Manual distrinet COLOMBIA

Presentación del tema: "Manual distrinet COLOMBIA"— Transcripción de la presentación:

1 Manual distrinet COLOMBIA
Por: Alexander Uribe Sebastian Velásquez.

2 ÍNDICE 01 07 13 Reporting ANDIS Colombia Seguimiento de la actividad 02 08 14 Conceptos y Acciones Creación de pedidos Dirección de Concesión 03 09 15 Accesos Stock Acerca de Distrinet 04 10 16 Menu Distrinet Bolsa Glosario 05 11 Alertas Vehículos 06 12 Seguimiento de pedidos Funcionalidades

3 01 ANDIS COLOMBIA

4 01 ANDIS COLOMBIA ANDIS - America New Distribution System
+ importadores ANDIS se refiere al nuevo sistema de distribución para la región América, que se enfoca en comunicar todos los diferentes sistemas locales de cada país con los sistemas globales de Renault. Con la siguiente premisa. “Right car, in the right place at right time!”

5 ANDIS 01 ANDIS COLOMBIA ANDIS SEDRE MNER DISTRINET NOV/2016 FEB/2017 MAY/2017 ACCESO Es importante tener en cuenta que todas las personas que vayan a ingresar a DISTRINET deben contar con un TOKEN.

6 02 CONCEPTOS Y ACCIONES

7 02 CONCEPTOS Y ACCIONES ANDIS
Esta herramienta les permitirá principalmente poder realizar un seguimiento efectivo y en tiempo real de las unidades asignadas a sus cuentas, desde el lanzamiento del vehículo hasta que esta en el concesionario y es entregada al cliente final. La herramienta será la conexión entre EXTRANET, SAP y SEDRE (para la carga de pedidos clientes y seguimiento del stock). La herramienta permitirá tener una mejor visualización de los stock, lo que permitirá dar fechas certeras de entrega al cliente con una mayor anticipación y apuntar así a una mayor satisfacción. Para que esta herramienta funcione correctamente necesitaremos de su completa colaboración con respecto a 4 puntos principales: La validación de los pedidos cliente creados desde la EXTRANET La carga de los pedidos cliente La afectación del pedido cliente a un VIN. La entrega de la unidad.

8 02 CONCEPTOS Y ACCIONES ANDIS ACCIONES SISTEMA ANTERIOR SISTEMA NUEVO
OPCIONAL Pedido en firme EXTRANET MNER Cambio de color (Pilotage) SEDRE/EXCEL/MAIL DISTRINET Programa de facturación EXCEL/EXTRANET Cargue programa de facturación DMS Cotizaciones Creación pedido cliente con VIN (SCOPE) EXTRANET/DMS Creación pedido cliente sin VIN Validación de pedido cliente NO EXISTE Facturación VN (Cliente final) Activación de entregas (Garantías) Seguimiento stock propio Seguimiento stock envejecido Cesión y adquisición de vehículos de otros concesionarios Consulta de stock entre concesionarios (Bolsa) MAIL/TELEFONO Fecha de llegada al concesionario (MADA) Número de vehículos bloqueados

9 03 ACCESOS

10 ANDIS 03 accesos El acceso a Distrinet es através de RenaultNET, con el mismo token y contraseñas ya utilizadas por la Red de Concesionarios: Después de entrar en RenaultNET, en caso que el token tenga 2 usuários registrados, es necesario ingresar solo 1 de los 2 usuarios:

11 ANDIS 03 accesos En RenaultNet tendremos el link de acceso a DistriNet, desde que el perfil de DMD esté asociado a un perfil de DistriNet ( lo veremos en las próximas páginas):

12 ANDIS 03 accesos Al cliclear en el link de DistriNet, automáticamente el usuario entra en el menú inicial del sistema: No hay necesidad de completar el numero de cuenta, perfil y contraseña, ya que serán completados automáticamente de acuerdo con el usuario que hizo el acceso por su token. Al entrar en el sistema, debe comprobar si su numero de cuenta y su perfil son correctos.

13 03 accesos ANDIS Esta es la pantalla de inicio de DistriNet
Está compuesta por 11 ítems: 3 de seguimientos: Alertas, Seguimiento Pedidos, Seguimiento de la Actividad. 4 que están vinculados con la actividad del concesionario y la gestión: Creación de pedidos, Stock, Bolsa y Vehículo. 4 con informaciones adicionales: Funcionalidades, Reporting, Dirección de Concesionarios, Acerca de DistriNet.

14 ANDIS 03 accesos Para DistriNet tenemos 2 perfiles de acceso para la Red de Concesionarios Matriz: Gerente de Ventas Secretaria Comercial Para las Cuentas Filial, independientemente si el perfil es de Gerente de Ventas o Secretaria Comercial, en Distrinet el perfil de acceso automáticamente será “Filial”.

15 ANDIS 03 accesos El usuario debe realizar el siguiente chequeo con Informática / Administrador DMD antes de consultar al HelpDesk: 1. Confirmar su acceso/IPN en DMD; 2. Confirmar que este acceso existe y está activo en RenaultNET; 3. Confirmar su código de función de acuerdo a la lista debajo:

16 ANDIS 03 accesos IMPORTANTE: Si el código de función DMD no fuese ninguno de los códigos de arriba, el usuario NO tendrá acceso a DistriNet. En ese caso, es necesario hacer el intercambio de su función/código DMD directamente con Informática / Administrador DMD de su concesionario. Si aun así el acceso no estuviese liberado, entonces deberá entrar en contacto con Renault a través de CAC WEB Los Problemas de acceso solamente serán atendidos por CAC WEB (Problema de acceso a Distrinet) Renault.

17 04 MENU DISTRINET

18 04 MENU DISTRINET ANDIS Alertas
Seguimiento de Pedidos Seguimiento detallado Seguimiento a un VIN Seguimiento de la actividad Creación de pedidos Creación de pedidos en la Extranet La pantalla de “Alertas” funciona como un gran panel con un resumen de todas las operaciones gestionadas vía DistriNet. Menú para la gestión de la cartera de Pedidos : alteraciones de pedidos, asignación de VIN a un pedido, anulación del pedido, desasignación de VIN al pedido y carga de la entrega. Resumen de todos los pedidos generados por el Concesionario, agrupados por modelo/vendedor. Creación del pedido cliente a partir de una definición del vehículo solicitada por el cliente y mediante un configurador de Renault.

19 04 MENU DISTRINET ANDIS Stock VN Concesionario Seguimiento a un VIN
6. Bolsa Búsqueda en bolsa Vehículos reservados Vehículo Pedidos Mixtos Ingresar ARA Seguimiento destinatario (No aplica para Colombia) Introducción primas Se utiliza para ver el stock del concesionario, permitiendo ver el total general de vehículos o filtrando por modelo, numero de orden o chasis. Búsqueda y reserva de los vehículos que están en bolsa (sea en modo reserva Cesión o adquisición directa). Está direccionado para las acciones de declaración de fecha de llegada al concesionario, destinación de los vehículos y seguimiento de esas destinaciones (Inclusive para los vehículos por venta directa).

20 04 MENU DISTRINET ANDIS 8. Funcionalidades
Reporting Seguimiento bolsa. 10. Dirección de concesión Acerca de Distri.Net Resumen de las funcionalidades que tiene habilitadas el perfil del usuario Seguimiento de los vehículos disponibles en bolsa, del volumen de adquisiciones y de las cesiones por modelo Información sobre la Dirección y teléfonos de los concesionarios de la Matriz de Argentina. Principales informaciones sobre las funciones de DistriNet en Colombia.

21 05 ALERTAS

22 05 ALERTAS Alertas sobre las modificaciones de los vehículos
ANDIS 05 ALERTAS Alertas sobre las modificaciones de los vehículos Modificaciones realizadas sobre los vehículos Modificaciones a un VIN con o sin pedido cliente No. Pedido modificado El número del pedido cliente final fue modificado Modificación negada por la fábrica El pedido de modificación del vehículo no fue hecho por la Fábrica. El vehículo vuelve a la configuración anterior. VIN anulados El vehículo fue cancelado por Renault VIN del stock con pedidos El VIN inicial fue reemplazado por otro VIN. Alertas de Logística MADA Prevista > MADA Compromiso El vehículo no respetará el compromiso de llegada al concesionario. Esto puede influir en el plazo dado al cliente. MADA Prevista < MADA Compromiso El vehículo se encuentra en flujo normal y respetará el compromiso de llegada al concesionario. Vehículos en bloqueo Vehículo bloqueado por alguna razón: Comercial, calidad, transporte u otros. Vehículos con destinatario invalido Anomalía identificada por el sistema, por inconsistencia de la cuenta del destinatario.

23 05 ALERTAS Alertas en el proceso de entrega Alerta sobre la Bolsa
ANDIS 05 ALERTAS Alertas en el proceso de entrega Vehículos llegados con retraso Vehículos con pedidos cliente que no llegarán en la fecha prometida al cliente final. Vehículos retenidos por un problema de calidad El vehículo tiene un bloqueo de calidad y no debe ser entregado al cliente final antes de haber sido efectuada su realineación. Vehículos que no cumplen con la fecha de entrega planificada Vehículos que no llegaran a tiempo para la entrega al cliente final. Alerta sobre la Bolsa Vehículos adquiridos de otros concesionarios Vehículos tomados de la bolsa ya sea en reserva o adquisición directa Vehículos cedidos a otro concesionario Vehículo cedido en bolsa y retirado de la cuenta del Concesionario. Vehículos reservados de otro concesionario. Cantidad de vehículos que se reservan de la bolsa de otros concesionarios Vehículos reservados de mi stock por otro concesionario Cantidad de vehículos de mi bolsa reservados por otro concesionario. Mis solicitudes de reserva rechazadas. Vehículos que solicitaron para reserva que fueron rechazados por parte de otro concesionario Vehículos cedidos de mi stock Vehículos de mi stock que fueron entregados a otro concesionario Vehículos sumados a mi cuenta Vehículos que fueron incluidos a mi cuenta por parte de Renault.

24 05 ALERTAS Alertas en los stocks Comunicados Renault ANDIS
Stock envejecido mayor a 180 días. Vehículo perteneciente a su stock (ya con fecha ARA/ CHC declarada) con mas de 180 días de antigüedad. Vehículos en stock con mas de 180 días no en bolsa Vehículo perteneciente a su stock (ya con fecha ARA/CHC declarada) con mas de 180 días de antigüedad y no disponible en Bolsa Comunicados Renault Comunicaciones sin leer Mensajes o informaciones enviadas por Renault- Sofasa para la Red de Concesionarios.

25 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS

26 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
En esta pantalla ustedes podrán buscar todo el universo de pedidos clientes que hayan creado ya sea desde la EXTRANET o desde DISTRINET, con VIN o sin VIN asociado. Tendrán dos opciones: la primera será buscar los pedidos en una serie de filtros que serán explicados a continuación y la segunda será buscar un pedido especifico. A continuación se muestra la primera opción “Seguimiento Detallado”

27 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
A continuación explicaremos cada uno de los filtros: INFORMACIONES DEL PEDIDO Asesores: Filtrar por el asesor o vendedor que realizo el pedido cliente Modelo: Para buscar un Modelo especifico si se desea o un grupo de modelos, tener en cuenta que no se puede filtrar ni por versión ni por color. Nombre Cliente: Filtrar por el nombre de la persona con la cual se creo el pedido. Tipo de Cliente: Si se quiere buscar una persona natural, Juridica o Flotas. Fecha de Creación: Filtrar por los pedidos creados en un rango de fechas especificas. Fecha de Entrega: Filtrar por los pedidos entregados en un rango de fechas especificas. Afectados: Aquí se podrá buscar los pedidos que ya tienen un VIN que están sin VIN o los 2, en un rango de fechas. Cancelados: Aquí se podrá filtrar por los pedidos que estaban creados pero después fueron cancelados. Ademas por el rango de fechas en las que fueron cancelados. INFORMACION DEL VEHICULO Servicio: Filtrar por el tipo de servicio del vehículo, Particular o Publico. Fecha de Lanzamiento: buscar los vehículos lanzados dentro de un rango de fechas especifico. Entregados: Buscar por los pedidos clientes que ya fueron entregados al cliente final, dentro de un rango de fechas. Matriculados: Filtrar por los vehículos que ya tienen una fecha de matricula, y dentro de que rango de fechas están. Estado de Aduana: Corresponde a buscar los vehículos por el estado de nacionalización, listos, en proceso o sin el proceso. Doble Milésima: Filtrar por los 2 números. El primero es el año de fabricación y el segundo es el año modelo. Ejemplo: 78. MADA prevista – real: Filtrar por la fecha de llegada al concesionario dentro de un rango de fechas. MADC prevista – real: Filtrar por la fecha en la cual el vehículo ya esta listo para ser facturado, dentro de un rango de fechas. Fecha Factura Renault: Filtrar por la fecha de factura de Renault al concesionario, dentro de un rango de fechas.

28 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
Para avanzar a la siguiente pantalla, filtramos según nuestros deseos de búsqueda y presionamos el botón buscar. Para este ejemplo estamos buscando los pedidos creados de Duster y Sandero.

29 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
Después de presionar el botón “BUSCAR” les aparecerá la siguiente pantalla, en la cual podrán ver el listado de todos los pedidos que existen en DISTRINET según las búsquedas que realizaron. Ahí todas las columnas son informativas, los iconos los podrán encontrar en el glosario que verán a continuación. Para continuar pueden ingresar a cualquier pedido presionando en la columna “NOMBRE CLIENTE”

30 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
Cuando ingresamos a un pedido cliente con VIN asociado: A continuación podrán ver la explicación de cada uno de los Botones.

31 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
Información Cliente: Nos muestra un resumen de la información del cliente al cual se le creo el pedido. Esta es una pantalla de solo consulta.

32 Cuadros para el INDICATIVO
06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS Datos de Entrega: En esta parte podremos registrar la entrega del vehículo, la información se llenará con lo que se creo en la EXTRANET, se deben tener en cuenta dos puntos muy importantes: 1.) Si se hace este proceso el día de hoy, la entrega quedara registrada el día que se hace el proceso. 2.) Si realizan la entrega en DISTRINET igual tendrán que ir a EXTRANET a registrar la entrega también, esto es por que en DISTRINET no esta el campo de Fecha de Matricula y Placa, por lo que esta información debe ser completada en la EXTRANET. Cuadros para el INDICATIVO Cuadros para el NUMERO Para terminar con el proceso de entrega en DISTRINET, verificamos que la información este correcta y presionamos el botón “ACEPTAR”. Muy importante! En la parte de Teléfono Domicilio, celular o Teléfono de Oficina, SIEMPRE QUE ESCRIBAMOS UN NUMERO EN EL CUADRO DERECHO ESTE TIENE QUE ESTAR ACOMPAÑADO DE UN INDICATIVO EN EL CUADRO IZQUIERDO.

33 Cuadros para el INDICATIVO
06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS Modificar Pedido: En este botón ustedes podrán modificar la información del pedido, esta información vendrá llena de EXTRANET. POR FAVOR TENER EN CUENTA QUE LA MODIFICACION DE UN PEDIDO DESPUES DE CREADO EN EXTRANET SOLO SE PODRA REALIZAR A TRAVES DE DISTRINET. Cuadros para el INDICATIVO Cuadros para el NUMERO Para terminar con el proceso de modificación en DISTRINET, verificamos que la información este correcta y presionamos el botón “ACEPTAR”. Muy importante! En la parte de Teléfono Domicilio, celular o Teléfono de Oficina, SIEMPRE QUE ESCRIBAMOS UN NUMERO EN EL CUADRO DERECHO ESTE TIENE QUE ESTAR ACOMPAÑADO DE UN INDICATIVO EN EL CUADRO IZQUIERDO.

34 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
Anular Pedido: Para anular cualquier pedido cliente creado, ya sea desde la EXTRANET O DISTRINET, este proceso debe realizarse a través de DISTRINET, al igual que una MODIFICACION DE PEDIDO, este proceso NO SE PODRA REALIZAR POR EXTRANET. 1 2 Después de presionar el botón “ANULAR PEDIDO”, continuaremos a esta pantalla, aquí se debe seleccionar un motivo por el cual se va a anular el pedido, después procederemos a presionar el botón “ANULAR PEDIDO CLIENTE” y el pedido quedara anulado.

35 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
Desafectar: En esta opción lo que podremos hacer es quitarle el VIN asociado a un pedido, esto en caso de que queramos cambiar el VIN por otro o porque tengamos un negocio mas urgente y queramos dejar el VIN disponible para asociarlo a otro pedido. La diferencia con la opción de ANULACION DE PEDIDO, es que en esta opción el pedido cliente seguirá existiendo. SE DEBE TENER MUCHO CUIDADO CON PRESIONAR EL BOTON “DESAFECTAR” YA QUE EL VIN SE QUITARA AUTOMATICAMENTE SIN PEDIR VALIDACION!!

36 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
Duplicar el Pedido: En esta opción se podrá duplicar la información de un cliente y de un vehículo especifico para crear varios pedidos con esta misma información, el VIN no se duplica, por lo tanto, los pedidos duplicados quedaran como pedidos sin VIN en el sistema. Después de presionar el botón “DUPLICAR EL PEDIDO” saldrá la opción que esta en el cuadro naranja, ahí podremos elegir la cantidad de duplicados que deseamos realizar. Después de presionar el botón “DUPLICAR EL PEDIDO” saldrá un ultimo mensaje de confirmación, donde presionaremos el botón “CONFIRMAR” después de esto los pedidos sin VIN quedaran creados y los podrán ver en el listado de pedidos.

37 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
Histórico de Pedido: Nos muestra toda la información del pedido, es decir, fecha de creación y si ha tenido algún tipo de cambio. Esta pantalla es solo informativa. Histórico de Vehículo: Nos muestra toda la información del vehículo, es decir, la fecha de creación del VIN, si ha sido mutado o cambiado de propietario o si ha sido modificado de color.

38 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
Cuando ingresamos a un pedido cliente sin VIN asociado: A continuación podrán ver la explicación de cada uno de los Botones.

39 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
BOTONES Afectar: Podremos ver el resumen de la información del cliente al que se le creo el pedido. Información Cliente: Resumen de la información del cliente. Modificar Pedido: Modificar la información de un pedido, esto solo se podrá realizar a través de DISTRINET. Anular Pedido: Eliminar un pedido cliente, esto solo se podrá realizar a través de DISTRINET. Duplicar Pedido: Se crea un pedido igual al que estamos duplicando, el mismo cliente, con la misma información y para el mismo tipo de vehículo, el VIN NO SE DUPLICA. Histórico de Pedido: Información general del pedido, fecha de creación, etc.

40 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
Afectar: Esta es la única opción nueva versus Pedidos Cliente con VIN, este botón nos servirá para asociarle un VIN a un pedido cliente sin VIN. 1 Después de seleccionar el botón “AFECTAR” nos aparecerá el cuadro de la izquierda, donde seleccionaremos el tipo de servicio que necesitamos y luego presionamos el botón “ACEPTAR” 2 Después de presionar “ACEPTAR” saldrá la pantalla que ven mas abajo, donde les saldrán todas las opciones que hay sobre el vehículo que estamos buscando. Para continuar presionamos en cualquiera de los números según la necesidad. 3

41 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
Después de seleccionar la cantidad, nos aparecerá un listado como el que ven mas abajo según las unidades seleccionadas, lo que haremos acá es seleccionar el VIN que queramos para asignarlo al pedido. Seleccionamos el vehículo en la columna “MODELO” 3

42 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
4 Luego nos saldrá esta pantalla en la cual seleccionaremos la opción “AFECTACION” para asignar el VIN al pedido cliente. Para terminar el proceso de asignación, seleccionamos la opción “CONFIRMAR” y quedara lista la asignación del VIN al pedido cliente que teníamos sin VIN. 5

43 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
A continuación se muestra la segunda opción “Seguimiento a un VIN” Cuenta / N°Pedido Sedre (6 caracteres): Aquí podremos ingresar el # de Pedido que se crea en Sedre automáticamente cuando hay una creación de pedido cliente. Cuenta / N°Orden Sedre (5 caracteres): Aquí podremos buscar un pedido cliente con el # de orden de cada VIN. Nombre Cliente: Podremos buscar el pedido de un cliente especifico y si presionamos en “VER LISTA” nos mostrara todos los clientes que tienen un pedido creado. Numero de Chasis: Aquí podremos buscar el pedido Cliente por un VIN especifico.

44 06 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
A continuación se muestra la segunda opción “Seguimiento a un VIN”, ponemos el VIN y presionamos “ACEPTAR” 1 Saldrá la misma opción que cuando buscamos anteriormente un pedido cliente. Como verán a continuación. 2

45 07 SEGUIMIENTO DE LA ACTIVIDAD

46 07 SEGUIMIENTO DE LA ACTIVIDAD
En esta opción de la herramienta, tendremos dos opciones, la primera es ver un resumen rápido de todos los pedidos por modelo que tenemos validados o creados en DISTRINET, donde nos dará información respecto al cumplimiento de cara al cliente final. La segunda opción es ver los pedidos creados por vendedor como pueden ver en el segundo cuadro, presionando los botones señalados podremos pasar de cuadro.

47 08 CREACION DE PEDIDOS

48 08 CREACION DE PEDIDOS La creación del pedido también puede ser realizada a través de DISTRINET, esto inicia seleccionando el vehículo que deseamos crear con base en el pedido cliente, este se crea a través de un configurador y puede ser asociado a un VIN o un pedido sin VIN. A través del configurador podemos elegir, modelo, versión y color, la parte de Armonía y Opcionales ya viene predeterminada y no hay que utilizarla.

49 Aquí filtramos dependiendo del tipo de vehículo que el cliente desea.
08 CREACION DE PEDIDOS 1 Filtramos por la opción Creación de Pedidos, ya que la otra opción no esta disponible para Colombia. 2 Aquí filtramos dependiendo del tipo de vehículo que el cliente desea.

50 En la pestaña Modelo, podremos seleccionar el modelo que se desea.
08 CREACION DE PEDIDOS 3 En la pestaña Modelo, podremos seleccionar el modelo que se desea. 4 En la pestaña Versión, podremos seleccionar la versión que deseamos según el modelo que escogimos.

51 En la pestaña Color, podremos elegir el color que se desea.
08 CREACION DE PEDIDOS 5 En la pestaña Color, podremos elegir el color que se desea. 6 Como mencionamos al inicio la pestaña armonía viene predeterminada del sistema.

52 08 CREACION DE PEDIDOS 7 Esta pestaña de opcionales también viene predeterminada del sistema. 8 En esta pestaña podrán ver el resumen del vehículo que crearon según el pedido cliente. Para continuar el proceso, le damos en “Crear pedido” Aquí podrán modificar la cantidad de pedidos que quieren crear.

53 08 CREACION DE PEDIDOS MADA o CI: Es un vehículo que ya esta listo para transportar al concesionario. MADA* < 30J: Vehículos que tienen una fecha de llegada al concesionario dentro de los siguientes 30 días. MADA* >= 30J: Vehículos que tienen una fecha de llegada al concesionario mayor a 30 días. 1 2 3 Vehículos Idénticos: Son vehículos que comparten las mismas características a la búsqueda realizada, iguales en Modelo-Versión-Color Vehículos de Gama Superior: Son los vehículos que son iguales en color pero son de una versión superior. Misma Versión otro Color: Son los vehículos iguales en Versión pero con diferente color. Cuando estamos en esta pantalla tendremos dos opciones: Crear el pedido con base en un VIN encontrado Crear el pedido que seleccionamos en el configurador sin un VIN asociado. 1 / x / x: Son las unidades que están dentro de mi stock. x / 1 / x: Son las unidades que están en la bolsa en modo adquisición directa. x / x / 1: Son las unidades que están en la bolsa en modo reserva cesión.

54 08 CREACION DE PEDIDOS Crear el pedido con base en un VIN encontrado: En esta opción vamos a asociar un VIN de los que encontramos al pedido que configuramos. Presionamos en la cantidad de unidades y eso nos desplegara una lista con la información de los VIN. 1 Después de que nos salga el listado de VIN escogen el que desean y lo seleccionan presionando el modelo en la columna “MODELO”. Después de seleccionar el VIN, aparecerá el cuadro que ven en la parte izquierda, acá lo que se debe hacer es presionar el botón “AFECTAR CON CREACION DE PEDIDO”.

55 08 CREACION DE PEDIDOS Después aparecerá el mensaje que ven abajo, pidiendo una ultima confirmación y presionamos en el botón “CONFIRMAR” para continuar. Para terminar con el proceso de creación de un pedido con VIN debemos llenar la información que necesita el sistema y luego presionamos el botón “ACEPTAR” para terminar.

56 08 CREACION DE PEDIDOS Crear el pedido que seleccionamos en el configurador sin un VIN asociado: Esta segunda opción seria utilizada en caso que en todas las opciones que arroje el sistema no encuentren el vehículo que desean, por lo tanto deciden crear el pedido sin un VIN. A partir de junio se debe hacer el proceso por medio de la extranet en una nueva funcionalidad que se llamara Pedido sin VIN, en la cual el concesionario debe seleccionar el tipo de vehículo y asociarle la cotización, para después ese pedido ser enviado a DISTRINET y cuando se tenga el VIN se debe asociar en DISTRINET, El pedido sin VIN se debe seguir haciendo de la misma manera. En caso de que no se acomoden con ninguna de las opciones que nos arroja el cuadro resumen, presionamos en el botón “CREACION PEDIDO SIN VIN”

57 Cuadros para el INDICATIVO
08 CREACION DE PEDIDOS Para terminar con el proceso de la creación de un pedido cliente sin VIN asociado, se llena toda la información que solicita el sistema y presionan el botón “ACEPTAR” y listo el pedido sin VIN quedara creado. Cuadros para el INDICATIVO Cuadros para el NUMERO Esta es una fecha informativa para el concesionario, no tiene que ser informada al cliente final. Para terminar con el proceso de creación en DISTRINET, verificamos que la información este correcta y presionamos el botón “ACEPTAR”. Muy importante! En la parte de Teléfono Domicilio, celular o Teléfono de Oficina, SIEMPRE QUE ESCRIBAMOS UN NUMERO EN EL CUADRO DERECHO ESTE TIENE QUE ESTAR ACOMPAÑADO DE UN INDICATIVO EN EL CUADRO IZQUIERDO.

58 08 CREACION DE PEDIDOS VALIDACION DE PEDIDOS
Pedidos Creados en la Extranet: Esta pantalla es de las mas importante de la herramienta, ya que acá es donde vamos a VALIDAR TODOS LOS PEDIDOS CREADOS DESDE LA EXTRANET. Esto es de suprema importancia ya que si no hacemos este proceso los pedidos no retornaran a EXTRANET Y A SUS DMS, por lo tanto se bloqueara la entrega y facturación a cliente final. Para continuar con el proceso de validación, seleccionamos el pedido que vamos a validar en la columna “NUMERO DE ORDEN DNT”

59 Cuadros para el INDICATIVO
08 CREACION DE PEDIDOS Después de seleccionar el pedido que se quiera validar, nos aparecerá la siguiente pantalla, en la cual se debe verificar toda la información del pedido cliente, tanto la información del vehículo como la del cliente, para después validar o rechazar el pedido. Cuadros para el INDICATIVO Cuadros para el NUMERO Para terminar con el proceso de validación en DISTRINET, verificamos que la información este correcta y presionamos el botón “ACEPTAR”. El pedido quedara automáticamente validado y continuara su flujo normal. Muy importante! En la parte de Teléfono Domicilio, celular o Teléfono de Oficina, SIEMPRE QUE ESCRIBAMOS UN NUMERO EN EL CUADRO DERECHO ESTE TIENE QUE ESTAR ACOMPAÑADO DE UN INDICATIVO EN EL CUADRO IZQUIERDO.

60 09 STOCK

61 09 STOCK En esta pantalla, ustedes podrán buscar todos los vehículos que están en su stock, sin importar que estén sin producir, en producción, listos para transporte, en el concesionario, entre otros. Desde el momento en que tengan un VIN aparecerán en esta pantalla. Desde el stock es donde ustedes podrán realizar acciones importantes como: Cambio de color Poner los vehículos que deseen en la bolsa publica La principal diferencia con los anteriores filtros es que en esta parte también podremos filtrar por Versión-Color, no solamente en Modelo. A continuación se muestra la primera opción “VN concesionario”

62 09 STOCK Para proceder lo que hacemos es realizar los filtros que deseamos y presionamos en “BUSCAR”.

63 09 STOCK Cuando presionamos “BUSCAR” en la pantalla anterior pasamos a todo el listado de vehículos en el Stock, tener en cuenta que estos son vehículos disponibles o sea que no tienen un pedido cliente asociado. Primero se mostraran los vehículos mas envejecidos y así sucesivamente. En la columna “MODELO” es donde podrán ingresar al vehículo que deseen y dentro de cada vehículo podrán realizar las modificaciones de color y transferir los vehículos a la bolsa pública.

64 09 STOCK Cuando seleccionamos un VIN esta es la pantalla que nos aparece, aquí podremos ver dos nuevas opciones diferentes a las vistas en Seguimiento de pedidos, que son; Trasferir vehículo a bolsa: Aquí podrán transferir los vehículos que deseen a la bolsa publica. Modificación de vehículo: En esta opción es donde podrán modificarle el color a los vehículos que estén disponibles. Mutación de vehículos: Esta opción no estará disponible para ustedes.

65 09 STOCK 1 2 TRANSFERIR UN VEHICULO A BOLSA
Presionamos en este botón para mover el vehículo en el que ingresamos anteriormente a la Bolsa. 2 Para finalizar el proceso debemos presionar el cuadro hasta poner un y luego presionamos “ACEPTAR”

66 09 STOCK TRANSFERIR UN VEHíCULO A BOLSA 3 Aquí podemos ver que el proceso de poner un vehículo en la bolsa pública quedo terminado. Por favor tener en cuenta que cuando hagamos este proceso, los vehículos quedan en la bolsa como RESERVA CESIÓN, para el inicio del proyecto no se podrán poner vehículos en ADQUISICIÓN DIRECTA, esta opción se podría habilitar mas adelante.

67 09 STOCK Muy importante y de gran ayuda, en el resumen de los iconos, al lado de cada candado nos dice hasta que día puedo modificar el color de un vehículo. CAMBIO DE COLOR 1 Vamos a modificar un Logan Gris Estrella (KNH) a Gris Comet (KNA) Presionamos este botón para modificar el color del vehículo. 2 Después de presionar “Modificación vehículo” nos aparece esta pantalla EN LA CUAL SOLO PRESIONAREMOS EL BOTON “MODIFICACIÓN DE VEHÍCULO” PARA CONTINUAR.

68 Primero aparece este mensaje y le damos aceptar.
09 STOCK CAMBIO DE COLOR Primero aparece este mensaje y le damos aceptar. En la casilla seleccionada, vamos a escribir el código del color al cual deseamos modificar el vehículo y luego vamos a la pestaña “RESUMEN” 2 1 3

69 09 STOCK CAMBIO DE COLOR Aquí podremos ver el cambio que realizamos en la pantalla anterior para verificar que si sea el color que deseamos. Para continuar con el proceso presionamos el botón “PRONOSTICO DE LOS PLAZOS”, que será traducido de una diferente manera. 4 5 Para finalizar el proceso de cambio de color, presionamos en el botón señalado y el cambio quedara listo. La siguiente pantalla nuevamente nos muestra un resumen del cambio que realizamos para una última verificación.

70 09 STOCK A continuación se muestra la segunda opción “Seguimiento a un VIN” Cuenta / N°Orden: Aquí pueden buscar un vehículo especifico de su stock usando su # de orden. Número de VIN: Aquí se buscara un vehículo del stock usando el VIN.

71 09 STOCK A continuación se muestra la segunda opción “Seguimiento a un VIN”, ponemos el VIN y presionamos “ACEPTAR” 1 Saldrán las mismas opciones que cuando buscamos anteriormente todos los vehículos del stock . Como verán a continuación. 2

72 10 BOLSA

73 10 BOLSA Esta es la pantalla que se verá cuando presionemos en BOLSA la opción “BUSQUEDA EN BOLSA”, en esta parte de la herramienta, es donde podremos ver todos los vehículos que todos los concesionarios han puesto en esta bolsa pública, ya sea como RESERVA CESIÓN o ADQUISICIÓN DIRECTA. En esta búsqueda tenemos 3 tipos de filtros que podremos usar, el primero es “BUSQUEDA CLÁSICA” donde se puede filtrar por Modelo – Versión – Color si así se desea.

74 10 BOLSA Después tenemos la opción de “BUSQUEDA POR EQUIPAMIENTOS” , en donde solamente se podrá filtrar por el Color.

75 10 BOLSA Después de realizar la búsqueda en cualquiera de las dos opciones anteriores; Búsqueda clásica o búsqueda por equipamientos saldrá la siguiente información. 1 Lo que haremos acá es ingresar a cualquier nÚmero que nos aparezca y se acomode a nuestras necesidades, ya sea que encontremos el mismo vehículo o uno similar. Según la explicación que vimos en la diapositiva #44 sobre este cuadro.

76 10 BOLSA Después de ingresar a cualquier número en la pantalla anterior, nos genera un listado según la cantidad de unidades que hayan, aquí vamos a seleccionar el que mas nos interesa tomando el vehículo en la columna “MODELO” 2

77 10 BOLSA Después de ingresar en el vehículo nos saldrá la siguiente información, para reservar la unidad vamos a presionar el botón “PARA LA RESERVA CESION” 3 Cuando presionamos el botón anterior, nos aparece el siguiente mensaje, en el cual llenaremos CÓDIGO ASESOR con la información que queramos, este paso no es importante y luego presionamos “ACEPTAR” 4 1 2

78 10 BOLSA Luego nos vuelven a preguntar si estamos seguros, en caso de que si presionamos “CONFIRMAR” si cambiamos de opinión, vamos a presionar “ANULAR” y buscamos otro vehículo. 5 Cuando le damos aceptar el sistema nos confirma que el vehículo a sido reservado con éxito y ya solo seria esperar a que el concesionario dueño del vehículo valide o rechace la reserva. 6

79 10 BOLSA Para aceptar la reserva, presionamos el botón “CESIÓN”
Luego presionamos en el ícono señalado para validar la reserva. Debemos tener en cuenta que una cesión no se puede rechazar, si lo que se desea es esto, simplemente no gestionamos la cesión y ya, la solicitud desaparecerá después de 3 días. Esto es parametrizable y se puede modificar, a medida que avance el proyecto veremos que es mas conveniente. Presionamos el botón “ACEPTAR” para terminar la validación.

80 10 BOLSA Por ultimo tenemos la opción de “BUSQUEDA UNITARIA”, en esta opción podremos buscar por un VIN especifico o si se quieren buscar los vehículos publicados en la bolsa publica de una cuenta/concesionario especifico.

81 10 BOLSA En la opción “VEHICULOS RESERVADOS” nos muestra un resumen de todos los vehículos que hemos reservado de la bolsa pública de otros concesionarios y el avance de estas solicitudes de reserva. Aquí podremos ver si el concesionario al cual le reserve el vehículo ya aprobó, rechazo o no ha hecho nada respecto a mi solicitud. Aquí podemos ver el Concesionario/Cuenta propietaria del vehículo que reservamos. En esta columna podemos ver la fecha en la cual reservamos el vehículo de otro concesionario.

82 11 VEHICULOS

83 11 VEHÍCULO Continuando con el siguiente ítem de la herramienta vamos a la parte “VEHÍCULO” la cual cuenta con cuatro opciones, vamos a empezar con “PEDIDOS MIXTOS”.

84 11 VEHICULO Pedidos Mixtos: Esta es solo una pantalla para consulta, la cual nos va a servir para saber como estamos de stock versus los pedidos cliente que tenemos, es simplemente un resumen de los pedidos cliente por modelo que tenemos y cuantas son las unidades que nos van a llegar por modelo para responder a esta necesidad, esto con el fin de saber si estamos bajos de unidades en algún modelo en especifico o si estamos OK para responder a la necesidad de los clientes. Pedidos: Corresponde a un resumen de los pedidos cliente que tenemos por Modelo. Recursos: Corresponde a un resumen de los vehículos que nos van a llegar de la planta para responder a esas necesidades y saber si estamos bien o de pronto necesitamos mas vehículos de un modelo.

85 11 VEHÍCULO Ingresar ARA: Esta opción sirve para actualizar en el sistema la llegada de un vehículo al concesionario, esto en caso de que el vehículo haya llegado al concesionario antes de la fecha MADA. Este paso no es una obligación, en caso de que el vehículo llegue al concesionario y ustedes no hagan este proceso, el vehículo quedara actualizado el día que tenga la fecha MADA sin ustedes hacer nada. Esto también servirá para usarlo en caso de que quieran entregar un vehículo que por fecha MADA aun no esta en el concesionario, pero el vehículo ya haya llegado, entonces venimos acá, actualizamos la fecha ARA y ya podremos entregar la unidad. Seleccionamos los vehículos a los cuales les queramos dar fecha ARA, y luego presionamos el botón VALIDAR Después de presionar VALIDAR les aparecerá la siguiente pantalla que es donde nos confirman la validación de la fecha ARA.

86 11 VEHICULO Seguimiento Destinatario: esta opción no la usaremos, NO APLICA PARA COLOMBIA. Introducción Primas: Esta parte, que en realidad se llamara CAMBIO DE DESTINATARIO, nos sirve para modificar el destinario de un vehículo ANTES DE QUE SOFASA LO FACTURE, por lo tanto en esta opción pueden modificar el destinatario de un vehículo sin que el concesionario destino lo apruebe, por lo tanto SE DEBE TENER MUCHO CUIDADO y avisar al concesionario de que un vehículo le llegará, esto se realiza con el fin de facilitar la entrega de un vehículo vendido por un concesionario en algún otro concesionario, o en los concesionarios que hagan parte de un grupo, se puedan transferir vehículos de forma rápida entre ellos. Recuerden que esto solo es cambio de destinatario NO MODIFICA LA PROPIEDAD DEL VEHICULO. Podremos filtrar por los vehículos con un pedido cliente o sin pedido cliente. Luego presionamos BUSCAR y continuamos, Podremos filtrar también por un modelo especifico, Podremos filtrar también por una versión especifica, Por ultimo se podrá filtrar también por el tipo de servicio, si es particular o publico.

87 11 VEHICULO Introducción Primas – Cambio de Destinatario
Se selecciona el vehículo al que queramos modificarle el destinatario y presionamos en “TERMINAR LA SELECCIÓN” Para terminar el proceso de cambio de destinatario, presionamos en este botón y listo. En esta ventana seleccionamos la Región a la cual pertenece el destinatario al que se le enviara el vehículo. En esta ventana seleccionamos al destinario al cual se le quiere enviar el vehículo. Después de seleccionar la Región y el destinatario presionamos este botón para que el cambio quede guardado.

88 12 FUNCIONALIDADES

89 12 FUNCIONALIDADES En esta pantalla podremos ver cuales son las acciones que yo como usuario puedo hacer dentro de DISTRINET. Importante ver esta pantalla con sus respectivos usuarios, para saber que pueden hacer y analizar si desean o no mas permisos.

90 13 REPORTING

91 La diferencia entre adquiridos y cedidos.
13 REPORTING Esta pantalla es muy importante, ya que muestra el resumen de los movimientos de bolsa y las asignaciones de adicionales realizadas por sus Gerentes de Zona. Podremos ver en que estado del proceso están los vehículos propios en la bolsa pública y cuantos vehículos hemos cedido y adquirido. Nos muestra el resumen por modelo de todos los vehículos de nuestro stock. Nos muestra la proporción de vehículos de nuestro stock que tenemos en la bolsa publica. La diferencia entre adquiridos y cedidos. Las unidades que aparezcan en la columna “Numero de vehículos en bolsa” son todos los vehículos que nos pertenecen pero que tenemos en la bolsa publica y cual es el avance de esos vehículos. Muestra el resumen de los vehículos que antes no hacían parte de nuestro stock y ahora son nuestros. Muestra el resumen de los vehículos que antes hacían parte de nuestro stock y ahora se pasaron a otros concesionarios. Fabrica: Vehículos en proceso de producción o antes de este punto. CLE: Son los vehículos que están en el centro de distribución de SOFASA EXPE: Son los vehículos que están siendo transportados de puerto a puerto. CI: Corresponde a los vehículos que están en el centro de distribución. TCON-ARA: Son los vehículos que ya iniciaron transporte al concesionario o que ya tienen una fecha de llegada real al concesionario.

92 14 DIRECCION DE CONCESION

93 14 DIRECCION CONCESION Aquí podremos ver la información de todos los concesionarios, lo seleccionamos y luego presionamos en el botón “BUSCAR” Esta es la pantalla que verán, información general que este disponible para el concesionario que buscaron.

94 15 ACERCA DE DISTRINET

95 15 ACERCA DE DISTRINET Aquí se termina el Manual, nuevamente con el mensaje que dejamos en la herramienta, para que lo lean y lo utilicen.

96 16 GLOSARIO

97 16 GLOSARIO Flexibilidad Estado del pedido
En esta pantalla destacamos las principales columnas: Flexibilidad Flexibilidad Roja: vehículo no es modificable. Eso es porque el vehículo ya está a menos de 4 semanas para su producción. Flexibilidad naranja: El vehículo aun se puede modificar de color pero el plazo esta muy cerca de terminar. Flexibilidad verde: Vehículo modificable, este tipo de vehículos se pueden modificar y tienen mucho tiempo. Estado del pedido Pedido cliente en retraso para la entrega: No respetará el deseo del cliente y es necesario contactarse con el mismo. El pedido de cliente está en riesgo. Si no se toma ninguna acción se pasará al estado rojo. los días son suficientes para respetara la fecha de entrega acordada con el cliente. Pedido cliente OK para entrega : Se puede entregar el vehículo a tiempo.

98 16 GLOSARIO Status del Pedido
Vehículo declarado CHC/FAC: Podemos entregar el vehículo en tiempo, es necesario contactar al cliente para organizar la entrega de acuerdo con la fecha acordada. Vehículo con CHC/FAC y fecha de entrega negociada con el cliente vencida: No respetamos el deseo del cliente, es necesario contactar al cliente tan pronto sea posible para re agendar la entrega del vehículo. Pedido entregado al cliente. Pedido cancelado. Empeoramiento del retraso: El pedido paso a un estado mas critico en relación a la fecha de entrega negociada. Mejora del retraso: El pedido paso a un estado mas adelantado en relación a la fecha de entrega negociada. Pedido no afectado. Vehículo bloqueado: Calidad, comercial o financiero.

99 16 GLOSARIO Status del vehículo DM Fecha de entrega (Real)
Vehículo con bloqueo comercial, de calidad o de transporte Indica si el vehículo está facturado Vehículo con liberación en Aduana. Vehículo sin liberación en Aduana. Vehículo sin proceso de Aduana. DM Año fabricación/ Año modelo. Fecha de entrega (Real) Fecha de entrega efectuada. Fecha MADA (Prev. O Real) Fecha de previsión o real de llegada del vehículo en el Concesionario. Estado de avance En la columna de estado de avance podemos verificar el Status que está el vehículo en relación al proceso. Creación de VIN Momento en que el vehículo recibe el VIN M+2 Previsión de MADC en 2 meses. M+1 Previsión de MADC en 1 mes. M Previsión de MADC en el mes corriente. FIFE Vehículo en el filme de producción. FAB Vehículo en producción. MADC Vehículo pronto para entrar en el patio. EXPE Vehículo en transporte (Puerto o Centro de distribución). CI Vehículo en patio. TCON Vehículo en transporte para el concesionario. CHC/FAC Vehículo arribado al concesionario. CHC/FAC >90 Vehículo con fecha de CHC/FAC mayor que 90 días.

100 16 GLOSARIO Adquisición Vehículo en bolsa modo RC. Vehículo disponible para ser solicitado en bolsa (modelo reserva/cesión). Vehículo en bolsa modo AD. Vehículo disponible para ser capturado en bolsa (modelo de adquisición directa). Estado En bolsa y sin reservar. En bolsa y reservado.

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