¿Que es OnBase?.

Presentación del tema: "¿Que es OnBase?."— Transcripción de la presentación:

1 ¿Que es OnBase?

2 Te permite configurar un número ilimitado de soluciones en una sola plataforma de información empresarial para gestionar contenido, procesos y casos. OnBase es una plataforma de software para la gestion completa y en un unico repositorio de toda la informacion de la compañia. Desde la captura al records management.

3 Gartner Magic Quadrant for ECM 2016

4 Captura Proceso Acceso Integración Análisis Almacenamiento
The Key Components of an ECM System Captura Proceso Acceso Integración Análisis Almacenamiento

5 ¿Donde Encaja OnBase en una empresa?

6 Vamos a analizar el mapa de aplicaciones de una empresa cualquiera.
Hoy en dia, las aplicaciones de software son las encargadas de gestionar una compañía. Onbase nace para complementar a las aplicaciones core (ERP, CRM, HCM) permitiendo la gestión integrada de la informacion no estructurada en los procesos de la compañía. Vamos a hacer el ejercicio con Iron Mountain. ¿Qué aplicaciones tiene? Legacy

7 ERP HRIS CRM Compras Vamos a analizar el mapa de aplicaciones de una empresa cualquiera. Hoy en dia, las aplicaciones de software son las encargadas de gestionar una compañía. Onbase nace para complementar a las aplicaciones core (ERP, CRM, HCM) permitiendo la gestión integrada de la informacion no estructurada en los procesos de la compañía. Vamos a hacer el ejercicio con Iron Mountain. ¿Qué aplicaciones tiene? Core Seguros Core Bancario Legacy

8 ERP HRIS CRM Compras Vamos a analizar el mapa de aplicaciones de una empresa cualquiera. Hoy en dia, las aplicaciones de software son las encargadas de gestionar una compañía. Onbase nace para complementar a las aplicaciones core (ERP, CRM, HCM) permitiendo la gestión integrada de la informacion no estructurada en los procesos de la compañía. Vamos a hacer el ejercicio con Iron Mountain. ¿Qué aplicaciones tiene? Core Seguros Core Bancario

9 Contratos Proveedores Politicas y Procedimientos
TIPOS DE DOCUMENTOS ERP HRIS Facturas de Proveedor Facturas Emitidas Pedidos de Clientes Pedidos de Compras Albaranes Nominas Contratos Altas Bajas Solicitudes , cambios CRM Compras Ofertas Propuestas Contratos Clientes s Prospects Licitaciones Ofertas Propuestas Contratos Proveedores Vamos a analizar el mapa de aplicaciones de una empresa cualquiera. Hoy en dia, las aplicaciones de software son las encargadas de gestionar una compañía. Onbase nace para complementar a las aplicaciones core (ERP, CRM, HCM) permitiendo la gestión integrada de la informacion no estructurada en los procesos de la compañía. Vamos a hacer el ejercicio con Iron Mountain. ¿Qué aplicaciones tiene? Las compañis tienden a tener silos de documentación en cada aplicación, nuestro primer objetivo es proponer un repositorio único. Core Seguros Core Bancario Polizas Contratos Clientes Fotos Politicas y Procedimientos Extractos ….

10 Contratos Proveedores Politicas y Procedimientos
TIPOS DE DOCUMENTOS ERP HRIS Legal Calidad y PRL Facturas de Proveedor Facturas Emitidas Pedidos de Clientes Pedidos de Compras Albaranes Contratos Firmas Subcontratas Certificaciones ISO Cursos Nominas Contratos Altas Bajas Solicitudes , cambios CRM Compras Ofertas Propuestas Contratos Clientes s Prospects Licitaciones Ofertas Propuestas Contratos Proveedores Vamos a analizar el mapa de aplicaciones de una empresa cualquiera. Hoy en dia, las aplicaciones de software son las encargadas de gestionar una compañía. Onbase nace para complementar a las aplicaciones core (ERP, CRM, HCM) permitiendo la gestión integrada de la informacion no estructurada en los procesos de la compañía. Vamos a hacer el ejercicio con Iron Mountain. ¿Qué aplicaciones tiene? Las compañis tienden a tener silos de documentación en cada aplicación, nuestro primer objetivo es proponer un repositorio único. Core Seguros Core Bancario Polizas Contratos Clientes Fotos Politicas y Procedimientos Extractos ….

11 Correspondence Management
TIPOS DE DOCUMENTOS ERP HRIS Legal Calidad y PRL EFSS COLD/ERM eForms Records Management Search Case Services Correspondence Management Document Control Intelligent Capture Process ONE CONTENT REPOSITORY ONBASE Facturas de Proveedor Facturas Emitidas Pedidos de Clientes Pedidos de Compras Albaranes Contratos Firmas Integration Services Subcontratas Certificaciones ISO Cursos Nominas Contratos Altas Bajas Solicitudes , cambios CRM Compras Ofertas Propuestas Contratos Clientes s Prospects Licitaciones Ofertas Propuestas Contratos Proveedores Vamos a analizar el mapa de aplicaciones de una empresa cualquiera. Hoy en dia, las aplicaciones de software son las encargadas de gestionar una compañía. Onbase nace para complementar a las aplicaciones core (ERP, CRM, HCM) permitiendo la gestión integrada de la informacion no estructurada en los procesos de la compañía. Vamos a hacer el ejercicio con Iron Mountain. ¿Qué aplicaciones tiene? Las compañis tienden a tener silos de documentación en cada aplicación, nuestro primer objetivo es proponer un repositorio único. Core Seguros Core Bancario Polizas Contratos Clientes Fotos Politicas y Procedimientos Extractos ….

12 ¿Que hacen hoy en dia nuestros clientes?
Primera Conclusion Las aplicaciones corporativas gestionan información, no documentos. Las empresas tienden a disponer de silos de información por cada aplicación o departamento No tiene una visión completa solo con el ERP/CRM/etc.. ¿Que hacen hoy en dia nuestros clientes? ¿Es xxx capaz de mostrarme en menos de un minuto toda la documentacion existente de la relacion con Hyland? Contratos legales Documentacion marketing Videos Facturas

13 Nivel 1 de Solucion ERP CRM
OCR HRIS Captura Integraciones sin código, Nativas o sobre SOAP electrónico CRM Móvil Repositorio Documental Electronico Desarrollado en casa

14 ¿Y si incluimos los procesos?

15 Correspondence Management
Procesos ERP HRIS Legal Calidad y PRL EFSS COLD/ERM eForms Records Management Search Case Services Correspondence Management Document Control Intelligent Capture Process ONE CONTENT REPOSITORY ONBASE Cuentas por Pagar Cuentas por Recibir Ordenes de Pedido Solicitud y Aprobacion Edicion y creacion Integration Services Incidencias No Conformidades GDPR Reclutamiento Alta de un empleado Baja Evaluacion Desempeño CRM Compras Envio de propuesta definitiva Diseño de propuesta Solicitud de Descuento Aprobacion de Ofertas Solicitud de Inversiones Vamos a analizar el mapa de aplicaciones de una empresa cualquiera. Hoy en dia, las aplicaciones de software son las encargadas de gestionar una compañía. Onbase nace para complementar a las aplicaciones core (ERP, CRM, HCM) permitiendo la gestión integrada de la informacion no estructurada en los procesos de la compañía. Vamos a hacer el ejercicio con Iron Mountain. ¿Qué aplicaciones tiene? Las compañis tienden a tener silos de documentación en cada aplicación, nuestro primer objetivo es proponer un repositorio único. Core Seguros Core Bancario Gestion de Siniestros Nuevas Polizas Proceso de Prestamo

16 Nivel 2 de Solución - Procesos
ERP OCR Aplicaciones Móviles Nativas HRIS Captura Integraciones sin código, Nativas o sobre SOAP electrónico CRM Móvil Gestiona Documentos Gestiona Data Desarrollado en casa Gestiona Procesos

17 Construir un ilimitado numero de soluciones
Plataforma para el desarrollo rapido de aplicaciones Only Hyland, creator of OnBase, provides these capabilities on one highly-configurable product platform developed by one company on one codebase. This allows you to easily configure an unlimited number of content-enabled applications and solutions to manage content, processes and cases across your entire enterprise. BPM Case Management ECM Cloud-Based Document Sharing Captura

18 Diseño de Soluciones This allows us to have a very simple approach to solution design. As we as you a set of discovery questions to build the solution, we are not selecting from a range of separate products, but rather simply deciding which components of OnBase will make up your solution.

19 Captura Proceso Acceso Integración Análisis Almacenamiento
The Key Components of an ECM System Captura Proceso Acceso Integración Análisis Almacenamiento

20 Sobre la tecnologia se construye la solucion
Captura Proceso Acceso Integrar Medir Archivar This is the tool that we are using to build your solutions. ALL of this functionality is already natively integrated together. You will not need all of this functionality today, but our modular approach allows you to pay only for what you need. Sobre la tecnologia se construye la solucion

21 En el mismo producto Captura Proceso Acceso Integrar Medir Archivar
This is the tool that we are using to build your solutions. ALL of this functionality is already natively integrated together. You will not need all of this functionality today, but our modular approach allows you to pay only for what you need. En el mismo producto

22 Contabilidad & Financiero PORQUE ONBASE:
Connecting Your Information Enterprise PORQUE ONBASE: Eliminar papel de este departamento mejora la eficiencia en los procesos de aprobación y revisión asi como aumenta la seguridad de la informacion, ahorrando tiempo y dinero. OnBase automatiza procesos de negocio como aprobación de facturas y pagos, permitiendo a sus empleados focalizarse en tareas mas importantes que buscar informacion y documentación en papel. Auditorias, reporting y dashboards dan informacion en tiempo real sobre los procesos, ayudando a su organizacion a mejorar el cumplimiento con las regulaciones. Departmento: Contabilidad & Financiero SOLUCIONES ONBASE: Factura de Proveedores Gestión y proceso de facturas Portal y comunicación con proveedores Cuentas por recibir Capex Management (Gestion de Inversiones) Gestion de Contrator Aprobacion de compras

23 Recursos Humanos PORQUE ONBASE:
Connecting Your Information Enterprise PORQUE ONBASE: Desde el reclutamiento, las nominas, hasta el expediente del empleado completo, OnBase gestiona informacion y procesos para que el personal de HR se focalize en el los empleados y no en el papel. Onbase almacena de forma segura toda la informacion de los empleados en un único lugar , identificando automáticamente la informacion faltante. SOLUCIONES ONBASE: Expediente del Empleado Employee Onboarding Employee/Manager Self-Service Employee Separation Performance Management Employee Development Performance and Promotion Management Policy and Procedure Administration DepartmentO: Recursos Humanos

24 Connecting Your Information Enterprise
“Con OnBase, sabemos que nuestros empleados revisan la ultima versión de nuestros procedimientos. OnBase no garantiza que están trabajando con la información mas actualizada. - Tamera Koegler-Vaughan Process Manager, Information Systems Gallatin Steel Company

25 Operaciones PORQUE ONBASE:
Connecting Your Information Enterprise PORQUE ONBASE: OnBase mejora la eficacia operacional por la racionalización de la gestión de instalaciones, bienes, políticas y procedimientos, documentos de conformidad, información de seguridad y salud. OnBase almacena documentos y contenido relacionado – como dibujos CAD, procedimientos de seguridad, fotos y vídeos – en un repositorio central, proporcionando a los usuarios acceso instantáneo a la información que necesitan. SOLUCIONES ONBASE: Asset Maintenance Compliance Document Management Engineering Change Management Environmental Health and Safety Management Facilities Management Policy and Procedure Administration Departmento: Operaciones

26 Legal & Riesgo & Cumplimiento PORQUE ONBASE:
Connecting Your Information Enterprise PORQUE ONBASE: OnBase le permite facilitar auditorías y otros requisitos, mitigación de riesgos para aumentar su rentabilidad. OnBase controla automáticamente la retención de registros de negocios, planes de retención y múltiples opciones de destrucción. OnBase también optimiza la gestión de contratos. Usuarios crean, modifican y guardar los contratos dentro del sistema. Alertas automáticas notifican a empleados de renovaciones de contratos futuros, prevención de caducidad o renovación automáticamente sin ser revisada o renegociar los contratos. SOLUCIONES ONBASE: Compliance Document Management Contract Processing and Management eDiscovery Archiving Document Retention Records Management GDPR Departmento: Legal & Riesgo & Cumplimiento

27 Ingenieria PORQUE ONBASE:
Connecting Your Information Enterprise PORQUE ONBASE: Automatización de la gestión del cambio permite su organización implementar rápidamente cambios necesarios a los procesos, sistemas y configuraciones de productos. A lo largo de cada etapa, desde la solicitud inicial hasta la implementación y revisión – OnBase, proporciona visibilidad en todo el proceso. Gestión de dibujos de OnBase también optimiza los procesos de ingeniería, ofreciendo a los usuarios un solo lugar para archivar, recuperar y modificar dibujos compuestos directamente desde las aplicaciones de CAD que usan todos los días. SOLUCIONES ONBASE: Drawings Management Engineering Change Management Departmento: Ingenieria

28 Connecting Your Global Manufacturing Company
“Hemos reducido nuestro coste por factura en un 69 por ciento en cinco años, de $3,88 por factura a $1,21. También hemos incrementado nuestro volumen de procesamiento de facturas en un 232 por ciento sin personal adicional.” - Nikki Head Senior Assistant AP Manager Leggett & Platt, Incorporated

29 Calidad SOLUCIONES ONBASE: Compliance Document Management
Connecting Your Information Enterprise SOLUCIONES ONBASE: Compliance Document Management Engineering Change Management Policy and Procedure Administration Quality Management - Nonconformance and Corrective Action Department:o Calidad

30 Connecting Your Information Enterprise
PORQUE ONBASE: Al integrar sus aplicaciones de línea de negocio (LOB) existentes con OnBase, puede ahorra tiempo y reduce los riesgos asociados con la transferencia manualmente datos entre aplicaciones. OnBase ofrece una gama de herramientas de integración que no requieren ninguna codificación personalizada costoso para implementar e integraciones de característica para una variedad de aplicaciones de Microsoft® y de los recursos empresariales (ERP) sistemas como PeopleSoft®, SAP® y Lawson. OnBase también mejora la gestión de contratos y activos mediante el rastreo de información en tiempo real mientras que proporciona acceso instantáneo a ella cuando sea necesario de computadoras, tabletas o smartphones. SOUCIONES ONBASE : Contract Management Integrations IT Asset Management Departmento: IT

31 Ventas/ Servicio al Cliente
Connecting Your Information Enterprise PORQUE ONBASE: Optimizar la gestión de campañas y promociónes. Crear constantes mensajes aumentando ingresos y visibilidad. Mediante la utilización de un portal web, se registra toda la información y contenido alrededor de nuevas promociones en un solo sitio, permitiendo a los usuarios un seguimiento de su éxito. La solución de gestión del conocimiento de OnBase también aumenta la eficacia de su Departamento de servicio al cliente. Mejora la eficacia en relación con la investigación reducida y tiempos de entrenamiento, aumentar resolución precisión y la gestión global de los volúmenes de servicio. TYPICAL ONBASE SOLUTIONS: Campaign/Promotion Management Contract Management Customer Portal Engineering Change Management Knowledge Management Departmento: Ventas/ Servicio al Cliente

32 Logistica & Cadena de Suministro PORQUE ONBASE:
Connecting Your Information Enterprise PORQUE ONBASE: OnBase elimina el procesamiento manual, acelerando el proceso de revisión y selección de proveedores. Permitiendo a los usuarios administrar información relacionada a través de la cadena de suministro, OnBase permite actividades de benchmarking que fortalecen todo el proceso con mayor velocidad y precisión. OnBase también cuenta con portales de usuario en línea de autoservicio, ofreciendo a los vendedores acceso instantáneo a información como formularios de pedidos, registros de transacciones anteriores e imágenes de etiquetas de envío. Con un lugar para los vendedores a todo lo que necesitan encontrar, los empleados tienen más tiempo para centrarse en el fortalecimiento de relaciones proveedor importante. TYPICAL ONBASE SOLUTIONS: Portal Solutions Vendor Review and Selection Departmento: Logistica & Cadena de Suministro

33 Compras PORQUE ONBASE:
Connecting Your Information Enterprise PORQUE ONBASE: Con OnBase es fácil para la organización recopilar, gestionar y rastrear toda la documentación de los proveedores fabricante. Toda la información se almacena en el repositorio de documentos OnBase, proporcionando a los usuarios acceso inmediato a la información cuando sea necesario. Ademas de optimizar compras y procesos de compra, OnBase rastrea cualquier documentación requerida y permite a los usuarios ejecutar rápidamente informes para ver qué información falta en toda su cadena de suministro. TYPICAL ONBASE SOLUTIONS: Contract Management Requisition Approval Vendor Portal Vendor Review and Selection Departmento: Compras

34 Legal & Governance, Risk & Compliance (GRC)
Procurement/Purchasing Accounting & Finance Human Resources Operations IT Legal & Governance, Risk & Compliance (GRC) Engineering Research & Development Sales/Customer Service Quality Logistics & Supply Chain Porque OnBase: Ahora que has visto cómo OnBase aumenta la eficiencia y disminuye los costes es tiempo de dar un paso atrás y mirar a toda la organización. Aunque se adapta a departamentos, OnBase es lo suficientemente flexible como para servir a toda la empresa – sin importar la ubicación. Con OnBase, cumples con tus necesidades con una solución, una base de código y un vendedor. Porque es asequible, fácil de configurar y fácil de usar, OnBase es una solución financieramente sostenible con un retorno de la inversión que surge casi tan rápidamente como se implementa. Es hora de conectar sus sistemas, procesos y departamentos. Learn more at OnBase.com/Manufacturing »

35 Gracias