Sistema de Gestión Moderniza

Presentación del tema: "Sistema de Gestión Moderniza"— Transcripción de la presentación:

1 Sistema de Gestión Moderniza
Fases de implementación del Programa - Diagnóstico

2 Fases de implementación del Programa
2 Diagnóstico Versión 2015

3 Fases de la implementación de Moderniza:
Primera fase: Diagnóstico Las primeras actividades a realizar son tres tipos de diagnóstico: Autodiagnóstico considerando la generación de un análisis FODA y de la estructura financiera. Determinación de los principales retos y el seguimiento de los resultados a través del Cuadro Básico de Indicadores. Visita de diagnóstico para determinar la situación inicial. Los dos primeros se realizan por el propio empresario durante la sesión plenaria 1 con el apoyo del consultor M. Diagnóstico Capacitación Implementación Seguimiento Evaluación Final Evaluación Cruzada Validación y Obtención de Distintivo M FASES 3 Diagnóstico Versión 2015

4 Ejercicio 1. Autodiagnóstico FODA
Análisis de Fuerzas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Se trata de un análisis que nos permite identificar y agrupar las características impulsoras y restrictivas en el desarrollo de una empresa, este análisis se realiza con la base de la experiencia y observación de la organización en su conjunto y el ambiente que la rodea: Fuerzas. Cualquier característica de la empresa que le sirva para sobrevivir y ser competitiva. Oportunidades. Aspectos del entorno que pueden ser aprovechados por la empresa. Debilidades. Aspectos humanos, tecnológicos, financieros, materiales, etc. En los que consideramos nuestro desempeño o posición deficientes. Amenazas. Aspectos del entorno que pueden afectar el desempeño o el cumplimiento de las metas de la empresa. 4 Diagnóstico Versión 2015

5 Ejercicio 1: Autodiagnóstico FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES Lo que la empresa hace bien. Aquello en lo que tenemos desempeño deficiente o carencias. 1 2 3 4 5 Si bien la generación de este análisis corresponde a la Técnica 11. Sistema de Información, Política Básica y Directrices, la conceptualización de los diferentes conceptos permitirá a la empresa definir un estatus inicial con lo que se podrá identificar acciones inmediatas o la canalización hacia técnicas del Programa que tengan relación directa. Situaciones internas OPORTUNIDADES AMENAZAS Factores externos que podrán ser aprovechados en nuestro favor Factores externos que pueden ser un peligro o un inconveniente, que nos afectan 1 2 3 4 5 Situaciones externas 5 Diagnóstico Versión 2015

6 Ejercicio 2: Diagnóstico de estructura financiera.
Objetivo: Identificar la estructura financiera de la empresa e identificar las prioridades financieras que nos permitan maximizar los resultados focalizando nuestras acciones. Ventas, utilidades y rentabilidad son los indicadores más comunes para calificar a una empresa. Cuando ponemos dinero en el banco nos interesa el rendimiento sobre la inversión. En una empresa la forma de medición de rentabilidad es: Utilidad sobre capital invertido. La imagen siguiente ilustra este concepto: UTILIDAD RENTABILIDAD CAPITAL INVERTIDO 6 Diagnóstico Versión 2015

7 Ejercicio 2: Diagnóstico de estructura financiera.
Todos los que aspiren a llegar a la cima, tienen que entender las finanzas de los negocios. La siguiente imagen muestra los principales rubros de la estructura financiera: PASIVO COSTOS Y GASTOS VENTAS ACTIVO UTILIDAD CAPITAL INVERTIDO RENTABILIDAD ESTADO DE RESULTADOS BALANCE MENOS ENTRE 7 Diagnóstico Versión 2015

8 Ejercicio 2: Diagnóstico de estructura financiera.
8 Diagnóstico Versión 2015

9 Acciones a mediano y largo plazo
Ejercicio 2. Determinación de los principales retos y el seguimiento de los resultados a través del Cuadro de Básico de Indicadores. A continuación, derivado de los dos análisis, defina acciones inmediatas factibles de realizar y finalmente prevea acciones a mediano y largo plazo. Es importante que el consultor M que realice la visita diagnóstica, revise el ejercicio y que en conjunto validen las acciones que se han decidido emprender, relacionando aquellas que por su naturaleza ya estén consideradas en algunas de las técnicas del Programa. Acciones inmediatas Acciones a mediano y largo plazo 9 Diagnóstico Versión 2015

10 Cuadro Básico de Indicadores
Aunque el tema del Cuadro de Básico de Indicadores será abordado a profundidad mucho más adelante en el programa (Elemento 4 > Técnica 11), es necesario establecer desde un inicio indicadores de medición para cuatro niveles de la empresa: Financieros. Son todos aquellos indicadores estratégicos con impacto en las finanzas de la empresa y que involucran principalmente a los Accionistas. Mercado. Son todos aquellos indicadores que reflejan el estado y comportamiento de nuestros Clientes y del papel de la empresa en la Sociedad. Procesos. Son todos aquellos indicadores que tienen relación directa con los recursos o insumos utilizados en la empresa y que involucran principalmente a los equipos de trabajo en la empresa. Potencial. Son todos aquellos indicadores que tienen relación con aspectos del desarrollo y comportamiento de nuestros colaboradores. 10 Diagnóstico Versión 2015

11 Introducción a los Indicadores
Indicadores de gestión: Índices que miden el grado de avance o cumplimiento de un objetivo o actividad en un período determinado. Para ello, relaciona las variables mediante una fórmula que muestra un resultado y su tendencia. 11 Diagnóstico Versión 2015

12 ¿Qué son los Indicadores?
Indicador Señal, que nos ofrece información acerca de un objetivo. Por ejemplo: “Porcentaje de ocupación en un hotel”. Y nos indica el objetivo a seguir. Ej.: “Aumentar el volumen de ventas en Septiembre”. 12 Diagnóstico Versión 2015

13 ¿ Para qué sirven los indicadores ?
Proveer información de alerta temprana. Comparar según situaciones y lugares. Valorar condiciones y tendencias en relación a estándares y objetivos. Anticipar condiciones y tendencias futuras. (Toma de decisiones). 13 Diagnóstico Versión 2015

14 ¿Cómo obtener los Indicadores?
Todo indicador debe tener Características Definición Ejemplo Nombre del Indicador Identifica al indicador y debe ser auto explicativo. Utilidad de ejercicio Variables cualitativas y cuantitativas Representan un aspecto, que toma distintos valores según el momento de su observación y se expresa con la unidad de medida del aspecto que representa. Cualitativas: Calidad de insumos, calidad de servicios, Orden y limpieza, Canales de venta, etc. Cuantitativas; Tiempo de respuesta al cliente, precio de venta, Costo, Numero de vendedores, Desperdicios, etc. Índice Promedio o porcentaje que mide la evolución de una variable en el tiempo, partiendo de un valor base. $30,000.00/mes ó 20% / ventas. Fórmulas Relación entre variables, que determinan el grado de ejecución de una meta y su resultado es lo que se definió en el nombre. Tendencia Cambios que sufren en el tiempo los parámetros medidos por el indicador y que se pueden pre decir con cierta confianza si se conoce el comportamiento esperado de cada indicador. % Ocup. Acum. a Ago % % Ocup. Acum. a Ago % Tendencia: Aumento del 11% 14 Diagnóstico Versión 2015

15 Los Indicadores y las perspectivas del CBI
La metodología del BSC, origen del Cuadro Básico de Indicadores de la empresa, los agrupa en 4 niveles. FINANCIEROS (Accionistas) Mercado (Clientes) NO FINANCIEROS Procesos (Rutina) Potencial (Colaboradores) Para cada nivel podemos recomendar uno o dos indicadores para gestionar el éxito y permanencia del negocio. POTENCIAL ¿Podemos seguir creciendo y creando valor? PROCESOS ¿En qué debemos de ser excelentes? Internamente CLIENTES ¿Cómo nos ven los clientes? Externamente Operacionalmente FINANZAS ¿Cómo nos ven los accionistas/dueños? Estratégicamente 15 Diagnóstico Versión 2015

16 Indicadores Financieros.
Los indicadores financieros son los resultados numéricos de la relación de dos cifras o cuentas bien sea del Balance General y/o del Estado de Resultados. Indicadores Financieros Cuenta con una serie de herramientas financieras llamadas razones o indicadores En ellos constituyen la forma más común de analizar los estados financieros Importancia en la Gerencia y Toma de decisiones Juicio, la toma de decisiones nos indica que un problema o situación es valorado y considerado profundamente para elegir el mejor camino Permitían corregir las desviaciones financieras Utiliza el análisis por medio de las razones o indicadores para señalar los puntos fuertes o débiles de una empresa 16 Diagnóstico Versión 2015

17 Ejemplo de indicadores Financieros.
Ingresos totales. Ingreso por colaborador. Endeudamiento con intereses. Intereses generados por las deudas. Endeudamiento sin intereses. Flujo de caja promedio. Cartera vencida. Inventarios. Prueba del ácido. 17 Diagnóstico Versión 2015

18 Indicadores NO Financieros.
Los INDICADORES NO FINANCIEROS ayudan a gestionar estrategias por su capacidad para mejorar continuamente los resultados tanto de la calidad como de los que requieren una producción orientada hacia el cliente. Nuevas oportunidades de negocio Desarrollo de Proyectos Tecnológicos Capital Humano Capital Relacional Capital Estructural Valor agregado en relaciones comerciales Creación de valor 18 Diagnóstico Versión 2015

19 Ejemplo de indicadores NO Financieros.
Devoluciones. Quejas o reclamaciones. Productos defectuosos. Nuevos productos lanzados al mercado. Habilidades en el diseño y mejora de los productos. Desviaciones en recursos. Tiempo de utilización de instalaciones. Puntualidad en el servicio. Clientes satisfechos. Tiempo de entrega de productos o servicios Parámetros de Satisfacción Nivel de Satisfacción Rango Porcentual Clase de Factor 1 Muy Satisfecho 0% - 84% Crítico 2 Aceptable 85% - 89% Estable 3 Satisfecho 90% - 95% Diferenciador leve 4 96% - 100% Gran Diferenciador 19 Diagnóstico Versión 2015

20 ¿Qué tipo de Indicadores seleccionar?
SI LOS INDICADORES NO INDICAN…ALGO ESTÁ MAL. Algunas organizaciones tienen un Manual de Indicadores. Otras capacitan a sus responsables para crear indicadores de gestión o indicadores de desempeño. 20 Diagnóstico Versión 2015

21 ¿Qué tipo de Indicadores seleccionar?
Ruta Metodológica para indicadores NO Financieros Establezco el objetivo a medir Aclaro cuál es el objetivo buscado. ¿Qué quiero realmente conseguir? Me pregunto ¿Cómo me doy cuenta que lo estoy logrando? (Qué necesito asegurar? Creo los indicadores Objetivo Aclarar el objetivo Conceptualizar la medición Indicador 21 Diagnóstico Versión 2015

22 ¿Por qué tener Indicadores en las cuatro perspectivas del CBI ?
Mercado Procesos Potencial Financieros Debido a que las 4 perspectivas entre si guardan una relación de causa – efecto, contar con al menos un indicador por cada perspectiva (Financiera, de mercado, de procesos y de potencial), del CBI (Cuadro Básico de Indicadores) nos permite elaborar y evaluar el plan estratégico de la empresa, basado en la satisfacción equilibrada de todos. 22 Diagnóstico Versión 2015

23 Cuadro Básico de Indicadores
El objetivo del Programa Moderniza es generar resultados, ya que al final del día, sólo los resultados cuentan. Como siguiente paso, utilizando el Formato T11-01 Cuadro Básico de indicadores, estableceremos al menos un indicador para cada uno de los niveles mencionados. 23 Diagnóstico Versión 2015

24 Cuadro de Básico de Indicadores
Definir la unidad de medida. Por ejemplo en el nivel Financiero, si el indicador es ventas, la unidad puede ser en miles de pesos. Asignar un responsable de recopilar la información. Estimar una meta y registrar los datos mensualmente, obtener un promedio mensual y el total del trimestre. Calificaremos con el semáforo si estamos logrando las metas propuestas. De esta manera (aunque habrán cambios en el camino) al finalizar el Programa Moderniza, tendremos datos duros para cuantificar los resultados. Mostrar formato T11-01 Cuadro Básico de Indicadores. 24 Diagnóstico Versión 2015

25 Ejercicio 3: Visita de diagnóstico para determinar situacional inicial
Objetivo: Después de la primera sesión plenaria, un consultor M realiza la visita de diagnóstico inicial de su empresa. En ella se realizan las siguientes acciones: Un recorrido físico por su negocio. Entrevista con los líderes y breve plática con los colaboradores de la empresa Aplicación de la Lista de verificación Moderniza FO M-07. Esta última es una herramienta diseñada para la sensibilización empresarial que le ayuda a determinar la situación real del establecimiento y así proyectar sus esfuerzos así como la estandarización de las rutinas de acuerdo a su giro y tamaño. Los resultados de la lista de verificación, enriquecida por el análisis FODA y de la estructura financiera, le permitirán detectar tanto áreas sólidas como áreas de oportunidad que requieren ser atendidas. 25 Diagnóstico Versión 2015