Agenda Actividad Responsable Horario Registro 09:00 – 09:30

Agenda Actividad Responsable Horario Registro 09:00 – 09:30
Bienvenida contextualización Vicerrectoría Ejecutiva 09:30 – 10:00 Cronograma P3e COPLADI 10:00 – 10:15 Consideraciones para la integración de los proyectos 10:15 – 10:45 Captura de proyectos SIIAU COPLADI y CGTI 10:45 – 12:00 Preguntas y respuestas 12:00-12:30 Receso 12:30-13:00

Agenda Actividad Responsable Horario
Consideraciones para el cierre del ejercicio 2012 DFinanzas 13:00 – 13:30 Obligaciones de la LGCG a partir del ejercicio 2013 13:30 – 14:00 Asuntos varios 14:00 – 14:30 Cierre de la sesión 14:30

Bienvenida y contextualización

Cronograma P3e

Consideraciones para la integración de los proyectos

Consideraciones para la integración de los proyectos
Estructura anterior de un proyecto P3e Datos generales: Responsable: URG Alineación PDI Alineación PER Objetivo General Justificación Fondo Año Objetivo Particular 1 Meta 1/Indicador Actividad 1 Recurso 1 Descripción del recurso Partida (COG) Monto Recurso 2 Recurso n Contrato 1 Laboral Civil Contrato 2 Contrato n Actividad 2 Actividad n Meta 2/Indicador Meta 3/Indicador Objetivo Particular n

Estructura simplificada de un proyecto P3e
Subsidio ordinario e ingresos propios Datos generales: Responsable: URG Alineación PDI Alineación PER Objetivo General Justificación Fondo Duración Objetivo Particular 1 Alineación PDI, PER y Dimensiones transversales Indicador 1 Valor inicial, Valor Meta Indicador 2 Valor inicial, Valor Meta Indicador n Valor inicial, Valor Meta Partida 1, monto Partida 2, monto Partida n, monto Objetivo Particular n Contrato 1 Laboral Civil Contrato 2 Contrato n

Definición y elementos básicos de un proyecto
Elaboración del proyecto: El proyecto se definirá en función directa de los problemas, necesidades o demandas que detectamos. Supone la expresión de una hipótesis de solución entre otras posibles que, sin embargo, es la que valoramos como la más adecuada o eficaz. La estructura del formato de proyecto obedece a la necesidad de organizar y orientar lógicamente las partidas de objeto de gasto, permitiendo al evaluador contar con la información lo más completa y precisa posible. Objetivo general Objetivo específico 1 Objetivo específico 2 Objetivo específico 3 Objetivo específico 4 Resultado 1 Resultado 2 Resultado 3 Resultado Final Partida Partida Partida Partida Partida Partida Partida Partida

Objetivos Particulares Partidas de objeto de gasto
Definición y elementos básicos de un proyecto P3e 2013 Alineación PDI y PER Justificación PROYECTO P3e 2013 Objetivos Particulares Indicadores y Metas Objetivo general Partidas de objeto de gasto Contratos

Definición y elementos básicos de un proyecto P3e 2013
Alineación PDI y PER Justificación PROYECTO P3e 2013 Objetivos Particulares Proyecto P3e 2013. Conjunto de objetivos particulares alineados a los planes de desarrollo y programación del gasto en las diferentes partidas del clasificador armonizado cuya finalidad es configurar la realización concreta de un determinado propósito. Indicadores y Metas Objetivo general . Partidas de objeto de gasto Contratos .

Definición y elementos básicos de un proyecto P3e 2013 Alineación PDI y PER Justificación PROYECTO P3e 2013 Objetivos Particulares Justificación Breve descripción de los motivos fundamentales por los que es necesario la realización del Proyecto Indicadores y Metas Objetivo general . Partidas de objeto de gasto Contratos .

Definición y elementos básicos de un proyecto P3e 2013 Alineación PDI y PER Justificación PROYECTO P3e 2013 Objetivos Particulares Objetivo general La descripción cualitativa de lo que se pretende lograr a través de la realización del proyecto Indicadores y Metas Objetivo general . Partidas de objeto de gasto Contratos .

Definición y elementos básicos de un proyecto P3e 2013 Alineación PDI y PER Justificación PROYECTO P3e 2013 Objetivos Particulares Contratos Capital humano adicional requerido para la realización del proyecto Indicadores y Metas Objetivo general . Partidas de objeto de gasto Contratos .

Definición y elementos básicos de un proyecto P3e 2013 Alineación PDI y PER Justificación PROYECTO P3e 2013 Objetivos Particulares Indicadores y Metas Objetivo general . Objetivo Particular Expresión cualitativa del propósito de una etapa particular para la realización del objetivo general Partidas de objeto de gasto Contratos .

Definición y elementos básicos de un proyecto P3e 2013 Alineación PDI y PER Justificación PROYECTO P3e 2013 Objetivos Particulares Alineación PDI y PER Línea estratégica Objetivo estratégico Estrategia Indicador Dimensiones transversales Indicadores y Metas Objetivo general . Partidas de objeto de gasto Contratos .

Definición y elementos básicos de un proyecto P3e 2013 Alineación PDI y PER Justificación PROYECTO P3e 2013 Objetivos Particulares Indicador Mide el avance del objetivo particular Meta Valor numérico que se pretende alcanzar en un tiempo señalado acorde con el alcance del objetivo particular y con los recursos programados en las partidas de objeto de gasto Indicadores y Metas Objetivo general . Partidas de objeto de gasto Contratos .

Partidas de objeto de gasto
Definición y elementos básicos de un proyecto P3e 2013 Alineación PDI y PER Justificación PROYECTO P3e 2013 Objetivos Particulares Partidas de objeto de gasto Recursos monetarios para asegurar el cumplimiento de los objetivos particulares Indicadores y Metas Objetivo general . Partidas de objeto de gasto Contratos .

Esquema de proyecto simplificado

Niveles de información matricial
Partidas Objetivo Particular Alineación Partida 1 Partida 2 Partida 3 Partida 4 Partida N Totales Proyecto 1 Objetivos Particular Objetivos PDI PER Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 Proyecto N Total presupuestado por la entidad de la Red

Consideraciones generales
Proyecto P3e 2013 subsidio ordinario e ingresos propios La temporalidad del proyecto debe ajustarse al año fiscal La fecha de término no puede ser mayor al 31 de diciembre de 2013. Los proyectos son de fondo único. Un proyecto puede apuntar a varias líneas estratégicas del PDI. Los indicadores para medir el avance de los objetivos particulares de los proyectos especifican un valor numérico inicial y un valor numérico meta. De forma trimestral se registrará como valor numérico el avance de cada indicador. Los recursos monetarios necesario para el logro de los objetivos particulares se registrarán a nivel de partida sin especificar actividad ni tipo de bien o servicio.

Proyecto P3e 2013 subsidio ordinario e ingresos propios En caso de realizar compensaciones internas (cambio de objeto del gasto dentro de un proyecto o transferencias entre proyectos), deberá asegurarse que no se vea afectado el cumplimiento de los objetivos y por ende de los proyectos. Dichas compensaciones, deberán minimizarse en atención al proceso de evaluación al desempeño contemplado por la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG).

Programación de contratos con cargo al gasto operativo Consideraciones para la autorización de contratos (laborales y civiles) No se aprobarán nuevos contratos laborales extraordinarios, sólo prórrogas para personas que hayan tenido contrato durante el ejercicio presupuestal 2012. En el caso de las dependencias de la Administración General, la vigencia de los contratos laborales y civiles con cargo a un proyecto no podrá ser mayor al 31 de marzo de 2013. Los contratos laborales con cargo a proyectos de Centros Universitarios, Sistema de Universidad Virtual y Dirección General del Sistema de Educación Media Superior, podrán prorrogarse hasta por una vigencia no mayor al 30 de abril de Así como los contratos civiles para servicios distintos a los de docencia.

Programación de contratos con cargo al gasto operativo Consideraciones para la autorización de contratos (laborales y civiles) Tratándose de contratos civiles para el otorgamiento de servicios docencia en programas educativos de posgrado y semiescolarizados, la vigencia máxima será al 31 de julio de 2013. Las prórrogas de contratos laborales con cargo a un proyecto en las Escuelas del Sistema de Educación Media Superior, tendrán una vigencia con fecha máxima el 14 de mayo de 2013.

Programación de contratos con cargo al gasto operativo Programación de los recursos para contratos e incidencias La programación de los recursos en el P3e deberá contemplar el costo total del contrato laboral por todo el ejercicio fiscal 2013. Tratándose de contratos civiles, de igual manera, se programarán por todo el ejercicio, aquellos que sean necesarios para los servicios de docencia en programas educativos de posgrado y semiescolarizados y aquellos que se requieran para garantizar la operación y funcionamiento de las dependencias de la Red. Dicha programación, se registrará en el nuevo módulo P3e, el cual generará automáticamente una partida del Clasificador por Objeto del Gasto (COG) por proyecto, para cada tipo de contrato.

Programación de contratos con cargo al gasto operativo Programación de los recursos para contratos e incidencias Para el pago de incidencias (tiempo extra, prima dominical, etc.), se deberá programar en una sola partida del COG, la estimación para el ejercicio fiscal. Todos los recursos programados en el capítulo de Servicios Personales, no serán sujetos de solicitarse.

Programación de contratos con cargo al gasto operativo Compensaciones de recursos programados para contratos e incidencias De los contratos laborales y civiles, el costo total determinado por la vigencia será registrado en la contabilidad institucional en el momento contable del egreso “comprometido”, a efecto de garantizar el recurso para el pago de los mismos. Para compensaciones de recursos programados en proyectos dentro del capítulo de servicios personales, se podrán realizar, siempre y cuando no se encuentren comprometidos.

Proyectos para fondos extraordinarios

PIFI FADOEES CONACyT COECYTJAL PROMEP PADES
Estructuras diferenciadas para proyectos de fondos extraordinarios PIFI FADOEES CONACyT COECYTJAL PROMEP PADES Entre otros

Consideraciones para el cierre del ejercicio 2012

La dispersión de recursos a la Red Universitaria se realizará a más tardar el día 30 de noviembre, de aquellas solicitudes que se hubiesen registrado al 23 de noviembre de 2012. Para efectos del ajuste de ISR anual, deberán enviar los cheques de nómina cancelados que se hayan emitido en el ejercicio 2012, a más tardar el 30 de noviembre. Para los cheques cancelados que correspondan a los meses de noviembre y diciembre, deberán ser enviados a más tardar el 08 de enero de 2013, para efectos de considerarse en la declaración anual de sueldos y salarios. Para la gestión del pago de sueldos y prestaciones devengadas (prima vacacional, aguinaldo, tiempo extra, etc.) pendientes de emitir, se deberán de solicitar y/o registrar en sistema a más tardar el día 30 de noviembre.

Enviar conciliación del mes de diciembre de 2012 de las cuentas bancarias a la Dirección de Finanzas a más tardar el 15 de enero de 2013, a efecto de considerar el registro contable de las mismas. Enviar los documentos originales de las comprobaciones financieras de los recursos ejercidos a más tardar el 15 de enero de 2013. Realizar el padrón de obras en proceso y enviar a la Dirección de Finanzas los datos de las mismas, según formato anexo, y sea remitido al correo electrónico a más tardar el 14 de diciembre de 2012. Los recursos comprometidos no devengados en el ejercicio fiscal, al cierre de éste tendrán que cancelarse atendiendo las disposiciones de la Ley General de Contabilidad Gubernamental a efecto de determinar el ejercicio presupuestal.

Una vez concluida la vigencia del Presupuesto de Ingresos y Egresos 2012, solo podrán ser considerados como recursos pendientes de ejercer que podrán permanecer en las cuentas bancarias institucionales al concluir el ejercicio aquéllos que se encuentren registrados en cualquiera de los siguientes momentos contables del egreso: devengado, ejercido o en su caso pagado (cuando en este último no se hubiere hecho efectivo el pago). La Red Universitaria, deberá realizar los depósitos bancarios (reintegros) de los recursos materiales no ejercidos a más tardar el 28 de diciembre de 2012 debidamente referenciados. Y enviar oficio a la Dirección de Finanzas, a más tardar el 15 de enero de 2013, en el que se informe la aplicación contable de los mismos.

Incidencias identificadas El número del comprobante y/o la fecha del gasto, no corresponden de acuerdo a lo capturado en el sistema a lo que se integra en la comprobación. Se registra en sistema el comprobante del gasto por un importe menor, para ajustarlo de acuerdo a lo emitido en el cheque. No se tienen todos los archivos XML y PDF de los comprobantes fiscales digitales CFD y CFDI. No corresponde el RFC registrado en el sistema con el del comprobante. Falta de firmas en pólizas y formatos originales.

Incidencias identificadas Documentos “Presumiblemente apócrifos”, de acuerdo a la validación del SAT, que se han incluido en comprobaciones de gasto . Falta firma del titular de la entidad en comprobantes que no reúnen requisitos fiscales. Documentos originales con RFC de la U de G, incorrecto, sin autorización de la Contraloría General. Facturas con diversos artículos que requieren codificación a cuenta contable diferente, capturados a una sola cuenta que no afecte cuentas de activos fijos ni retención de impuestos .

Incidencias identificadas Facturas con diversos artículos que requieren codificación a cuenta contable diferente, capturados a una sola cuenta que afecte cuentas de activos fijos ó retención de impuestos . Adquisiciones de bienes o servicios registrados a través de la solicitud de reposición, recibo, vale-comprobación por importes mayores a los 6 salarios mínimos sin anexar, orden de compra, orden de servicio o contrato debidamente firmados. Notas de débito generadas dobles en PATME. Error en el registro de fechas. Ejemplo: En las compensaciones internas, la fecha debe de ser anterior al registro de la solicitud, del pago y de la factura.

Unidad/Área de atención
Consideraciones para el cierre del ejercicio 2012 Calendario para la recepción de solicitudes y/o trámites Trámite Unidad/Área de atención Horario Fecha de recepción Reintegros depositados en referencias 9 ó en cuenta general Unidad de Ingresos 09:00 a 19:00 Hrs. 28-Dic-12 Elaboración de recibos de donación 14-Dic-12 Modificaciones en aplicaciones de depósitos referenciados ó en cuenta general 07-Dic-12 Identificación de ingresos de fondos 1108, 12%, etc., en cuenta general. 20-Nov-12 Bolsas de proyectos nuevos Registro de solicitudes en sistema AFIN para pago por la DIRFIN Unidad de Egresos 23-Nov-12 Actualización de registros pendientes en sistema AFIN para respaldo de transferencias 16-Nov-12 Comprobaciones financieras Unidad de Contabilidad 09:00 a 15:00 Hrs. 18-Dic-12 Elaboración de facturas y recibos oficiales

Unidad/Área de atención
Consideraciones para el cierre del ejercicio 2012 Calendario para la recepción de solicitudes y/o trámites Trámite Unidad/Área de atención Horario Fecha de recepción Gestión de cambio de firmas, apertura y/o cancelación de cuentas bancarias Unidad de Contabilidad/ Área de Servicios Bancarios 09:00 a 15:00 Hrs. 07-Dic-12 Informe de impuestos y retenciones Unidad de Control Interno Noviembre Diciembre 10-Dic-12 18-Dic-12 Autorizaciones de pago por la CGRH Unidad de Salarios y Prestaciones Económicas 09:00 a 19:00 Hrs. 03-Dic-12 Autorizaciones de pago de incidencias: tiempo extra u otros (incluye sistema de trámites en línea) Movimientos de alta, baja o modificaciones ante el IMSS (registro en sistema) Unidad del Régimen de Pensiones, Jubilaciones y Prestaciones de Seguridad Social N/A 11-Dic-12 Solicitud de cuentas, cancelación y/o modificación de derechos de los sistemas financiero-contables Unidad de Tecnologías de Información 17-Dic-12 Correspondencia en general

Obligaciones de la LGCG a partir del ejercicio 2013

Transitorio Actividad 31/12/2010 31/12/2011 31/12/2012 Cuarto fracción I. Lista de cuentas alineada al plan de cuentas Clasificadores presupuestarios armonizados Catalogo de bienes Matrices de conversión art. 40 y 41 Contar con Indicadores para medir los avances físico-financieros relacionados con los recurso federales Emitir información contable y presupuestaria de forma periódica bajo las clasificaciones administrativa, económica y funcional-programática

Transitorio Actividad 31/12/2010 31/12/2011 31/12/2012 Cuarto fracción II. Realizar los registros contables con base acumulativa y en apego a los postulados básicos en sus respectivos libros de diario, mayor e inventarios y balances Disponer de catálogos de cuentas y manuales de contabilidad Emitir información contable y presupuestaria y programática Cuarto fracción III. Efectuar los registros contables del patrimonio y su valuación Generar los indicadores de resultados sobre el cumplimiento de sus metas Publicar información contable, presupuestaria y programática en su respectivas paginas de internet

Transitorio Actividad 31/12/2010 31/12/2011 31/12/2012 Cuarto fracción IV. Emitir las cuentas publicas conforme a la estructura de los artículos 53y 54 Publicar las cuentas publicas Sexto Operar y generar en tiempo real estados financieros sobre el ejercicio de los ingresos y gastos y sobre las finanzas publicas Séptimo El inventario de bienes muebles e inmuebles

Asuntos varios

Consideraciones patrimoniales en materia de la Ley General de Contabilidad Gubernamental

TITULO III De la contabilidad Gubernamental
Consideraciones patrimoniales en materia de la Ley General de Contabilidad Gubernamental TITULO III De la contabilidad Gubernamental CAPÍTULO II Del Registro Patrimonial ARTS. 26 al 32 ARTÍCULO 7 (TRANSITORIO)

Consideraciones patrimoniales en materia de la Ley General de Contabilidad Gubernamental
Lineamientos dirigidos a asegurar que el sistema de contabilidad facilite el registro y control de inventarios Lineamientos para el Catálogo de Bienes Muebles e Inmuebles Reglas Generales y Específicas para el Registro y Valoración del Patrimonio Lineamientos para el Registro Auxiliar de bienes Arqueológicos Artísticos e Históricos Parámetros de Estimación de Vida Útil

Regulaciones Principales

Registro Patrimonial Inmuebles destinados a un servicio público conforme a la normativa aplicable; excepto los considerados como monumentos arqueológicos, artísticos o históricos conforme a la Ley de la materia. Mobiliario y equipo, incluido el de cómputo, vehículos y demás bienes muebles al servicio de los entes públicos, y Registro auxiliar sujeto a inventario de los bienes muebles o inmuebles que sean inalienables e imprescriptibles, ejemplo: monumentos arqueológicos, artísticos e históricos. Aquellos otros que determine CONAC.

Inventario Físico Llevar a cabo el levantamiento físico del inventario de los bienes que deberá estar debidamente conciliado con el registro contable. (por lo menos una vez al año).

30 días para incluir en el inventario físico los bienes que adquieran.
Regulaciones Principales Otras Obligaciones 30 días para incluir en el inventario físico los bienes que adquieran. Publicar el inventario de sus bienes a través de internet, el cual deberán actualizar, por lo menos, cada seis meses.

Obras en proceso Registrarse en una cuenta contable específica del activo, la cual reflejará su grado de avance en forma objetiva y comprobable. (capitalizables)

Registro de bienes en Transición de Administración Bienes no inventariados o en proceso de registro deberán ser entregados oficialmente a la administración entrante a través de un acta de entrega y recepción. La administración entrante realizará el registro e inventario a que se refiere esta Ley .

Inventario inicial 31 de diciembre de 2012 Registros contables conciliados con Inventarios 01 de enero de 2013

Registro en contabilidad
Regulaciones Principales Inventario inicial Movimiento en inventario (Alta, baja, trasladado) Registro en contabilidad

Registro de Bienes Muebles

Área de recursos materiales o equivalente genera la Solicitud de Recursos en el módulo de Contabilidad AFIN. Compra, Vale, Reembolso, etc. Se se realiza el registro contable del “Devengado” Sistema de Control de Inventarios (PATME) Identifica Cuentas de Gasto Inventariables y Genera Automáticamente Nota de Débito en estatus de aprobada, cargando los bienes adquiridos. Usuario de Patrimonio Ingresa al vínculo Notas de Débito AFIN y captura la descripción de los bienes adquiridos así como el código resguardante de los mismos. Cambia estatus de la nota de débito a “Finalizada” con lo que carga definitivamente los bienes al inventario de la Ures Registro de Bienes Muebles

Ventajas Se automatiza el registro de activos fijos inventariables a consecuencia de una solicitud de recursos. Se garantiza la conciliación de registros contables-inventarios. Se reduce totalmente el tiempo para terminar un procedimiento de alta patrimonial.

Lineamientos Registro inicia simultánemente con la recepción de los bienes. Plazo de 30 días para concluir registro. Verificar condiciones físicas y técnicas de los bienes. Valor de registro será el de adquisición incluyendo IVA (cuando no recuperable), aranceles de importación y gastos (transportación, almacenamiento, otros).

Lineamientos Bienes en donación, valor estimado. (recabar documento) Bienes manufacturados, costo de producción o transformación. En caso de no conocer el valor del bien, deberá ser asignado tomando el valor de bienes con similares contando con cotización, opinión de valor o equivalente. NO adquirir activos con recursos provenientes de fondos distintos.

Recomendaciones Patrimoniales en materia de facturación

Equipo de Cómputo SI desglose de artículos que conforman el equipo (CPU, Monitor, teclado, Mouse, etc.) precisando valor unitario para cada uno de ellos. NO desglose particularizado de componentes que integran cada artículo (unidad lectora, de reproducción, tarjetas, memorias).

CPU Monitor Teclado Mouse Total: Recomendaciones Patrimoniales
en materia de facturación Equipo de Cómputo CPU 1 $9,900.00 Monitor $4,700.00 Teclado $900.00 Mouse $120.00 Total: 4 artículos $15,620.00

Mobiliario SI desglose de artículos que conforman la unidad (escritorio, sillón ejecutivo, archivero, librero, gabinete) precisando valor unitario para cada uno de ellos. NO desglose particularizado de componentes que integran cada artículo (base, pedestal, ángulo, ruedas, soporte, tornillos, etc. ). Cuando el bien adquirido sea un mobiliario integrado de manera indivisible (estación de trabajo, escritorio esquinero, librero esquinero, etc). Se recomienda que la facturación se realice considerando el valor integral del mismo.

Licencias/Software Se registran en el inventario cuando su vigencia sea mayor a un año y considerando su valor. Cuando concluya la vigencia se deberá dar de baja del inventario.

Enviar solicitud a quinterop@redudg.udg.mx proporcionando:
Recomendaciones Patrimoniales en materia de facturación Actualización de claves de activos Enviar solicitud a proporcionando: Nombre completo del artículo. Explicar brevemente la naturaleza del bien y uso preponderante Cuentas de gasto a incluir incluir

Actualización de claves de activos Coordinación Gral. Patrimonio envía a solicitud a trámite Dirección de Finanzas Valida, rechaza o Coordinación Gral. Patrimonio actualiza listado de claves en módulos AFIN/PATME

Centro de Atención Telefónica a usuarios CAT
Lunes a Viernes de 8:00 a 16:00 horas TEL. (33) ext y 11336

PIFI 2011

PIFI 2011 Informes académicos PIFI 2011
Proceso Actividad Fecha Informes académicos PIFI 2011 Primer informe 01 al 5 de marzo Segundo informe 01 al 7 de junio Tercer informe 03 al 14 de septiembre Cuarto informe 03 al 14 de diciembre Informe Financiero de Comprobación y de Fideicomiso 2012 1 al 21 de marzo 1 al 21 de junio 3 al 21 de septiembre 1 al 15 de noviembre Informe Programático 2012 3 al 14 de diciembre Final de ejercicio PIFI 2011 Informe final 31 de octubre 2012

PIFI 2011 Información con corte al 20 de octubre de 2012

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