Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios - CAAP

Presentación del tema: "Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios - CAAP"— Transcripción de la presentación:

1 Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios - CAAP
Propuesta del Plan de Trabajo agosto mayo 2002 18/09/2018

2 INTRODUCCIÓN I .- TEMAS VIGENTES
1.- SITUACIÓN FINANCIERA DEL FONDO REGULAR 2.- RECOMENDACIONES DE LA JUNTA DE AUDITORES EXTERNOS AL 31 DE DICIEMBRE, 2000 3.- RENOVACIÓN DEL EDIFICIO “GSB” 4.- MODERNIZACIÓN DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 5.-CONFERENCIAS Y REUNIONES DE LA OEA CP/RES. 768/00 II. MANDATOS DE LA ASAMBLEA GENERAL III. OTROS MANDATOS IV. INFORMES YA PRESENTADOS V. CALENDARIO VI CICLO PRESUPUESTARIO 18/09/2018

3 I. TEMAS VIGENTES 1.- Situación Financiera del Fondo Regular al 30 de junio, 2001 con proyección al 31 de diciembre Las cuotas han sido estimadas sobre la base de los planes de pagos. De las obligaciones sin liquidar del año 2000 solo se desembolsará $3 millones y en consecuencia el saldo del Fondo aumentará en $1.6 millones El presupuesto aprobado para el 2001 se ejecutará al 100% ($76 millones ) Se estima obligaciones sin liquidar de alrededor de $4 millones al cierre del ejercicio No será necesario utilizar el Sub-Fondo de Reserva El Sub-Fondo de Reserva se estima que estará totalmente financiado al cierre del ejercicio. 18/09/2018

4 Se presentó el último informe al 31 de julio, 2001, CP/doc.3512/01
I. TEMAS VIGENTES 1.- Informes sobre Ejecución Presupuestaria y Traslado de Apropiaciones entre Capítulos del Fondo Regular Se presentó el último informe al 31 de julio, 2001, CP/doc.3512/01 La Secretaría General presentará una solicitud de traslado de fondos, cerca del 15 de octubre, 2001, para cubrir costos de terminaciones y repatriaciones. 18/09/2018

5 I. TEMAS VIGENTES 2.- Recomendaciones de la Junta de Auditores Externos al 31 de diciembre, 2000 Algunos puntos sobresalientes: El dictamen de los auditores fue sin reservas. Recomienda categóricamente que todas las entidades de la OEA utilicen el sistema contable “Oracle Financial”. La Agencia respondió manifestando la intención de cumplir y la Secretaría General presentó un análisis respecto a las otras entidades (CP/doc.3504). No se recomienda ninguna otra acción. Respecto a las Oficinas de Secretaría General en los Estados miembros recomienda una decisión definitiva sobre su situación, incluido el desarrollo de un cronograma que determine qué oficinas seguirán abiertas en los años que vienen. La Secretaría está preparando un estudio como respuesta al mandato de la Asamblea General (AG/RES. 1839). Con respecto al presupuesto para la Junta de Auditores Externos, éste no responde a la realidad y se recomienda que se hagan los ajustes necesarios para su incremento. La Secretaría General sacó a licitación el contrato para la firma de auditores externos obteniendo economías importantes en el proceso. 18/09/2018

6 I. TEMAS VIGENTES 3.- Renovación del Edificio “GSB” (CP/RES. 775)
v El 14 de noviembre, se firmó un acuerdo entre la Secretaría General y la firma Blake Real Estate (DM). El proyecto avanza de acuerdo al plan. v El 11 de mayo, 2001 se firmó un acuerdo entre la SG y la firma Group Goetz Architects, quienes ganaron la licitación pública v El 30 de mayo, 2001, DTS anunció una página web para el proyecto de renovación del edificio. v El 3 de julio, 2001, se contrató a J.R. Loring & Associates para servicios de diseño mecánico, ingeniería y plomería. v Entre mayo-julio, 2001, GGA entrevistó a los jefes de los departamentos del edificio GSB para determinar las necesidades de espacio actuales y futuras. 18/09/2018

7 I. TEMAS VIGENTES 3.- Renovación del Edificio “GSB” (CP/RES. 775)
v Se exhibirán prototipos de una oficina de director con un salón de reuniones adyacente, una oficina típica y dos ambientes modulares que permitirán apreciar los conceptos modernos de amoblado eficiente y el uso apropiado del espacio de oficina. v OPMS finalizó el proceso de licitación para la selección de una firma comercial que provea los servicios profesionales de bienes raíces a fin de lograr el ingreso máximo por alquiler de los pisos que quedarán disponibles en el GSB. v  La Secretaría General y la firma Blake DM finalizaron las gestiones para asegurar el financiamiento del proyecto. Se recomendó otorgar el contrato al Banco de América con una taza de interés del 6.99%. El Comité de Licitaciones de la Secretaría General ratificó la recomendación. 18/09/2018

8 I. TEMAS VIGENTES 4.- Modernización de los Sistemas Administrativos
La OEA se está actualizando con la tecnología más moderna de Internet para llevar sus actividades administrativas vía web. Qué es OASES? Un sistema integrado que permite gerenciar el ciclo administrativo desde el recibo de ingresos, compras y pagos, proyectos, ejecución presupuestaria y preparación de informes a los cuerpos políticos y donantes. El período para implementar la actualización del sistema usando la tecnología 11i es de mayo a diciembre, 2001. Ventajas Permitirá a las Oficinas de la Seceratría General en los Estados Miembros a conducir sus operaciones mas eficientemente. Facilitará el acceso rápido a información a los gerentes de proyectos y a la vez reducirá significativamente los costos. Permitirá que la OEA se mantenga al día con la tecnología moderna. 5.- Conferencias y Reuniones de la OEA (CP/RES. 768/00) Actualizar los costos estimados de las reuniones antes del 28 de febrero, 2002. 18/09/2018

9 II. MANDATOS DE LA ASAMBLEA GENERAL
Contratos por Resultado (AG/RES III.A.8) v Encomendar al Secretario General que continúe presentando al Consejo Permanente cada seis meses un informe sobre los contratistas independientes (CPR) financiados por el Fondo Regular El último informe presentado fue el CP/doc / de agosto, 2001. 10W - Conferencias de la OEA para el 2002 (AG/RES III.A.20) Para el año 2002 el presupuesto es de US$277,500. La Comisión acordó continuar con el estudio de dos reuniones propuestas dentro de este presupuesto (Fecha límite, 31 de octubre, 2001). 18/09/2018

10 II. MANDATOS DE LA ASAMBLEA GENERAL
 Propuesta de Escala de Cuotas del Fondo Regular (AG/RES III.A.12) v  Prorrogar hasta el trigésimo segundo período ordinario de sesiones de la Asamblea General el mandato dado al Consejo Permanente mediante la resolución AG/RES (XXX-O/00), “Escala de Cuotas del Fondo Regular”, de presentar a la Asamblea General una propuesta de escala de cuotas basada en las directrices establecidas en dicha resolución, teniendo en cuenta que este tema es prioritario para fortalecer el futuro de la Organización. Tema pendiente en la CAAP. Fuentes de Financiamiento para los Mandatos de la Cumbre (AG/RES III.A.18) v  Encomendar al Consejo Permanente que, a través de la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios identifique los mandatos de la Cumbre que requieren financiamiento y que formule un plan para financiarlos, antes del 31 de octubre de 2001, con recursos del Fondo Regular, de fondos específicos y de fondos externos. Papel presentado por la Secretaría General AG/INF.261/01 – June 1, 2001 18/09/2018

11 II. MANDATOS DE LA ASAMBLEA GENERAL
Personal (AG/RES III.A.1.b) v Encomendar al Secretario General que reduzca el porcentaje de cargos superiores al nivel P-4 hasta que se adopte reformas de política de personal. El Secretario General presentará un informe trimestral al Consejo Permanente sobre el avance en el logro de este objetivo. La Secretaría General implementó un plan en septiembre 21, 2001. Servicio de Carrera (AG/RES III.A.16.c) Encomendar al Secretario General que, sin perjuicio para el futuro del servicio de carrera, mantenga congeladas todas las plazas vacantes del servicio de carrera hasta que la Asamblea General tome una decisión definitiva sobre este tema. Tema pendiente. La Secretaría General ya presentó un documento con los antecentes del tema. Cargos de Confianza (AG/RES III.A.17.c) Instruir al Secretario General a que, como parte del estudio mencionado en el párrafo anterior, revise las políticas relacionadas con los cargos de confianza con miras a reducir el porcentaje actual al 1 de enero de 2001 y, que recomiende al Consejo Permanente las modificaciones que sean necesarias a las normas pertinentes. La Secretaría General presentará un informe próximamente. 18/09/2018

12 II. MANDATOS DE LA ASAMBLEA GENERAL
Museo de Arte de las Américas (AG/RES III.A.5) Encomendar al Secretario General que suscriba acuerdos de cooperación con otros museos, sin costos adicionales para el Fondo Regular, a fin de promover exposiciones de la colección del Museo y atraer fondos externos. Presentar a la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios antes del 31 de octubre de 2001, por medio del Consejo Permanente, un plan de acción trienal para fortalecer el Museo en el que se propongan formas concretas para obtener recursos no provenientes del Fondo Regular. El Plan está siendo preparado para su presentación el 31 de octubre, 2001. Modernización de la OEA y Renovación del Sistema Interamericano (AG/RES resolutivos 2 y 3) Instruir a la Secretaría General que elabore, antes del 31 de octubre de 2001, un proyecto de propuesta para la reestructuración y modernización de la OEA, basado en un estudio y análisis global que equipare la estructura organizativa con los mandatos y los recursos del Fondo Regular, el Fondo Específico y Fondos Externos para cumplir de una forma más eficaz con los mandatos de la Asamblea General; incluidos aquellos encomendados a la misma por las Cumbres de las Américas. Encomendar al Consejo Permanente, por medio de la CAAP y la Comisión Especial sobre Gestión de Cumbres Interamericanas, que elabore recomendaciones sobre la propuesta anteriormente mencionada. Se está elaborando una propuesta con la participación de todas las dependencias de la Secretaría que será presentada dentro del plazo estipulado . 18/09/2018

13 II. MANDATOS DE LA ASAMBLEA GENERAL
Estudio de Costos para el Fondo Regular de las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros (AG/RES III.A.19) v   Encomendar a la Secretaría General que haga una evaluación de las operaciones de las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros y que presente un informe a la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios, a través del Consejo Permanente, antes del 31 de octubre de Este informe deberá indicar recomendaciones o propuestas de como estas oficinas sirvan de manera más eficaz a las necesidades de los Estados Miembros, como así también el papel asignado a la OEA como mecanismo ejecutor de la Cumbre de las Américas y de los mandatos emanados de la Asamblea General de conformidad con la Carta de la OEA. El informe está siendo preparado para su presentación en octubre, 2001. Biblioteca Colón (AG/RES III.A.6) v  Encomendar al Secretario General que presente antes del 31 de octubre de 2001 a la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios, por medio del Consejo Permanente, un plan de acción trienal para fortalecer la Biblioteca Colón en el que se propongan formas concretas para obtener recursos no provenientes del Fondo Regular. El plan está siendo preparado para su presentación en octubre, 2001. 18/09/2018

14 II. MANDATOS DE LA ASAMBLEA GENERAL
Revista Américas (AG/RES III.A.7) v  Encomendar al Secretario General que antes del 31 de octubre de 2001, presente a la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios, por medio del Consejo Permanente, un plan de acción trienal para fortalecer las perspectivas financieras de la revista, en el cual se propongan formas concretas para obtener recursos no provenientes del Fondo Regular. (Ver sección IV de esta presentación.) Plan de Acción (AG/RES III.A.11) v  Solicitar al Consejo Permanente que continue el studio de Plan de Acción (CP/doc. 3422/01) presentado por la Secretaría General en cumplimiento con la Resolución AG/RES.2 (XXVII-E) y AG/DEC. 24 (XXX-O/00), y que presente sus conclusiones y recomendaciones al XXXII periódo ordinario de sesiones de la Asamblea General. (Ver sección IV de esta presentación.) 18/09/2018

15 II. MANDATOS DE LA ASAMBLEA GENERAL
Presentación de Informes Anuales (AG/RES III.A.14.) v  Solicitar al Consejo Permanente que, por medio de la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios, establezca pautas para la preparación de informes anuales que fijen normas uniformes de contenido, formato y extensión de los informes y que presente las pautas para aprobación de la Asamblea General en su próximo período ordinario de sesiones. v  Solicitar a esos órganos que en los próximos informes anuales incluyan una sección con los resultados cuantificables obtenidos Se precisa definir criterios respecto de la información que satisfaga a los Estados Miembros v  Instar a las dependencias de la Secretaría General a que colaboren y coordinen su labor a fin de asegurar la oportuna traducción, publicación y distribución de los informes anuales. v  Recordar a los órganos de la Organización que presenten sus informes anuales y especiales a la Secretaría General de conformidad con el artículo 35 del Reglamento del Consejo Permanente, a fin de que la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios pueda tenerlos en cuenta al examinar el proyecto de programa-presupuesto. 18/09/2018

16 II. MANDATOS DE LA ASAMBLEA GENERAL
Fondos Externos (AG/RES III.A.4) v Encomendar al Secretario General que presente al Consejo Permanente un informe trimestral en que describa los esfuerzos de cada dependencia de la Secretaría General y los resultados alcanzados en la obtención de fondos externos La Secretaría coordinará la presentación del informe al 31 de marzo, 2002. 18/09/2018

17 II. MANDATOS DE LA ASAMBLEA GENERAL
Reuniones (AG/RES III.A.9) Tomar en cuenta el costo total de las reuniones al planificar y llevar a cabo su labor, a fin de asegurar que el costo de las reuniones no excedan la suma autorizada en el programa-presupuesto y se ajuste a las pautas establecidas por el Consejo Permanente en la resolución CP/RES La Secretaría de Conferencias y reuniones verifica su cumplimiento. Intercambiar información para evitar duplicación y elevar al máximo la eficiencia de las comisiones y grupos de trabajo y encomendar a la Secretaría General que presente informes trimestrales al Consejo Permanente sobre el número de reuniones de comisiones y grupos de trabajo que se hayan celebrado y el costo correspondiente La Secretaría de Conferencias y Reuniones presentará un informe al 31 de octubre, 2001. Recomendar que todos los órganos de la Organización financiados por el Fondo Regular modifiquen sus reglamentos a fin de disponer que, de no existir circunstancias excepcionales, no se creen nuevas comisiones o grupos de trabajo sin consideración previa de una propuesta por escrito en la que se estipule el mandato de la comisión o grupo de trabajo propuesto, el costo estimado y una descripción del producto u otros resultados que se anticipen de su labor. Esfuerzo entre los presidentes de la comisiones. 18/09/2018

18 II. MANDATOS DE LA ASAMBLEA GENERAL
Programa-Presupuesto para el año 2003 (AG/RES III.B.3.) Proyecto presupuesto a.  Encomendar a la Secretaría General que presente a la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios, antes del 15 de noviembre de 2001, un prototipo de formato para la presentación del programa presupuesto, incluido un presupuesto con base en los resultados y un presupuesto basado en mandatos, junto con otro método que desee. El Consejo Permanente luego decidirá el formato para la presentación de futuros programas presupuestos La Secretaría General está avanzando en la preparación de los prototipos y se hará una presentación a la CAAP. b. Encomendar al Secretario General que presente un proyecto de programa-presupuesto del Fondo Regular para el año 2003 a un nivel para el cual pueda demostrar que hay financiamiento disponible, pero no superior a US$ En el caso de que la Secretaría General obtenga fondos superiores al nivel aprobado para el año 2002, éstos se depositarán en el Subfondo de Reserva hasta que éste alcance el nivel establecido por las Normas Generales Debe presentarse 90 días antes de la Asamblea General, o sea el 28 de febrero, 2002. 18/09/2018

19 II. MANDATOS DE LA ASAMBLEA GENERAL
Programa-Presupuesto para el año 2003 (AG/RES III.B.3.) (cont.) c.  Encomendar al Secretario General y a la Comisión Preparatoria de la Asamblea General que incluya en el proyecto de programa-presupuesto una cantidad no programada para el financiamiento de los nuevos mandatos que emanen de la Asamblea General. Se incluirá una cifra en el proyecto de presupuesto. d.  Encomendar al Consejo Permanente ó a la Comisión Preparatoria que requieran que todas las resoluciones con repercusiones presupuestarias, antes de ser aprobadas, sean acompañadas por una opinión de la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios sobre la capacidad del Fondo Regular para financiarlas. Se sugiere acción coordinada con los presidentes de las comisiones. AG/RES. 2 (XXVII-E/00) D. 1. Examen de órganos, organismos y entidades de la Organización antes de diciembre del 2001. La Secretaría General presentó su informe CP/doc.3504/ de julio, 2001. 2. Evaluación periódica de los mandatos antes del 31 de diciembre del 2001. La Secretaría General está trabajando en la producción de un informe que cubre los últimos cuatro años. 18/09/2018

20 III. OTROS MANDATOS Mandatos Encomendados por Consejo Permanente a la CAAP (CP/doc.3514/01 rev. 1) AG/RES Sexta Conferencia Especializada Interamericana sobre Derecho Internacional Privado (CIDIP-VI) AG/RES Implementación del Programa Interamericano sobre la Promoción de los Derechos Humanos de la Mujer y la Equidad e Igualdad de Género AG/RES Declaración Americana sobre los Derechos de los Pueblos Indígenas AG/RES Observaciones y Recomendaciones al Informe Anual de la Comisión Interamericana de Derechos Humanos AG/RES Promoción del Programa Asamblea General Modelo de la OEA para los Jóvenes Estudiantes Universitarios y de Secundaria AG/RES Designación de Mujeres para Cargos Ejecutivos Superiores de la OEA AG/RES Seguimiento e Implementación de los Mandatos de la Tercera Cumbre de las Américas en el Ambito del Consejo Interamericano para el Desarrollo Intergral y de la Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo 18/09/2018

21 III. OTROS MANDATOS Mandatos Encomendados del Consejo Permanente a la CAAP (CP/doc.3514/01 rev. 1) AG/RES Apoyo y Seguimiento del Proceso de Cumbres de las Américas AG/RES Apoyo a los Mandatos de la Cumbre de las Américas sobre Fortaleci- miento de las Administraciones Municipales y Regionales y Sociedad Civil AG/RES Observaciones y Recomendaciones al Informe Anual de la Corte Interamericana de Derechos Humanos AG/RES Evaluación del Funcionamiento del Sistema Interamericano de Protección y Promoción de los Derechos Humanos para su Perfeccionamiento y Fortalecimiento AG/RES Apoyo a los Instrumentos Interamericanos de Derechos Humanos AG/RES Programa Interamericano de Cooperación para Prevenir y Reparar Casos de Substracción Internacional de Menores por Uno de sus Padres AG/RES Modernización de la OEA y Renovación del Sistema Interamericano 18/09/2018

22 IV. INFORMES YA PRESENTADOS
Revista Américas (AG/RES III.A.7) v  Encomendar al Secretario General que antes del 31 de octubre de 2001 presente a la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios, por medio del Consejo Permanente, un plan de acción trienal para fortalecer las perspectivas financieras de la revista, en el cual se propongan formas concretas para obtener recursos no provenientes del Fondo Regular. Se presentó el Informe de la Secretaría General Remitiendo Plan de Acción Trienal para Fortalecer las Perspectivas Financieras de la Revista Américas, (CP/doc.3507/01) - 8 de agosto 2001. Plan de Acción (AG/RES III.A.11) Se presentó el Informe de la Secretaría General, (CP/doc.3422/01) – 9 de marzo 2001 (Tema pendiente de la CAAP). AG/RES. 2 (XXVII-E/00) Perfeccionamiento de los controles, transparencia financiera y reducción de los costos de la gestión financiera. Se presentó el Informe de la Secretaría General, (CP/doc.3504/01) - 18 de julio 2001. Adecuación de la estructura de la Organización a los mandatos y recursos Se presentó Informe Modificación de los Beneficios de Contratación del Personal para Ajustarlos a las Limitaciones Presupuestarias, (CP/doc.3506/01) - 7 de agosto 2001. Reducción costo de viajes. Se presentó el Informe sobre Costos de Viajes, (CP/doc.3436/01) - 28 marzo de 2001. 18/09/2018

23 V. CALENDARIO Octubre 2001 Elección de vicepresidente
Presentación de la Propuesta del plan de trabajo de la Comisión Formación de grupos de trabajo Octubre – diciembre 2001 Consideración de temas pendientes y nuevos Enero a febrero 2002 Consideración de temas pendientes (continuación) Marzo a mayo 2002 Consideración del Proyecto de Programa- Presupuesto para el año 2003 18/09/2018

24 VI. CICLO PRESUPUESTARIO
v  FORMULACIÓN v  EJECUCIÓN v  INFORMACIÓN FORMULACIÓN La Secretaría General comienza el proceso presupuestario un año y dos meses antes de la ejecución del programa-presupuesto. 18/09/2018