Administración de Proyectos Asistida por MS Project

Presentación del tema: "Administración de Proyectos Asistida por MS Project"— Transcripción de la presentación:

1 Administración de Proyectos Asistida por MS Project
IFTS N° 5 Lic. Leandro M. Eichinger Año: 2017

2 Las ventanas de Project

3 Información del Proyecto Fecha de comienzo

4 Información del Proyecto Propiedades

5 Información del Proyecto Calendarios Opciones

6 Información del Proyecto Calendarios laborales

7 Información del Proyecto Las tareas

8 Información del Proyecto Las tareas: tareas repetitivas

9 Información del Proyecto Las tareas: división de tareas

10 Información del Proyecto Las tareas: Hitos

11 Información del Proyecto Las tareas: Esquemas
Tarea resumen Subtarea

12 Información del Proyecto Las tareas: relaciones
Una relación “Terminada para comenzar” significa que una tarea no puede comenzar hasta que otra se haya completado. Una relación “Comenzada para comenzar” significa que una tarea puede comenzar tan pronto como otra comience. Una relación “Terminada para terminar” significa que una tarea no puede terminar antes que otra termine. Una relación “Comenzada para terminar” significa que una tarea no puede terminar antes que otra comience.

13 Información del Proyecto Las tareas: restricciones
Delimitaciones Posposición o Adelanto

14 Información del Proyecto Los Recursos

15 Información del Proyecto Los Recursos asignación
Ventana de asignación de los recursos Ventana de información de tareas

16 Información del Proyecto Los Recursos asignación
A medida que asigna más recursos a una tarea, la duración se reduce para reflejar este hecho. Si desea que la duración de la tarea se mantenga invariable, independientemente de los recursos que asigne, seleccione la tarea, haga clic en Información de la tarea y elija la ficha Avanzado. Desactive la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo.

17 Información del Proyecto Los Recursos programación del trabajo
Calendarios

18 Información del Proyecto Los Recursos, su uso en las tareas

19 Información del Proyecto Los Recursos, sus costos
En la hoja de recursos En la ventana de información del recurso

20 Información del Proyecto Costos Fijos
En la tabla de costos para una tarea. En la tabla de recursos como costo por uso

21 Información del Proyecto Costos por tarea y por recursos
En la hoja de tareas En la vista de uso de tareas

22 Información del Proyecto Costos del proyecto
En los informes En las estadísticas del proyecto

23 Presentación del Proyecto
Asistente del diagrama de Gantt Las barras del Gantt El estilo de los formatos

24 Presentación del Proyecto
Vistas Tablas Informes Personalizaciones

25 Presentación del Proyecto Tablas personalizadas

26 Presentación del Proyecto Globalización de Tablas

27 Programación del Proyecto
Ruta Crítica (asistente) Tareas críticas (filtros) Tareas más largas o más costosas (ordenar)

28 Programación del Proyecto El diagrama de PERT
Personalización

29 Programación del Proyecto Márgenes de demora
En las barras En las tablas

30 Programación del Proyecto Programación por recursos
Evento Duración Unidades Trabajo Añadir una unidad del mismo recurso A 1 semana 200% del recurso A 40hs de cada uno 80 horas en total Añadir una unidad de otro recurso B 100% del recurso B 2 semanas 80hs de cada uno 160 horas en total Unidades fijas no condicionadas por el esfuerzo Para una tarea de dos semanas de duración 80 horas 1 unidad de Unidades fijas condicionadas por el esfuerzo

31 Programación del Proyecto Programación por recursos

32 Programación del Proyecto Programación por recursos
Trabajo = duración * unidades

33 Programación del Proyecto Programación por perfiles de recursos
Descripción Uniforme El número de horas de trabajo se distribuye uniformemente a lo largo de la duración de la tarea. Creciente El número de horas por período de tiempo es baja al principio y se incrementa gradualmente hasta un 100% hacia el final de la tarea. Decreciente El número de horas por período de tiempo es de un 100% hacia el principio de la tarea y disminuye gradualmente hacia el final. Dos picos El número de horas por período de tiempo sube dos veces al 100% a lo largo de la duración de la tarea. Pico inicial El número de horas por período de tiempo sube al 100% en el primer cuarto de la duración de la tarea. Pico final 100% en el último cuarto de la duración de la tarea. Campana 100% la mitad de la duración de la tarea. Los porcentajes de trabajo iniciales y finales son bajos. Campana achatada 100% la mitad de la duración de la tarea. La diferencia con la campana consiste en que los porcentajes inicial y final son más altos.

34 Seguimiento del Proyecto Pasos
Existen cuatro pasos para seguir el progreso de un proyecto: Establecer un proyecto base o baseline plan. Este plan servirá como criterio de comparación contra el cual Ud medirá el progreso actual de su proyecto. A medida que el proyecto avanza, ingresar la información actual de cada tarea. Periódicamente reprogramar aquellas tareas que aún no han finalizado, e ingresar información sobre cualquier cambio relevante para reprogramar las tareas futuras. Comparar la programación actual con el proyecto base. Esto le ayudará a medir el progreso del proyecto.

35 Seguimiento del Proyecto Línea de Base
Cuando haya especificado toda la información necesaria para el proyecto y esté preparado para comenzar el trabajo real, puede guardar una línea de base de la información del proyecto para compararla con el progreso real de éste.

36 Seguimiento del Proyecto Comparación de información
El Gantt de seguimiento Barra de Línea de base Barra Actual

37 Seguimiento del Proyecto Fecha de hoy

38 Seguimiento del Proyecto Información real de las tareas
Una vez que su proyecto haya comenzado Ud. deberá seguir tres tipos de tareas: tareas completadas (tareas que han comenzado y terminado), tareas en curso (tareas que han comenzado pero no han finalizado todavía), tareas sin comenzar (tareas que todavía no han comenzado)

39 Seguimiento del Proyecto Información real de las tareas
Tareas terminadas: Por definición una tarea completada tiene una fecha real de comienzo, una fecha real de finalización y un porcentaje de ejecución del 100%. Las tareas completas pueden pertenecer a alguna de las siguientes categorías: Tareas que comenzaron y terminaron dentro de la programación prevista. Tareas que comenzaron o finalizaron antes o después de la programación prevista. Tareas que han tenido una duración diferente de la programación prevista.

40 Seguimiento del Proyecto Información real de las tareas
Tareas en curso: Cuando Ud. esté realizando el seguimiento del proyecto también deberá manejar las tareas en curso, es decir las tareas que han comenzado pero no han finalizado todavía. Por definición una tarea en curso es aquella que tiene un día real de comienzo pero no tiene una fecha real de finalización y tiene un porcentaje de realización superior a cero y menor que 100.

41 Seguimiento del Proyecto Información real de las tareas
Las tareas en curso pueden encontrarse en alguna de las siguientes situaciones: Las tareas que están dentro de lo programado, es decir que comenzaron en la fecha prevista y se están realizando según lo programado. Las tareas que están adelantadas o retrasadas respecto de la programación, esto es, las tareas que comenzaron en la fecha prevista y han progresado más rápido o más lento de lo previsto, y las tareas que comenzaron antes o después de las fechas programadas y han progresado según lo programado, más rápido o más despacio.

42 Seguimiento del Proyecto Información real de las tareas
En la ventana actualizar tareas: Porcentaje real avanzado Duración real Fechas reales de comienzo o fin

43 Seguimiento del Proyecto Información real de las tareas
En la ventana de información de la tarea: Porcentaje real avanzado

44 Seguimiento del Proyecto Actualizar las tareas según programación
Utilizando la barra de seguimiento en la vista de Gantt:

45 Seguimiento del Proyecto Verificar las variaciones en las tareas según programación
tareas pueden ser: Variaciones de comienzo Variaciones de fin Variaciones de duración Variaciones de costo

46 Seguimiento del Proyecto Trabajo real
En la hoja de uso de tareas

47 Seguimiento del Proyecto Trabajo real
Introducción del trabajo real en la vista de uso de las tareas

48 Seguimiento del Proyecto Trabajo real día a día
Insertar el trabajo real día a día en la vista de uso de recursos

49 Seguimiento del Proyecto Costos reales
Seguimiento manual Carga del costo real en la vista de uso de tareas

50 Seguimiento del Proyecto Variaciones de Costos
En las estadísticas del proyecto En la vista de Gantt con la tabla Costo

51 Seguimiento del Proyecto Reprogramación del Resto
Reprogramar trabajo (a la fecha de hoy)

52 Aceleración de Proyectos
Programar en función de los recursos, según tipo de tareas, agregando unidades y cambiando duraciones. Dividir una tarea en segmentos, para distribuir la carga de los recursos. Programar el trabajo en segmentos desiguales, utilizando perfiles en los recursos. Reasignar trabajo a otro recurso. Retrasar o adelantar una tarea.

53 Aceleración de Proyectos
Cambiar los calendarios de los recursos. Analizar las relaciones entre las tareas para cambiarlas. Eliminar demoras causadas por redistribuciones de recursos. Nivelar recursos (eliminar sobreasignaciones)