بسم الله الرحمن الرحيم الرسائل التجارية

Presentación del tema: "بسم الله الرحمن الرحيم الرسائل التجارية"— Transcripción de la presentación:

1 بسم الله الرحمن الرحيم الرسائل التجارية
بسم الله الرحمن الرحيم الرسائل التجارية

2 تعريف الرسائل التجارية
هي عبارة عن :جميع الرسائل المكتوبة التي تصدر عن مؤسسات الأعمال ،سواء التي يتم تداولها بين أقسام المنظمة الواحدة وإداراتها، أو تلك التي تستقبلها من عملائها ومورديها أو التي تتلقاها من المنظمات والدوائر والهيئات الرسمية وغير الرسمية أو من الأفراد وغيرهم

3 أهمية الرسائل التجارية
1.تشكل دليلاً قانونياً في حالة نشوء خلاف أو صراع بين المشتري والبائع . 2.تسهل عملية التبادل التجاري . 3.تساعد في إقامة طيبة بين منظمات الأعمال . 4.توفر على رجال الأعمال الكثير من الوقت والجهد والتكاليف تعد أداة جيدة لتحسين سمعة المنظمة وخدماتها والسلع التي تتعامل معها. 6.تعطي الحرية للتاجر بالمساومة واتخاذ قرار الشراء دون حرج أو تكليف .

4 خصائص الرسائل التجارية
1.الوضوح. 2.المجاملة الإيجاز الكمال. 5.الترتيب والتنسيق البساطة.

5 أولاً : الأجزاء الرئيسية
الهيكل العام للرسائل التجارية أولاً : الأجزاء الرئيسية

6 الأجزاء الرئيسية للرسالة
الإشارة (الرقم) التاريخ الترويسة الموضوع عنوان المرسل إليه اسم المرسل إليه

7 تابع أجزاء الرسالة الرئيسية
محتوى الرسالة التحية الافتتاحية التوقيع التحية الختامية

8 الأجزاء الثانوية للرسالة التجارية
المرفقات النسخ رموز اسم كاتب الرسالة

9 تعرف الترويسة بأنها :رأس الرسالة وتكتب في أعلاها وتتكون من :
أولاً : الترويسة تعرف الترويسة بأنها :رأس الرسالة وتكتب في أعلاها وتتكون من : اسم المرسل : وهو اسم الشركة التجارية أو المؤسسة ولابد من توضيح نوع العمل تصدير استيراد تجارة عامة ۔۔۔ الشكل القانوني للشركة : فإذا كانت شركة مساهمة محدودة فهذا هو الشكل القانوني لها وتكتب : ش۔م۔م

10 بيانات رقمية مثل : صندوق البريد (ص۔ب)والهاتف والبريد الالكتروني ۔۔۔
ج/ العنوان : وغالباً ما يكون : الإمارات العربية المتحدة-أبو ظبي أي اسم الدولة ويليه اسم الإمارة ۔ بيانات رقمية مثل : صندوق البريد (ص۔ب)والهاتف والبريد الالكتروني ۔۔۔

11 أشكال الترويسة : تأخذ الترويسة عدة أشكال هندسية مقبولة منها :
شركة الماجد للعقارات ش۔م۔م الإمارات العربية المتحدة – أبو ظبي ص۔ب (111) س۔ت إميل : ۔۔۔۔۔ هاتف : 02۔۔۔۔۔۔ الترويسة المربعة :

12 الترويسة المستطيلة : شركة المندوس للعقارات ش۔م۔م
الترويسة المستطيلة : شركة المندوس للعقارات ش۔م۔م الإمارات العربية المتحدة – أبو ظبي ص۔ب (111) س۔ت إميل : ۔۔۔۔۔ هاتف : 02۔۔۔۔۔۔

13 الترويسة على شكل هرم مقلوب:
الترويسة على شكل هرم مقلوب: شركة الماجد للعقارات ش۔م۔م الإمارات العربية المتحدة – أبو ظبي ص۔ب (111) س۔ت إميل : ۔۔۔۔۔ هاتف : 02۔۔۔۔۔۔

14 ثانياً التاريخ ويأتي بعد الترويسة جهة اليمين مباشرة ويراعى كتابة اليوم والسنة بالأرقام، أما الشهر فيراعى كتابته بالحروف منعاً للتلاعب أو التزوير ،ويساعد التاريخ في ترتيب وتنظيم الرسائل الصادرة والواردة

15 ثالثاِ : الإشارة والرقم
أهمية الإشارة والرقم تساعد الإشارة والرقم في عمليات حفظ الرسالة في ملف الصادر والوارد مثل : الإدارة التجارية ورمزها : (ج) مثلاً، وهكذا ۔۔

16 رابعاً: الموضوع هو عبارة عن مفتاح الرسالة ، ويكتب في أعلى الرسالة من الجهة اليسرى مثل : الموضوع : طلب أسعار، أو طلبية تجارية ،رسالة شكوى من بضاعة تالفة ، أو طلب بضاعة ،إعلان عن شركة ، استرداد بضاعة ، انتقال من قسم إلى آخر۔۔۔ وللبنوك مثلاً : الموضوع : إغلاق حساب، أو تعديل خطأ حسابي ، أو طلب قرض۔۔۔۔

17 خامساً : المرسل إليه وعنوانه : وهي وسيلة لتحديد الجهة المرسل إليها۔
كيف تخاطب الآخر؟ لابد من معرفة الصفة الوظيفية والرسمية للطرف الآخر ومخاطبته بمهنية مع ضرورة حفظ الألقاب لأن ذلك مهم جداً في التخاطب التجاري ؛لما يعكس من أثر طيب لدى المرسل إليه ، ويحقق الاحترام المتبادل بين المرسل والمرسل إليه ،أو بين الشركة والشركة الأخرى ، كما أن الرسالة التجارية تعد وثيقة رسمية قد تستخدم كدليل ؛لذا فمن الضروري مراعاة الموضوعية والتأني عند الكتابة دون إشعار الطرف الآخر بمشاعر الغضب أو الاستهزاء أو سوء الاحترام مهما كان موضوع الرسالة۔۔۔۔ الأسلوب : اللباقة والاحترام وحسن التعبير ۔۔۔

18 نماذج متنوعة للألقاب المتعارف عليها :
مخاطبة الشيخ : مثلاً : سمو الشيخ ۔۔۔۔۔۔ مخاطبة الوزير : مثلاً: معالي وزير ۔۔۔۔۔ سعادة الوزير ۔۔۔۔۔ المحترم مخاطبة المدير العام : سعادة المدير العام الدكتور ۔۔۔۔ الموقر مخاطبة رئيس القسم : السيد رئيس قسم ۔۔۔۔۔ المحترم ، تحية طيبة وبعد ۔۔۔ مخاطبة الإدارة المتعددة : السادة إدارة شركة ۔۔۔۔۔ مثال عملي : سعادة الدكتور عبد الله الأميري نائب مدير جامعة زايد رئيس ۔۔۔ المحترم ۔۔۔۔ تحية طيبة وبعد ۔۔۔ نحن طالبات ۔۔۔

19 مثال تطبيقي : السادة / شركة الحمد للتجارة العامة- المحترمين الإمارات العربية المتحدة – دبي- الراشدية ص۔ب: 11098

20 سادساً : التحية الافتتاحية:
وهي مجموعة من الكلمات الافتتاحية ليس فيها تكلف بل مجاملة بسيطة ،وتكتب بشكل رسمي في أعلى الرسالة : مثل : تحية طيبة وبعد ۔۔۔أو السلام عليكم وبعد ۔۔۔

21 سابعاً : محتوى الرسالة:
وهو الجزء الرئيسي في الرسالة ولابد أن يتميز ب: أن يكتب باللغة العربية السليمة ۔ أن يراعى فيه الإملاء وعلامات الترقيم ۔ أن يقسم إلى فقرات ، وتترك علامة الفقرة في بداية كل فقرة۔ يراعى الاختصار دون غموض ولا إبهام وكذلك وضوح الأرقام ۔

22 ثامناً : التحية الختامية
وتكتب في نهاية الرسالة من الجهة اليمنى ولكم الشكر وتفضلوا بقبول فائق الشكر والاحترام والتقدير والسلام عليكم ۔۔۔ وتقبلوا الشكر والتقدير ۔۔۔ واقبلوا احترامنا

23 تاسعاً : التوقيع : ويفضل أن يكون التوقيع ثلاثي الأجزاء ؛ بمعنى أنه على السطر التالي للتحية الختامية جهة اليسار، يكتب اسم ووظيفة الموقع، ثم يترك فراغ أسفلها لنموذج الترقيم ، ثم يكتب اسمه كاملاً۔ مثال : رئيس مجلس الإدارة : د۔ / عبد الله الشامسي

24 أسلوب الرسالة التجارية :
ولابد من مراعاة الأسلوب العلمي واللغة الواضحة البعيدة عن الاختصارات ،واللغة المجازية ( وتقع في أكثر من فقرة) كما لابد من مراعاة الفكرة الواضحة والمناسبة للموضوع ، وتسلسل الأفكار وتماسكها وترابطها ، ومخاطبة المرسل إليه بمهنية ۔ الأسلوب : من المهم جداً اختيار المفردات المناسبة والروابط المناسبة بين الجمل ، وبناء الجمل بطريقة واضحة مفهومة دون تعقيد أو لبس أو غموض۔ اللغة : ولها دور كبير في فهم الرسالة ودقتها ، كالنحو الصرف والإملاء وشتان بين أن أكتب في الرسالة : المطلوب استيراد بضاعة : النوع : أجود البضائع بقيمة مليون درهم أو أن أكتب : المطلوب بضاعة : النوع : من أجود البضائع ۔ بقيمة مليون درهم، فهذا قد يوقع الشركات بخسائر فادحة وضخمة ؛سببها سوء اللغة أو سوء الإملاء أو النحو أو الصرف ( وسيرسل إليكم موظفي المحل التجاري / أو سيرسل إليكم موظفو المحل التجاري وهكذا ۔۔۔

25 سابعاً : الأسلوب ولابد من مراعاة الدقة في انتقاء العبارات أثناء الكتابة فعند التضجر ،لايصح استخدام الألفاظ النابية أو إساءة الأدب مع الطرف الآخر كأن تكون الرسالة موضوعها : الشكوى من تأخر الموظفين ، أو سوء استخدام ، أو تلف بضاعة ۔۔۔ فيكتب مثلاً : بعد التحية والسلام ۔۔۔ السيد ۔۔۔ أرجو أخذ العلم بأنه لوحظ في الفترة الأخيرة تأخر بعض الموظفين عن الحضور في بداية الدوام الرسمي أو نهايته خلال الفترة كذا۔۔۔ وحرصاً منا على مصلحة العمل وتطور الشركة وسمعتها الطيبة وحفاظاً على ۔۔۔ يرجى الكرم بالعلم بأن بعض الموظفين قد ۔۔۔۔ وهذا يؤثر سلباً على مصلحة الشركة أو المصلحة العامة ؛ لذا نرجو من سيادتكم تنبيه المتأخرين بعدم تكرار هذا العمل ۔۔۔۔

26 أنواع الرسائل التجارية
هناك: أنواع كثيرة للرسائل التجارية نذكر منها على سبيل العد لا الحصر :

27 أنواع الرسائل التجارية:
رسالة التأمين) رسالة الاستخدام

28 تابع أنواع رسائل التأمين:
1)رسالة معاملات التأمين 2) رسالة طلب تأمين بحري على بضائع 3) رسالة تأمين ضد الحريق 4) رسالة طلب بوليصة تأمين

29 نماذج متنوعة على الرسائل التجارية
رسالة شكوى رسالة طلب بضاعة رسالة استرداد بضاعة رسالة الاستفسار رسالة العرض

30 رسالة تسوية الحسابات والاعتذار
نماذج متنوعة على الرسائل التجارية رسالة الطلب رسالة رد على شكوى رسالة التأكيد رسالة تسوية الحسابات والاعتذار رسالة تنفيذ الطلب

31 البعد عن العامية والتكرار
المهارات الكتابية الواجب مراعاتها أثناء الكتابة ترابط الأفكار البعد عن العامية والتكرار علامات الترقيم اجتناب الأخطاء الإملائية والنحوية

32 نموذج للرسالة التجارية
مكتبة الشرق للأدوات القرطاسية ص.ب: أبوظبي، دولة الإمارات العربية المتحدة شركة أبوظبي للصناعات ص.ب: العين، دولة الإمارات العربية المتحدة الرقم: 2369 التاريخ: 13/5/2013

33 تابع نموذج عام للرسالة التجارية
الموضوع: طلب قرطاسية السيد أحمد ناصر مدير التسويق المحترم السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

34 نموذج عام للرسالة التجارية
نود منكم تزويدنا ببعض القرطاسية، وإرفاق الأسعار لكل منتج. واللوازم هي: دباسة متوسطة نوع (deli stapler No. 0319) عدد (200) ملفات ورقية عدد (1000) أقلام رصاص نوع (pentel Fiesta) عدد (500) كرتون. أرجو منكم إرسال اللوازم الموضحة أعلاه في أقرب وقت ممكن، مع موافاتنا بالأسعار. وشكرا لحسن تعاونكم. علي محمود أحمد مدير مكتبة الشرق للأدوات القرطاسية

35 رسالة الرد شركة أبوظبي للصناعات ص.ب 23456
شركة أبوظبي للصناعات ص.ب 23456 العين، دولة الإمارات العربية المتحدة مكتبة الشرق للأدوات القرطاسية ص.ب: 12884 أبوظبي، دولة الإمارات العربية المتحدة الرقم: 2989 التاريخ: 14/5/2013

36 الموضوع: رد، طلب قرطاسية
السيد علي محمود أحمد مدير مكتبة الشرق للأدوات القرطاسية تحية واحتراما وبعد ۔۔۔  إشارة إلى خطابكم رقم (2369) والمؤرخ في 13/5/2013، يؤسفنا أن نبلغكم بتغير الأسعار وارتفاعها، فقد أصبح من المتعذر علينا أن نوافيكم ببعض اللوازم مع الأسعار المتعارف عليها سابقا.  وسنرفق لكم كتيبا بأسعارنا الجديدة، وستجدون كافة البيانات والتفاصيل المتعلقة بمنتجاتنا وأسعارها. ويسعدنا أن نلقى منكم ردا بالموافقة على الأسعار الجديدة، وتلبية طلبكم. نشكر لكم حسن تفهمكم أحمد ناصر مدير التسويق  المرفقات: كتالوج الأسعار.

37 نموذج لرسالة تجارية موضوعها : استفسار عن بضاعة :
نموذج لرسالة تجارية موضوعها : استفسار عن بضاعة : شركة الاتحاد للتصدير والاستيراد۔ القاسمية- الشارقة –دولة الإمارات العربية المتحدة۔ ص۔ب/ 4455 الإشارة – 45/65 التاريخ : 13-نوفمبر2014

38 تابع رسالة استفسار عن بضاعة :
الموضوع: استفسار عن بضاعة السادة/ شركة المأكولات المعلبة ،بدبي، المحترمين۔ دبي، ص۔ب/ فاكس ۔۔۔الإميل۔۔ بعد التحية، بما أن منتجاتكم الغذائية المعلبة قد حازت على إقبال كبير من المستهلكين ، وبما أننا سبق وتعاونا معكم، وكانت لدينا عدة أعمال مشتركة ،فقد رغبت شركتنا أن تجرب منتجاتكم الجديدة التي أعلنتم عنها ۔ لذا فإننا نكون شاكرين لكم تكرمكم بالرد على استفسارنا عما يلي من البضائع فيما إذا كانت متوفرة في مخازنكم ۔

39 تابع رسالة استفسار عن بضاعة :
1- فول مدمس إيطالي ،عبوة حديدية زنة/200غرام۔ 2- فول مدمس مصري – عبوة حديدية زنة /200غرام۔ 3-حمص بالطحينة –عبوة حديدية زنة 100/جرام۔ 4- أرضي شوكي – عبوة بلاستيكية- زنة 200جرام وتفضلوا بقبول فائق الاحترام،،، شركة الاتحاد للتجارة حمدان أحمد المرفقات : النسخ : 5 الرموز : س۔م

40 أنواع رسائل الشكوى : 1)رسائل الشكوى من ارتفاع الأسعار
2) رسائل الشكوى من تلف البضاعة 3) رسائل شكوى من عدم مطابقة السلعة للمواصفات والمقاييس 4) رسائل شكوى من تأخر البضاعة

41 شروط رسائل الشكوى : 1- أن تكون في إطار الموضوعات السابقة : 2- أن تكون ألفظ الشكوى بسيطة وواضحة ۔ 3- أن تستند إلى أوراق ثبوتية وأصولية قانونية لتقويتها كمستند ۔ 4- لابد أن تحتوي على شكر المرسل إليه للتبادل والتعاون التجاري القائم ۔

42 نموذج لرسالة شكوى : الشركات العالمية للتجارة الخارجية ۔ الأردن- عمان الرقم : -24 التاريخ: 10 أبريل 2013 رقمكم : 93 الموضوع : - شكوى السادة / شركة عيسى مراد المحترمين ، الأردن- عمان-شارع المصدار- ص۔ب/8796

43 تابع رسالة شكوى تحية طيبة وبعد ۔۔۔
نود أن نلفت انتباهكم إلى أنكم تأخرتم عن سداد قيمة البضاعة مدة (21) واحد وعشرين يوماً عن الميعاد المحدد بيننا ،وكان من المتفق دفع الحساب عند تسلم البضاعة الكهربائية بتاريخ : 27مارس2014م، وهذا الأمر يدعونا إلى التفكير بالتوقف عن إرسال أية شحنات تطلبونها ، ونثبت لكم أدناه رقم ومبلغ الفاتورة المستحقة الدفع كي تعملوا على سدادها في أسرع وقت ممكن ، وإلا اضطررنا لتوقف التعامل معكم۔ رقم الفاتورة تاريخها المبلغ موعد الاستحاق 371/ /2/ /2/2014 واقبلوا فائق الاحترام۔۔۔ المدير العام راشد حمد المرفقات : صورة عن الفاتورة النسخ :2 الرموز : س۔م

44 تطبيقات عملية على الرسائل التجارية
نموذج (1) طلب معلومات/ توفير معلومات أنت موظفة في إحدى الإدارات التالية: (التسويق – الإدارة المالية – إدارة الموارد البشرية) في شركة الدار العقارية. والشركة تهدف لإقامة مشروع جديد عملاق في جزيرة ياس بتكلفة 500 مليون درهم، وبالاستعانة بالعديد من الخبراء الدوليين لفترة تتراوح ما بين ثمانية إلى عشرة شهور. في هذا الإطار، اكتبي رسالة إلكترونية من 45 إلى 60 كلمة إلى إدارة في الشركة تطلب/ تطلبين فيها توفير معلومات عن موضوع

45 تطبيقات عملية للرسالة التجارية
اكتبي رسالة تجارية ردا على الرسالة الأولى توفرين فيها المعلومات المطلوبة وترفقين معها المستندات اللازمة إذا احتاج الأمر.

46 نموذج (2) شكوى / اعتذار أنت موظفة في شركة شباب الغد للمنتجات الغذائية في أبوظبي. والشركة متعاقدة مع شركة طريق الأمل في دبي على توريد طن من الخضروات المجمدة أسبوعياً. هذا الأسبوع، ونتيجة لعطب في ثلاجات التبريد الناقلة للشحنات، وصلت الشحنة تالفة. في هذا الإطار، اكتبي رسالة شكوى إلكترونية من 45 إلى 60 كلمة إلى قسم

47 تدريبات على الرسائل التجارية
اكتبي رسالة تجارية تعتذرين فيها عن هذا الخطأ، وتقدمين الترضية المناسبة إذا لزم الأمر.

48 وآخر دعوانا أن الحمد لله رب العالمين
2014/ للعام الدراسيBUS 207 أستاذة المقرر : شفاء مأمون ياسين