MANUAL DE USUARIOS FINALES Ultima modificación 05 de MAYO 2018

Presentación del tema: "MANUAL DE USUARIOS FINALES Ultima modificación 05 de MAYO 2018"— Transcripción de la presentación:

1 MANUAL DE USUARIOS FINALES Ultima modificación 05 de MAYO 2018

2 INGRESO A LA PAGINA WEB - Para poder ingresar a la herramienta SIP es necesario abrir la siguiente dirección web. O directamente SIP Sip.marion.com.co Al ingresar a la dirección web, el banner de compras institucionales lo direcciona al SISTEMA DE PEDIDOS (SIP) Después de ingresar los datos (USUARIO Y CLAVE) de la cuenta de usuario aparece el menú de herramientas.

3 DATOS GENERALES DEL USUARIO
MENU PRINCIPAL SIP DATOS GENERALES DEL USUARIO Datos usuario empresa: En la parte superior derecha se encuentra el nombre, perfil y empresa a la que pertenece el usuario que ingresa. Ultima fecha de Ingreso: Abajo de los Datos de usuario empresa se encuentran los datos de la ultima fecha de ingreso y código de usuario . Ip de ingreso: Abajo de los datos de Ultima fecha de ingreso se encuentran los datos de la ip de donde esta accediendo a la plataforma de pedidos. MENUS DE ACCESO Administración: Permite control y parametrizacion de nuestra cuenta. Pedidos: Permite crear, modificar, aprobar, consultar y enviar nuestros pedidos a Marión. Informes: Da la posibilidad de consultar nuestras compras y evaluar estadísticas de acuerdo a otros centros de costo. Presupuesto: Permite controlar nuestra plataforma estableciendo parámetros en valor y cantidad para cada uno de los centros de costos. OPCIONES Salir del sistema: cierra la sesión del usuario y sale del sistema. Ir al home: Envía al usuario a la página de inicio del sistema . Enviar correo: Puede establecer comunicación a través de correos electrónicos con usuarios de su misma empresa. Calendario: Se puede observar el calendario de actividades del mes. Encuestas: A través de este enlace se pueden desarrollar las encuestas formuladas por su empresa. Enlaces Facebook Twiter Instagram

4 MENU DE USUARIOS Para cambiar los datos de la clave ingresamos a través de la opción de Administracion / Mi usuario. Digitamos los datos de la nueva clave. Guardamos los nuevos datos . Al ingresar nuevamente al sistema lo realizamos con la nueva información. En esta opción podemos paramétrizar el tipo de notificaciones que deseamos lleguen a nuestros correos.

5 MENU DE PEDIDOS En la sección de “pedidos” usted podrá realizar todo el proceso de pedidos, desde el ingreso hasta el envió. INGRESAR UN PEDIDO Para ingresar un pedido debe dar clic en la opción ingresar; Seleccionar el centro de costos y procede a dar clic en nuevo.

6 A continuación clic en buscar, se realiza la búsqueda de todos los ítems que el cliente tiene autorizados en el catalogo; podemos ver las fotografías de cada producto en la cámara que se encuentra en el lado izquierdo. Se inicia con la selección de los ítem que se necesitan en la columna de cantidad y el sistema calcula el valor de forma automática , el ítem que no se necesite que deja en blanco.

7 Al finalizar la selección de productos por la cantidad solicitada se procede a dar clic en adicionar
NOTA: Si desea puede agregar más productos dando clic en buscar y selecciona de nuevo las cantidades solicitadas de acuerdo a lo que requiere y teniendo en cuenta el tiempo de inactividad del sistema que son 20 minutos, recuerde que en el campo de las observaciones no se pueden agregar productos porque no serán tomados en cuenta. NOTA: Recuerde que si su empresa maneja presupuestos el sistema va a mostrar lo que tiene asignado y si ya alcanzo su tope

8 Al finalizar la selección de los ítems guardamos nuestro pedido y el sistema nos arrojara un numero de pedido, a continuación nos muestra los valores, fechas y estado del pedido, que podemos validar también en nuestras bandejas de correo con la notificación que el sistema realiza a nuestro aprobador y al usuario que digito el pedido. Si usted tiene el permiso de enviar, eliminar y consultar su pedido una vez ingresado; el sistema mostrara las opciones. Recuerde que si desea realizar modificaciones al pedido debe estar en estado digitado; si se encuentra en otro estado debe validar con el aprobador el cambio de estado.

9 MODIFICAR UN PEDIDO - Para modificar un pedido debe dar clic en la opción ingresar. Seleccione la opción modificar cancelar . En esta opción tiene la posibilidad de editar pedidos filtrando la búsqueda de acuerdo al estado, numero de pedido y fecha en que se realizo; después de realizar esta validación se procede a dar clic en buscar. Para poder ver el pedido da clic en icono que se identifica con una lupa y el sistema le mostrara el detalle del pedido que desea modificar.

10 Si desea modificarlo da clic en el icono que se identifica con un lápiz luego de realizar las modificaciones de clic en guardar. NOTA: De acuerdo al perfil que el usuario posea puede modificar o cancelar los pedidos de los demás usuarios.

11 RECOMPRA Para realizar una compra de un pedido anterior se debe tener en cuenta que solo se puede utilizar esta opción con pedidos no superiores a 3 meses. Se debe seleccionar un centro de costos y luego recompra para traer los pedido anteriores. Dar clic en Se habilitan los productos y el pedido anterior; si se desean agregar otros productos se puede realizar o finalmente se guarda el pedido

12 CONSULTAR UN PEDIDO - Para consultar un pedido debe dar clic en la opción de pedidos - consultar , se relaciona el numero del pedido, fecha de digitación, estado, fecha de ultima actualización, tipo, y valores subtotales y totales. NOTA: El pedido se puede consultar también por el estado, número y fecha - Luego se procede a dar clic en buscar Para poder ver el pedido de clic en icono que se identifica con una lupa y automáticamente aparece el detalle de productos de pedido .

13 En pantalla aparecen 3 opciones que son:
Trazabilidad: Se puede observar el estado y fechas de cambio de cada uno de los estados del pedido, esto se realiza despegando la opción de Trazabilidad de los pedidos. Ver despachos describe el detalle del despacho del pedido con la guía de la transportadora direccionada a la pagina de la misma. NOTA: Si desea imprimir el pedido o regresar a la búsqueda procede a utilizarlos siguientes botones.

14 APROBAR UN PEDIDO(SOLO SI ES OBLIGATORIO)
Para realizar el proceso de aprobación solo si es necesario nos desplazamos por el menú Pedidos/ Aprobar. Seleccionar el centro de costos o el numero del pedido si lo conoce; si no lo recuerda podemos dar clic en buscar y el sistema nos traerá todos los pedidos pendientes por aprobar. Al traer el pedido podemos realizar 4 procesos: Consulta del pedido. Eliminar el pedido. Modificar pedido Seleccionar todos o solamente el pedido que desea enviar y haciendo clic sobre el botón ENVIAR.

15 ENVIAR UN PEDIDO (SOLO SI ES OBLIGATORIO)
Para realizar el proceso de envió solo si es necesario nos desplazamos por el menú Pedidos/ Enviar. Seleccionar el centro de costos o el numero del pedido si lo conoce; si no lo recuerda podemos dar clic en buscar y el sistema nos traerá todos los pedidos pendientes por enviar. Al traer el pedido podemos realizar 3 procesos: Consulta del pedido. Eliminar el pedido. Seleccionar todos o solamente el pedido que desea enviar y haciendo clic sobre el botón ENVIAR. 3. Cuando el pedido se envía nos llega una notificación al correo electrónico confirmando el envió y los detalles relacionados en el pedido.

16 RECIBIR UN PEDIDO (SOLO SI ES OBLIGATORIO)
Después de que el aprobador ha aprobado y enviado un pedido el estado del pedido cambia a enviado y posteriormente a despachado… Cuando el pedido que se envió es entregado debemos recibirlo a través del sistema Menú pedidos / novedades/ recibir, digitamos el pedido o simplemente le damos buscar. Para validar las cantidades damos clic Seleccionamos las cantidades de productos que estamos recibiendo y procedemos a guardar El sistema procede a enviar un correo donde se indica que el pedido se ha recibido satisfactoriamente

17 DEVOLVER UN PEDIDO (SOLO SI ES OBLIGATORIO)
Para devolver un pedido es necesario tener en cuenta que el pedido debe estar en estado cumplido o recibido parcialmente. Para devolver un pedido: Menú pedidos /novedades/ devoluciones, digitamos el pedido o simplemente le damos buscar. Para validar las cantidades damos clic . 3. Se selecciona el pedido a devolver con las respectivas cantidades y observaciones que se crean convenientes guardando las devoluciones.

18 VALIDAR DEVOLUCION (SOLO SI ES OBLIGATORIO)
Para validar un devolución se selecciona a través del menú pedidos/ novedades / val devoluciones el pedido al cual se le realizo la devolución y dando clic en guardar o eliminar finalizamos esta novedad.

19 Mail: analistasip@marion.com.co
CONTACTOS DE SOPORTE MARIÓN Jorge Alberto Bedoya Mail: Soporte SIP: (54) EXT 933 CEL CHAT EN LINEA