Archiveros sin Fronteras Documento núm. 01 Como dar de alta una sección.

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1 Archiveros sin Fronteras Documento núm. 01 Como dar de alta una sección

2 Versión-1 (2004) Información previa Una Sección de AsF por país. n Las Secciones son creadas provisionalmente por la Junta Directiva Internacional (JDI) y ratificadas, posteriormente, por la Asamblea General Internacional (AGI).

3 Versión-1 (2004) Requisitos y condiciones n Estar formada como mínimo por veinte miembros. n En sus estatutos deben mencionar que la sección se somete a los Estatutos Internacionales. n Satisfacer la cuota anual que fije la AGI. n Estar registrada en el registro interno de secciones de la JDI una vez aprobada por la AGI.

4 Versión-1 (2004) Trámites con la JDI y la AGI n Una copia de los estatutos n Una relación de los miembros que la conforman n Disponer de una dirección de correo electrónico n Disponer de una dirección postal

5 Versión-1 (2004) Organización Interna de la Sección n Las secciones estarán dirigidas por un jefe de sección, un secretario, un tesorero y los vocales, cuyo número dependerá de cada Sección, atendiendo a sus necesidades. Todos ellos conformarán la Junta Directiva de la Sección.

6 Versión-1 (2004) Procedimiento administrativo n 1) presentar la documentación n 2) comprovación de la documentación n 2) aprobación por parte de la JDI n 3) aprobación por parte de la AGI n 4) registro de la sección n 5) entrega del certificado y documentos (anagrama, documentos informativos, etc.). n 6) información de la nueva sección en la web internacional

7 Versión-1 (2004) El funcionamiento interno de la Sección n Será el mismo que el establecido para los órganos de gobierno de carácter internacional. En este sentido, deberá convocar anualmente a todos los socios de su Sección en Asamblea General y proceder de igual manera en cuanto a la Junta Directiva.

8 Versión-1 (2004) Obligaciones con la JDI y con la AGI n La Sección está obligada a enviar a la JDI un resumen anual de las actividades llevadas a cabo, y del estado financiero así como a remitir una copia de las actas de cada sesión. Esta documentación se deberá enviar durante el primer trimestre de cada año para que sea informada la AGI.

9 Versión-1 (2004) Obligaciones generales n En el caso que una Sección proceda a elaborar su propia web, deberá incluir los links no solo de la Web internacional sino la de todas las secciones. En ningún caso, podrán disponer de una web desconectada de la web internacional de AsF. n Cuando una Sección actúe en otro país que no sea el suyo y exista una representación de AsF estará obligada a ponerse en contacto con sus miembros para trabajar conjuntamente e informar de las actuaciones que en materia de desarrollo y cooperación quieran llevar a cabo.

10 Versión-1 (2004) Recursos de las Secciones D isponen de la Divisiones de la JDI para resolver cualquier duda y llevar a cabo una mejor coordinación internacional. n Disponen de la web oficial de AsF para incluir información, en coordinación con la División correspondiente.

11 Versión-1 (2004) Procedimiento que se seguirá para la creación de una Sección de AsF: 1. Condición para crear una sección: que los miembros estén registrados en el registro internacional. 2. Redactar los Estatutos de la Sección a partir de los Estatutos Internacionales, indicando que los presentes Estatutos se rigen por los estatutos Internacionales. 3. Confeccionar el Acta de Constitución y junto a los estatutos enviarlo a la sede internacional. 4. Aprobación por la Junta Directiva Internacional. 5. Aprobación por la Asamblea General Internacional (se celebra una vez al año).

12 Versión-1 (2004) 6. Inscripción en el Registro de Secciones, de la Secretaria Internacional. 7. Elaboración del certificado de aprobación por la Asamblea General Internacional. 8. Libramiento del logo y permisos para su utilización. 9. Inicio de los trámites de registro en el país correspondiente. 10. Comunicación a la sede internacional de la formalización del proceso administrativo. 11. Constitución fundacional de la Junta Directiva de la Sección. 12. Elecciones para la selección de la candidatura que regirá la Junta Directiva de la Sección durante 4 años. 13. Constitución de la Junta Directiva y comunicación de los resultados a la sede Internacional.