Índice Sesión I Bloque I (09:30 a 10:30 Horas) Configuración Inicial

Presentación del tema: "Índice Sesión I Bloque I (09:30 a 10:30 Horas) Configuración Inicial"— Transcripción de la presentación:

0 Gestión Documental Sage Despachos
Campus Técnico Campus DDP FY13 Sesiones: 1 Sara Barranco

1 Índice Sesión I Bloque I (09:30 a 10:30 Horas) Configuración Inicial
Configuración Inicial Configuración de Empresas Configuración Gestión Documental Capturador de Informes Estructura de Almacenamiento Estructura Principal Creación y configuración de archivadores Creación y configuración de carpetas y subcarpetas.

2 Configuración Inicial Gestión Documental
Sesión I Bloque I Configuración de la Empresa (Alta del módulo) Configuración de Gestión Documental (path de datos) Configuración del Capturador de Informes 1. Crear los Archivadores Definir y crear la estructura de almacenamiento de documentos 2. Crear las carpetas y subcarpetas para organizar los documentos

3 Configuración de la Empresa (Alta del módulo)
Sesión I Bloque I Configuración de la Empresa (Alta del módulo) Para empezar a trabajar con el módulo de GD únicamente tenemos que asignar la aplicación en la Empresa Principal (como norma general la Empresa propia del Despacho). Es una única GD para el global de Empresas.

4 Configuración de GD – Path Documentos
Sesión I Bloque I Configuración de GD – Path Documentos Por defecto en el momento que asignamos la aplicación de GD en la Empresa, se crea en la instalación una nueva ruta donde de archivarán los documentos C:\LOGICERP\DOCS. En la opción de menú “Configuración” se deberá informar el directorio donde se archivarán los documentos físicos que enviemos a la GD. Importante: Si los documentos son comunes para todos o varios usuarios, el directorio debe ser accesible para todos (ruta compartida – permisos) Se aconseja que la ruta informada se corresponda con una carpeta denominada DOCS (Ej: \\SERVIDOR\ … \DOCS) Si en algún momento, se modifica dicho directorio por cambios en la Instalación, se deberá mover de forma manual el contenido del directorio anterior al nuevo, de lo contrario, los documentos anteriormente archivados no se podrán visualizar.

5 Configuración de GD – Path Documentos
Sesión I Bloque I Configuración de GD – Path Documentos ¿Qué datos debemos configurar? El directorio donde se archivarán los documentos físicos. Patrón. Se trata de una serie de Patrones para la búsqueda de documentos. Aquí deberemos informar el patrón a usar por defecto en la Importación de documentos. Ver punto. Clave Genérica. Si queremos que los documentos se generen con la clave indicada. Clave por NIF. Aplicable únicamente documentos de Nómina. Éstos se generarán con la clave correspondiente al NIF del empleado.

6 Sesión I Bloque I Configuración Capturador de Informes
Capturador Informes: Activa un servicio de impresión especial (Sage GDI) que permite al usuario realizar la impresión directa de cualquier documento y su archivo automático en la Gestión Documental. Opciones disponibles desde el Icono Sage GDI Importante: La configuración definida en Sage GDI se guarda en un archivo común para todos los usuarios, que se instala con el entorno genérico y que debe estar ubicado en el directorio compartido del servidor “SageGDI.cfg” Cuando el programa accede a SageGDI crea la impresora virtual “Bandeja Entrada Sage GDI”. Esta impresora se instala automáticamente en la máquina cliente que tiene abierta la sesión. Por ello es necesario que el usuario de Windows que ejecute la opción tenga permisos para la instalación de Impresoras.

7 Estructura de Almacenamiento GD
Sesión I Bloque I Estructura de Almacenamiento GD GESTIÓN DOCUMENTAL X ARCHIVOS PARA CADA ARCHIVADOR X CARPETAS Y SUBCARPETAS

8 Definir Estructura de Almacenamiento GD
Sesión I Bloque I Definir Estructura de Almacenamiento GD Estructura Genérica Por defecto vienen definidos una serie de Archivos. En esta opción encontramos: Recientes: Visualizaremos los 5 últimos archivos consultados. Desde esta opción no podemos crear nuevos archivadores, únicamente acceder al contenido. Todos: Visualizaremos la totalidad de Archivadores. Podemos insertar y configurar nuevos archivadores. Buscar: Permite realizar una búsqueda global de archivos.

9 Definir Estructura de Almacenamiento GD
Sesión I Bloque I Definir Estructura de Almacenamiento GD Recientes Visualizaremos los 5 últimos archivos consultados Acciones Posibles Configurar Auditorías en los Archivos (Ver punto …) Acceder al contenido del Archivador

10 Definir Estructura de Almacenamiento GD
Sesión I Bloque I Definir Estructura de Almacenamiento GD Todos Acciones Posibles Insertar y Eliminar Archivadores Configurar Auditorías en los Archivos (Ver punto …) Informar un Patrón para cada Archivador Acceder al contenido del Archivador

11 Definir Estructura de Almacenamiento GD
Sesión I Bloque I Definir Estructura de Almacenamiento GD Buscar Buscar Archivadores a partir de o a través de la Búsqueda Avanzada personalizando los filtros existentes.

12 Sesión I Bloque I Creación de Archivadores
Definir Estructura de Almacenamiento GD Creación de Archivadores Acceder a GD Ir a la Opción “Todos” Introducir Nombre y Descripción del Archivo Insertar

13 Definir Estructura de Almacenamiento GD
Sesión I Bloque I Definir Estructura de Almacenamiento GD Creación de Archivadores Importante: Cuando creamos un Archivo nuevo, de forma automática se crea una carpeta en el directorio compartido donde se archivarán los documentos físicos

14 Sesión I Bloque I Creación de carpetas y subcarpetas
Definir Estructura de Almacenamiento GD Creación de carpetas y subcarpetas Acceder al Archivador que queremos configurar Por defecto vienen creadas las siguientes carpetas: Indicar nombre carpeta/subcarpeta y su caducidad en su caso. Crear Carpetas y/o Subcarpetas

15 Índice Sesión I Bloque II (10:45 a 12:00 Horas)
Almacenar documentos en Gestión Documental Introducción al archivo de documentos. Envío de documentos externos a la Gestión documental Almacenar desde la Gestión Documental: Importar un documento Vincular un documento Archivo directo desde las opciones de salida de Sage Despachos Almacenar documentos desde los Centros de información.

16 Archivo de Documentos Sesión I Bloque II
Por defecto los documentos almacenados se archivan en la carpeta “Bandeja de Entrada”. Cuando archivamos un documento se crea un registro en la Tabla “LcDocPdf” con toda la información del documento Físicamente el documento se guardará en el directorio compartido en el “Archivo” correspondiente. Los documentos almacenados en la Bandeja de Entrada se guardan el Archivo “Sistema” por defecto.

17 Envío de documentos a la GD
Sesión I Bloque II Envío de documentos a la GD A través de la Impresora GDI Importar un documento externo Desde la Gestión Documental Desde los Centros Información Desde la Gestión Documental Vincular un documento externo Desde los Centros Información Desde Nómina Enviar Documentos desde Sage Despachos Desde Gestión Interna

18 Importar un Documento Externo – A través de Sage GDI
Sesión I Bloque II Importar un Documento Externo – A través de Sage GDI Imprimir el documento de la forma habitual, seleccionando la Impresora “Bandeja Entrada Sage GDI” Dese el Archivo, podemos seleccionar el documento y moverlo a la carpeta que corresponda para su correcto almacenamiento El Documento quedará archivado en la Bandeja de Entrada y en el directorio correspondiente.

19 Sesión I Bloque II Importar un Documento Externo – Desde GD
Desde el Archivo ir a la opción Documento - Importar Seleccionar el documento a importar El Documento quedará archivado en la Bandeja de Entrada y en el directorio correspondiente. Dese el Archivo, podemos seleccionar el documento y moverlo a la carpeta que corresponda para su correcto almacenamiento

20 Sesión I Bloque II Importar un Documento Externo – Desde CI
Centro Información del Empleado: Indicar el empleado al que deseamos vincular el documento Centro de Información del Cliente: Indicar el Cliente al que deseamos vincular el documento Ir a la opción <Documentos> - Importar Ir a la opción <Documentos> - Importar

21 Sesión I Bloque II Importar un Documento Externo – Desde CI
Seleccionar el Archivo y Carpeta donde deseamos almacenar el documento Seleccionar el documento a importar El Documento quedará archivado en la carpeta seleccionada y en el directorio correspondiente. Si accedemos a las propiedades del documento podremos visualizar que éste está vinculado al empleado o cliente informado.

22 Sesión I Bloque II Vincular un Documento Externo – Desde GD
Desde el Archivo ir a la opción Documento - Importar Seleccionar el documento a vincular El Documento quedará archivado en la Bandeja de Entrada y en el directorio original. Dese el Archivo, podemos seleccionar el documento y moverlo a la carpeta que corresponda para su correcto almacenamiento Cuando vinculamos un documento no realiza una copia física del mismo en el directorio compartido, sino que conserva la ruta original del documento

23 Sesión I Bloque II Vincular un Documento Externo – Desde CI
Centro Información del Empleado: Indicar el empleado al que deseamos vincular el documento Centro de Información del Cliente: Indicar el Cliente al que deseamos vincular el documento Ir a la opción <Documentos> - Vincular Ir a la opción <Documentos> - Vincular

24 Sesión I Bloque II Vincular un Documento Externo – Desde CI
El Documento quedará vinculado en la Bandeja de entrada con la marca de documento vinculado. El documento físico se mantiene en la ruta original. Seleccionar el documento a importar Si además accedemos a las propiedades del documento podremos visualizar que éste está vinculado al empleado o cliente informado.

25 Sesión I Bloque II Almacenar documentos desde Sage Despachos Nómina
Configurar las propiedades de los documentos desde la Consola de Administración: Nómina Documento de Pago Certificado de Retenciones Certificado de Situación Familiar

26 Almacenar documentos desde Sage Despachos
Sesión I Bloque II Almacenar documentos desde Sage Despachos Configurar las propiedades de los documentos desde la Consola de Administración: Gestión Interna Contrato Cliente

27 Almacenar documentos desde Sage Despachos
Sesión I Bloque II Almacenar documentos desde Sage Despachos Configuración:

28 Almacenar documentos desde Sage Despachos
Sesión I Bloque II Almacenar documentos desde Sage Despachos Opciones de salida:

29 Sesión I Índice Bloque III (12:30 a 13:30 Horas)
Funcionalidades Adicionales de la Gestión Documental Definición de contraseñas en archivadores. Guardar documentos PDF en disco Enviar por correo Crear acciones correo marketing (enlace con el CRM Marketing) Favoritos Agrupar y dividir documentos Patrones de palabras clave Búsquedas Globales de Documentos Auditorías de Documentos Administración Bandeja de Sistemas

30 Otras Funcionalidades
Sesión I Bloque III Otras Funcionalidades

31 Gracias,