SISTEMA DE GASTOS DE VIAJE

Presentación del tema: "SISTEMA DE GASTOS DE VIAJE"— Transcripción de la presentación:

1 SISTEMA DE GASTOS DE VIAJE

2 IMPORTANTE. 1.- Enviar correo a administrativo para que les asigne cuenta contable de Gastos de Viaje y así mismo les brinde los pasos a seguir para el alta como acreedor (proveedor). 2.-En caso de no tener un correo dado de alta en SAP, el SGV no te permitirá generar solicitud y será necesario solicitar la actualización en SAP R.H con las siguientes personas Anel Nadia Lopez Avalos (T3) Cruz Angel Garcia Peña (T2) Irma Idalia Rodriguez Casas (Todo) Irma Niño Cano (Todo) Jaime Cabral Aldaco (Mtto) Karla Ceniceros Salinas (T1) 3.- enviar correo a INFOGV FL para que se habilite el perfil de viajero en el SGV SGV. Sistema de Gastos de Viaje

3 1. ¿Como ingresar al Nuevo Sistema de Gastos de Viaje?
A través de tu portal de RH, ingresando con las mismas credenciales (Usuario / Contraseña) con las que actualmente entras al portal.

4 2. ¿Como generar una nueva solicitud?
En este apartado Nueva Solicitud a través de la cual podrás registrar un nuevo viaje por realizar, es importante conocer las políticas de la empresa antes de generar cualquier viaje.

5 3. Operación de Gastos de Viaje
3.1. Generación de Claves de Viaje Se presenta una nueva pantalla la cual cuenta con las siguientes secciones: Datos Viajero Tipo de Viaje Transporte Destinos Motivo de Viaje Justificación de Viaje Anticipo Acompañante (es de suma importancia registrar al acompañante para que así el sistema pueda prorratear el gasto de alimentación y ND del viajero y acompañante (s) ) Además en la parte superior derecha de la pantalla se indica la Clave Solicitud, Clave SAP y el Estatus de la Solicitud.

6 4. Reportar Gastos de Viaje
Pasos para entrar a reportar gastos: Página principal Clic en número de solicitud Clic en Reportar Gastos (al final de la página/abajo) 1 2 Para poder Reportar los Gastos, es necesario que la Solicitud se encuentre en el estado “En espera de regreso de Viaje” o “Comprobantes sin Registrar”. 3

7 5.Operación de Gastos de Viaje
Reportar Gastos Deducibles (XML) Adjuntar Factura (archivos .XML) El objetivo de esta opción es anexar la factura .XML al registro del gasto, al agregar la factura .XML automáticamente se llenarán los siguientes campos de la factura anexada: Factura, RFC, Fecha e importe. Es importante seleccionar el tipo de gasto y medio de pago manualmente para que se pueda agregar el gasto correctamente. Nota: Si el XML fue expedido después del viaje, es importante indicar en observaciones la fecha real del gasto. Día/Mes/Año en que se efectuó dicho gasto.

8 5.Operación de Gastos de Viaje
Reportar Gastos Adjuntar Factura (archivos .XML) Se presenta una ventana secundaria donde se solicita ingresar o seleccionar la ruta y nombre del archivo que se desea adjuntar. Una vez seleccionado el archivo que se va adjuntar, hacer clic en el link “Agregar”.

9 Gastos de Viaje FL A M E X

10 Existen 3 tipo de medios de pago
Los cuales son los siguientes: Efectivo ; Tarjeta Personal Tarjeta AMEX (personalizada) Tarjeta Avión Centralizada

11 Efectivo y/o Tarjeta Personal: Este medio de pago; se utiliza cuando el viajero, solicita anticipo y el gasto es pagado por medio del efectivo(anticipos) otorgado por la empresa. Así como también pagado con su tarjeta personal y/o Efectivo del mismo para generar el reembolso de sus gastos Es responsabilidad del viajero elegir el medio de pago correcto, ya que esta factura se pagaría directamente al viajero en caso de no tener anticipo o generar saldo a favor Tarjeta AMEX: Este método de pago; se utiliza cuando el viajero, soporta los gastos generados por medio de la Tarjeta AMEX PERSONALIZADA (ejemplo: Avión, Alimentaciones, Transportación Terrestre, entre otros.) Es responsabilidad del viajero elegir el medio de pago correcto, ya que esta factura se pagaría directamente al proveedor “AMEX” Tarjeta Avión Centralizada: Este método de pago; se utiliza únicamente en la compra de avión que son pagados por medio de la Tarjeta Centralizada de la empresa.

12 5.Operación de Gastos de Viaje
Reportar Comprobante del Sobrante de Anticipo Logística(Sobrante Anticipos Logística) * El sobrante de anticipo se registra como un gasto “Deducible” y se anexa el comprobante por medio de (PDF ) ya que este no expide XML BANCO No. CUENTA NOMBRE DE CUENTA BBVA BANCOMER, SA TKD US MN PRO US MN MTK US MN FSE US MN RECUERDA depositar el sobrante de anticipo a las siguientes cuentas:

13 5.Operación de Gastos de Viaje
Reportar Gastos No Deducibles (PDF) Se deberá primero registrar el gasto, una vez registrado los campos obligatorios como Tipo de gasto Factura Importe Fecha Medio de pago Se deberá dar clic en “Agregar” Una vez agregado el gasto se deberá adjuntar el PDF por concepto (renglón). Haciendo clic en adjuntar PDF 1 2

14 5.Operación de Gastos de Viaje
Aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación. Se hace clic en “Browse…” para buscar el archivo correspondiente Una vez seleccionado el archivo se hace clic en “Agregar” Si se ha cargado correctamente el PDF, en la sección llamada “XML/PDF” de la información del concepto se podrá observar la siguiente leyenda “PDF cargado en sistema” 4 5 3

15 Al haber terminado de comprobar
5.Operación de Gastos de Viaje Envío de cuenta 2 1 Se presenta el gasto que se capturó, esto en la sección correspondiente deducible o no deducible, además se presenta el registro del gasto en la sección de “Resumen de Gastos” Al haber terminado de comprobar 1.- se imprime la caratula 2.- se envía (electrónicamente) 3.-El estatus cambia a “En validación de policitas” cuando la cuenta es nacional “Comprobantes enviados al CSC” cuando la cuenta es Internacional

16 Dudas Frecuentes Recomendaciones

17 1. Recomendaciones Cómo capturo mi concepto de Hospedaje Nacional, ya que cuando lo capturo me pide un Hotel que este dentro del convenio? El campo , «HOTEL» es un campo que va mostrando las opciones de los Hoteles conforme se va capturando y una vez que se identifica cual fue el hotel en el que se hospedaron se debe elegir de la lista En caso de que el hotel no pertenezca al listado de hoteles , se deberá seleccionar la opción de «OTRO» la cual nos permitirá escribir en texto libre , el hotel de estadía Asegúrate de haber seleccionado la opción «Otro» del listado predefinido por el sistema Nombre Hotel

18 Error Enviadas a SAP Estatus
“ Error Enviadas a SAP” el motivo de este estatus es debido a que el viajero no cuenta con la cuenta contable principal o las cuentas contables que se derivan de esta, dadas de alta, dichas cuentas se deben revisar con el administrativo.

19 1. Recomendaciones Favor de indicar en Observaciones la fecha real del consumo ya que el sistema recupera la fecha en que se expidió el XML y en ocasiones todas se quedan con la misma fecha y esto genera una incidencia por tope de alimentación.

20 Aviso Problema: Solución: Solución de “Avisos” de error.
El usuario no tiene asignado Jefe Directo en la información de RH (para GV), por lo que no habrá una persona que pueda Autorizar/Rechazar sus viajes e incidencias. No puede completar solicitud de viaje Solución: Comunicarse con Recursos Humanos de tu unidad. Es necesario actualizar la información de “Jefe Directo” en el Sistema de RH

21 Aviso Problema: Solución: Solución de “Avisos” de error.
Por motivos de control, en el Sistema de Gastos de Viaje no se pueden tener 3 claves abiertas al mismo tiempo. Solución: Es importante tener la disciplina de comprobar lo antes posible los gastos relacionados con el viaje, tomando en cuenta que pueden generarse incidencias o autorizaciones. Comunicarse con el Administrador de viajes de tu unidad de negocio

22 Aviso Problema: Solución: Solución de “Avisos” de error.
El usuario no tiene asignado algún correo electrónico donde se le pueda notificar de sus viaje y sus avisos o incidencias; no podrá viajar Solución: Comunicarse con el Administrador de viajes de tu unidad de negocio, él deberá ayudarte a incluir la información en el sistema