Universidad Nacional Autónoma de México Facultad de Ingeniería Integración de equipos de trabajo, trabajo en equipo y manejo de juntas de trabajo M. en.

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1 Universidad Nacional Autónoma de México Facultad de Ingeniería Integración de equipos de trabajo, trabajo en equipo y manejo de juntas de trabajo M. en C. Gerardo Ferrando Bravo

2 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Contenido Equipos de trabajo Integración de equipos de trabajo El trabajo en equipo, una disciplina que se puede aprender Equipos de alto rendimiento Desarrollo del talento colectivo Manejo de juntas de trabajo

3 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Equipos de trabajo

4 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Equipos de trabajo Equipo: Conjunto de personas que se necesitan mutuamente para actuar, implica el aprovechamiento del talento colectivo producido por cada individuo en su interacción con los demás Grupo: Conjunto de personas sin considerar la tarea para la que han formado un conjunto

5 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Equipos de trabajo Requisito para que un grupo se convierta en un equipo Los miembros reconocen que se necesitan unos a otros y que sin colaboración es improbable llevar a cabo los objetivos previstos. A esto se le llama sentido de interdependencia Tiene una identidad propia que lo define y le da la coherencia que lo identifica como equipo Tiene una interacción entre sus miembros. La interdependencia se materializa por medio de la interacción y ésta genera una identidad común que es el motor del equipo Cada uno de sus miembros debe desempeñar un rol que le complemente con el resto del equipo y para determinar el resultado final por la interdependencia existente

6 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Equipos de trabajo Definición de equipos de trabajo Unidades compuestas por varias personas organizadas para realizar una determinada tarea, relacionadas entre sí, interactúan dentro del mismo equipo, reconocen que se necesitan unas a otras, tienen identidad propia como equipo y los roles de sus miembros se complementan

7 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Integración de equipos de trabajo

8 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Integración de equipos de trabajo Asignación de cargos según las habilidades individuales El directivo le debe a su organización el aprovechamiento de la fuerza individual de cada uno de sus subalternos Los puestos se cubren basándose en lo que cada persona es capaz de realizar o, dicho de otra manera, en su fuerza individual. Al cubrir los cargos se exige competencia en una sola área importante y no en una actividad dispersa en todos los sectores Al buscar un buen rendimiento y no sometimiento, los directivos escogen a las personas por su capacidad y no por sus gustos y antipatías personales

9 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Integración de equipos de trabajo Normas para seleccionar a las personas adecuadas de acuerdo con las necesidades del puesto Asegurarse que la tarea esté bien delimitada Promueva que cada cargo sea importante y exigente e implique un desafío a las energías de cada persona Considere que para activar las fuerzas hay que tolerar los defectos. Descubra qué puede realizar una persona, antes de asignarla a un cargo Designar pensando en las cualidades y no en las limitaciones

10 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Integración de equipos de trabajo Trabajador efectivo ¿Qué aporte requiere, de mi parte, para poder realizar? Habilitar al jefe para que haga lo que tiene que hacer, brindándole los productos del trabajo encomendado, contribuye a convertirlo en una persona eficaz y al subalterno en un colaborador eficiente El ejecutivo eficiente saca provecho de lo que es capáz de hacer, sigue adelante y realiza, mientras los demás se lamentan por no hacer nada El ejecutivo eficiente se considera a sí mismo y considera a los demás como oportunidades

11 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo El trabajo en equipo, una disciplina que se puede aprender

12 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo El trabajo en equipo, una disciplina que se puede aprender El trabajo en equipo y la habilidad individual para trabajar en grupo, son factores decisivos para la creciente competitividad de las empresas La conformación de equipos de trabajo facilita el hallazgo de soluciones y la generación de planes de acción que difícilmente puedan surgir del trabajo individual Si pudieran establecerse indicadores para medir el grado de efectividad de un equipo de trabajo, uno de los que recibiría mayor ponderación sería el conflicto de ideas

13 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo El trabajo en equipo, una disciplina que se puede aprender Los equipos deben aprender a explotar el trabajo de todos sus miembros con la finalidad de lograr resultados más agudos e inteligentes que los de un individuo El cociente intelectual del equipo es potencialmente superior al de los individuos En este contexto cobra sentido cada uno de los dos momentos del aprendizaje en equipo : el diálogo y la discusión La relación de un verdadero equipo requiere un pacto que descansa sobre un compromiso compartido con ideas, problemas, valores, metas y procesos de administración

14 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo El trabajo en equipo, una disciplina que se puede aprender Estimulos y motivaciones Son las dos grandes alas de todo trabajo en equipo Estimular es excitar, incitar, mover con viveza a la realización de algo; acelerar una actividad, operación o función Las motivaciones de los miembros de un equipo son similares a las individuales: el deseo de seguridad, el de una oportunidad (económica) y el reconocimiento de los méritos propios

15 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo El trabajo en equipo, una disciplina que se puede aprender Sinergia Es el concepto básico del trabajo en equipo Este fenómeno permite la mayor unión de fuerzas en la solución de cada problema. Por lo tanto, es la suma de energías individuales que se multiplican progresivamente, reflejándose sobre la totalidad del grupo

16 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo El trabajo en equipo, una disciplina que se puede aprender Sinergia Mientras que en el diálogo ocurre la presentación de todos los puntos de vista posibles y la búsqueda de un punto de vista nuevo y compartido, la discusión conlleva la defensa de perspectivas particulares El diálogo y la discusión convergen y fluyen de uno a otro a través de un movimiento continuo en la vida de un equipo Un equipo efectivo debe desarrollar la capacidad de analizar no sólo lo que ocurre "afuera", en el ámbito de los negocios, sino también "adentro" del propio grupo

17 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Equipos de alto rendimiento

18 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Equipos de alto rendimiento Las organizaciones utilizan equipos de alto rendimiento para desarrollar las actividades y resolver problemas Los grandes grupos de gente por lo general no pueden desarrollar la cohesión y compromiso, ni la responsabilidad mutua necesarios para lograr un alto desempeño

19 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Equipos de alto rendimiento Experiencia técnica Habilidades Capacidades E A R

20 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Equipos de alto rendimiento Características de los equipos efectivos Metas claras. Alientan a los individuos a cambiar la dirección de sus preocupaciones personales por las metas del grupo y se comprometen con ellas Habilidades pertinentes. Los miembros tienen los conocimientos y las habilidades técnicas necesarios para lograr las metas deseadas y las características personales requeridas para alcanzar la excelencia Confianza mutua entre sus miembros. Creen en la integridad, carácter y capacidad de cada integrante

21 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Equipos de alto rendimiento Características de los equipos efectivos Compromiso unificado. Los miembros muestran lealtad y gran dedicación y hacen todo lo necesario para que su equipo salga adelante Buena comunicación. Los miembros son capaces de transmitir mensajes entre ellos en forma rápida y comprensible Habilidades de negociación. Los equipos efectivos tienden a ser flexibles y realizan ajustes constantes. Los problemas y las relaciones cambian regularmente, por lo que se exige que sus miembros enfrenten y reconcilien diferencias

22 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Equipos de alto rendimiento Características de los equipos efectivos Liderazgo apropiado. Los lideres efectivos motivan a un equipo a que los siga en las situaciones difíciles, ayudan a poner en claro las metas, demuestran que el cambio es posible e incrementan la confianza de los integrantes en sí mismos apoyándolos a desarrollar su potencial al máximo Apoyo interno y externo. En lo inerno deben contar con una infraestructura firme que apoye a los miembros y refuerce comportamientos que conduzcan a altos niveles de desempeño. En lo externo, la gerencia debe proporcionar los recursos necesarios para que la tarea se cumpla Mayor alineamiento. Surge una dirección común, las energías individuales se armonizan, hay menos desperdicio de energía

23 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Equipos de alto rendimiento Ventajas de la utilización de los equipos Aceleran las decisiones Incrementan el desempeño Obtienen niveles más altos de productividad Logran un compromiso común hacia las metas Crean espíritu de grupo, sus miembros esperan y exigen más de cada uno de sus integrantes Los equipos auto administrados liberan a los gerentes para que realicen planeación estratégica

24 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Desarrollo del talento colectivo

25 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Desarrollo del talento colectivo El trabajo en equipo es una filosofía inherente a la empresa y el equipo de trabajo es la materialización de esa filosofía Sus valores, actitudes e ideas constituyen una cultura para la organización y el equipo de trabajo es el encargado de plasmar en la organización dicha cultura

26 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Desarrollo del talento colectivo Factores básicos para que los equipos sean altamente eficientes Valoración y Motivación Es vital que cada miembro del grupo desempeñe una labor que sea reconocida y valorada por los demás, pero también, esta actividad debe ser satisfactoria para él mismo. Estas dos características, valoración de los demás y autovaloración, se convierten en el mejor factor motivacional de los individuos y del equipo en general

27 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Desarrollo del talento colectivo Factores básicos para que los equipos sean altamente eficientes Confianza y Empatía Si bien los miembros no tienen que ser amigos íntimos, es importante que entre ellos exista una buena relación de trabajo y que cada uno confíe en el trabajo de los demás. Cada miembro debe estar seguro de lo que hace y de lo que hacen los demás, debe entender la importancia de su propio trabajo y de la función general del grupo

28 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Desarrollo del talento colectivo Factores básicos para que los equipos sean altamente eficientes Comunicación y Compromiso Cada elemento de una organización tiene una función que se mezcla con la de los demás, y la fusión de todas lleva a la consecución de los objetivos empresariales Al conformar un equipo de trabajo es necesario asegurarse que existan suficientes canales de comunicación que permitan a todos los miembros conocer los objetivos generales que guían su trabajo, además de contar con el compromiso de cada miembro para conseguir los objetivos del grupo y de la organización en general

29 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Un gran líder para un gran equipo El líder es la persona encargada de dirigir un equipo y colabora con todas las personas que tiene a su cargo Vela porque sus colaboradores realicen bien su trabajo y proporciona todo lo necesario para la consecución de las metas y el éxito de los objetivos trazados Su nivel de comunicación con el grupo de trabajo debe ser el mejor

30 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo

31 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo El dolor del ejecutivo Usted lleva más de dos horas en una junta ¡qué forma de perder el tiempo! De hecho no sabe porque está ahí, preferiría estar trabajando en otras cosas. Ya está cerca la hora de salida y no ha terminado algo que es más importante. Seguramente llegará tarde a casa ese día. ¿Qué explicación le dará a su hijo?, no lo podrá llevar al cine y le vuelve a fallar ¿Le suena familiar? En la mayoría de las organizaciones se llevan a cabo demasiadas juntas y, para complicar el problema, son ineficientes e ineficaces

32 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Juntas de trabajo necesarias Frecuentemente la asistencia a las juntas es una experiencia desagradable, poco productiva o frustrante, tanto para los participantes como para los líderes El empleo de juntas para la toma de decisiones es potencialmente útil, aunque se realicen en exceso en algunas organizaciones

33 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Ventajas Se obtienen diversas opiniones Proporcionan oportunidades de participación Se comparte información importante y actualiza a los grupos sobre la actividad de negocios Inspiran y motivan a los asistentes

34 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Desventajas Son un desperdicio de tiempo Son costosas Carecen de congruencia o progreso Son una forma de evitar la responsabilidad de la persona Desalientan la creatividad Aumentan la tensión de los empleados que ya tienen exceso de trabajo

35 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Las juntas no son un sustituto de la acción Una junta exitosa debe llegar a alguna decisión, ya sea la solución de un problema o bien tomar otra acción La mejor manera de superar el problema de las juntas como sustitutos de la acción consiste en llegar a una conclusión

36 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Considerar el costo Las juntas pueden costar mucho dinero por el salario de los asistentes Una decisión en grupo puede tomar más tiempo que una decisión ejecutiva

37 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Superar los altos costos de las juntas Utilizar las juntas para manejar problemas cuya mejor solución es en grupo Tener la iniciativa de tomar decisiones individuales cuando se esté en mejor posición de hacerlo y cuando no es probable que la decisión enfrente oposición Desarrollarlas con eficiencia El objetivo de la junta debe estar perfectamente claro Utilice el orden del día o la agenda para identificar las prioridades de la junta, su propósito, personas asistentes y preparación Cubrir primero los puntos de al agenda referentes a proporcionar información, debido a que requieren menos tiempo y, posteriormente, pasar a la solución de problemas

38 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Vigilar y dirigir la junta Recompense las aportaciones de los participantes Reconozca y maneje el pensamiento colectivo para evitar el deseo de los miembros por el consenso o la armonía en detrimento de alcanzar la mejor decisión posible Evite que el conflicto se torne destructivo Evite un liderazgo demasiado centralizado. Las discusiones son más eficaces cuando existe poca intervención del líder designado. Es posible que el proceso de guiar y dirigir pase de una persona a otra

39 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Factores que debemos evitar Falta de agenda No puntualidad Ausencia de minutas No están los que pueden tomar decisiones Se presenta el síndrome micrófono Al final no se concluye y/o no queda claro el seguimiento futuro Seguimiento pobre a los temas vistos en reuniones posteriores No se sabe quiénes asistirán Horario fuera de tiempo laborable Síndrome ping-pong, en una junta de diez ejecutivos hay dos personas hablado de temas que sólo conciernen a dos

40 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Falta de preparación Ejecutivos con lap-tops que están haciendo otras cosas Mini juntas dentro de una junta Pasividad o negativismo de algunos participantes Recursos no adecuados, espacio, clima, visibilidad, etcétera

41 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Antes de la junta 1)Defina el objetivo de la reunión y resultados esperados al final de la misma 2)Especifique: Temas a tratar por orden de importancia La información necesaria para tratar cada tema y quien(es) son responsables de llevarla Tiempo estimado por tema, indique los minutos u horas necesarias Siempre deje al final un espacio de tiempo para temas varios Defina si el tema es Informativo, Discusión y/o Acción Identifique los recursos necesarios: sala, cañón, pantalla, rota folios, etcétera.Calcule el costo de la reunión

42 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Antes de la junta 3.- Seleccione a los participantes: necesarios y opcionales 4.-Defina el día, hora de inicio y término 5.-Revise la disponibilidad de los asistentes

43 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Mejores Prácticas Algunos consejos No utilice el teléfono celular durante las reuniones sólo en casos de extrema urgencia tome o haga la llamada fuera del área de la reunión Recuerde que para juntas fuera de la oficina es necesario considerar los tiempos de traslado antes y después de la reunión Escuche activamente Motive a que otros participen No tenga mini juntas Centre la discusión en hechos y no en emociones Sea constructivo al encontrar soluciones

44 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Mejores Prácticas Algunos consejos Respete las ideas y opiniones de todos los participantes Defina roles de los participantes Reúnase solamente en horario de trabajo Evite a toda costa programar juntas en viernes por la tarde Evite las juntas a la hora de la comida Enviar en la Convocatoria de Reunión la información necesaria (anexos) para que sea analizada previamente por los participantes

45 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo GRACIAS!!