Reunión Informativa Fase II. VALORACIÓN DOCUMENTAL

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1 Reunión Informativa Fase II. VALORACIÓN DOCUMENTAL
8 SEPTIEMBRE DE 2017 CDD

2 Agenda Introducción Conceptos, metodología, avances CDD.
II. La valoración documental (VD) Por qué, para qué, quiénes, cómo, cuándo y dónde. III. Proceso de VD Entradas, proceso (valoración primaria y secundaria), salidas. IV. Grupos de valoración documental institucional (GVDI) Integrantes, sus sesiones y entregables. V. Ejercicio práctico GVDI

3 I. Introducción Conceptos Ciclo vital de la documentación
Sucesión de fases o etapas con la finalidad de darles el tratamiento apropiado en cada momento. Cuadro General de Clasificación Archivística “Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado” (LFA. Art. 4, Fracc. XVII). Catálogo de Disposición Documental “Es el registro general y sistemático que establece valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final” (LFA. Art. 4, Fracc. X).

4 Metodología de Elaboración del CDD
ETAPA I. IDENTIFICACIÓN ETAPA II. VALORACIÓN ETAPA III. REGULACIÓN ETAPA IV. CONTROL CTAG, CU´S, SUV, SEMS, AG. Instancias competentes CTAG MZO. – SEPT. 2017 Grupo de Trabajo SEPT. 2017 SEPT.- NOV. 2017 CU´S, SUV, SEMS, AG.

5 Avances Etapa I y II Designación de Responsables de proyecto.
Elaborar tabla de identificación de series documentales Funciones Comunes y Funciones sustantivas. Pre llenado de fichas técnicas. Elaborar fichas técnicas de valoración de series documentales. Integrantes de grupos de valoración institucional. Participación en grupos de valoración institucional. Inicia 8 sept. Resulta conveniente que el expositor profundice en que consistieron los trabajos de la primera etapa y los resultados obtenidos en datos numéricos (adicional el autoconocimiento de normativas aplicables para la producción documental, saber de sus archivos como dependencia reconociendo el estado fisico en q se encuentra para tomar las medidas convenientes, sensibilizar de la importancia del trabajo archivístico en la institución). Hacer una referencia precisa en que consiste la etapa II.

6 II. La Valoración Documental
Análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. [ [ [ [ ¿Por qué? ¿Para qué? Obligación normativa para instrumentos de control y consulta archivística. Problemática archivística. Cuadro General de Clasificación Archivística de la UdeG. Definir vigencias documentales, plazos de conservación y disposición final (conservar o eliminar) documentos de manera homogénea. Catálogo de Disposición Documental de la UdeG. [ [ [ [ ¿Quién? ¿Cómo? Atendiendo al proceso de VD. ¿Cuándo? Mes de septiembre 2017 ¿Dónde?. Lugares sede. Todas las dependencias UdeG: CU´s, SEMS, SUV, AG y 167 Grupos de Valoración Documental Institucional. Art. 24, fracc. IV. Ley General de Transparencia: “todo sujeto obligado deberá “construir y mantener actualizados sus sistemas de archivo y gestión documental, conforme a la normatividad aplicable”.Por lo que los sujetos obligados deben elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que le permitan organizar, administrar, conservar y localizar de manera expedita sus archivos. [ [ [ [ [ [ ¿Por qué valoramos? ¿Para qué valoramos? ¿Quién valora? Obligación Normativa para instrumentos de control y consulta archivística. Cuadro General de Clasificación Archivística de la UdeG Definir vigencias documentales, plazos de conservación y disposición final (conservar o eliminar) documentos de manera homogénea. Catálogo de Disposición Documental de la UdeG Todas las dependencias UdeG: CUCS, SEMS, SUV, AG. 167 Grupos de Valoración Documental Institucional

7 III. Proceso de Valoración Documental en la UdeG
ENTRADAS PROCESO SALIDAS PRODUCTOS /SALIDAS Ficha técnica de Valoración Documental. Completa en todos sus elementos. firmada por los integrantes del grupo de valoración institucional Acta (s) de grupos de valoración. Describa la información que se descarta y justificación. Catálogo de Disposición Documental A elaborar por la CTAG/UATC VALORACIÓN PRIMARIA Cuadro General de Clasificación Archivística. Ficha técnica de Valoración Documental Institucional por serie. Precisar normatividad aplicable Describir la serie documental Establecer los tipos documentales Definir para cada serie el valor administrativo, legal, fiscal o contable. Definir la vigencia documental. Determinar las condiciones de acceso. Descripción de series comunes y sustantivas. Acta (s) de sesión por grupos de valoración. Fichas técnicas de valoración documental de diversas dependencias. VALORACIÓN SECUNDARIA Insumos para el Catálogo de Disposición Documental. Definir para cada serie el valor informativo, testimonial y evidencial. Establecer la disposición final de los documentos (conservación o eliminación). Criterios de valoración documental. Nombrar un relator Elaborar acta de reunión (es). Indicar las propuestas de cambios en la denominación de la sección/ serie, nuevas series cuando aplique. Grupos de Valoración Institucional CDD

8 Qué son las Fichas Técnicas de Valoración Documental (FTVD)
Es el instrumento que permite concentrar información para cada serie documental, señala expedientes y documentos tipo generados de una función o atribución institucional; proporciona una estimación de sus valores documentales: primarios y secundarios, refleja sus condiciones de acceso (público, reservado, confidencial) así como señalamientos a los tiempos de guarda en los archivos de trámite, concentración e histórico desde la perspectiva de los productores, es decir, de las dependencias universitarias. Permite analizar y determinar los valores de los documentos y su disposición final. Es el sustento para construir el Catálogo de Disposición Documental de la Universidad de Guadalajara. Del periodo de marzo a la fecha, diversas dependencias de la Red Universitaria elaboraron un total de 971 FTVD, de las cuales 359 son de funciones comunes y 612 funciones de sustantivas. Son el insumo para los trabajos de los Grupos de Valoración Documental Institucional. CDD

9 Criterios para la valoración
Aspectos Generales El proceso de valoración documental se realizará por un grupo interdisciplinario para cada una de las series que conforman el CGCA. Por tanto, la valoración documental será por serie; las sub series deben valorarse en conjunto a la serie. La valoración se realizará considerando la información proporcionada por las distintas dependencias de la red universitaria en las Fichas Técnicas de Valoración Documental (FTVD), las cuales están a su disposición en el portal de transparencia. En los casos que se encontrara limitada la información, los integrantes deberán desarrollarla o complementarla; en el supuesto de no existir la ficha de la serie en cuestión, el grupo considerará las aportaciones de los integrantes. Cuando se identifique información que no proceda a la serie, deberá indicarse y sugerir una ubicación en el contexto del CGCA de la UdeG, señalando en el acta correspondiente.

10 Criterios para la valoración…
Criterio de contenido: la misma información es mejor conservarla comprimida que extendida. Criterio cronológico: fecha determinada a partir de la cual no se puede realizar ninguna eliminación. Aquellos datos que permitan la protección de los derechos civiles y financieros de la comunidad universitaria. Criterio diplomático: es preferible conservar un original a una copia. Las copias se conservan únicamente cuando no existe el original. Criterio de procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos que proceden de una dependencia de rango superior en la jerarquía administrativa; aunque no hay que perder de vista que los documentos de unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible.

11 Condiciones de acceso a la información de la serie
Condiciones de acceso a la información de la serie. Identificar si en la tipología documental de la serie, existe alguna razón para restringir el acceso general a la serie en cuestión. Información pública de libre acceso Información pública ordinaria y fundamental. Información confidencial Es la información pública protegida de manera permanente relativa a los particulares (Por ejemplo: datos personales) Información reservada Es la información pública clasificada por un periodo determinado (por ejemplo: razones de seguridad). Sobre la Vigencia documental de la serie Reconocer la importancia de la documentación, volumen, frecuencia de uso y de consulta. Su conservación dentro del área depende básicamente del desahogo de asuntos o de la frecuencia y consulta diaria. El plazo de vigencia de los expedientes (de cada serie) para su resguardo en los archivos correspondientes, inicia a partir de la conclusión del asunto o trámite en cuestión. CDD

12 Valoración Primaria Los valores primarios son para atestiguar las acciones cotidianas que realiza y que requieren continuidad entre las partes involucradas. Son aquellos documentos de interés para la dependencia generadora y para quien los gestiona. Son los que tienen los documentos a partir de su creación o recepción y se definen por la importancia y el uso que tiene la documentación. Valor Administrativo Valor Legal Valor fiscal / contable Es el que tienen los documentos de archivo para la dependencia que los ha producido, relacionado al trámite o asunto que motivó su creación. Se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una dependencia. Responden a procesos y actividades administrativas. Este valor se encuentra en todos los expedientes (documentos de archivo producidos o recibidos en cualquier dependencia o entidad) para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite, y son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones. Es el que tienen todos los documentos que sirven de testimonio ante la ley, para documentar las obligaciones legales y proteger los derechos de los individuos y del gobierno, por ejemplo: actas del registro civil, contratos, escrituras, actas constitutivas, decretos, acuerdos, documentos relacionados con la propiedad, y otros. El valor legal lo mantienen todos los documentos que afecten al orden general, los testimoniales que sustentan derechos reales, los contratos y aquellos emitidos por una figura legal. Se consideran documentos con valor legal o jurídico, los que se reciban y/o conservan en el ejercicio de derechos u obligaciones regulados por el Derecho. Corresponde al valor de los documentos de archivo que justifican, explican o comprueban el cumplimiento de obligaciones tributarias (pago de impuestos, contabilidad, estados financieros, otros). El valor contable se encuentra en los documentos que expresan movimiento de dinero. CDD

13 Valoración secundaria
La valoración secundaria permite identificar con precisión aquella documentación de valor permanente que será objeto de transferencia secundaria y definitiva al archivo histórico. Los documentos con valor secundario son un testimonio de las acciones que la Institución considera vitales para su historia y para la sociedad; interesan a los investigadores, son para el uso social histórico. Informativo Evidencial Testimonial Es el que posee todo expediente considerado como útil a la sociedad y pueda ser aplicado a cualquier campo de la investigación. El valor informativo puede ser evidencial o testimonial. Los que determinan un valor permanente en virtud de derechos y obligaciones imprescriptibles que revelan origen, organización y desarrollo de la Institución. Ejemplo: bienes patrimoniales. Son aquellos que evidencian uno o varios aspectos de la evolución y los cambios más trascendentales de una institución. Algunos ejemplos podrían ser: políticas, modificación de planes y programas de estudio, entre otros. CDD

14 IV. Grupos de valoración
Acerca de los integrantes de los grupos ¿Qué es un integrante de grupo de valoración? Es el personal académico o administrativo designado por una autoridad universitaria con la finalidad de apoyar en la construcción del CDD de la UdeG. ¿Cuántos grupos de valoración existen? Son 167 grupos. Existe un grupo para cada serie contemplada en el CGCA. ¿Cuántos integrantes hay por grupos de valoración? Es variable. ¿Para qué se crearon los grupos de valoración? Para que unifiquen los valores primarios y se homogenicen los criterios de disposición final de los documentos universitarios. ¿Quién determinó la integración de los grupos? La UATC con el apoyo de titulares de los CU´s, SEMS, SUV yAG. ¿Por qué fui yo? ¿Puedo nombrar a un representante? Por sus conocimientos y experiencia. Sí, siempre y cuando asuma como válidos los acuerdos tomados por el grupo, comunicándolo mediante oficio/correo electrónico.

15 Integrantes de Grupos de Valoración por Serie Documental
Comunes Sustantivas Fichas técnicas por serie documental

16 Recomendaciones Previo a la reunión del GVDI:
Dar una lectura completa al contenido del CGCA y al formato de FTVD Identificar la serie asignada para valorar Revisar la descripción de contenido de todas las series. Ejemplo.

17 V. Ejercicio práctico GVDI
Serie: 11C.11 Servicios Archivísticos Fichas técnicas de Valoración Documental de la Red: 05 Integrantes del grupo de valoración: 5 Mtra. Heidi Valentina García Navas Unidad de Archivo Histórico (Coord. Gral. Patrimonio). Guillermo Salvador Ortega Vázquez Unidad de Archivo Histórico (Coord. Gral. Patrimonio). Alberto Miranda Dueñas Archivo Financiero (Dirección de Finanzas). Lic. María Guadalupe Rodríguez Rodríguez Unidad de Control Documental (CCE). Mtro. Francisco José Zamora Briseño Unidad de Archivo de Trámite y Concentración (CTAG).

18 Coordinación de Transparencia y Archivo General
Equipo: César Omar Avilés González Francisco José Zamora Briseño Gloria Judith Barrera Rodríguez, Alán René Coronado Ponce, Laura E. Manriquez Orozco, Juan Carlos González Toledano. Coordinación de Transparencia y Archivo General Pedro Moreno 834, Col. Centro Guadalajara, Jalisco ext y 12485

19 Ciclo vital de la documentación
ETAPA DEL DOCUMENTO FASE ACTIVA FASE SEMI ACTIVA FASE HISTÓRICA TIPO DE ARCHIVO (Ubicación) Trámite Concentración Histórico USO Constante Ocasional precaucional Diverso USUARIOS Administración e interesados Administración Todos VALORES DOCUMENTALES Primarios: A, L, F/C Primarios Secundarios: I,T y E TIPO DE TRANSFERENCIA Conservación Permanente DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (destino) Transferencia Primaria Valoración Transferencia Secundaria Eliminación

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21 Instrumento Archivístico CDD
Libre acceso Libre acceso A=Administrativo. L=Legal. F/C = Fiscal o contable. I=Informativo. T=Testimonial. E=Evidencial. AT=Archivo de Trámite. AC=Archivo de Concentración. AH=Archivo Histórico.

22 SECCIÓN 2S. ADMINISTRACIÓN ESCOLAR Código Serie/Subserie Valores documentales Plazos de conservación Destino final Clasificación y acceso de la información Observaciones Primarios Secundarios AT AC Total Baja AH Pública ordinaria Confidencial Reservada A L F/C I T E 2S.1 Admisión de alumnos 2S.2 Inscripción y reinscripción 2S.3 Validación de documentos 2S.4 Expedientes de alumnos 2S.5 Reporte de calificaciones 2S.6 Becas de instituciones incorporadas 2S.7 Constancias, certificaciones y autenticaciones 2S.8 Titulación 2S.9 Instituciones incorporadas 2S.10 Supervisión de instituciones incorporadas 2S.11 Desincorporación de instituciones 2S.12 Escuelas desaparecidas Libre acceso A=Administrativo. L=Legal. F/C = Fiscal o contable. I=Informativo. T=Testimonial. E=Evidencial. AT=Archivo de Trámite. AC=Archivo de Concentración. AH=Archivo Histórico. CDD CDD de la UdeG