IFTS N° 5 Profesor: Lic. Leandro M. Eichinger Año: 2017

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1 IFTS N° 5 Profesor: Lic. Leandro M. Eichinger Año: 2017
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3 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.

4 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Tipos de organizaciones Estructura funcional Estructura proyectizada Estructura matricial IFTS N° 5 - Hoja

5 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Tipos de organizaciones Estructura funcional •Organizadas de acuerdo a las funciones o especialidades de los diferentes departamentos: Dirección, Ventas, Ingeniería, Sistemas, etc. •La cadena de mando es jerárquica. •Los empleados se especializan en un área determinada. •Los proyectos generalmente se realizan con un enfoque dividido. IFTS N° 5 - Hoja

6 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Tipos de organizaciones Estructura funcional IFTS N° 5 - Hoja

7 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Tipos de organizaciones Estructura funcional Ventajas •La estructura organizacional es sólida y los canales de comunicación verticales están bien establecidos •Permite la especialización •Los empleados tienen un único supervisor en un esquema claro de cadena de mando •Se aprovecha mejor la curva de aprendizaje técnico •Provee continuidad en las disciplinas funcionales (políticas, procedimientos, etc). IFTS N° 5 - Hoja

8 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Tipos de organizaciones Estructura funcional Desventajas •El Gerente de Proyecto tiene poca o ninguna autoridad. •Varios proyectos compiten por recursos limitados y por prioridad. •Los miembros del equipo de proyecto son leales a su gerente funcional. •Los miembros del equipo tienen mucha carga laboral: trabajan para un departamento funcional y al mismo tiempo en un proyecto. •Hay conflictos entre los Gerentes de Proyectos y los Gerentes Funcionales. IFTS N° 5 - Hoja

9 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Tipos de organizaciones Estructura proyectizada IFTS N° 5 - Hoja

10 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Tipos de organizaciones Estructura proyectizada Ventajas •Los Gerentes de Proyecto tienen la máxima autoridad sobre el proyecto. •La lealtad de los empleados es hacia el proyecto; el compromiso es mayor. •El equipo está asignado 100% al proyecto. IFTS N° 5 - Hoja

11 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Tipos de organizaciones Estructura proyectizada Desventajas •La utilización de recursos es ineficiente: algunos recursos se encuentran sin tareas cuando el proyecto termina y los recursos especializados pueden tener mucho tiempo ocioso. •Los equipos se disuelven al final del proyecto, por lo que no se crea el sentido de pertenencia. IFTS N° 5 - Hoja

12 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Tipos de organizaciones Estructura matricial IFTS N° 5 - Hoja

13 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Tipos de organizaciones Estructura matricial Ventajas •Hay mayor control sobre los recursos y se los administra con mayor eficiencia. •Hay mejor coordinación del proyecto con respecto a las estructuras funcionales. •Hay mejor comunicación horizontal y vertical. •Al terminar el proyecto, los recursos mantienen su puesto funcional. •Hay mayor sentido de pertenencia. IFTS N° 5 - Hoja

14 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Tipos de organizaciones Estructura matricial Desventajas •Requiere administración adicional. •Es más complejo comunicar y controlar. •Cada recurso reporta a dos jefes: el gerente funcional y el PM. •Hay mayor probabilidad de conflictos, ya que las prioridades del gerente funcional pueden diferir de las del PM. IFTS N° 5 - Hoja

15 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
La influencia de la organización: supuestos y restricciones •La organización puede imponer condiciones sobre los proyectos que afectan la libertad de actuación del equipo de proyecto. •Por este motivo, a la hora de planificar, el equipo debe tener en cuenta: • Los supuestos: son factores que se consideran ciertos sin tener prueba o demostración a efectos de la planificación. El equipo de proyecto debe identificar, documentar y validar los supuestos con cierta frecuencia, como parte de su proceso de planificación y el proceso de seguimiento y control. Los supuestos generalmente implican un grado de riesgo. •Las restricciones: es una limitación, interna o externa al proyecto, que va a afectar la performance del proyecto o de un proceso. Limitan las opciones del equipo de proyecto. IFTS N° 5 - Hoja

16 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
La influencia de la organización: Supuestos - Ejemplos •Supuesto: a efectos de la planificación, el equipo de proyecto asume que para el momento del inicio del proyecto el cliente tendrá listas las instalaciones donde se desarrollará el mismo. Riesgo asociado: el inicio del proyecto se puede ver afectado si las instalaciones no están listas en ese momento. •Supuesto: se asume que el proveedor contará con personal especializado en la nueva herramienta que guíe su instalación. Riesgo asociado: si la gente del proveedor no tiene conocimiento suficiente de la herramienta, su instalación puede fracasar. IFTS N° 5 - Hoja

17 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
La influencia de la organización: Restricciones - Ejemplos •Restricción: La conversión del año a cuatro dígitos en las fechas del sistema debe estar lista antes del 01/01/2000. •Restricción: Solamente se cuenta con $ para comprar el nuevo sistema de administración de proyectos. IFTS N° 5 - Hoja

18 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
La influencia de la organización: Variables claves del Proyecto Un proyecto se considera exitoso si logra cumplir sus objetivos, con la calidad necesaria percibida por el cliente, en el plazo estipulado, dentro de los costos previstos , con el alcance requerido, utilizando los recursos eficientemente y gestionando los riesgos. •Esta condición para el éxito define los siguientes aspectos como variables claves del proyecto: El Alcance del Proyecto La Calidad necesaria y suficiente El Tiempo asignado El Costo establecido Los Recursos (humanos, materiales) Los Riesgos del Proyecto IFTS N° 5 - Hoja

19 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
La influencia de la organización: Variables claves del Proyecto •Por estar muy interrelacionadas, estas variables se representan como un triángulo, ya que cuando una de las variables se modifica, afecta necesariamente al menos a una de las otras. •Es responsabilidad del Gerente de Proyecto mantener su equilibrio y balancearlas. •La alta gerencia, directa o indirectamente, define la prioridad de cada uno de los componentes de las “variables claves”. IFTS N° 5 - Hoja

20 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
La influencia de la organización: Variables claves del Proyecto •Esta priorización es utilizada a lo largo del proyecto por el Gerente de Proyecto para planificarlo adecuadamente, evaluar el impacto de los cambios y completarlo exitosamente. •Los involucrados en el proyecto siempre intentarán cambiar o agregar algo al proyecto. Es la responsabilidad del Gerente de Proyecto analizar estas solicitudes de cambio e identificar los impactos a los componentes de las “variables claves”, a través del Control Integrado de Cambios. IFTS N° 5 - Hoja

21 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
La influencia de la organización: Factores críticos del éxito •Ciertos aspectos pueden ser fundamentales para el éxito del proyecto: condiciones o hechos que si se dan, auguran un buen final, y si no se dan o surgen inconvenientes, pueden declararlo un fracaso. •Los factores críticos del éxito están fuertemente ligados a la misión y objetivos estratégicos del proyecto. •Identificar los factores críticos del éxito ayuda al equipo a saber qué es lo más importante. IFTS N° 5 - Hoja

22 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.

23 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Ciclo de vida de los proyectos •Los proyectos pueden dividirse en fases para permitir un mejor control en su administración y sus vínculos con las operaciones continuas de la organización. •Estas fases, en forma colectiva, se conocen como ciclo de vida del proyecto. IFTS N° 5 - Hoja

24 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Ciclo de vida de los proyectos •Las fases son generalmente secuenciales y definidas por alguna forma de transferencia de información técnica o entrega de un componente técnico, denominado “entregable”. Los productos entregables de una fase son verificados para asegurar su completitud y exactitud y deben ser aprobados antes de iniciar la siguiente fase. El fin de cada fase marca la oportunidad para revisar el avance y la continuación del proyecto, determinando si el proyecto debe comenzar con la fase siguiente y de ser así corrigiendo errores en forma temprana. IFTS N° 5 - Hoja

25 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Ciclo de vida de los proyectos Nivel de Costo y Personal Fases Intermedias (una o más) Fase final Fase Inicial Comienzo Fin Tiempo IFTS N° 5 - Hoja

26 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Ciclo de vida de los proyectos •Características comunes de los ciclos de vida: Los niveles de costos y dotación son bajos al inicio, máximos en las fases intermedias y decrecen rápidamente a medida que el proyecto alcanza su fin. El riesgo y la incertidumbre es alta al principio y la probabilidad de terminar con éxito se torna progresivamente mayor al avanzar. El poder de los interesados en el proyecto es alto al comienzo y decrece hacia el final, ya que los costos de correcciones o cambios, aumentan con el avance del proyecto. IFTS N° 5 - Hoja

27 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Los procesos del ciclo de vida del proyecto •Los procesos de administración de proyectos describen qué hacer para administrar un proyecto. •Siguen el modelo de Deming, basado en las actividades PLAN, DO, CHECK, ACT: •El propósito es iniciar, planificar, ejecutar, seguir y controlar, y cerrar un proyecto Características comunes de los ciclos de vida: IFTS N° 5 - Hoja

28 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Los procesos del ciclo de vida del proyecto Esfuerzo o Trabajo Inicio Planeamiento Ejecución/Control Cierre Tiempo Actividades Típicas de Cada Proceso Obtener información Identificar necesidades Establecer: * F. Críticos de Exito * Factibilidad Económica * Stakeholders * Nivel de Riesgos * Estrategias * Equipo Necesario * Estrategia Otros Recursos Identificar alternativas Presentar Propuesta Go / No Go Obtener Aprobación Señalar Miembros Claves Relevar Requerimientos Baseline del Alcance: * Productos Finales * Estándares de Calidad * Recursos * Actividades Establecer: * Plan Maestro * Presupuesto y WBS/EDT * Normas y Procedimientos Determinar Riesgos Supuestos y Restricciones Reseña del Proyecto Comprar/Hacer Definir: * Organización * Comunicaciones Motivación del Equipo Requerimientos Técnicos Establecer: * Work Packages * Sistema de Información/ Control de Proyecto Contratar materiales Ejecutar el Trabajo Dirigir/Monitorear/Proyectar/ Controlar: Alcance, Calidad Tiempo y Costo Resolver Problemas Finalizar Productos Revisar y Aprobar Cerrar la Contabilidad Transferir la Responsabilidad Producto Evaluar Proyecto Documentar Resultados Liberar/Redireccionar otros recursos utilizados del Equipo. Reasignar a los Miembros IFTS N° 5 - Hoja

29 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Los procesos del ciclo de vida del proyecto Operaciones completadas 100% Instalación casi completa Principales Contratos Seguir o no Etapa I Etapa II Etapa III Etapa IV Factibilidad Formulación del Proyecto Estudio de Factibilidad Diseño y Aprobación de la estrategia Planeamiento y Diseño Diseño Base Costo y Cronograma Condiciones Contracutales Planeamiento Detallado Producción Manufactura Delivery Trabajos Civiles Instalación Testing Finalización Testing Final Mantenimiento IFTS N° 5 - Hoja

30 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
El ciclo de vida del proyecto y el desarrollo de su producto o resultado •En los proyectos, encontraremos: Procesos orientados al producto, que especifican y crean el producto del proyecto y son definidos por el ciclo de vida del proyecto y varían por área de aplicación. Procesos orientados al proyecto: que especifican las tareas de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre del proyecto. •El proyecto se dividirá en fases directamente relacionadas con los procesos orientados al producto. IFTS N° 5 - Hoja

31 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
El ciclo de vida del proyecto y el desarrollo de su producto o resultado •En proyectos más complejos cada fase puede tener la extensión de un subproyecto. En estos casos el cierre de una fase genera la iniciación del próximo subproyecto. •Por ejemplo, la construcción de un edificio podría implicar las siguientes fases: IFTS N° 5 - Hoja

32 Unidad 1- Introd. a la Dirección de Proyectos.
Stakeholders Son las personas interesadas en el proyecto (activamente), esa persona puede tener un interés positivo o negativo sobre el mismo. Existen distintos tipos de Stakeholders. IFTS N° 5 - Hoja