Si el contacto se convierte en usuario de FileConnect, se tiene que precisar sus derechos : “Leer”  Descargar los archivos y leer las notas. “Escribir”  agregar archivos y notas. “Borrar”  Borrar archivos y notas. “Modificar”  Modificar la arborescencia de carpetas. “Compartir”  Compartir archivos por . 6 – Modificar si necesario el estado del usuario (abierto/cerrado). 7 – Si necesario, enviar por al contacto el detalle de suidentification. 8 – Clicar en el botón “Listo” para finalizar la operación. Acceder a la herramienta de administración Administrar los usuarios Administrar los grupos Compartir las carpetas Trazar la utilización 5 6 7 8

36 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sommaire Formation Formation Accès site 9 – Volver a la ficha del contacto clicando en su apellido en la lista de los usuarios. Acceder a la herramienta de administración Administrar los usuarios Administrar los grupos 9 Compartir las carpetas Trazar la utilización

37 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sommaire Formation Formation Accès site 10 – Precisar el idioma prefijado para enviar s . 11 - Si necesario, activar las alertas s y/o impedir los s de notificación. 12 - Podéis también hacer publico el contacto. De esta forma este usuario podrá acceder a otros espacios de FileConnect. Los administradores de estos espacios podrán añadir este contacto en su propia libreta de direcciones pero no podrán modificar su ficha y sus derechos. Acceder a la herramienta de administración Administrar los usuarios Administrar los grupos Compartir las carpetas 10 Trazar la utilización 11 12

38 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sommaire Formation Formation Accès site 13 – Para borrar un contacto se tiene que seleccionarlo en la lista. 14 – Clicar en el botón “Borrar” 15 – Confirmar la supresión del usuario. Acceder a la herramienta de administración Administrar los usuarios 14 Administrar los grupos Compartir las carpetas 13 Trazar la utilización 15

39 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Para crear un grupo se necesita : 1 – Acceder a la libreta de las direcciones. 2 – Seleccionar en la lista “Grupos” 3 – Clicar en el botón “Grupo Nuevo” Acceder a la herramienta de administración Administrar los usuarios Administrar los grupos 2 Compartir las carpetas 3 Trazar la utilización 1

40 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 4 – Dar un nombre al nuevo grupo. 5 – Indicar cual contactos forman este grupo. 6 – Clicar en el botón “Listo”. Acceder a la herramienta de administración Administrar los usuarios Administrar los grupos 4 Compartir las carpetas Trazar la utilización 5 6

41 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect 7 – Para añadir o quitar contactos a este grupo, ir a la lista de grupos en la libreta de direcciones y seleccionarle clicando en su nombre. Acceder a la herramienta de administración Administrar los usuarios Administrar los grupos Compartir las carpetas Trazar la utilización

42 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Hay 2 maneras de compartir carpetas con usuarios o grupos : A) Seleccionar uno a uno los repertorios par modificar sus propiedades. B) Utilizar, en la herramienta de administración, la pagina de gerencia de accesos. Acceder a la herramienta de administración Administrar los usuarios A Administrar los grupos Compartir las carpetas Trazar la utilización B

43 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Primera solución : 1) Seleccionar una carpeta. 2) Clicar en el botón “Compartir una carpeta” del menú principal. 3) Clicar en el botón “Modificar la lista de los contactos” 4) Añadir contactos o/y grupos que podrán acceder a la carpeta.   5) Clicar en el botón “Listo” Acceder a la herramienta de administración Administrar los usuarios Administrar los grupos Compartir las carpetas 1 Trazar la utilización 4 2 5

44 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Segunda solución : 1) Seleccionar en el modo “matriz” en la pagina “Gerencia de los accesos”. 2 ) Marcar las casillas par abrir un acceso a una carpeta. 3) Clicar en el botón “listo” 4) Si se necesita, se puede descargar un archivo Excel con todos los accesos. Acceder a la herramienta de administración 1 Administrar los usuarios Administrar los grupos Compartir las carpetas Trazar la utilización 2 3 4

45 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Para saber todo lo que ocurre dentro de su espacio FileConnect : 1 – Ir al la rubrica “Rastreo de acciones” de la herramienta de administración. 2 – Decidir cuanto tiempo se tiene que guardar los elementos. 3 – Descargar, si necesario, todas estas informaciones al formato Excel. Acceder a la herramienta de administración Administrar los usuarios Administrar los grupos Compartir las carpetas Trazar la utilización 1 2 3

46 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Los administradores están en carga del soporte a los usuarios. Aconsejamos poner a disposición el teléfono y el del administrador en este documento antes de enviarlo a los usuarios. El administrador tiene que poner su dirección en la solución FileConnect para que todas las notificaciones sean a su nombre. Si un usuario tiene un problema con un archivo compartido o una nota, tendrá a su disposición una dirección única para pedir ayuda.  Ir a las “Opciones avanzadas” en la rubrica “Configuración de la dirección de ”, y poner la o las buenas direcciones. Si los administradores tienen problemas, pueden escribir al de las 09h00 a las 18h00, de lunes a viernes

47 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Descripción completa del soporte a los usuarios : Nivel 1 : Los usuarios Carrefour y proveedores contactan en caso de problemas o preguntas el administrador (ex : Valérie Blanchi para la DPI Carrefour France, Antoine Passat para la Supply Chain Carrefour Grupo ...) El administrador esta en carga de : Administrar la arborescencia de carpetas. Administrar los usuarios y sus derechos. Recuperar los archivos borrados por equivocación. Administrar los archivos compartidos y las notas. Indicar al nivel 2 los incidentes. Proponer evoluciones al nivel 2. Pedir, si necesario mas espacio al nivel 2. Nivel 2 : El súper-administrador (CC BtoB Carrefour Grupo) ayuda a los administradores. El soporte FileConnect nivel 2 tiene su propia dirección . Esta a disposición en la pagina de conexión clicando en el link "assistance". El súper-administrador esta en carga de : Indicar al nivel 3 los incidentes que no pudo solucionar. Analizar y validar las proposiciones de evolución del nivel 2 Administrar el espacio disponible y pedir mas al nivel 3 si necesario. Garantizar la seguridad de los datos. Pone en marcha nuevos espacios de colaboración B2B y inicializar si necesario la libreta de las direcciones. Informar a los administradores sobre las buenas practicas y los nuevos servicios.

48 Administrar los derechos
Conectarse Manejar los archivos Administrar los derechos Soporte a los usuarios Sumario Formación Acceso a FileConnect Nivel 3 : La sociedad Oodrive ayuda al súper-administrador. El soporte de los clientes Oodrive esta en carga de : Atribuir el espacio disco pedido por el nivel 2. Analizar, validar y realizar las evoluciones pedidas por el nivel 2. Solucionar los incidentes. Proponer nuevos servicios. Informar al nivel 2 cuando se realiza mantenimientos que pueden impactar a la plataforma Carrefour (raro).