METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Presentación del tema: "METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA"— Transcripción de la presentación:

1 METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
CECILIA IBÁÑEZ VILLARREAL METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

2 Bibliografía Auditoria administrativa, evaluación y diagnostico empresarial Tercera edición, Enrique Benjamín Franklin

3 METODOLOGIA La metodología de auditoría administrativa tiene el propósito el de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifiquen criterios, y delimiten la profundidad con que revisaran y aplicaran las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

4 ETAPAS QUE LA INTEGRAN:
PLANEACIÓN INSTRUMENTACIÓN EXAMEN INFORME SEGUIMIENTO

5 PLANEACIÓN

6 La planeación implica trazar una directriz; establecer programas o guías económicas, numéricas y conceptuales, y definir objetivos, etapas de financiamiento, marco jurídico y estructura organizativa idónea, para iniciar, mantener, desarrollar y culminar las actividades a realizar. La planeación representa una función administrativa clave en el desempeño de la auditoría administrativa, donde cuenta con un campo de aplicación amplio (de carácter general o específico).

7 Factores a revisar ETAPA: Planeación PROPÓSITO ESTRATÉGICO: Definir el marco de actuación de la organización Visión Misión Objetivos Metas Estrategias/tácticas Procesos Políticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizonte

8 Estructura organizacional
División y distribución de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos técnicos de apoyo ETAPA : Organización PROPÓSITO ESTRATÉGICO: Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización

9 ETAPA : Dirección PROPÓSITO ESTRATÉGICO: Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización Liderazgo Comunicación Motivación Grupos y quipos de trabajo Manejo de estrés, el conflicto y la crisis Tecnología de la información Toma de decisiones Creatividad e innovación.

10 ETAPA : Control PROPÓSITO ESTRATÉGICO: Medición del progreso de las acciones en función del desempeño. Naturaleza Sistemas Niveles Proceso Áreas de aplicación Herramientas Calidad

11 ELEMENTOS ESPECÍFICOS
ATRIBUTO FUNDAMENTAL Adquisiciones Abastecimiento de recursos Almacenes e inventarios Resguardo y canalización de los recursos Asesoría externa Soporte especializado con visión de negocio Asesoría interna Asistencia para mejorar el desempeño Coordinación Determina la unidad de acción Distribución del espacio Disposición de instalaciones para el flujo del trabajo Exportaciones Alternativa de expansión Globalización Apertura de mercado Importaciones Insumos de origen extranjero Informática Manejo alterno de información Investigación y desarrollo Innovación de valor Marketing Desplazamiento y ubicación de productos Operaciones Generación de productos y/o servicios con un valor agregado Proveedores Suministro de insumos Proyectos Promueven la unidad de propósito Recursos financieros y contabilidad Manejo, registro y control de recursos Servicio a clientes Capacidad de respuesta Servicios generales Desarrollo de condiciones de operación Sistemas Definen la distribución interrelacionada de componentes

12 FUENTES DE INFORMACIÓN
Representan las instancias internas y externas a las que puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.

13 FUENTES DE INFORMACIÓN
INTERNAS Órganos de gobierno Órganos de control interno Socios Niveles de organización Unidades estratégicas de negocio Órganos colegiados y equipos de trabajo Sistemas de información

14 FUENTES DE INFORMACIÓN
b. EXTERNAS órganos normativos (oficiales y privados) Competidores actuales y potenciales Proveedores actuales y potenciales Grupos de interés Organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias de calidad Redes de información en el mercado global

15 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Es la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización.

16 CRITERIOS: Determinar las necesidades especificas Identificar los factores que requieren atención Definir estrategias de acción Jerarquizar prioridades en función del fin que persigue Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores. Especificar el perfil del auditor Estimar el tempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido

17 PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE AUDITORIA
PROPUESTA TÉCNICA PROGRAMA DE TRABAJO Naturaleza Alcance Objetivos Estrategia Justificación Acciones Recursos Costo Resultado Información complementaria Identificación Responsable (s) Área (s) Clave Actividades Fases Calendario Representación grafica Formato de presentación Reportes de avance Periodicidad PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE AUDITORIA

18 ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD
CAPACITACIÓN ACTITUD

19 DIAGNOSTICO PRELIMINAR
Se debe preparar un marco de referencia que fundamente la razón por la que surge la necesidad de auditar. >GÉNESIS DE LA ORGANIZACIÓN Creación de la organización Cambios en su forma jurídica Conversión del objeto en estrategias Manejo de la delegación de facultades

20 > INFRAESTRUCTURA Esquema de operación (procesos/funciones) Modificaciones de la estructura organizacional Programación institucional Nivel de desarrollo tecnológico > FORMA DE OPERACIÓN Desempeño registrado Logros alcanzados Expectativas no cumplidas Proceso de toma de decisiones

21 POSICIÓN COMPETITIVA Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organización Competencias centrales Clientes, proveedores y competidores

22 PROGRAMA DETALLADO Y CRONOGRAMA DE TRABAJO

23 Programa detallado En la realización de la auditoría administrativa como actividad profesional, es imprescindible diseñar un programa de trabajo en el que quede establecido de manera sistemática la secuencia de las acciones a realizar, con base en una descripción generalizada o detallada.

24 GUIA DE TRABAJO OBSERVANCIA DE PROCEDIMIENTOS |
VENTAJAS DEL PROGRAMA DE TRABAJO OBSERVANCIA DE PROCEDIMIENTOS | GUIA DE TRABAJO

25 Estructura formal del programa
Elementos que lo componen ELEMENTOS FORMALES Identificación Calendarización de actividades Personal involucrado Procedimientos Objetivo

26 Programas de auditoria
CONTENIDO APLICACIÓN PRESENTACIÓN Generales Estandarizados o tipo Vertical Detallados o analíticos Específicos Horizontal

27 Ventajas de la utilización del programa
Representa una guía formal para la realización de la auditoría. Impulsa el involucramiento del personal y su participación. Permite dar seguimiento a la planeación de la auditoría. Establece un lenguaje común entre el equipo de trabajo. Facilita la comunicación entre el equipo y el auditado. Al existir cambio de personal se eliminan contratiempos con el sucesor. Permite la retroalimentación del personal. Facilita la verificación de los procedimientos y, en su caso, la adecuación. Permite actuar en situaciones imprevistas. Detecta variaciones de tiempo, es decir, entre el programado y el real. Facilita al supervisor verificar el avance de las actividades con el auditor. Permite corroborar la actividad realizada al final de la auditoría.

28 Seguimiento del programa
SUPERVISIÓN DEL PROGRAMA FACTORES QUE AFECTAN EL PROGRAMA DE TRABAJO Ir a el link de sotomayor Limitación de los recursos Información obtenida

29 CRONOGRAMA DE TRABAJO Es una descripción especifica de las actividades y del tiempo que se va a emplear para la ejecución del proyecto. Se debe organizar el trabajo en fechas probables, para saber cuanto tiempo requerirá elaborar el trabajo definitivo. Para su presentación se utilizan generalmente diagramas, lo que permite visualizar mejor el tiempo de cada actividad, y sobre todo en aquellos casos e que hay varias actividades en un mismo tiempo

30 TAREA Son actividades de un proyecto que realizan una secuencia determinada, pueden clasificarse en: Tarea procesadora: es una tarea que debe comenzar o terminar antes de que otra pueda comenzar . Tarea sucesora: es una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente Tareas de resumen: son aquellas que se componen de sub tareas y resume esas sub tareas TRABAJO Es el esfuerzo necesario para realizar una tarea . Existen dos tipos de trabajo: el trabajo de recursos individuales en una tarea y el trabajo total en la tarea.

31 DURACION: Tiempo en que se llevara complementar una tarea definiendo su lapso de tiempo. Hito: es una tarea sin duración (o días) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programación como la finalización de una fase importante. PASOS PARA ELABORAR LA PLANEACIÓN: Listar las actividades en columna s Disponer el tiempo para el proyecto e indicarlo Calcular el tiempo para cada actividad Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales Reordenar cronológicamente . Ajustar el tiempo o secuencia de actividades

32

33 Cronograma de pastel

34 Es una representación grafica de las relaciones entre las tareas del proyecto que permite calcular los tiempos de proyecto Tiempo

35 INSTRUMENTACIÓN RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN
MEDICION PAPELES DE TRABAJO EVIDENCIA SUPERVISION DEL TRABAJO

36 Instrumentación Se seleccionan y aplican las técnicas de recolección mas viables, se eligen indicadores, manejo de los papeles de trabajo y evidencia, y la supervisión necesaria para mantener una coordinación eficaz

37 Recopilación de información:
Esta tarea se enfoca en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo, pues otra manera se puede incurrir en errores de interpretación Aplicar un criterio de discriminación, siempre basado en el objetivo de l auditoria

38 Técnicas de Recolección
Investigación documental Normativa Administrativa Mercado Ubicación geográfica Estudios financieros Situación económica Comportamiento del consumidor

39 Observación directa. Acceso a redes de información Entrevista. Cedulas

40 MEDICIÓN La medición se puede visualizar de dos perspectivas:
De forma.- se utilizan escalas de medición De fondo.- Los componentes del proceso y elementos específicos: debe hacerse considerando las variables que influyen en el desempeño de una organización, como su naturaleza, campo de actuación , tamaño, giro industrial y enfoque estratégico. Indicadores.- son un elemento estratégico del proceso de evaluación de la forma de gestión organizacional, ya que permiten ordenar las acciones en función de los resultados que pretenden alcanzar.

41 Papeles de Trabajo Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor tiene que hacerlo en papeles de trabajo: registros donde se describen las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones a las que se llega.

42 Los papeles de trabajo deben incluir:
Identificación de la auditoría El proyecto de auditoría Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo realizado Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoría. Observaciones acerca del desarrollo del trabajo Anotaciones sobre información relevante Ajustes realizados durante su ejecución Lineamientos recibidos por área o fase de aplicación Reporte de posibles irregularidades.

43 Evidencias Física: se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, graficas, cuadros, mapas o muestras materiales Documental: se logra por medio de el análisis de documentos Testimonial: se obtiene de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicación de la auditoría.

44 Analítica : comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados y/o componetes

45 Utilidad y validez de la evidencia
Suficiente: debe ser necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor. Competente: debe ser consistente, convincente, confiable y haber sido validada Relevante: debe aportar elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lógica y convincente. Pertinente: debe existir congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoria.

46 Supervisión del trabajo
Revisión del programa de trabajo Vigilancia constante y cercana de la labor de los auditores Aclaración oportuna de dudas Control del tiempo invertido contra el estimado Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo Escrutinio final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito

47 EXAMEN Propósito Procedimiento Enfoques de análisis administrativo
Formulación del diagnostico administrativo EXAMEN

48 Propósito Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen y las circunstancias especificas del trabajo a fin de reunir elementos de decisión óptimos.

49 Procedimiento Conocer el hecho que se analiza Describir ese hecho
Descomponerlo en sus partes integrantes para estudiar todos sus aspectos y detalles. Revisarlo de manera crítica para comprender mejor cada elemento Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado mediante comparaciones y búsqueda de analogías o discrepancia. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerando individualmente y en conjunto

50 Evidencias La evidencia representa la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría FISICA DOCUMENTAL TESTIMONIAL ANALITICA

51 ENFOQUES DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
Enfoques organizacionales (ejemplos) ENFOQUES DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO

52 NOMBRE DE LA TÉCNICA APLICACIÓN BENCHMARKING Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como lideres en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales . ADMINISTRACIÓN Manejo inteligente de los recursos estratégicos de una organización con el propósito de lograr una ventaja competitiva y sustentable . ANÁLISIS FACTORIAL Método de análisis que incluye todas las variables que ejercen influencia en un proceso u operación, que se identifican con el numero especifico de factores, los que cumplen con funciones que determinan el desempeño y resultado de la operación en conjunto. CADENA DE VALOR Serie completa de actividades desde el procesamiento de materias primas hasta la generación de productos terminados que crean un valor para los clientes

53 ENFOQUES DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
Enfoques cuantitativos (ejemplos) ENFOQUES DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO

54 Bibliografía Auditoria administrativa, evaluación y diagnostico empresarial- Bnrique Benjamín Franklin.

55 NOMBRE DE LA TÉCNICA APLICACIÓN ANÁLISIS DE SERIES DE TIEMPO Interpretación de las variaciones en los volúmenes hechos, costos, producción, rotación de personal, etc., en periodos iguales y subdivididos en unidades de tiempo homogéneas . CORRELACIÓN Determinación del grados de influencia o repercusión mutua entre dos o mas variables MODELOS DE INVENTARIO Especificación de cuando y que cantidad de inventarios deben tenerse . MUESTREO Sirve para inferir información acerca de un universo de estudio, a partir del estudio de una parte representativa del mismo.

56 ANÁLISIS MULTINIVEL Primer nivel: percepción de la realidad y contexto de actuación, recolección de información. (diagnostico preliminar) Segundo nivel: derivación de conclusiones producto del examen de los resultados obtenidos orientados por los indicadores de gestión alineados con valores. Tercer nivel: detección del juego de variables asociadas con los supuestos detrás de las líneas de acción y de reglas de juego no escritas. Cuarto nivel: determinación del contexto de interdependencia e interacción que vinculan causas y efectos

57 Quinto nivel: reflexión de las tendencias del desempeño y el redireccionamiento propuesto. Nuevos niveles o entre niveles de análisis: cada vez que se realice una nueva revisión resultados a la luz del cambio como común denominador

58 FORMULACIÓN DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO
BASE CONCEPTUAL: la diagnosis, parte esencial de la auditoría administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en información concretas, susceptible de cuantificarse y cualificarse. MARCO DE REFERENCIA: se dispone una base de información con la perspectiva del génesis, infraestructura administrativa, forma de operación y posición competitiva

59 CONTENIDO Para el diagnostico administrativo la auditoría tiene que incorporar los sig. Aspectos: Contexto Información operativa Desempeño Estrategia competitiva Liderazgo Perspectivas

60 INFORME Bibliografía

61 Informe El proceso de auditoría concluye con el informe de auditoría, que constituye el medio a través del cual el auditor comunica de manera formal y directa el reporte final de la auditoría, junto con las recomendaciones correspondientes, a la empresa que solicitó los servicios, específicamente a la alta gerencia. En este documento debe constar la colaboración del personal interno, sin la cual no hubiera sido posible culminar esta labor. El informe de auditoría es esperado con interés por el auditado, de manera que no se debe escatimar esfuerzo, tiempo y dedicación para su elaboración, revisión, reproceso y presentación final..

62 Atributos Objetividad visión imparcial de los hechos
Oportunidad disponibilidad de la información en un tiempo y lugar Claridad fácil comprensión del contenido Utilidad provecho que puede obtenerse de la información Calidad apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de gestión Lógica secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas

63 Lineamientos generales para su preparación
No perder de vista el objeto de la auditoría Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas prácticas y viables. Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos. Homogenizar la integración y presentación de los resultados a fin de establecer coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención. Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados Allegar a los niveles de decisión los elementos idóneos para una toma de decisiones objetiva y consistente. Sentar las bases que constituyen un mecanismo de información permanente

64 Crear conciencia en los niveles de decisión acerca de la importancia que reviste no cumplir o hacerlo de manera extemporánea con las mediadas recomendadas Establecer la forma y el contenido que deberán observar los reportes y el seguimiento de sus acciones. Tomar en cuenta los resultados de auditorías anteriores

65 Tipos de informe Informe general Informe ejecutivo
Informe de aspectos relevantes

66 Informe general Responsable. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe. Introducción. Antecedentes Técnicas empleadas Diagnóstico Propuesta Estrategia de implantación Seguimiento Conclusiones y recomendaciones Apéndices o anexos

67 Informe ejecutivo Responsable. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe. Periodo de revisión. Tiempo que comprendió el examen. Objetivos. Propósitos que se pretenden con la auditoría. Alcance. Profundidad con la que se examino al organización. Metodología. Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos. Síntesis. Relación de los resultados alcanzados y logros obtenidos con los resultados asignados. conclusiones. Concentrado de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de actuación.

68 Informe de aspectos relevantes
Mediante este informe se puede analizar y evaluar. Si se finalizo el proceso de aplicación de auditoría. Si se presentaron observaciones relevantes. Si la auditoria esta en proceso, se reprogramó se replanteó. Las horas-hombre realmente utilizadas La fundamentación de cada observación Causas y efectos de las principales observaciones presentadas. Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas.

69 Propuesta de implementación
FASES: Preparación del programa Integración de recursos. Ejecución del programa.

70 presentación de informe
Le informe fina aprobado se hará del conocimiento de: Titular de la organización. Órgano de gobierno. Órgano de control interno. Niveles directivos, mandos medios y nivel operativo. Grupo de filiación, corporativo o sectoriales Dependencia globalizadora

71 seguimiento Objetivo general Lineamientos generales
Acciones específicas Criterios para la ejecución de auditorías de seguimiento.

72 Objetivo general Establecer el lineamientos generales, acciones y criterios para la ejecución de auditorias de seguimiento, las cuales garanticen que las observaciones y recomendaciones formuladas por el auditor se atienden e implementan de manera puntual.

73 Lineamientos generales
Definir las áreas en las que se comprobará la implementación de las observaciones y recomendaciones propuestas por el auditor. Considerar la participación de especialistas cuando se requiera evaluar la implementación de observaciones y recomendaciones Replantear sugerencias que se consideran indispensables Evaluar los resultados y logros alcanzados con la implementación de las recomendaciones

74 Acciones especificas. Recomendaciones programadas: Estrategia
Asignación de responsabilidad Factores considerados Áreas de aplicación Periodo de realización costo. Apoyo y soporte utilizados porcentaje de realización Impacto logrado

75 Acciones especificas Recomendaciones fuera de programa: Estrategia
Desviaciones Causas Efectos Alternativas de solución planteadas Alternativas de solución Acciones correctivas realizadas Calendario de aplicación Efectos seguidos

76 Criterios para la ejecución de la auditoría de seguimiento
Considerar las sugerencias o comentarios del titular. Entrevistarse antes de la ejecución de la auditoria con los responsables de las áreas especificar el numero de semanas-hombre que comprenderá la reviso, el responsable que supervisara y los auditores que participaron en su ejecución. Dar prioridad a la comprobación del cumplimiento en los términos establecidos y fechas programadas por las disposiciones de apoyo que se han preparado Dar seguimiento a la auditoría.

77 Gracias por su atención