PRESUPUESTO Y PLAN DE COMPRAS.

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1 PRESUPUESTO Y PLAN DE COMPRAS

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18 ¿Qué es una Orden de Compra? Una orden de compra o pedido de compra, es un documento financiero que acredita una negociación entre proveedor (empresa) y cliente. Este documento acredita la relación comercial entre ambas partes.documento En dicho documento consta el interés de compra por un producto o servicio y compromete al cliente a pagar el precio correspondiente. Para que la orden de compra tenga validez es necesario que su estructura sea clara y contenga una información específica.

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20 ORDEN DE COMPRA #0001 Proveedor: Empresa Maderera de Macondo. Domicilio: Av. Independencia, 1903. Macondo, Colombia. Teléfono: 4560-3277 Atención: Sr. Gabriel García Descripción de la compra: Mesas de madera en forma de mariposa. Cantidad: 100 unidades. Precio unitario: 300 sol. Precio total: 30, 000 sol(+IGV 18%). Total a pagar: 35, 400. Tiempo de entrega: 30 días. Autorizado por: Pedro Páramo Tienda de Muebles de Comala [firma y fecha de emisión] Fuente: https://www.ejemplos.co/orden-de-compra/#ixzz5vmiwPdpB

21 ¿Cuándo se usa una Orden de Compra? En la orden de compra se suele especificar el precio, términos de pago, fecha de entrega, cantidad, entre otros campos que veremos más adelante. Es posible que, algunos clientes que quieren hacer un gran pedido, te pidan primero un presupuesto donde les informes del coste final de tus servicios o venta de tus productos. La orden de compra se emite por duplicado, de este modo el comprador y el proveedor tiene una copia del documento.

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23 ¿Cuándo se usa una Orden de Compra? La orden de compra se utiliza cuando un cliente quiere formalizar, a través de un documento, el interés por un producto/servicio. La orden de compra también se utiliza como prueba física cuando surgen dudas con alguna compra. El detalle de la orden de compra mostrará las intenciones del comprador perfectamente claras y por escrito (respaldo). Una orden mal entregada sería muy fácil de identificar, cuando fue el resultado de una orden de compra.

24 Las partes de la orden de compra son las siguientes: Datos de contacto y dirección de la empresa que emite la orden de compra. Se trata del comprador que solicita la mercancía. Datos de contacto y dirección del proveedor que entregará la mercancía. Lugar y fecha de emisión del pedido. Términos de entrega del pedido. Se estipula cuándo y cómo el cliente recibirá los productos. Términos de pago. Se estipula el modo de pago, si será por transferencia bancaria, cheque u otro.cheque Cantidad de productos demandados. Nombre y descripción de los productos que se compran. Precio por unidad de cada tipo de producto incluido en la orden de compra. Coste de envío o derivados. Coste total del pedido. Firma autorizada.

25 La facilidad que la orden de compra puede generar es una de las razones de su popularidad. También pueden ser completadas en un tiempo tranquilo, y no en medio de un tiempo caótico. Por lo tanto, habrá menos errores y ganancia de eficiencia. Por tanto, este método de compra provee un ahorro de tiempo, reduce márgenes de error y aumenta la eficiencia. Cuando se ha efectuado la compra la orden de compra puede convertirse en una factura.factura ¿Cuándo se usa una Orden de Compra?

26 ¿Quiénes usan Orden de Compra? La orden de compra es utilizada por los clientes en general, para mostrar interés real en algún producto o servicio y comunicárselo así a su proveedor/vendedor. ¿Para quién se usa la Orden de Compra? Se utiliza para informar a los proveedores/vendedores del interés de compra por parte de los clientes y que así ocurra la negociación. Una vez aceptada la orden de compra por parte del proveedor/vendedor, se procede a la entrega del producto o servicio. El proveedor puede aceptar o rechazar la orden de compra, justificando el motivo del rechazo. El rechazo de una orden de compra puede tener sanciones por parte del comprador, como por ejemplo el cobro de la boleta de seriedad de ofertas.

27 Ejemplo de uso o proceso de emisión de una Orden de Compra El proceso para la emisión de una orden de compra se puede apreciar en los siguientes pasos: Como cliente/comprador, decides adquirir un producto o servicio necesario para tu empresa. Emites la orden de compra con los datos del encargo, y que incluya los datos mencionados en el punto anterior. Una vez completados todos los requerimientos, la envías al proveedor. Como proveedor, recibes la orden de compra con el pedido. Si puedes asumirlo, respondes a tu cliente, aceptando el encargo. En caso contrario, debes informar a tu cliente, y cancelar la orden de compra. Una vez has aceptado la orden de compra que te han enviado, tú y/o tu personal, preparará el pedido para ser enviado en los plazos establecidos en el documento.

28  Si es un producto, en el paquete o lote que te haya solicitado el cliente, debe constar el número que aparece en la orden de compra, para que tu cliente pueda comprobar que ha recibido lo que te había solicitado.  Cuando hayas servido el encargo a tu cliente, ya le podrás emitir la factura, también con el número de orden de compra.  Finalmente, el comprador te abonará el precio marcado en la orden de pedido y también reflejado en la factura que le has enviado. Ejemplo de uso o proceso de emisión de una Orden de Compra

29 tipo de órdenes de compra Orden de compra abierta La orden de compra abierta hace referencia al tipo de compra que se realiza. En este caso quiere decir que no hay marcados unos requisitos legales en la compra-venta de productos. Las condiciones de ventas, así como el precio, viene fijado por el proveedor de la mercancía. El precio lo establece el proveedor en función de la oferta y la demanda y la política de precios que haya establecido para su negocio.política de precios La orden de compra emitida tiene validez hasta que el propio emisor la cancela. El comprador puede cancelar la orden de compra por diferentes razones, entre ellas que el precio de la mercancía haya variado desde que se inició la relación mercantil hasta la fecha.

30 En el día a día, los contables o autónomos utilizan la orden de compra abierta de manera general. La nota de compra debe tener un contenido mínimo para que sirva como solicitud de compra, en este artículo puedes ver las partes de la orden de compra.partes de la orden de compra Pero lo mejor es contar con una plantilla de órdenes de compra para no tener que estar pensando si la hemos emitido correctamente.plantilla de órdenes de compra

31 tipo de órdenes de compra Orden de compra concertada La orden de compra concertada hace referencia al tipo de compra concertada. Esto quiere decir que los precios no están fijados por la oferta y la demanda sino por un convenio o tratado. Esto sucede en algún tipo de empresa que tiene los precios regulados. Este tipo de orden de compra no se utiliza casi nunca, ya que esta situación no suele producirse a nivel general.

32 Cuál es el objetivo de la orden de compra La orden de compra o nota de pedido se utiliza para solicitar un pedido de compra a un proveedor. orden de compra Se trata de un documento financiero que se utiliza para confirmar una futura compra.documento financiero En inglés se conoce como PO (Purchase order) y cada vez más se está extendiendo ese término. El comprador se compromete a pagar al vendedor por la adquisición de un bien o servicio. Por este motivo la orden de compra acredita un vínculo entre el proveedor y el comprador. No tiene la validez legal de una factura, pero en algunos países sí es vinculante.validez legal de una factura,

33 Por qué emitir una orden de compra Se trata de un documento donde se detalla todas las cantidades y precio del producto que se va a comprar, así como la condición de venta del mismo. Por este motivo podemos decir que la nota de pedido es una solicitud escrita de los productos que se desean comprar. La orden de compra debe tener un contenido mínimo para poder emitirla, Todos los motivos por los que es aconsejable emitir órdenes de compra: Permite llevar un correcto control y registro del inventario si la compra es a gran volumen. El comprador que emite la orden de compra puede realizar una planificación exacta de los costes que va a tener. Al proveedor le otorga seguridad, los costes de sus productos están estipulados y sabe cuándo va a cobrar. Se establece los requisitos de entrega, para ambas partes ayuda a planificarse. El proveedor puede planificarse mejor y enviar la mercancía de manera más rápida porque ya contará con el stock necesario. Si la orden de compra la emite una gran empresa el proveedor puede utilizarla el proveedor como línea de crédito.

34 Cuándo emitir una orden de compra Cuando la empresa quiere comprar mercancías deberá emitir una orden de compra para que el proveedor autorice el envío de las mismas. Cuando se ha efectuado la compra la orden de compra puede convertirse en una factura.factura La orden de compra se utiliza para simplificar el proceso de compra entre proveedor y comprador. La desventaja de emitir órdenes de compra es que se incrementa la cantidad de documentos que debemos completar para realizar una transacción mercantil, para que esto no suceda es recomendable utilizar plantillas ya predefinidas.plantillas El comprador emite la orden de compra cuando desea adquirir ciertos productos, para facilitar esta emisión se recomienda la utilización de plantillas de órdenes de compra, de este modo el contenido del documento ya está predefinido. plantillas de órdenes de compra ¡Ahora ya sabes cuándo emitir órdenes de compra! Es un documento muy útil en la gestión empresarial.

35 ¿Las órdenes de compra son un contrato? La orden de compra es un documento financiero que se utiliza entre comprador y vendedor para solicitar mercancías.documento financiero Se trata de una solicitud de productos o servicios. La orden de compra es un documento acreditativo que emite el comprador al proveedor para solicitar mercancía. Cuando el proveedor lo recibe puede aceptarlo o denegarlo.orden de compra Si el proveedor acepta la orden de compra se compromete a proporcionar los productos que el cliente le está pidiendo. Por este motivo se puede considerar que la orden de compra es un contrato. ¿Se considera la orden de compra un contrato? Entre las partes de la orden de compra figura la firma del documento.partes de la orden de compra Cuando el documento es firmado por ambas partes queda constancia del compromiso comercial que existe.

36 Cómo emitir una orden de compra Cuando una empresa quiere comprar mercancías a otra (proveedor) es necesario solicitar la mercancía mediante una orden de compra. La orden de compra o pedido de compra es un documento financiero que acredita la relación comercial entre la empresa y el proveedor.documento financiero La orden de compra no es vinculante como las facturas pero si acredita la transacción.orden de compra ¡Descubre cómo y cuándo hacer una orden de compra!

37 Cómo emitir una orden de compra Proceso de emisión de la orden de compra Cuando se emite una orden de compra intervienen dos sujetos, el comprador y el vendedor de mercancía. Para que se emita el pedido de compra, además se debe darse la necesidad de comprar bienes o servicios.

38 Cómo emitir una orden de compra Este es el proceso para emitir órdedes de compra: 1.El cliente o comprador necesita comprar productos para la empresa. 2.Decide qué productos va a comprar y por qué precio (previamente el proveedor le ha informado de su oferta). 3.Emite la orden de compra con toda la información del pedido. Para emitir la orden de compra es recomendable utilizar plantillas específicas que ayudan a ahorrar tiempo en la gestión empresarial.plantillas 4.La nota de compra se emite por duplicado, de este modo ambas partes tienen constancia del pedido. La orden de compra se emite actualmente de manera digital por lo que este apartado es más sencillo.

39 4.El proveedor recibe la orden de compra y si puede servirlo comienza a preparar el pedido de la compra realizada. Si el proveedor no puede asumir el trabajo tendrá que comunicárselo al comprador. 5.Una vez el proveedor acepta la orden de compra debe preparar el pedido y entregarlo en la fecha marcada. Se trata de un documento que acredita la relación comercial, es una solicitud de compra. 6.El número de la orden de compra tendrá que aparecer en el pedido. De este modo el comprador puede establecer la relación entre lo solicitado y lo recibido. 7.Una vez el cliente recibe el pedido emitirá un albarán o pedido de entrega. De este modo contará que ha recibido correctamente el pedido. albarán 8.Por último el proveedor emitirá la factura de la compra.factura Una vez se ha concluido este proceso de compra significa que el pedido se ha solicitado y entregado de manera satisfactoria. Cómo emitir una orden de compra

40 Proceso de compras de una empresa El procedimiento de compras en la empresa es vital para la misma.compras en la empresa En la mayoría de las compañías es el departamento comercial quién se encarga del suministro para el correcto funcionamiento del negocio. Pero además, representa el 50% del valor del producto que se vende. Esto dependerá del tipo de empresa en cuestión.tipo de empresa Teniendo en cuenta esto, no es difícil de supones que entre un 20 y un 30% de los beneficios de una empresa se debe a los ahorros generados en el departamento de compras de nuestra empresa. Con una buena gestión comercial se puede ahorrar cerca de un 2%, además de aumentar los beneficios de la empresa y condicionar el resultado final de nuestro producto.gestión comercial

41 Fases del procedimiento de compras Veamos a continuación en cuál es el procedimiento de compras de una empresa. En concreto las tareas a realizar son: Previsión de las necesidades de materiales Planificación del suministro con tiempo suficiente. Adquisición de dichos materiales. Se asegura de que se reciben los productos solicitados en la cantidad y en el tiempo acordado y que lleguen en perfecto estado. Gestión administrativa del suministro. Esto es se encarga de los pagos.

42 Fases del procedimiento de compras Todas estas tareas se realizan siguiendo un procedimiento de compras de una empresa. Este último podemos dividirlo en: Operaciones previas a la compra: previsión de necesidades, determinar la cantidad a adquirir así como la modalidad de aprovisionamiento. La compra: Cuando adquirimos los materiales. Operaciones posteriores a la adquisición: Esto es la recepción de productos, aceptación de las facturas, y en algunas ocasiones deberán hacer las reclamaciones por defectos en los materiales o por llegar en malas condiciones). Operaciones paralelas a la compra: Gestionar el stock, captar nuevos proveedores, recuperar materiales sobrantes o en desuso, etc.

43 Fases del procedimiento de compras Hemos mencionado las distintas operaciones, pero no el cómo funcionan las compras de una empresa. Estas a su vez están compuestas por subprocesos. Estos son los siguientes: Analizar los precios que nos dan los proveedores, solicitar el presupuesto y decidir cuál escoger en función de las necesidades detectadas en las operaciones previas a las compras.proveedores Planificación de las compras. Esto consiste en analizar las necesidades que han de cubrirse y con qué productos. Identificar los proveedores más adecuados en función de la política de precios y la calidad de la mercancía.política de precios Especificar las características a los proveedores que necesitamos que cumplan nuestros suministros. Seleccionar los proveedores, tras buscar e investigar quiénes podrían abastecernos. Evaluación de los proveedores. Una vez que reunimos los posibles candidatos realizar una selección en función de los criterios de calidad, precios y plazos de entrega. Establecer cómo se va a realizar el pago de los suministros solicitados. Si el abono se realizará a corto o a largo plazo.

44 Fases del procedimiento de compras Asimismo, se establecerá un plazo de entrega o de devolución del producto en base a las políticas de calidad que hayamos establecido.políticas de calidad Negociar los precios. Uno de procesos dentro de cómo funcionan las compras de una empresa es la negociación de precios. Consiste en obtener el mejor precio con el proveedor, dicho de otra forma, ver si el proveedor nos puede hacer algún tipo de descuento. Generación de la compra. Cuando ya tenemos establecido qué necesitamos, cuánta cantidad y a quién se lo vamos a pedir y por cuánto, ya solo queda realizar la compra. Esto significa que el departamento de compras es el encargado de emitir las órdenes de compra. Realización de contratos de suministro. A veces el suministro está ligado a un contrato por el plazo de meses o años, en el que podemos conseguir un mejor precio. Otras veces es porque se trata de arrendamientos o compras de bienes muebles y están sujetos por ley por lo que es necesario llevar a cabo un contrato.