Herramienta BSC en Excel (BSC - EX)

Presentación del tema: "Herramienta BSC en Excel (BSC - EX)"— Transcripción de la presentación:

1 Herramienta BSC en Excel (BSC - EX)
Unidad Metodológica

2 Finalidad ¿Qué? ¿Para qué?
Mostrar el estado de avance de los Objetivos Estratégicos y sus respectivas Iniciativas o Indicadores. Evaluar el nivel de cumplimiento de las metas establecidas en el Plan Estratégico.

3 Bases Conceptuales Ítems de Conocimiento

4 BSC: Simple de entender, difícil de implantar
Conceptos BSC: Simple de entender, difícil de implantar Implantación del Balanced Scorecard (BSC) – Nivel 1 BSC Inicial (*) Revisión / Desarrollo del Plan Estratégico Compromiso del Líder Alta Dirección Capacitada 1 Institucionalización del Control Estratégico (Hábitos, Cultura) Alta Dirección Diestra 2 BSC Mejorado (*) integración de software especializado en BSC con la Arquitectura de Sistemas 3 BSC Avanzado (*) Migración de datos automática A Implantación del Balanced Scorecard (BSC) – Nivel 2 A Comités de Gestión Diestros Revisión / Desarrollo de Planes Operativos 4 Institucionalización del Control Operacional (Hábitos, Cultura) 5 (*) Sistema que maneja el Mapa Estratégico, Dashboards, Fichas de Indicadores, Fichas de Iniciativas.

5 Solución: Control continuo del Plan Estratégico
Conceptos Solución: Control continuo del Plan Estratégico Mensual: Control de Avance del Plan. Trimestral: Control del Contenido del Plan. Anual: Revisión Integral del Plan. Líder: Oficina de Gestión Estratégica. Participantes: Comité de Control Estratégico. Técnicas: Gestión de Reuniones Efectivas. Y el mismo proceso anual es parte de la solución. Creo que para el tema del control de avance se debe referenciar al AM correspondiente.

6 Control de Avance del Plan (Mensual)
Conceptos Control de Avance del Plan (Mensual) Pregunta Inductora: ¿Estamos siguiendo el Plan Establecido?. Dos elementos de Control: Indicadores (metas cuantitativas). Iniciativas (metas físicas). ¿Estamos cumpliendo las metas?: ¿Los indicadores están en verde?. ¿Las iniciativas están a tiempo?. Eventualmente pueden aplicarse técnicas vinculadas a la gestión estratégica de riesgos. Los desvíos del plan se denominan: “Gap de la Ejecución”

7 Dashboard o Scorecards
Conceptos Dashboard o Scorecards Algunos diferencian estos dos conceptos: Scorecards: Uso a nivel estratégico (BSC u otros). Dashboards: Uso operacional (procesos, áreas, personas). No creemos necesario esta distinción. En español preferimos usar el término “Tablero de Gestión”. Algunos serán: “Tablero de Gestión Estratégica” y otros, “Tablero de Gestión Operacional”.

8 ¿Software Especializado u Hojas Electrónicas?
Conceptos ¿Software Especializado u Hojas Electrónicas? Para iniciarse, son suficientes las hojas electrónicas. Luego puede migrarse con más facilidad a un software especializado. Sin embargo un producto especializado permite: Carga automática de datos. Correos de alertas automáticas. Consistencia en los datos ingresados. Integración con otros sistemas de gestión: Gestión de Personas Gestión de Procesos Gestión Operacional.

9 Actividades: Secuencia para la gestión de la Herramienta BSC en Excel
Conceptos Actividades: Secuencia para la gestión de la Herramienta BSC en Excel 1. Asegurar la correcta funcionalidad del Tablero de Gestión Estratégica 2. Actualizar los datos clave del Mapa Estratégico Semaforizado

10 Conceptos 1. Asegurar la correcta funcionalidad del Tablero de Gestión Estratégica (TGES) 1.1 Verificar que los hipervínculos y el calculo automático del índice general de cumplimiento del plan estratégico funcionen bien. 1.2 Comprobar que la semaforización asociada a las Iniciativas según “Índice de Plazos”, y “Nivel de Cumplimiento” para los Indicadores, sean los correctos.

11 2. Actualizar los datos clave del Mapa Estratégico Semaforizado (MESS)
Conceptos 2. Actualizar los datos clave del Mapa Estratégico Semaforizado (MESS) 2.1 Modificar manualmente la semaforización para cada Objetivo Estratégico según los índices reportados en el Tablero de Gestión Estratégica. 2.2 Controlar que la semaforización de los porcentajes de cumplimiento concuerden con los rangos establecidos para el “Índice de Objetivos”.

12 Conceptos Pautas : Asegurar la correcta funcionalidad del Tablero de Gestión Estratégica (TGES) Estado de iniciativas en rojo y con cumplimiento 0%: Se debe a que tienen, por lo menos, un entregable con fecha de cierre vencida. La herramienta BSC-Ex asigna Valor (Re) Planeado cuando la fecha de cierre de un entregable es menor o igual a la fecha de control. Estado de iniciativas en verde y con cumplimiento 100%: Se debe a que no existe entregable alguno cuya fecha de cierre esté vencida. En este caso la herramienta BSC-Ex no asigna Valor (Re) Planeado.

13 Conceptos Pautas: Asegurar la correcta funcionalidad del Tablero de Gestión Estratégica (TGES) Estado de iniciativas en plomo: Se debe a que aún no inician, o no tienen data cargada. Estado de iniciativas en ámbar: La única condición para esta ocurrencia es que la fecha de control sea igual a la fecha de cierre.

14 Plantillas de Entregables
Ejemplos

15 Precisiones de Llenado
Plantilla Precisiones de Llenado En los formatos excel se podrán encontrar como comentarios en cada campo pautas para el llenado. Opcionalmente, en la parte superior una guía de uso con especificaciones adicionales. En los formatos Power Point los comentarios van como viñetas visibles.

16 Mapa Estratégico Semaforizado
Plantilla Mapa Estratégico Semaforizado BSC - EX - Nivel 1 / MESS (Excel)

17 Tablero de Gestión Estratégica
Plantilla Tablero de Gestión Estratégica BSC - EX - Nivel 1 / TGES (Excel)

18 Ficha de Indicador Creciente
Plantilla Ficha de Indicador Creciente BSC - EX - Nivel 1 / C1.a (Excel)

19 Plantilla Ficha de Iniciativa BSC - EX - Nivel 1 / C1.1 (Excel)