¿Para que un Archivo Institucional?

Presentación del tema: "¿Para que un Archivo Institucional?"— Transcripción de la presentación:

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2 ¿Para que un Archivo Institucional?
Los Archivos o Acervos Documentales Tema de País. Es importante para nuestra Nación. Contribuyen a prevenir la Corrupción. Mejoraremos en tema de Control Interno. Preservamos la Historia de la SEDUC. Mejoramos los procesos internos, fluidez en dar respuesta a los tramites requeridos.

3 ¿Beneficios del Archivo Institucional?
Los Archivos o Acervos Documentales Una vez Ordenados, Clasificados y Digitalizados: Reducir la Corrupción. Mejorar la Transparencia. La información ya ordenada y digitalizada podrá ser consultada por todos los ciudadanos o entidades que soliciten. Eficientará todos los procesos administrativos internos. Se podrá proteger nuestro pasado “legado Histórico Cultural” para mejorar nuestro futuro.

4 ¿Qué es Archivo Institucional de la Secretaría de Educación?
Es la encargada de velar por la conservación de toda la documentación generada a nivel nacional en la Secretaría de Educación tanto física como Digital.

5 ¿Cuál es la meta del Archivo
Institucional de la Secretaría de Educación? Es rescatar, preservar y salvaguardar la Historia, digitalizar tanto el pasado y el presente que se encuentran en la documentación ya existente y generada a nivel nacional en la Secretaría de Educación, desde sus comienzos como un legado para las futuras generaciones.

6 Visión El Archivo Institucional de la SEDUC, será la fuente de todo tipo de información Histórica, Científica, Legal, Administrativa y el material Técnico Pedagógico, también recopilará la mayoría de las actividades y competencias que se generan en la Secretaría de Educación. Trabajará en el desarrollo para la protección, conservación y uso correcto de todos acervos documentales existentes a nivel Nacional.

7 Misión Administrar, Recepcionar, Controlar y Centralizar de manera sistemática todos los acervos documentales generados en las diferentes Direcciones, Proyectos, Programas y Centros Educativos con la meta de Organizar, Clasificar, Seleccionar, Conservar y Digitalizar todos los documentos existentes.

8 Comisión para la Creación del Archivo Institucional de la Secretaría de Educación
Fue Creada el 1 de marzo del 2016 Con Personal de las siguientes Unidades: Secretaría General Dirección General de Talento Humano Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión UPEG

9 Propósito Llevar a cabo la Creación del Archivo Institucional de la Secretaría de Educación a nivel Nacional. El Archivo Institucional dará los lineamientos basados en Estándares Internacionales (ALA, UNESCO) para que cada acervo documental existente de la SEDUC se ordene lo más pronto posible, además de que todo el personal de la Secretaría sepa como cuidar y preservar la documentación que genera.

10 Retos y Metas Para llevar a cabo este proyecto se necesita trabajar en estos aspectos: * Legal * Administrativa * Infraestructura * Informática * Apoyo de Cooperantes * Presupuestaría

11 En la Parte Legal Desde marzo a mayo del 2016 en lo que respecta al tema legal, se revisaron más de 200 Leyes, Reglamentos, Convenios, Acuerdos Nacionales e Internacionales, Normas ISOS, temas de Archivística, Normas APA, con el propósito de elaborar un acuerdo de creación y reglamento de uso interno y practico con la finalidad de mejorar los archivos existentes y su conservación.

12 En la parte Legal Actividad # 1 Acuerdo de Creación
1275-SE-2016 firmado y aprobado 20 de julio del 2016 Y publicado el 16 de agosto del 2016 en la Gaceta # 34113

13 En la parte Legal Puntos Relevantes:
El responsable de los Archivos se identifican. Las Unidades que formarán parte del Archivo Institucional Nivel Central y Descentralizados. Locales: Archivo General y 18 Archivos DD. En lo Legal se regirá por el Acuerdo, el Reglamento Interno, Manuales de Procesos, Guías, Formatos que las pautas que serán de uso obligatorio a Nivel Nacional.

14 En la parte Legal Actividad # 2
Reglamento Interno del Archivo Institucional 1276-SE-2016 firmado y aprobado 20 de julio del 2016 Y publicado el 16 de agosto del 2016 en la Gaceta # 34113

15 En la parte Legal Puntos Relevantes:
Es de Carácter Obligatorio para La Secretaria, Las Sub Secretarias de Estado en El Despacho de Educación, todas las Unidades, Programas, Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Direcciones Distritales, Direcciones Municipales y Centros Educativos a Nivel Nacional. para preservar el Acervo Documental, proteger la Historia y poder digitalizarlos para las futuras generaciones.

16 En la parte Legal

17 El ciclo de los Documentos
a.- Archivos de Gestión (menores de 5 años) 2013, , 2015, 2016, 2017 b.- Archivos para los Fondos Documentales (mayores de 5 años) deberán de remitirlo al archivo ya preparado ordenado, etiquetados con su respectivo inventario.