Títols oficials. Recepció de la impremta. Circuit. Instruccions

Presentación del tema: "Títols oficials. Recepció de la impremta. Circuit. Instruccions"— Transcripción de la presentación:

1 Títols oficials. Recepció de la impremta. Circuit. Instruccions SIGM@.
Data: 20/09/2018 Ordre de treball: Quan ens arriba un lot de títols de la impremta, podem descarregar el fitxer de retorn directament des del web service de SIGNE (veure instruccions a la intranet) i els facsímils del lot en format PDF Pel que fa al fitxer descarregat del web service cal desar-lo a: N:/TITOLS/Titolsoficials/TIS-Lotstitols/TramesaaSIGNE/Lot XXXXX (pendent) El nom XXX.txt - exemple: txt (022 és un codi fix que va seguit de l’any (4 dígits) i del número de lot (2 dígits) Canviem el nom de la carpeta i trèiem el “pendent” Pel que fa als facsímils en format PDF, cal desar-los en una nova carpeta que s’ha de crear al disc dur extern de la unitat de títols. Hem d’ anomenar la carpeta de la manera següent: Lot+any+_+lot . Dins les caixes de títols, SIGNE tramet un albarà que cal segellar amb la data de recepció. L’albarà s’ha d’escanejar i guardar a la carpeta del lot de la N que correspongui. Fem arribar la còpia escanejada a SIGNE: Arxivarem el document original a la carpeta del lot corresponent. Una vegada ens arriba la factura, la verificarem prenent com a referència l’albarà relacionat. Ja comprovat, guardarem una còpia de l’albarà en PDF a la carpeta de la N:\AAA-AREA AFERS ACADEMICS\Factures SIGNE per tal que la Montse Contreras els pugui comptabilitzar.

2 Ara ja es pot fer la tramesa al centre normalment.
Títols oficials. Recepció de la impremta. Circuit. Instruccions Data: 15/6/2107 En cas de rebre cartolines anul·lades de títols duplicats s’han d’arxivar en una capsa blanca d’arxiu definitiu, juntament amb la relació d’alumnes que ens envia SIGNE, a la carpeta del lot i detallant al llom de la capsa el número del lot. Nota important: Quan rebem títols duplicats per defunció, cal en primer lloc enviar un correu electrònic a Serveis informàtics per tal que modifiquin l’estat de la cartolina (de M-”assignada a un títol” a P- “enviada a impressió”) Un cop fet el canvi d’estat de la cartolina cal fer la recepció manual. Per a fer-ho hem de seguir les passes següents: Modifiquem l’estat de la sol·licitud (Gestió de sol·licitud => modificar estat de la sol·licitud) a Serveis Informàtics. Després informem manualment el número de cartolina des de Gestió de sol·licituds => Comunicació amb la impremta => Assignació manual de num. de cartolina. El títol quedarà en AC Ara ja es pot fer la tramesa al centre normalment.

3 Títols oficials. Recepció de la impremta. Circuit. Instruccions SIGM@.
Data: 15/6/2017 Separem els títols per centres i els passem a signar. Cal separar els títols que han de ser signats per la Montserrat Masoliver d’aquells que han de ser signats pel Quim Bernabé. Habitualment no hauria d’arribar cap títol en nom de la Montserrat Masoliver perquè es tramiten com a duplicats amb la causa “14-Fecha abono anterior al nombramiento del cargo que firma” (Títols abans EEES) o la causa “08- Fecha abono anterior al nombramiento del cargo que firma” (títols que pertanyen al EEES). Una vegada tinguem els títols signats hem de dipositar el fitxer a l’aplicació TIS, per fer-ho anem al mòdul TIS de seguint el menú: Gestió de sol·licituds  Comunicació amb la impremta  Rebre sol·licituds impremta

4 Títols oficials. Recepció de la impremta. Circuit. Instruccions SIGM@.
Data: 15/6/2017 Carreguem el fitxer txt del lot amb el nom (022+Any + número de lot). Un cop acceptat ens sortirà un missatge de confirmació. Si cliquem la lupa podrem comprovar que el fitxer s’ha dipositat correctament. Si es dona el cas que no trobem disponible el fitxer xml a la extranet de SIGNE, cal enviar un correu a tot sol·licitant que estigui disponible per descarregar. Una vegada localitzat el nom del fitxer detallat a l’apartat anterior, indicant l’extensió .txt cal que escollim el lot a què correspon.

5 Es posen als registres les dades corresponents al lot rebut:
Títols oficials. Recepció de la impremta. Circuit. Instruccions Data: 15/6/2017 Una vegada fet el procés es genera un llistat PDF amb les sol·licituds rebudes d’impremta i els possibles errors de les que no s’han carregat correctament. El guardem a la carpeta corresponent i l’imprimim per arxivar a la carpeta groga del lot. En aquest procés les sol·licituds de títols quedaran en estat AC- Assignació de cartolina. Es posen als registres les dades corresponents al lot rebut: N://TITOLS/Titolsoficials/TISLotstitols/TramesaaSIGNE/Documents/Registre_lots_tramesa_SIGNE.xls N://TITOLS/0_Registre_despeses_SIGNE.xls S’arxiva tots els documents generats al tractament del lot a la carpeta corresponent al lot, a la caixa TITOLS OFICIALS – LOTS DE SIGNE

6 CRITERIS D’IMPRESSIÓ DE LES LOCALITATS DE NAIXEMENT:
Títols oficials. Recepció de la impremta. Circuit. Instruccions Data: 15/6/2017 CRITERIS D’IMPRESSIÓ DE LES LOCALITATS DE NAIXEMENT: Pels alumnes nascuts a Catalunya: s’imprimirà la localitat de naixement (comarca) en idioma català en ambdós idiomes. Pels alumnes nascuts a fora de Catalunya: s’imprimirà la localitat de naixement (província) en idioma de la comunitat autònoma en ambdós idiomes. No obstant, si coincideix la localitat de naixement amb la capital de província, només imprimirem la localitat de naixement. (Per exemple: Madrid). Pels alumnes nascuts a l’estranger: s’imprimirà a la localitat de naixement (país de naixement) en idioma natiu en ambdós idiomes.

7 S’hauran de fer arribar a silvia.gonzalez@signe.es
Títols oficials. Recepció de la impremta. Circuit. Instruccions Data: 15/6/2017 FACTURES DE SIGNE Quan l’Àrea d’Economia rep les factures de SIGNE, les tramet a l’AAA per donar el vist-i-plau de l’import (ens les lliurarà Montse Contreras). Si la factura es rep a l’AAA s’ha de trametre a l’Àrea d’Economia. Quan es rep la factura, s’ha de buscar el lot de títols a N:/TITOLS/0_registre_despeses_SIGNE.xls. El número de comanda que haurem de fer constar sempre és: Pot ser que una factura correspongui a més d’un lot (sobretot en el cas de lots de SET) S’anoten totes les factures revisades a la pestanya ‘registre factures’ + any. Fem còpia de les factures revisades i les arxivem a la carpeta groga del lot juntament amb l’albarà original, dins de la carpeta del lot. Periòdicament es trameten els albarans escanejats a SIGNE per correu electrònic. S’hauran de fer arribar a

8 Caixes dels lots de títols
Títols oficials. Recepció de la impremta. Circuit. Instruccions Data: 15/6/2017 Web Service Caixes dels lots de títols Baixar el fitxer del web de SIGNE Títols Relacions de Títols Albarans SIGNE Cartulines Anulades Arxivar fitxer Guardar facsímils en format PDF dins la carpeta corresponent del disc dur Separar títols per centres Segellar amb la data de recepció Enviar-les a anular a signe per missatger amb relació de lots Passar a signar els Títols Escanejar l’albarà i guardar a la N. Arxivar l’original a la carpeta groga del lot. Esperar a que arribi la factura per verificar-lo. Enviem a SIGNE Pujar fitxer a SIGMA Procés a