Administración de Proyectos

Presentación del tema: "Administración de Proyectos"— Transcripción de la presentación:

1 Administración de Proyectos
Junio 2008

2 Agenda Introducción Retos en la administración de los proyectos
Estructura de administración Esquema de implementación Conclusiones

3 Misión de It Era Asegurar que nuestros clientes
obtengan beneficios claros y permanentes de la adopción de las mejores prácticas de planeación, administración, desarrollo de software y operación de las áreas de una organización, manifestándose a través de una mejora real en la administración y ejecución de sus proyectos así como en los resultados de su operación diaria.

4 Oferta de Itera Administración de Procesos de Negocio
BSC – Balanced Score Card BPM/SOA- Business Process Management/Services Oriented Architecture Administración y Oficina de Proyectos PM – Project Management Gobierno de TI COBIT – Control Objectives for Information and Related Technology Administración y Soporte de TI ITIL – Information Technology Infrastructure Library Ingeniería y Desarrollo de Software CMMI – Capability Maturity Model Integration MoProSoft – Modelo de Procesos de Software RUP- Rational Unified Process MSF- Microsoft Solution Framework IT Institute Capacitación

5 ¿Qué es un Proceso? Un proceso es un conjunto de prácticas que se ejecutan para lograr un propósito; puede incluir herramientas, métodos, infraestructura y gente

6 Premisa de la mejora de Procesos
“La calidad de un producto es determinada en gran medida por la calidad del proceso que es usado para desarrollarlo y mantenerlo” Basados en principios de Administración Total de la Calidad enseñados por Shewhart, Juran, Deming and Humphrey.

7 Principio Fundamental 1
La mejora de procesos debe ser realizada para mejorar el negocio – No como un objetivo en sí misma Lo mas importante de nuestros procesos es que deben de estar alineados al negocio de la organización. Normalmente tenemos cuestionamientos al respecto de porque invertir miles de dolares y recursos a estos programas de mejora, y eso se debe en gran parte a que no conocemos los beneficios que le vamos a dar al negocio, en consecuencia, jamas vamos a tener el entendimiento de la gente de operación y menos vamos a tener los recursos para ejecutarlos. El dinero normalmente viene del negocio y si nuestras iniciativas no lo apoyan no vamos a contar con los patrocinios necearios para lograrlo. Section moved to follow foundational knowledge in last section. “In God we trust, all others bring data.” - W. Edwards Deming

8 Visión de Servicios de Itera
Gente Todos reconocemos la importancia de tener un equipo de trabajo de calidad, motivado pero ….                                                BPM Procesos Tecnología Mejora Iterativa de Procesos

9 Modelos de gestión y mejores prácticas
BSC ISO 9000 PMI (PMBOK, OPM3) BPM NEGOCIO COBIT MoProSoft ITIL / ISO 20000 CMMI TI RUP MSF

10 Es importante integrar todas las iniciativas de mejora en un programa integral
Programa de Mejora ISO ITIL PMI ITIL ISO PMI

11 Agenda Introducción Retos en la administración de los proyectos
Estructura de administración Esquema de implementación Conclusiones

12 Algunos datos … !Tiempo! !Costo! !Alcance! !Calidad!
En 2003, 70% se desviaron en sus planes por más del 20% !Costo! 51% de los proyectos excedieron sus costos por más del doble de lo presupuestado En 2003, el 54% de los proyectos sobrepasaron sus costos en un 20% 60% de los proyectos completados fallaron al no lograr el ROI prometido !Alcance! 28% de todos los proyectos de TI se suspendieron antes de ser terminados 52% cubren menos del 75% de la funcionalidad esperada !Calidad! En el 2003, 66% de todos los proyectos fracasaron En el 2004 solo 49% fracasaron

13 Administración de Proyectos Preguntas frecuentes
¿Qué debo medir para poder mejorar en mis proyectos? ¿Cómo puedo hacer que mis proyectos sean más exitosos? ¿Cómo me ayuda la organización de mis iniciativas a través del manejo de proyectos, programas y portafolios? ¿Estoy midiendo, monitoreando y optimizando las inversiones de mis proyectos? ¿Involucro una perspectiva financiera y de negocio para asegurar el valor esperado de mis proyectos? ¿Tenemos definido un ciclo de vida económico para nuestras inversiones? ¿Desarrollamos casos de negocio?

14 Gobernabilidad de Proyectos Preguntas Frecuentes
¿Qué debo hacer para que mis procesos de gestión sean más útiles y efectivos? ¿Qué relación hay entre la madurez organizacional en la gestión de proyectos y la gobernabilidad requerida? ¿Qué grado de gobernabilidad es necesario en mi organización? ¿Cómo puedo evaluar, gobernar y gestionar proyectos que den valor a mi organización? ¿Cómo me ayuda la organización de mis iniciativas a través del manejo de proyectos, programas y portafolios?

15 Project Management Office Preguntas Frecuentes
¿Cómo implementar una PMO que facilite la buscada gobernabilidad? ¿Qué servicios puede gestionar la PMO para gestionar la toma de decisiones? ¿Cuáles son los servicios básicos de una PMO? ¿Cuál es el perfil típico de una PMO y cuál es su modelo de madurez?

16 Componentes para la Mejora
Gente Todos reconocemos la importancia de tener un equipo de trabajo de calidad, motivado pero ….                                                Balance Proceso y tecnologia =Proceso y Gente=Tecnologia Gente Cuando hablamos de procesos tenemos varios marcos de referencia ITIL, CMMI, RUP, pero a que se refieren?, que nos dicen?, lo que significa es que nos van a ayudar en a como mejorar lo que actualmente hacemos, es decir, mejorarando la manera en que hacemos las cosas para obtener mejores resultados, Una cosa es lo que significa los marcos de referencia y otra muy distinta como lo hacemos, todos los programas de mejora nos dicen como transformarnos del estado actual a un estado deseado, en donde queremos estar con mejores resultados, mejores costos, mejorando la satisfaccion de nuestros empleados, nuestros clientes, etc. Para hablar de de mejora de procesos, es importante observar que existe la combinación de estos 3 elementos que nos van a permitir mejorar nuestros procesos, muchas veces nos enfocamos en como hacer las cosas y definimos bien los procesos, sin embargo, si nuestra gente no esta capacitada en como realizar esos procesos de nada nos van a ayudar, si no le damos a nuestra gente la tecnologia para ejecutar estos procesos tampoco lo van a realizar de una manera eficiente, por mejores que sean los recursos, por mejor que esten capacitados, tenemos que lograr esta combinación. Mientras más peso tenga alguno de estos elementos sobre los otros va a influir directamente en los resultados de la organización, de ahi que el objetivo es buscar hasta donde sea posible en balance de estos 3 elementos. Tecnología Procesos Mejora Iterativa de Procesos

17 Agenda Introducción Retos en la administración de los proyectos
Estructura de administración Esquema de implementación Conclusiones

18 Agenda Introducción Retos en la administración de los proyectos
Estructura de administración Procesos Capacitación Herramientas Esquema de implementación Conclusiones

19 Estándares del PMI                           

20 Procesos de Administración de Proyectos
Administración Integral Tiempo Costo MONITOREO & CONTROL Calidad Alcance PLANEACIÓN INICIO CIERRE Riesgos EJECUCIÓN RRHH Subcontratación Comunicación PMBOK

21 Proyecto, Programa y Portafolio
Un portafolio es una colección de proyectos y/o programas que en conjunto facilitan la administración efectiva del trabajo para lograr los objetivos estratégicos. Un programa es un grupo de proyectos relacionados administrados en forma coordinada para obtener beneficios y control no disponible si se administran en forma individual. Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio único. Temporal, principio y fin Producto, servicio o resultado único Resultado tangible Varias actividades que se relacionan, desarrollo progresivo Recursos limitados

22 Recursos Organizacionales
Planeación y Administración de Portafolios Planeación de Operaciones y Administración de alto nivel ¿estamos realizando el trabajo correcto? ¿estamos optimizando la inversión? Identificación Clasificación Evaluación Selección Priorización Balanceo Autorización Gestión y Control Es el manejo centralizado de uno o más portafolios y contempla la identificación, clasificación, evaluación, selección, priorización, balanceo, autorización, gestión y control de proyectos y otros trabajos para alcanzar las metas estratégicas del negocio Es un elemento de soporte a la toma de decisiones usado por los ejecutivos para balancear de forma continua los riesgos y beneficios de un portafolio. El portafolio debe proveer claridad en las variables y métricas que se usarán para la evaluación del mismo. ¿estamos realizando bien el trabajo? Recursos Organizacionales

23 Recursos Organizacionales
Planeación y Administración de Portafolios Planeación de Operaciones y Administración de alto nivel ¿estamos realizando el trabajo correcto? ¿estamos optimizando la inversión? ADMINISTRACIÓN DEL VALOR Asegurar que el portafolio de proyectos se encuentra alineado y contribuye al logro de los objetivos estratégicos de la organización Asegurar que el portafolio de proyectos cuenta con un análisis de valor (costo/beneficio) y evaluación del riesgo, Asegurar que se cuenta con una asignación clara de responsabilidad sobre la obtención de los resultados y los beneficios esperados ¿estamos realizando bien el trabajo? Recursos Organizacionales

24 Recursos Organizacionales
Planeación y Administración de Portafolios Planeación de Operaciones y Administración de alto nivel ¿estamos realizando el trabajo correcto? ¿estamos optimizando la inversión? ADMINISTRACIÓN DE PORTAFOLIOS Incrementar la probabilidad de seleccionar proyectos con el potencial de entregar el máximo valor a la empresa, Reducir costos evitando hacer trabajo que no se debería estar haciendo y tomando acciones correctivas oportunas cuando se detectan desviaciones significativas Incrementar la probabilidad de realizar proyectos exitosos, asegurando la comunicación oportuna y consistente. ¿estamos realizando bien el trabajo? Recursos Organizacionales

25 Recursos Organizacionales
Planeación y Administración de Portafolios ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y PROGRAMAS Incrementar la probabilidad de realizar proyectos exitosos mediante la administración de proyectos efectiva, que entreguen el producto o servicio en tiempo, costo y calidad acordada. Asegurar que se cuenta con indicadores de avance que proporcionen información de calidad para la toma de decisiones y para detectar oportunamente desviaciones del plan. Asegurar que se comunican oportunamente a los grupos de interés asuntos y riesgos que por su naturaleza deben ser escalados para su atención directiva. Controlar los cambios surgidos en el desarrollo de los proyectos asegurando el impacto del cambio sea evaluado/justificado y autorizado previo a su aplicación. Planeación de Operaciones y Administración de alto nivel ¿estamos realizando el trabajo correcto? ¿estamos optimizando la inversión? ¿estamos realizando bien el trabajo? Recursos Organizacionales

26 Recursos Organizacionales
Planeación y Administración de Portafolios COMPETENCIAS Y PROCESOS; APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL Asegurar que se tiene disponible herramientas, medio ambiente y recursos humanos competentes en administración de proyectos. Asegurar que la experiencia de los proyecto se capitalice integrando una base de conocimiento en beneficio de toda la comunidad. Fomentar el profesionalismo de administración de proyectos mediante el desarrollo de la comunidad de administradores de proyectos Facilitar el cambio organizacional mediante la planeación de acciones de comunicación y de transformación que faciliten el cambio en la organización. Planeación de Operaciones y Administración de alto nivel ¿estamos realizando el trabajo correcto? ¿estamos optimizando la inversión? ¿estamos realizando bien el trabajo? Recursos Organizacionales

27 Oficina de Proyectos Proyectos Estrategias MISION
Área proveedora de información que facilita la toma de decisiones, brinda soporte al negocio y a la planeación estratégica a través de una visión integral de los esfuerzos. Proyectos Estrategias En la actualidad no es nada extraño encontrar que a lo largo del tiempo, el Líder de Proyectos, debido a la demanda de participar más en los procesos de la operación de la organización, poco a poco se va alejando del negocio, creándose brechas entre las visiones de las estrategias y proyectos. Exaltemos a la OP como el habilitador de las Estrategias, del BSC, aplicando las prácticas de Administración (áreas de conocimiento). También reforcemos la MISION de la OP como un área PROVEEDORA DE INFORMACIÓN que facilita la TOMA DE DECISIONES, no solo en la dirección, sino en todo el tramo administrativo. Las palabras clave de una OP son INTEGRAL, VISION y VISIBILIDAD.

28 Procesos de Gestión de Portafolios Procesos de Gestión de Proyectos
Planeación Estratégica Visión Restricciones Recursos Normativa Condiciones Prioridades Expectativas Visión y Principios de la Administración Procesos de Gestión de Portafolios Procesos de Gestión de Proyectos Mejora en el desempeño Necesidades SELECCIÓN Inicio-Planeación Ejecución-Monitoreo Control-Cierre DE BENEFICIOS GENERACIÓN PRIORIZACIÓN GESTIÓN DEL PORTAFOLIO Comités Patrocinio Oficina de Proyectos PM´s Negocio Políticas, Procesos y Técnicas Metodología y Herramientas Disciplina de Gestión de Proyectos Robert Storeygard & 3M

29 Visión Proceso de Gestión de Portafolios Planeación Estratégica
Restricciones Condiciones Prioridades Normativa Expectativas Recursos Visión y Principios de la Administración Proceso de Gestión de Portafolios ALINEACIÓN Project Management Process, Leader & Team Mejora en el desempeño Necesidades SELECTION INITIATION GESTIÓN CLOSING REALIZATION OF BENEFITS DESARROLLO GESTIÓN PRIORIZATION MANAGING PORTFOLIO Steering Commitee Project Sponsor Project Office PM Champion Functional Management COORDINACIÓN TUTORIA Policies, Processes, Procedures and Tools METODOLOGÍA Methodologies and Techniques SOPORTE Project Management Discipline HERRAMIENTAS Robert Storeygard & 3M

30 Niveles incrementales de madurez
Domains Stages

31 Agenda Introducción Retos en la administración de los proyectos
Estructura de administración Procesos Capacitación Herramientas Esquema de implementación Conclusiones

32 Qué es It Institute IT Institute, es el Centro de Formación Avanzada con acreditación Internacional que se especializa en impartir a nuestros clientes los cursos oficiales de las principales y más reconocidas metodologías y marcos de referencia con temas selectos de mejora de procesos de TI y de Ingeniería de software.

33 Modalidades de Aprendizaje
Cursos Intensivos Abiertos Cerrados Diplomados Talleres Certificaciones

34 Oferta IT Institute Administración de Procesos de Negocio
Fundamentos de Balanced Scorecard Business Process Management (BPM) Administración de Procesos de Negocio. Administración y Oficina de Proyectos Project Management Tricks of the Trade (Fundamental Project Management) PMP Exam Prep Course Acelerated PMP Exam Prep Course Tricks of the Trade for Risk Management What Makes a Project Manager Successful? Tricks of the Trade for Determining Customer Requirements Tricks of the Trade for Negotiation Executive Briefing on Project Management Diplomado de Oficina de Proyectos Administración de Proyectos con MS Project Gobierno de TI COBIT Foundation (Control Objectives for Information and Related Technology)

35 Oferta IT Institute Administración y Soporte de TI
Fundamentos de ITIL v3 Practitioner Support and Restore Mesa de Servicios, incluye examen de certificación Administración de Incidentes, incluye examen de certificación Administración de Problemas, incluye examen de certificación Practitioner Release and Control Administración de Cambios, incluye examen de certificación Administración de Configuraciones, incluye examen de certificación Administración de Liberaciones, incluye examen de certificación Practitioner Plan and Improve Administración de la Disponibilidad Administración de la Capacidad Administración de la Continuidad Administración de Niveles de Servicios Administración de Finanzas de TI Administración de Servicios de ITIL, Service Manager Service Delivery (Soporte de Servicios) Service Support (Entrega de Servicios)

36 Oferta IT Institute Ingeniería y Desarrollo de Software CMMI
Introduction to CMMI PSP for Engineers I – Planning PSP for Engineers II – Quality TSP Executive Strategy Seminar Managing TSP Teams Diplomado en la Implemntación del Modelo de CMMI MoProSoft Diplomado en la Implementación del Modelo de MoProSoft RUP Fundamentos de Rational Unified Process v7.0 Actualización de Rational Unified Process 200X a Rational Method Composer v7.0.1 Administración de Requerimientos con Casos de Uso Actualización para Análisis y Diseño Orientado a Objetos desde UML 1.x a UML 2.0 Dominando Análisis y Diseño Orientado a Objetos con UML 2.0 Fundamentos de Rational Software Architect Fundamentos de ClearQuest Fundamentos de Modelado Visual con UML 2.1 Fundamentos de Rational Software Modeler para desarrollo de sistemas

37 Oferta IT Institute Ingeniería y Desarrollo de Software IT Soft Skills
RUP Fundamentos de la Extensibilidad de IBM Rational Software Architect Dominando Rational Software Architect Fundamentos de Modelado de Negocio Fundamentos de las Pruebas de Software Fundamentos de Performance Tester Medición de Pruebas de Desempeño Automatización de Pruebas de Software Fundamentos de Functional Tester Functional Tester Avanzado Fundamentos de las Pruebas Manuales Java para Functional Tester Admintración de Clear Quest Fundamentos de Clear Case Administración de Clear Case Administración de Proyectos de Software Iterativos (APSI) IT Soft Skills Curso de Habilidades Didácticas para Instructores de TI

38 Entrenamiento Diplomado PMO EPM MS Project Professional
MS Project Server MS Portfolio Server

39 ¿Quién es RMC Project Management?
Fue fundada en 1991 por la prestigiada gurú PMP Rita Mulcahy. En los últimos 15 años, decenas de miles de administradores de proyectos de más de 40 países han utilizado alguno de nuestros cursos, en sitio ó a distancia para extender su conocimiento y dar mayor proyección a sus carreras RMC ha desarrollado un sistema de libros y materiales con una metodología patentada para acelerar el aprendizaje y preparación de exámenes de administración de proyectos. Libros más vendido Tarjetas didácticas en CD Simulación del examen con 1400 preguntas

40 Agenda Introducción Retos en la administración de los proyectos
Estructura de administración Procesos Capacitación Herramientas Esquema de implementación Conclusiones

41 ¿Project and Portfolio Manager Tools?
Soluciones empresariales de administración de portafolios de proyectos usada por ejecutivos, líderes de proyectos, PMO’s y equipos de trabajo para alinear proyectos, gente y metodologías a través de la organización.

42 Caos en la administración, los datos y los procesos

43 Integración de procesos de gestión con funcionalidad de herramientas
Project Portfolio Management Core Processes Manage portfolios - deliver the business value Align priorities, projects and resources with business priorities to meet organizational needs - Communicate and Collaborate Manage work - plan a balanced approach Plan, cost, budget, resource, schedule, and report on projects and assets using a workflow model - Manage resources - optimize your staffing profile Utilize staffing profiles for effective resource assignments and comprehensive capacity planning - Manage financials - regulate your financial health Manage charge of accounts with time keeping, expense and capital expenditure tracking - Manage scope - react to changing needs Capture, quantify, assess, assign, and track actions, issues, risk, defects, and changes - Manage quality - track the expected results Ensure customer priorities get the attention they deserve with the right process execution -

44 Automatización de grupos de procesos y áreas de conocimiento de Gestión

45 Cartera de Servicios, Cursos y Herramientas
Servicios de implementación de procesos diseñados a la medida Implantación de Oficinas de Proyectos Implementación de mejores prácticas de Administración de Proyectos Automatización de Administración de Proyectos Servicios Complementarios: Ejecución de la Administración de Proyectos Críticos Evaluación de Iniciativas Auditorias sobre procesos de administración Outsourcing de Oficina de Proyectos Diplomado en la implementación de Oficina de Proyectos Permite habilitar consultores internos que implementen una Oficina de Proyectos en su organización Minimizar los costos en la implementación dentro de la organización Avanzar rápidamente en la definición y documentación de los procesos de su organización Capacitación Curso de Fundamentos en Administración de Proyectos (Tricks of the Trade) Cursos para Certificación como PMP Curso de Oficina de Proyectos Cursos avanzados para la Administración de Proyectos Curso de MS Project Herramientas IBM RPM, HP PPM, MS EPM

46 Agenda Introducción Retos en la administración de los proyectos
Estructura de administración Esquema de implementación Conclusiones

47 Dimensiones del Alcance de la Solución
No reinventar la rueda. Ocupar marcos de referencia, procesos actuales y la experiencia de consultoría para adoptar mejores prácticas de administración de TI. Primero lo primero. Mejorar los procesos en el orden que mantenga equilibrio entre criticidad para el negocio, resultados rápidos y crear plataforma de crecimiento. Paso por paso. Implantar en fases la oportunidad de adaptar el ritmo del proyecto a las prioridades y posibilidades presupuestales de la empresa.

48 Estrategia general Fase 4: CONSOLIDACIÓN Consolidar a TI como un área estratégica en la Organización Los incrementos iniciales permiten lograr mejoras discretas en el corto plazo Éstas ayudan a soportar y financiar el resto del programa Cada incremento permite financiar los siguientes incrementos Fase 3: ESTABILIDAD Incrementar el crecimiento y madurez integral de procesos de Gestión Fase 2: CRECIMIENTO Fomentar la estabilidad de los procesos de Gestión que dan soporte sustantivo al negocio Fase 1: FORTALECIMIENTO Fortalecer de manera inicial la capacidad de Gestión 1.- Visión integral. Marco que integra los modelos, con una estrategia para abordar de manera progresiva. 2.- Avance. Primer paso. Funciones, Cobertura. Ya han existido iniciativas, y se han quedado. Meta alcanzable. 3.- Indicadores. Como se avanza, como ayuda en la realidad.

49 Estrategia de Implementación y Acreditación
Diseño y Desarrollo de Procesos Entendimiento y Evaluación Preliminar Acompañamiento en el Despliegue Proyectos y Organización Soporte a la Implementación Evaluación Final Adaptación a la Automatización Afinar Estrategia Homologar Habilitar Perdurar Administración del Servicio Inicio y Planeación Cierre Ejecución, Monitoreo y Control Administración del Cambio Descongelar Congelar Cambiar

50 Agenda Introducción Retos en la administración de los proyectos
Estructura de administración Esquema de implementación Conclusiones

51 Beneficios de la Adm. De Proyectos en la Organización
Asegurar la obtención de los beneficios por los que se justificaron los proyectos Obtener los resultados de los proyectos en tiempo, costo y calidad requeridos Alinear los esfuerzos de los diferentes equipos de trabajo Disponer de información para mejorar la toma de decisiones a nivel directivo Identificar más rápidamente los problemas y obstáculos de los proyectos para solucionarlos oportunamente

52 Beneficios de la Administración de Portafolios en la Organización
Apoyar a lograr la estrategia de la organización Seleccionar los proyectos correctos Alinear la inversión de proyectos a los objetivos estratégicos Evaluar si se tienen los recursos suficientes para lograr materializar las inversiones Evaluar si los proyectos están generando los beneficios propuestos

53 Siguientes Pasos Propuestos
Identificar las necesidades de la organización Identificar el patrocinador de la iniciativa (s) de mejora Presentar una Prepropuesta Ajustar la Prepropuesta para generar una solución que puede incluir: Consultoría, Capacitación y Herramientas

54 Gracias……….