ECM Roadshow Evolución IBM ECM

Presentación del tema: "ECM Roadshow Evolución IBM ECM"— Transcripción de la presentación:

1 ECM Roadshow Evolución IBM ECM
Gregorio Gómez Director ECM

2 La Agenda de la información Enterprise Content Management: Conceptos
Portfolio de productos ECM Resumen 2

3 Agenda de Aplicaciones
EL Énfasis en la Optimización es Cada Vez Mayor Crear una Agenda de Información es Crítico El crecimiento de la Optimización de los Procesos es 2 Veces Mayor que el crecimiento de la Automatización de los Procesos 11.1% CGR $117B Risk Insight Perfect Invoicing Citizen Centricity Agile Government Agenda de Información Automation Growth For the past two decades, companies have primarily focused their IT investments on automating their business processes with the objectives of driving faster processing and reduced costs This has been driven by an “application agenda” to implement ERP and Financial applications, supply chain management solutions and call center and CRM applications However, these types of investments are no longer creating a sustainable competitive advantage for organizations As a result, over the past few years, we’ve seen new initiatives increasingly focused on optimizing their business to drive a more sustainable competitive advantage in the market place This means moving from just leveraging ERP and financial applications to providing increased financial risk insight for better business decisions…moving from just managing your supply chain, to enabling more dynamic demand planning…and moving from just managing your call center and customer relationships to providing increased insight to improve customer service a drive greater profitability from your customers These new initiatives are all dependent on information, and having an information agenda in place 5.1% CGR $594B Fuente: IT Spending Estimate* 2008 Agenda de Aplicaciones 3 3

4 Los Retos de la Optimización Requerimientos de Información
Los Retos de la Optimización Requerimientos de la Información en las compañías Los Retos de la Optimización Requerimientos de Información Expectativas de los Clientes Los clientes cada vez están más informados, y demandan un servicio más fiable Eficacia de las empresas Cada vez hay más presión para dar a los clientes mejores servicios a través de múltiples canales de distribución Mejora en las Operaciones Hay que aumentar la eficacia en las operaciones y reducir los costes Requerimientos Legales Mayores requerimientos legales de auditoría Proporcionar un acceso 24x7 a los servicios, información y programas empresariales Mejorar la cantidad y calidad de los servicios desplegados mediante la Web, acceso telefónico o terceros Crear procesos directos y reutilizables, que optimicen la conexión con los clientes, empresas y otras entidades Potenciar la utilización de estándares (p.e. Web Services) para facilitar la conectividad y hacer más fácil la reutilización Fuente: IBM Institute for Business Value 4 4

5 Las empresas necesitan una Agenda de la Información
47% de los usuarios no tienen confianza en la información que utilizan 59% de los directores no cuentan con información que deberían utilizar Los Silos de Información Producen… Mala comunicación entre canales Es difícil relacionar todos los componentes No hay una sola versión de la información 42% de los directores Usan información errónea Al menos una vez a la semana There are a few key things that organizations are focused on to unlock the business value of information for competitive advantage…and these are the things that Information On Demand is helping enable. Organizations need the ability to manage data and content over its lifetime, and as part of the individual processes and applications across the enterprise…this requires data and content management capabilities to support your different processes and applications. Organizations then need to establish accurate, trusted view of information across these different processes and applications…a single view of customers, of products, of revenue, etc…and they need a “flexible” architecture that can leverage all of their existing investments…accurate, trusted information is established through information integration, data warehousing and master data management. These first two components have really been our IOD story up until recently…with the acquisition of Cognos, we are now providing our customers with the ability to leverage that trusted information to better understand how their business is performing, ...una Agenda de la Información Proporciona más Agilidad en su Utilización Source: AIIM & Accenture Surveys, 2007 5 5 5

6 Cómo Convertirse en Entidad Basada en la Información Descubrir el Valor de la Información
Establecer una estrategia y objetivos de la Información que potencie las prioridades de mi Entidad… Diseñar una Información fiable, con las herramientas y la experiencia necesarias, que permitan a mi Entidad mantener una eficacia adecuada a lo largo del tiempo… Lanzar proyectos de Gestión de Información alineados con la estrategia y que permitan los objetivos anteriores tanto a corto como a largo plazo Desplegar una tecnología ágil y potente que nos permita utilizar y potenciar la información para conseguir mayor flexibilidad y eficacia 6 6

7 IBM ECM: Obtener más valor del contenido
IBM ECM ayuda a las empresas a tomar mejores decisiones más rápido por: Gestión de contenidos Optimización de los procesos de negocio   Cumplimiento de las normas internas de la compañía a través de una infraestructura de información integrada

8 Estrategia de Producto ECM de IBM: Visión y Principios
Contenido Activo Gestionar información unificada, precisa y en contexto con procesos de negocio críticos y políticas de seguridad 1 Agilidad de Negocio Proporcionar la información adecuada a cada participante en el momento preciso para ayudar en la toma de decisiones 2 Regulación de toda la Entidad Gestionar los riesgos y el cumplimiento de normativa mediante el uso de herramientas de RM, descubrimiento legal y archivado inteligente 3 Contenido en Cualquier Repositorio Gestionar contenidos en su ubicación actual, sin necesidad de migración. 4 As part of our creation of the “IBM ECM organization” and integration of FileNet, we put all the smart people in IBM Content Management / Discovery and FileNet together in a room and looked at the Information on Demand strategy, looked at what was happening in the ECM market, looked at what our customers were asking from us. We used this input to develop our “guiding principles”. These principles focus us on what do we need to do to our products to make you successful; to give you the tools you need to innovate and be successful. We have been working with these 4 Guiding Principles in mind as we build our ECM Product Strategy AND our Multi-Year Vision for ECM in IoD: Make content “active” by extending metadata and including it in business processes. Content and information is the lifeblood of an organization, but unfortunately for many companies it is just “there”, taking up storage. We want to help companies turn this information into “active” content by extending the metadata capabilities and involving the information in core business processes. A platform for Rapid Application Development and solution deployment for a fast customer ROI. It’s all about business agility. Taking advantage of SOA to support componentized application development. This enables companies to more rapidly deploy applications and business processes, and to get greater value out of the content. Create a document and process infrastructure for compliance and risk management solutions. This is a topic that is front of mind with companies today – ensuring compliance and mitigating risks. Centralizing the records control, embedding records management into the infrastructure and business processes, and enabling efficient and effective e-discovery of information will help companies achieve their compliance goals and help them reduce the costs and risks associated with litigation. Extend our catalog to embrace all content, including content that is “casually created, contributed to and consumed” in products like SharePoint and Quickr, across the enterprise. Collaboration and content reuse are also important for companies to maximize the value of their content. Embracing and extending SharePoint and Quickr will help companies in many ways, including reducing traffic (by sending links to content rather than attachments), retaining important information for archival, compliance and litigation purposes (by connecting to and storing information in a records-enabled ECM repository), and centralizing content for broader use and reuse throughout the organization. We want to enable enterprises to have access to any content, any media, any where, any time, and have the proper governance and controls in place for compliance and legal support. Uso desde Cualquier Aplicación Ayudar, colaborar e influir en la toma de decisiones, haciendo que la documentación sea una fuente de información fundamental 5 8 8

9 IBM ECM Visión de Producto
Contenido en Cualquier Repositorio Contenido Activo Regulación Completa Agilidad de Negocio Uso desde Cualquier Aplicación IBM ECM Visión de Producto 9 9

10 Gestión de Imágenes y Captura
Resumen: Las soluciones de IBM de Gestión de Imágenes permiten mejorar la eficacia en la captura documental y garantizan altos rendimientos de almacenamiento y recuperación Tendencias: Consolidación de las soluciones existentes Estandarización de los métodos de Captura y Registro Beneficios para el Usuario Reducir la complejidad y costes El reconocimiento de Formularios reduce las tareas de Captura Mejorar la TCO y la productividad consolidando las soluciones actuales Dotar a las soluciones de Gestión de Imágenes de funcionalidades de BPM y RM 10 10

11 Funcionalidades de Gestión Documental
Modelo de Metadatos Avanzado Gestión de Versiones Carpetas Gestión de Ciclos de Vida Búsquedas Publicación Gestión de Docs. De Archivo Eventos y Suscripciones Seguridad y Auditoría Federación de Contenidos Opciones Almacenamiento Aprobación de Documentos Interface Web Documentos Compuestos Caché de Contenidos Distribuida Streaming de Contenidos 11

12 IBM Content Manager OnDemand
Captura electrónica y presentación de listados, reduciendo los costes de impresión Ingesta e indexación de alto volumen Gestión de almacenamiento automatizada y optimizada Alta escalabilidad Interoperatividad entre plataformas

13 Basic Content Services
Overview: Manage the Authoring & Communication of Content Provide BCS at the source for Office & Users at the point that they Create, Read, Update, Delete or Communicate ( /Instant Message) the Content. Manage Content used in Collaboration Tools & Repositories Bring collaboration content stores under ECM control – Sweep & manage SharePoint & Quickr content stores Sweep Shared-drive ( File System) content into the ECM repository Extend Authoring & Collaboration with ECM Services for content now managed in the ECM: Business Process Management Intelligent Content Archiving Governance (Business Rules, RM, ILM) Discovery ( Content Search, Content Analytics) Content Classification Trends: Enterprise standardization of ECM Managing the Viral adoption of SharePoint for Shared-drive & Collaboration Customer Benefits: Manage viral deployment of ad-hoc collaboration Centrally manage enterprise content assets Extend with ECM services including: BPM and RM Basic Content Services Resumen: Herramienta básica para crear y comunicar contenidos Gestiona contenidos que existen actualmente en redes colaborativas y repositorios compartidos Extender las funcionalidades de creación y colaboración mediante servicios de ECM Tendencias: Estandarización a toda la organización de ECM Hacer frente a la adopción de herramientas colaborativas para fines que van más allá de su ámbito. Beneficios para el Usuario: Dar más solidez a funcionalidades desplegadas mediante herramientas colaborativas Gestionar la documentación crítica de forma centralizada y segura Extender servicios de ECM como BPM y RM 13 13

14 Con grupos de comandos de ECM
Integración con Office Ribbon Bar Con grupos de comandos de ECM 14

15 Integración con SharePoint 2007

16 Integración con Lotus Quickr

17 Better Decisions Faster
Procesos de Negocio con Soporte Documental Empleando los Contenidos más allá de los Repositorios Acción Cambio IBM FileNet P8 es #1 cuando el contenido es parte fundamental de los procesos y de las necesidades de refrendo legal Better Decisions Faster Carpetas / Gestión de Expedientes Contexto de los Procesos información Siempre-a-tiempo Contexto Regulado Colaboración en los Procesos Navegación Inteligente Lanzado por los Contenidos Simplifica los procesos Basado en Eventos y en Reglas de Negocio Extensible para cubrir las necesidades del Usuario Contenidos Soportados en Procesos Otros motores BPM Contenido Activo Otras Aplicaciones Procesos con Soporte Documental Servicios de Federación de Contenidos 17 17 17 17 17

18 El Ciclo de Vida del BPM BPM Definición Optimización Modelado
Análisis Simulación Despliegue Monitor Ejecución Source: Gartner, Feb. 2007 18

19 Business Activity Monitor
Familia FileNet P8 BPM 4.0 Process Analyzer Más de 20 informes Cubos OLAP con datos históricos Business Activity Monitor Ddashboard personalizable Visibilidad en tiempo real y gestión de rendimiento Business Process Framework Rapid application development eForms Formularios de Alta Fidelidad integrados Herramientas de Diseño Definición del Proceso y Control de Versiones Ejecución del Proceso Interoperabilidad con otros modeladores mediante XPDL Posibilidad de Simular Conector de Visio con BPMN Process Engine Ejecución y automatización de procesos muy escalable Seguridad Abierta Estándares Abiertos Conectividad con Rules Engines

20 Evento sobre contenido de CM Lanzamiento de un proceso
IBM ECM: Concepto de Contenido Activo Content Content Manager utilizará eventos que lanzan procesos basados en P8 BPM Se incluyen eventos como añadir contenidos, actualizarlos, borrarlos, etc. Evento sobre contenido de CM Automatically launch one or more P8 BPM processes when a configured type of content is added or updated within the CM8 system. Lanzamiento de un proceso 20 20

21 Reducir la Complejidad Operacional
FileNet Business Process Manager is keenly able to integrate with organizations’ existing enterprise architectures. The solution connects processes with applications that drive the business using Web Services and other standard integration methods. With BPM, Organizations can, in effect, treat processes as a service to support a larger Service Orientated Architecture (SOA) initiatives whereby the speed of development and development of new BPM applications is substantially improved. When we talk about integration, we’re really talking about Application Integration Here our focus is to make BPM a “Snap-In” to an existing customers environment. To do this we will continue to leverage and enhance Web Services to easily and cost effectively integration BPM with the applications that actually run and drive the business. This will also allow us to fit well into many of our Customers Service Oriented Architecture (SOA) strategies especially for those who now have initiatives to treat business processes as Web Service. We will continue to expand and enhance our support for Web Services(specifically WS-BPEL standard) to actually orchestrate business processes and associated work items, so we can manage processes end-to-end and that work can flow from our environment to other applications and Workflow environments – further leveraging existing investments and lowering the total cost of ownership (TCO) We will also expand our connectivity options to other rules engine environments – to not only include connectivity to ILOG, Fair Isaac, Corticon and Resolution but other BRE applications that customer already have in place or desire We also plan to leverage emerging Business Process Modeling Notation standards, such as BPMN to better leverage existing work customers have done in mapping-out/designing their business processes by integrating with such tools as Visio, CaseWise and Popkin. Reducir la Complejidad Operacional Process Web Services Applications Process Orchestration Conectar los Procesos con las Aplicaciones de Negocio Compartir las tareas entre diferentes plataformas Concentrarse en desarrollos simples y fáciles de desplegar Considerar los Procesos como Servicios

22 Archivado Inteligente
Regulación en entornos ECM Plataforma Integrada que Aborda todos los Aspectos Legales IBM ECM Records Management Archivado Inteligente Electronic Discovery IBM Classification Module SharePoint 22 22

23 Archivado Inteligente
¿Qué es? Una generación de productos que aborda la necesidad de retomar el control sobre los s, documentos, mensajería instantánea y otras formas de envío de información Beneficios: Mejorar la eficacia operativa y reducir costes Reducir riesgos legales Enlazar automáticamente los contenidos con los procesos de negocio Que el usuario siga utilizando con las herramientas a las que está acostumbrado (correo electrónico, explorador de archivos, etc) Archivado Inteligente IBM Classification Module Benefits Reduce Costs and Improve Operational Efficiency. servers and file shares require less storage and perform better Reduce Compliance Risk. Put uncontrolled content under control to comply with regulations and good business practices, and to facilitate eDiscovery. Improve Business Efficiency and Leverage Information by extracting, mining, organizing and analyzing knowledge buried in content Improve Business Efficiency by linking , documents, etc. to automated business processes Capabilities Extract content types and move / copy / delete / stub to a centralized controlled repository Single management platform for multiple content types – , files, documents, instant messaging, etc. Metadata is extracted and preserved, and available to ECM repository services End user experience is preserved Integrated to automated classification capabilities 23 23

24 Archivado Inteligente
This chart gives more detail on the “Symphony” architecture mentioned earlier. As you can see in this chart, there are 1) source connectors, 2) task connectors, and 3) target connectors. This architecture is already shipping today in P8 Manager and in P8 Records Crawler. For example, Manager has source connectors today to Microsoft Exchange, Lotus Domino and Novell Groupwise. It performs the task of archiving (which could be copy, move or stub the into its archive, for instance), and stores in IBM FileNet P8 as a target. Records Crawler has a source connector to file shares, performs archiving and stores content into P8. As we move forward, additional source, task and target connectors will be developed to make this architecture apply to archiving across the enterprise. As you can see in the gray box on the left, additional source connectors are currently being developed and more are planned. From a content source perspective, these connectors will be: Content source agnostic – meaning that it can connect to systems, file shares and even collaboration systems like SharePoint and Quickr to monitor and enforce archiving policies on these content sources Content type agnostic – it will be able to archive and manage any type of content, like documents, files, , XML, HTML, audio, video, etc. And be modular so that additional connectors can be added at any time Archivado Inteligente Conectores de Tareas Conectores a Repositorios Motor Conectores Fuente MENSAJERÍA / Microsoft Exchange Lotus Domino Novell GroupWise Mensajería Instantánea Contenido en PST y NSF IM y otros sistemas de Mensajería FILE SYSTEMS Microsoft File System Otros File Systems OTROS Microsoft SharePoint Panagon Image Services Panagon Content Services Soporte de IICE Cintas y Otros CUSTOM Mediante API TAREAS INTERNAS Copiar / Mover / Borrar Declaración de Records De-Duplicación Reglas de Clasificación TAREAS EXTERNAS Integración Directa con ICM Publicación / Encriptado Consulta a otros sistemas Reglas y Gestión de Políticas Otras tareas planificadas TAREAS CUSTOM Desarrollos de terceros NATIVOS IBM P8 CMv8 Panagon Image Services (Sólo mediante NTFS) Soporte del Conector IICE 24 24

25 Contenido No Organizado
Descubrimiento de Contenidos Cómo llegar a la Optimización y Visibilidad con la Gestión de Contenidos Contenido No Organizado Clasificación: Optimizar la Toma de Decisiones Agilizar las Operaciones automatizando la toma de decisiones Garantizar la Consistencia Los usuarios pueden dedicar más esfuerzo a tareas críticas Contenido Organizado en repositorios ECM Contenido Analizado con IBM Content Analyzer Content-Centric Business Intelligence . . . Records Management Content Analytics: Proporciona Visibilidad Donde aún no Existe Ayuda en decisiones estratégicas mediante el soporte documental Asegura que los documentos se clasifican en su lugar adecuado Doc Class: Marketing Repositorios ECM Existentes Doc Class: Legal Business Process Encontrar y Organizar con IBM Classification Module Documentos no Clasificados (o Perdidos) Doc Class: Financieros Unidades de Red Management At its essence, Content Discovery delivers the ability to leverage ECM content to optimize business decisions...starting with automating away the day-to-day decisions of how to organize, manage, and route content, and going further to provide unique new insight, derived from your content, to support your business decision-making processes. <CLICK>And as you can see in this chart, content discovery starts by helping you find and organize the content that’s out in your enterprise, even content that’s accumulated in your ECM systems but isn’t organized in a useful way for your current business priorities. Using classification, it helps put documents into the buckets, linking them to your current business structures, and ensuring you’re making the right decisions for records management, process optimization, even management. <CLICK>Classification does this organization automatically, after learning and training itself on your business’s unique content and requirements. Once deployed in your ECM environment, classification becomes a service that streamlines decision-making (like we saw in the demo where it automated decisions about records retention), improves consistency by taking fallible humans out of the loop, and frees knowledge workers to spend their time on more valuable decisions. <CLICK>Now, once your content is organized, the new IBM Content Analyzer helps you dig deep into it, providing visibility into trends, patterns, and anomalies that help you start leveraging your content as a driver for business optimization – not just a cost center to be managed. <CLICK>Content Analyzer delivers analyzed content, the ultimate endgame for the forward-looking enterprise where insight from content drives content-centric business intelligence that can predict trends, reveal new insights and opportunities, and ultimately drive better business outcomes. þ Auto Clasificar þ Extraer Metadatos þ Aprendizaje Adaptativo þ Proponer Taxonomías Content-based Solutions Basic Content Services Análisis Temporal Extracción de Tópicos Detección de Anomalías Análisis 2-D Análisis Tendencias Análisis de Distribución Doc Class: I+D 25 25

26 El Primer Paso: Automatizar las tareas diarias de Gestión Documental mediante IBM Classification Module ¿Qué es? Una herramienta que clasifica documentos y correos electrónicos de forma automática Beneficios Ahorra tiempo a los usuarios Mejora la eficacia y reduce riesgos Ayuda en la gestión de los “depósitos” digitales Funcionalidades Combina la clasificación textual con una aproximación basada en reglas mediante análisis estadístico El Aprendizaje Adaptativo garantiza que el sistema se integre con su forma de trabajar actual Se integra totalmente en la arquitectura IBM ECM IBM Classification Module Benefits Save users’ time. Automate mundane, content-sensitive decisions, regardless of ECM application. Improve Productivity and Reduce Risk. Execute consistent methods of organization and automate content-based decisions in BPM Handle Digital Landfills. Apply intelligent archive practices to unmanaged silos. Rapid ROI on Your ECM Investment. Accelerate adoption of ECM in your enterprise Auto Clasificar Extraer Metadatos Aprendizaje Adaptativo Proponer Taxonomías 26 26

27 IBM FileNet P8 Records Manager
Capacidad de gestionar tanto Records físicos como electrónicos Automatiza todo el ciclo de vida de gestión de los Records. Para ello utiliza eficazmente los procesos, eventos, reglas… para obligar, de manera transparente al usuario al cumplimiento de las políticas. Cuadros de Clasificación Jerárquicos, Declaración, Disposición, Holds, Seguridad… Incluye procesos para Proceso de Records físicos Procesos de Disposición Report Management Imaging Management & Archiving File System Management Document Management Records Manager3.7 Released in Dec 2006 DoD Certified—both Chapters 2 and 4 Performance improvements RM 4.0 Released in Jun 2007 FileNet P8 4.0 compatibility New platform support for Linux and HP-UX Itanium Performance Improvements JBoss support added in February 2008 refresh 160+ Customers More than 700,000 Seats Includes a Web application for records managers - Invisibly enforces consistent compliance and records management policy throughout an enterprise - Leverages the IBM FileNet P8 Content Management and Business Process Management capabilities Enables proof of compliance Ability to manage both electronic and physical records Ability to create a hierarchical file plan Customizable searches based on metadata (properties) for efficient retrieval Security to protect against spoliation Rule-based disposition scheduling Workflows to automate work and provide accountability Automatic declaration that is reliable, saves time, and presents no extra work for end-users Records Management Search & Discovery Prove Compliance

28 Ventajas de IBM FileNet P8 Records Manager
Business User Disposition System or Line of Business System Administración de Records Gestiona las políticas, las reglas y la organización del File Plan Eventos para disparar los procesos de retención y de “hold” Flujos de trabajo para gestionar el almacenamiento, la destrucción y la disposición de los records. Reduce los costes de operación y legales mientras obliga al cumplimiento de las po9líticas de forma transparente.. Automatización de tareas, eliminación de errores, incremento de la productividad. Los responsables de los records se pueden dedicar a tareas de mayor valor añadido. Captura de Records Flujos de trabajo y eventos para identificar y capturar programáticamente los records generados por los sistemas y usuarios de negocio. Reglas y metadatos para aplicar las políticas a los records de forma automática. Captura de información y datos generados por los procesos. Reduce riesgos y obliga al cumplimiento de las políticas de forma invisible. Elimina errores humanos e incrementa la productividad. File Plan Policy Management FileNet Records Manager

29 eDiscovery IBM ECM Electronic Discovery Las soluciones de IBM en el área de eDiscovery se agrupan en dos áreas: Almacenamiento Regulado Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo Herramientas Específicas Search (EMS) permite buscar, gestionar, retener y exportar correos electrónicos IBM ECM trabaja en añadir más funcionalidades en este área Ampliar la capacidades de EMS Herramientas de Análisis de Contenidos para ayudar en los procesos de revisión What is it? Tools to assist with the legal process of identification, preserving, collecting, processing and review of information Benefits Reduce Risk associated with legal discovery and related matters Reduce Cost of repeated and costly manual processes for responding to legal discovery requests Reduce Risk due to improper handling of Electronically Storied Information (ESI) which can lead to inadmissibility in court (spoliation) Capabilities Take ESI under control with Intelligent Content Archiving Manage in a secure, audited repository leveraging ECM repository services, RM and BPM CommonStore Search offering provides ability to search, manage, hold and export archived Content Analytics can be used to improve the review process 29 29

30 Estrategia de IBM para Enterprise Content Compliance & Discovery
Records Management & Federation Business Process Management Estrategia de IBM para Enterprise Content Compliance & Discovery eDiscovery Management & Analysis Content Collection & Archiving Content Compliance Lifecycle Plataforma ECM Infraestructura de Información

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