SERVICIO DE ATENCIÓN DE DOCUMENTOS REGISTRALES EN FORMATO DIGITAL

Presentación del tema: "SERVICIO DE ATENCIÓN DE DOCUMENTOS REGISTRALES EN FORMATO DIGITAL"— Transcripción de la presentación:

1 SERVICIO DE ATENCIÓN DE DOCUMENTOS REGISTRALES EN FORMATO DIGITAL
10/11/2018 PROYECTO: SERVICIO DE ATENCIÓN DE DOCUMENTOS REGISTRALES EN FORMATO DIGITAL

2 AGENDA I PERFIL INSTITUCIONAL, LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN II PROBLEMA IDENTIFICADO III DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN IV RESULTADOS OBTENIDOS

3 . FUNCIONES 2:49:55

4 PROCESOS CLAVES Y PRODUCTOS IDENTIFICADOS

5 OBJETIVOS INSTITUCIONALES
PLANES ESTRATÉGICO 2. DESARROLLO Y CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE REGISTROS CIVILES 1. POBLACIÓN TOTAL IDENTIFICADA 3. FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL PEI PEI – 2015 2. ATENCIÓN A SECTORES VULNERABLES 1. MEJORA DEL SERVICIO 3. INNOVACIÓN Y USO INTENSIVO DE LA TECNOLOGÍA PEI – 2016

6 LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN
COLABORADORES CON CULTURA DE INNOVACIÓN Y COMPROMISO APOYO A LOS EQUIPOS DE PROYECTOS COMUNICACIÓN EFECTIVAS TRABAJO EN EQUIPO . Asignación de recursos . Facilidades para coordinar . Aprueba nuevos procedimientos . Reuniones periódicas . Comunicación horizontal . Herramientas (STD, correos, IP) . Política y Objetivos de Calidad . ROF . Formar reuniones . Concursos internos RECONOCIMIENTO INNOVACIÓN GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO . Capacitaciones . Herramienta Intranet . Reuniones para ampliar conocimiento . Felicitaciones personales . Resoluciones y cartas de agradecimiento . Publicaciones de desempeño . Generar nuevos Proyectos para mejorar nuestros servicio y procesos.

7 AGENDA I PERFIL INSTITUCIONAL, LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN II PROBLEMA IDENTIFICADO III DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN IV RESULTADOS OBTENIDOS

8 Sedes de Archivos Registrales Físicos
Situación Inicial Cantidad de Solicitudes por Tipo de Atención – Situación Inicial TIPO 2009 2010 ORIGINAL 66% 60% COPIA 27% DIGITAL 7% 13% TOTAL 100%

9 Problemas Frecuentes Demora en las atenciones en físico y copias
(Hasta 5 días) Costo de Operación Excesivo (Aprox. S/.17.11) Recepción de solicitudes mediante diferentes medios (Aplicativo, correo, Trámite Documentario) BASE DE DATOS

10 Análisis de Causas

11 AGENDA I PERFIL INSTITUCIONAL, LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN II PROBLEMA IDENTIFICADO III DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN IV RESULTADOS OBTENIDOS

12 Servicio de Atención de Documentos Registrales en Formato Digital
Actividades

13 Desarrollo de Alternativas de Solución de Bajo Costo
ATENCIÓN EN FÍSICO ATENCIÓN EN COPIA ATENCIÓN EN DIGITAL Las atenciones se realizan manualmente; promedio de atención 5 días. Las atenciones se realizan manualmente y el promedio de atención era de 5 días. Las atenciones de documentos en digital se atienden en el día de la solicitud. Los documentos registrales son enviados físicamente a los solicitantes. Los documentos son fotocopiados, las copias son enviadas físicamente a los solicitantes. Se digitaliza el documento registral en formato PDF y se sube la imagen al servidor estando disponible para que cualquier unidad orgánica lo utilice. Se envían los documentos a través de un Transporte vehicular. Se envían las copias de los documentos a través de un Transporte vehicular. No hay necesidad de enviar documentos en físico (las imágenes digitales viajan por la red) Se utilizan equipos y materiales como papel, impresoras, tóner, cintas adhesivas, plumones y bolsas para los envíos. Se utilizan equipos y materiales como papel, impresoras, tóner, cintas adhesivas, plumones y bolsas para los envíos. elementos que no contribuyen al bienestar del planeta (Ecoeficiencia) La atención en formato digital permite disminuir el consumo de recursos, de manera que se alinea con las políticas de gobierno para protección y conservación del medio ambiente. Sobre manipulación de los documentos, incluso pueden ser adulterados y con peligro de extraviarse. Se disminuye el riesgo de extravío de los documentos, sin embargo continúan siendo manipulados poniendo en riesgo su conservación. Se disminuye considerablemente el riesgo de extravío, así como la sobre manipulación del documento registral, la imagen queda para la consulta de las demás unidades orgánicas en el momento que la requieran, ayudando así a la conservación e integridad del mismo

14 VENTAJAS DE LA ATENCION EN DIGITAL
Rapidez en la atención en formato digital Conservación de la documentación. Se evitan perdidas de Documentos La información cargada por primera vez en los aplicativos estarán disponibles para futuras consultas.

15 Uso del Servicio dentro del Proceso de Atención de Información Registral
BASE DE DATOS

16 Implementación del Servicio de Atención de Documentos Registrales en Formato Digital
UNIDAD ORGÁNICA PROCESOS Y SERVICIOS INVOLUCRADOS Gerencia de Operaciones Registrales Procesos por Rectificaciones Administrativas, Procesos de Reposición de Actas, Procesos de Inscripciones Extemporáneas de Menor y Mayor de edad, Procesos por Duplicidad de Inscripciones (Nacimiento, Matrimonio y Defunción) Gerencia de Registros de Identificación Atención de Requerimientos de Ciudadanos por el Ítem 38 Y 39 del TUPA RENIEC Procesos de Fiscalización de Tramites de DNI, Procesos de Fiscalización de Resoluciones de Depuración Procesos de Investigación Casos por Presunta Afectación al RUIPN, Procesos de Atención de Solicitudes por Información de identificación a Entidades Públicas y Privadas, Procesos de Conformación de Expedientes Cancelados para Denuncias. Procesos de Evaluación de Tramites de DNI Procesos de Emisión de Informes Periciales Grafotécnicos, Procesos de Emisión de Informes Periciales Dactiloscópicos, Procesos de Emisión de Exámenes de Verificación de Certificados de Nacimientos y Defunciones Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles Proceso Indagatorio para la Investigación de Actas Registrales, Aseguramiento de la Calidad para la Depuración de Actas Registrales Reproceso de Imágenes de Actas Registrales, Reproceso de Datos de Actas Registrales, Verificación o Re etiquetado por Número de Acta / CUI

17 AGENDA I PERFIL INSTITUCIONAL, LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN II PROBLEMA IDENTIFICADO III DESARROLLO DE LA SOLUCION IV RESULTADOS OBTENIDOS

18 (Procedimiento al 2010 sin Software de Atenciones Digitales)
SITUACIÓN INICIAL SITUACIÓN ACTUAL (Procedimiento al 2010 sin Software de Atenciones Digitales) (Procedimiento al 2013 con Software de Atenciones Digitales) Estimado en Soles Ítem a través del SIA Tiempo (Min) Costo Estimado 1 Personal Solicitante Genera requerimiento 10 1.74 Personal Solicitante Genera Requerimiento en Sistema 2 0.35 Recepción/Archivo ARSA 5 0.87 Recepción Archivo ARSA en Sistema 3 0.52 Registro de Requerimientos 4 Asignación Archivo ARSA para Ubicación Ubicador retira el documento solicitado, y en sustitución coloca el reemplazo 6 Despachador recibe los documentos ubicados para su confirmación. 7 Ordena los Requerimientos ubicados según tipo de solicitud (copia, digital, original) 8 De ser solicitud tipo copia, el personal operativo encargado de realizar fotocopias recibe del Asignador de RUIPN la Orden de Requerimiento con los documentos registrales 9 Prepara el documento registral para su fotocopiado Fotocopia el documento registral solicitado, gasta papel y tóner 0.63 Digitalizador y Control de Calidad 1.22 11 Entrega las copias de los documentos registrales al Personal Fedatario. 12 Fedatario recibe la orden de requerimiento con los documentos registrales para realizar el fedatado. 13 Entrega las copias fedatadas y los documentos registrales originales al Asignador. 14 Control de Calidad y Despacho 1.23 15 Transporte de documentos requeridos hacia Trámite Documentario Incluye Combustible 90 0.31 16 Entrega de documentos a Trámite Documentario y Registro en BD 17 Ruteo y Despacho a Transportista 18 Transporte de documentos requeridos hacia Áreas Solicitantes Incluye Combustible 19 Recepción en Mesa de Partes de área solicitante 20 Entrega al área Solicitante Solicitante recepciona Requerimiento en Sistema Total 17.11 5.57

19 Reducción de Tiempos de Atención Resultados del Proyecto en Costos
Expresados en Horas de Atención en Formato Digital UU.OO 2010 2011 2012 2013 Gerencia de Operaciones Registrales 95 55 39 24 Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles 138 68 48 Gerencia de Registros de Identificación 47 Resultados del Proyecto en Costos Años Total Atenciones Costo Situación Inicial Costo Situación Actual Ahorro de Costos 2009 19,098 S/. 326,766.78 S/. 106,375.86 S/. 220,390.92 2010 44,199 S/. 756,244.89 S/. 246,188.43 S/. 510,056.46 2011 63,567 S/. 1,087,631.37 S/. 354,068.19 S/. 733,563.18 2012 116,100 S/. 1,986,471.00 S/. 646,677.00 S/. 1,339,794.00 2013 157,178 S/. 2,689,315.58 S/. 875,481.46 S/. 1,813,834.12 Total Acum. 381,044 S/. 6,846,429.62 S/. 2,228,790.94 S/. 4,617,638.68

20 Resultados del Proyecto
Beneficios Situación Inicial 2010 Situación Actual 2013 Reducción en plazo de Atención 5 días 24 horas Aumento en la Atención 19,098 157,178 Ahorro de recursos en la Atención S/. 510,056.46 S/. 1,813,834.12 Aumento en la cobertura de Aplicativo SIO 318 Usuarios 1082 Usuarios Aumento en la cobertura de Aplicativo de Atenciones 3 Usuarios 76 Usuarios Mejora en el proceso 20 actividades 6 actividades

21 Gracias por vuestra atención.