Organización de Archivos y Manejo de Correspondencia

Presentación del tema: "Organización de Archivos y Manejo de Correspondencia"— Transcripción de la presentación:

1 Organización de Archivos y Manejo de Correspondencia
BibloRed – Fundalectura Concesión 159

2 Temas a tratar: 1 . Introducción – Normatividad 1.1 Manejo de Correspondencia 1.2 Formatos Control Comunicaciones Interna y Externa 2. Organización de Archivos : 2.1 Clasificación 2.2 Ordenación 2.3 Descripción y Almacenamiento

3 ¿ Que normas debe tener en cuenta BibloRed…?
NORMATIVA ARCHIVÍSTICA NACIONAL Acuerdo 42 de AGN. ( Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.) ARCHIVOS DE ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS Obligación de conformar archivos en entidades vigiladas por el Estado. Las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo vigilancia del Estado deberán contar con archivo institucional creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos, y las normas que regulen a cada sector así como las establecidas en la ley 594 de 2000. Fuente: Sitio Web;   Decreto 2578 de 2012, Ministerio de Cultura, Capitulo 3, Articulo 6 y Parágrafo 2, Archivos de Entidades Privadas que cumplen funciones públicas.

4 NORMATIVAD ARCHIVÍSTICA
Ley 594 de Ley General de Archivos Acuerdo 060 de ´´ Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las Entidades Públicas y las Privadas que cumplen Funciones Públicas. Decreto 173 de ´´ Normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital´´ Decreto 2609 de ´´ Se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para las Entidades del Estado´´ Decreto 2578 de ´´ Se dictan otras disposiciones relativas a la administración de archivos del Estado´´ Ley de Transparencia 1712 de ´´ Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional´´ Fuente: Sitio Web:

5 Manejo de la Correspondencia Interna y Externa ( Enviada y Recibida)
Para los tipos de Comunicaciones Interna y Externa se manejará un original y una copia, los cuales deben tener: nombre claro, fecha, hora y sello de recibido, quedando una copia en el archivo de gestión en cada área de Nivel Central y Bibliotecas de la Red. Una vez radicados los documentos , se recomienda digitalizarlos en formato PDF para archivarlos y conservarlos en carpetas electrónicas asignadas en el Gestor de archivos Alfresco, con el fin de incentivar la consulta digital en BibloRed. Así mismo, hacer el respectivo seguimiento y control al tramite de las comunicaciones.

6 Formatos Control de Correspondencia Interna y Externa

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8 Definiciones Ítems – Formato Control de Comunicaciones Internas
Fecha: Diligenciar fecha de radicación del documento Numero Consecutivo de Radicación: Número que se asigna a las comunicaciones, para su respectivo tramite, seguimiento y control. Nombre de la Persona o Entidad Remitente: Registrar los datos de la persona o entidad que remite la comunicación o documento a nivel interno de BibloRed. Área, Persona o Biblioteca Destinataria: Registrar los datos del área de nivel central o funcionario encargado a quien va dirigida la comunicación o documento; así mismo en el caso de las Bibliotecas. Asunto: Diligenciar el asunto a tratar según el tipo de comunicación ( Interna o Externa) Folios: Diligenciar el numero de folios que conlleva cada comunicación. Anexos: Diligenciar si el documento contiene algún anexo ( CD, Fotos, planos, documentos, etc.) Observaciones: Diligenciar alguna observación o comentarios sobre el documento radicado. Nombre del Funcionario responsable del tramite: Aplica únicamente cuando se reciban PQRS,( Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes) diligenciar el nombre del funcionario, área o Biblioteca, a quien va dirigida. Tiempo de Respuesta: Diligenciar ´´SI´´ cuando se radiquen PQRS de acuerdo a los tiempos que otorga la Ley, e informar al Área de Contratación de BibloRed.

9 Definiciones Ítems – Formato Control de Comunicaciones Externas
Fecha: Diligenciar fecha de radicación del documento Numero Consecutivo de Radicación: Número que se asigna a la comunicación, para su respectivo tramite, seguimiento y control. Nombre de la Persona o Entidad Destinataria: Registrar los datos de la persona o entidad destinataria a quien va dirigida la comunicación o documento. Área, Persona o Biblioteca Remitente: Registrar los datos del área de nivel central o funcionario encargado que remite la comunicación o documento; así mismo en el caso de las Bibliotecas. Asunto: Diligenciar el asunto a tratar según el tipo de comunicación ( Interna o Externa) Folios: Diligenciar el numero de folios que conlleva cada comunicación. Anexos: Diligenciar si el documento contiene algún anexo ( CD, Fotos, planos, documentos, etc.) Observaciones: Diligenciar alguna observación o comentarios sobre el documento radicado. Nombre del Funcionario responsable del tramite: Aplica únicamente cuando se reciban PQRS,( Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes) diligenciar el nombre del funcionario, área o Biblioteca, a quien va dirigida. Tiempo de Respuesta: Diligenciar ´´SI´´ cuando se radiquen PQRS de acuerdo a los tiempos que otorga la Ley, e informar al Área de Contratación de BibloRed

10 Organización de Archivos Físicos BibloRed Concesión 159
La organización de los archivos de gestión de la concesión BibloRed – Fundalectura, deberá aplicarse en todas las Áreas Administrativas, Misionales y Bibliotecas de la Red, de acuerdo a los siguientes pasos

11 Clasificación Documental
En la Red Distrital de Bibliotecas Públicas, la documentación se clasifica por temas o asuntos los cuales se identifican como documentos misionales o documentos de gestión administrativa y financiera por el operador de la concesión. Documentación Misional Corresponde a los documentos producidos por las Áreas Misionales, y Bibliotecas de la Red, en la ejecución de programas, servicios y actividades que identifiquen la misiónalidad de BibloRed. Ejemplos: Informes, Actas de Comité, Planes, Programas, Proyectos, Registros fotográficos, y demás documentos que evidencien el carácter misional de BibloRed.

12 Documentación de Gestión Administrativa y Financiera
Corresponde a los documentos producidos por las Áreas de apoyo de la Subgerencia Administrativa y Financiera y bibliotecas de la Red, en la ejecución de actividades de apoyo administrativo, financiero ,contractual y gestión de talento humano. Lo anterior se entregará a la Fundalectura ,como evidencia de su gestión y administración en la concesión 159 de Ejemplos: contratos, hojas de vida, historias laborales, derechos de petición, documentos de apoyo, recaudos de multas, copias de comunicaciones internas y externas, presupuesto, comprobantes de egreso, documentación financiera y contable

13 Ordenación Documental
La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. Existen diferentes clases de ordenación, las cuales se aplicarán de acuerdo a la necesidad de las áreas y bibliotecas de la Red: • Ordenación alfabética • Ordenación onomástica (nombres) • Ordenación toponímica o alfabético – geográfica • Ordenación temática (tema o asunto)

14 Foliación de Documentos
Numerar cada documento iniciando con el número 1 y finalizando (máximo) en 200: • El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, corresponde a la fecha más antigua. Foliar todos y cada uno de los documentos utilizando lápiz mina negra HB o B. • Escribir el número en la parte superior derecha de la cara recta de cada hoja del documento. Numerar de manera legible y sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar información. • Numerar en forma consecutiva sin omitir o repetir números. Si el expediente se encuentra repartido en más de una carpeta, la foliación se realizará de forma tal que la segunda será continuación de la primera.

15 Descripción Documental
Se aplica el formato único de inventario documental en donde se registra el ingreso de información correspondiente a la documentación misional y de gestión administrativa y financiera. Lo anterior se realiza en hojas de cálculo Excel por aparte, en donde se puede consultar la información producida por las áreas y bibliotecas de la Red. En la intranet podrás encontrar el formato y el instructivo para diligenciarlo

16 Formato Único de Inventario Documental - FUID

17 Rotulo Marcación Carpetas de Archivo

18 Rotulo Marcación Cajas de Archivo X200

19 Descripción Marcación de Carpetas de Archivo
Fondo: Red Distrital de Bibliotecas Públicas de Bogotá – Concesión 159 – Fundalectura. Sección: para las Áreas misionales y Bibliotecas: Gerencia Operativa. Para las Areas de apoyo: Financiera, Contractual, Talento Humano, Plantas Fisicas, Gestión Tic´s, Gestión Documental se escribe Subgerencia Administrativa y Financiera. Para otras Áreas como: Divulgación, Biblioteca Digital, Espacios No Convencionales, se escribe Gerencia Operativa. Subsección: se debe escribir: Biblioteca, línea misional y/o apoyo de Nivel Central.

20 Serie: escribir tema o asunto del expediente
Serie: escribir tema o asunto del expediente. Ejemplo: Contratos, Informes, Actas. Subserie: no aplica por el momento (hasta definir las Tablas de Retención Documental). No. de expediente: escribir la numeración consecutiva: expediente No. 1, 2, 3 etc. No. de Folios: total de folios del expediente: 1 al 200, 201 al 400. Aplica en caso de que sean folios de varios tomos de un mismo tema o asunto. Si únicamente los folios corresponden a un expediente, se escribe el total de folios de ese único expediente: 100 folios. Fechas extremas: fecha inicial y final: del , al Número de caja: escribir en orden consecutivo la numeración correspondiente: caja No.1, 2, 3, etc. Número de carpeta: de acuerdo al número de carpetas que salgan de un mismo tema o asunto, en dado caso: 1 de 1, o 1 de 3, 2 de 3, etc. Número de transferencia: escribir No. 1 Biblored, para las cajas de documentación misional que se trasladarán al archivo central de la Red. Para la documentación de gestión administrativa y financiera, se escribe: No. 1 Fundalectura, la cual se trasladará al archivo central de esta Fundación -.

21 Descripción Marcación de Cajas de Archivo
Fondo: Red Distrital de Bibliotecas Públicas de Bogotá – Concesión 159 – Fundalectura Sección: para las Áreas misionales y Bibliotecas: Gerencia Operativa. Para las Áreas de apoyo: Financiera, Contractual, Talento Humano, Plantas Fisicas, Gestión Tic´s, Gestión Documental se escribe Subgerencia Administrativa y Financiera. Para otras Áreas como: Divulgación, Biblioteca Digital, Espacios No Convencionales, se escribe Gerencia Operativa. Subsección: se debe escribir: Biblioteca, Área misional y/o apoyo de Nivel Central. Serie: escribir tema o asunto del expediente. Ejemplo: Contratos, Informes, Actas. Subserie: no aplica por el momento (hasta definir las Tablas de Retención Documental). No. de carpetas: cantidad que se encuentra al interior de la caja: 1, 5, 10, etc. Fechas extremas: fecha inicial y final: del , al Número de caja: escribir en orden consecutivo la numeración correspondiente: caja No.1, 2, 3, etc. Uso exclusivo para el archivo central: estos últimos campos que se encuentran en los rótulos para carpeta y caja, los diligencia únicamente el área de archivo de BibloRed, para garantizar el control y administración de los archivos, de acuerdo a su ciclo vital. (archivo de gestión, central e histórico)

22 Almacenamiento Físico de Archivos
Los expedientes de archivo, deben almacenarse de izquierda a derecha, máximo 5 carpetas , minino 4 , en cajas de Archivo X200, con un tope máximo de 200 folios por carpeta. Las Bibliotecas y Áreas de Nivel Central, deben garantizar el almacenamiento y custodia de los archivos, mediante el uso de estantería, archivadores o muebles metálicos, con el fin de optimizar los espacios para su respectiva consulta.