Universidad Nacional Autónoma de México Facultad de Ingeniería M. en C. Gerardo Ferrando Bravo Desarrollo de Habilidades Directivas.

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1 Universidad Nacional Autónoma de México Facultad de Ingeniería M. en C. Gerardo Ferrando Bravo Desarrollo de Habilidades Directivas

2 Universidad Nacional Autónoma de México Facultad de Ingeniería Manejo de juntas de trabajo M. en C. Gerardo Ferrando Bravo

3 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Contenido Manejo de juntas de trabajo Necesidad de contar con mejores directores de juntas Juntas de trabajo necesarias Ventajas y desventajas de las juntas Las juntas no son un sustituto de la acción Considerar el costo Superar los altos costos de las juntas Preparación de una junta Vigilar y dirigir la junta

4 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo

5 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Necesidad de contar con mejores directores de juntas En la mayoría de las organizaciones se llevan a cabo demasiadas juntas y, para complicar el problema, son ineficientes e ineficaces Una encuesta realizada por una empresa de consultoría en comunicaciones de negocios reveló que más del 70% de los ejecutivos consideran que muchas de las juntas a las que asisten son una pérdida de tiempo. A pesar de ello, el 67% de quienes respondieron informaron que este año asistieron a más juntas que el año anterior (revista Success) Según Frank Snell, autor de How to Win the Metting, los ejecutivos pasan en juntas más del 75% de su tiempo de trabajo

6 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Necesidad de contar con mejores directores de juntas Los estudios sugieren que en la medida que las personas ascienden a puestos de nivel ejecutivo, el tiempo que pasan en juntas aumenta

7 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Juntas de trabajo necesarias La gestión administrativa actual refuerza la necesidad de que los empleados de todos los niveles participen en forma más abierta, fluida, informal y frecuente en la solución de problemas de la organización

8 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Juntas de trabajo necesarias Frecuentemente la asistencia a las juntas es una experiencia desagradable, poco productiva o frustrante, tanto para los participantes como para los líderes El empleo de juntas para la toma de decisiones es potencialmente útil, aunque se realicen en exceso en algunas organizaciones Por lo general, el uso de juntas va en aumento Frecuentemente las personas carecen de las habilidades que se requieren para ser eficaces como líderes o participantes en el proceso de grupo

9 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Ventajas y desventajas de las juntas Antes de tomar una decisión racional sobre el uso de las juntas, es necesario considerar la conveniencia de abordar la tarea mediante un proceso de toma de decisiones en grupo Se obtienen diversas opiniones Proporcionan oportunidades de participación Se comparte información importante y actualiza a los grupos sobre la actividad de negocios Inspiran y motivan a los asistentes

10 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Ventajas y desventajas de las juntas Aumentan las oportunidades para la interacción y desarrollo de redes entre los empleados Se conocen mejor a los compañeros de trabajo

11 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Desventajas Son un desperdicio de tiempo Son costosas Carecen de congruencia o progreso Son una forma de evitar la responsabilidad de la persona Desalientan la creatividad Aumentan la tensión de los empleados que ya tienen exceso de trabajo

12 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Las juntas no son un sustituto de la acción Una junta exitosa debe llegar a alguna decisión, ya sea la solución de un problema o bien tomar otra acción La mejor manera de superar el problema de las juntas como sustitutos de la acción consiste en llegar a una conclusión

13 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Considerar el costo Las juntas pueden costar mucho dinero por el salario de los asistentes Una decisión en grupo puede tomar más tiempo que una decisión ejecutiva El trabajo que realizan los subordinados se detiene mientras el jefe está en una junta Los empleados se dedican a labores burocráticas mientras esperan directivas de un líder ausente Los clientes se molestan cuando no pueden hablar con un gerente que está en una junta El trabajo individual del gerente se acumula

14 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Superar los altos costos de las juntas Utilizar las juntas para manejar problemas cuya mejor solución es en grupo Tener la iniciativa de tomar decisiones individuales cuando se esté en mejor posición de hacerlo y cuando no es probable que la decisión enfrente oposición Desarrollarlas con eficiencia El objetivo de la junta debe estar perfectamente claro Utilice el orden del día o la agenda para identificar las prioridades de la junta, su propósito, personas asistentes y preparación Cubrir primero los puntos de al agenda referentes a proporcionar información, debido a que requieren menos tiempo y, posteriormente, pasar a la solución de problemas

15 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Superar los altos costos de las juntas Considere haber trasmitido el propósito de la junta con claridad No convocar a una junta cuando se deba actuar solo Para algunos aspectos delicados consultar con asociados o asesores de confianza en lo individual generará un mejor resultado que pedir una decisión al grupo Pruebe una junta de pie cuando el grupo necesita responder con rapidez a una situación urgente o cuando es necesario un anuncio sencillo o cuando se vaya a asignar tareas

16 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Preparación de una junta Invite a las personas adecuadas que deben tener experiencia sobre el tema, compromiso e interés en el resultado de la discusión, compartir los valores globales de la organización Distribuir la agenda antes de la junta señalando los tiempos previstos de inicio y conclusión Solicitar a los asistentes llegar a la junta con varias soluciones al punto que se discute Hacer un seguimiento de los acuerdos de la junta asignados a cada asistente

17 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Vigilar y dirigir la junta Recompense las aportaciones de los participantes canción Reconozca y maneje el pensamiento colectivo para evitar el deseo de los miembros por el consenso o la armonía en detrimento de alcanzar la mejor decisión posible Evite que el conflicto se torne destructivo Evite un liderazgo demasiado centralizado. Las discusiones son más eficaces cuando existe poca intervención del líder designado. Es posible que el proceso de guiar y dirigir pase de una persona a otra

18 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Manejo de juntas de trabajo Vigilar y dirigir la junta Utilizar la tormenta de ideas cuando se requieren ideas creativas Utilice una estrategia sistematica para la toma de decisiones: descripción y solución del problema

19 Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo Bibliografía - Robbins S., Coulter M., Administración, Editorial Prentice Hall, 5° edición, Mexico, 1996 - Robbins S., Comportamiento Organizacional, Editorial Prentice Hall, 8° edición, México, 1999 - Goleman D., La Inteligencia Emocional,Editorial Javier Vergara Editor, Buenos Aires, Argentina, 1996 - Meredith Belbin, Management Teams: why they succed or fail