Rediseño de Procesos Magíster en Gestión de Operaciones

Presentación del tema: "Rediseño de Procesos Magíster en Gestión de Operaciones"— Transcripción de la presentación:

1 Rediseño de Procesos Magíster en Gestión de Operaciones
Departamento de Ingeniería Industrial Universidad de Chile Derechos Reservados © Samuel Varas

2 Profundidad del Rediseño
Racionalización (años 70´s en adelante) Sólo los procedimientos administrativos son adecuados a los sistemas computacionales Rediseño Organizacional (año 85 en adelante) Cambio profundo en la estructura organizacional. Ya la organización no volverá a ser nunca más la misma Reingeniería (años 90´s en adelante) Reinventamos la empresa. Todo esta en revisión, los productos, los mercados, los métodos IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

3 IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004
Establece los cambios que deberán efectuarse en la situación actual y detalla como se ejecutarán los nuevos procesos. Es la fase más importante, ya que se definirán las nuevas formas de operar y su desempeño. Areas de rediseño: Estructural: cambio en el proceso mismo (cambian las operaciones, se eliminan duplicidades, etc.) Responsabilidades: se modifica la asignación de responsabilidad (personal, incorporación de tecnología, centralizar o descentralizar responsabilidades, etc.). IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

4 Qué es un Modelo de Madurez?
Un aplicación de sentido común a procesos de negocios y su mejoramiento continuo de calidad. Provee Una guía para el desarrollo comunitario para evolucionar hacia la excelencia. Un modelo organizacional orientado al mejoramiento continuo. Una estructura confiable de diagnósticos de procesos de negocios y evaluación de su capacidad de desarrollo. IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

5 Niveles de Madurez del desarrollo de Procesos de Negocios
En un proceso de negocios inmaduro los costos y los tiempos de entrega son largamente impredecibles, la calidad es marginal y la tecnología es generalmente utilizada en forma inefectiva En un nivel maduro del proceso de negocios las personas, los recursos, las metodologías, las técnicas y las tecnologías están efectiva y eficientemente acopladas para producir consistentemente productos o servicios de calidad dentro de las restricciones de costo y requerimientos de tiempo IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

6 Niveles de Madurez Optimizado (5) Administrado (4) Definido (3)
Foco en el mejoramiento del proceso Administrado (4) Proceso medido y controlado Definido (3) Caracterización como proceso, bien entendido Repetible (2) Puede repetir tareas realizadas previamente Inicial (1) Impredecible y pobremente controlado IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

7 Nivel 1: Inicial (Ad - hoc)
No hay procedimientos formales, ni estimación de costos ni planificación/programación de procesos. No hay mecanismos de administración que aseguren que se siguen procedimientos, las herramientas no están bien integradas y el control de cambios no es riguroso. La administración superior no entiende los puntos clave del proceso. Desafíos Claves Administración de proyectos Planificación de proyectos Administración de Configuraciones de Proceso IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

8 Nivel 2: REPETIBLE ( Intuitivo )
Los procesos dependen de los individuos Hay establecidos controles de proyectos básicos Se busca hacer el trabajo en forma similar, pero hay riesgos mayores cuando hay que enfrentar nuevos desafíos Falta un marco ordenado para enfrentar el mejoramiento Desafíos Claves Capacitación Prácticas técnicas ( revisiones, pruebas ) Focalización en los procesos ( estándares, grupos de procesos ) IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

9 Nivel 3: DEFINIDO ( Cualitativo )
Proceso definido e institucionalizado Se ha establecido el Grupo de Procesos para liderar la mejora de los procesos Desafíos clave Medición (métrica de los procesos) Análisis de los procesos Planes cuantitativos de calidad IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

10 Nivel 4: ADMINISTRADO (Cuantitativo)
Se miden los procesos Se ha establecido un conjunto mínimo de medidas de calidad y productividad Se han establecido procesos sobre la base de dato para analizar sus datos y mantenerla Desafíos clave Cambio de las tecnologías Análisis de los problemas Prevención de los problemas IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

11 IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004
Nivel 5: OPTIMIZANTE El mejoramiento se realimenta a los procesos Se automatiza la recolección de información la que es usada en la identificación de los elementos más débiles de los procesos La evidencia numérica es usada para justificar la aplicación de tecnología a las tareas críticas Se hace un análisis riguroso causa-efecto y prevención de defectos Desafíos clave Automatización del proceso Todavía es un proceso intensivo en recursos humano Mantener a la organización a nivel optimizante IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

12 Beneficios de conocer el modelo
Establecer un lenguaje común (foco en una visión compartida). Construcción en un conjunto de procesos y prácticas comunes a la comunidad. Provee una estructura para priorizar acciones. Posibilidad de realizar comparaciones con otras organizaciones. IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

13 El Proceso de Rediseño Seleccionar los procesos a rediseñar
Identificar los habilitadores de cambio Desarrollar una visión de negocios y objetivos del proceso Entender y mejorar los procesos existentes Diseñar la nueva organización y procesos Implantar la nueva organización por proceso IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

14 El Ciclo de madurez del Rediseño
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15 Evolución en el uso de las TICs
Procesamiento de Datos (50’s y 60’s) sistemas de procesamiento de datos (SPD’s) beneficios: mayor productividad, menos gente Procesamiento de la Información (70’s y 80’s) sistemas de información para la gestión (SIA’s) beneficios: ventajas competitivas Procesamiento del Conocimiento (desde los 90’s) sistemas basados en el conocimiento o sistemas expertos beneficios: ventaja estratégica IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

16 Establecer dirección de cambio
Establecer criterios generales para la dirección de cambio que sean factibles económica, técnica y operacionalmente. Posibles líneas: Innovar en forma de tomar decisiones, realizar acciones y coordinarlas -> Ej. Rediseñar procesos de negocios Innovar en la ubicación de las decisiones Definir unidades de negocios Incorporar tecnología IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

17 IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004
¿Dónde hacer cambios? En aquellas áreas simples de alto impacto (killer application) % mejora Esfuerzo IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

18 El cambio organizacional
Siempre será necesario Cada vez es más exigente y dinámico Lo hacen las personas y son ellas las que tienen que cambiar El cambio organizacional lo induce, en gran medida, el cambio tecnológico. La organización puede: Puede alcanzar mejor sus objetivos a través de la introducción de nueva tecnología en sistemas de producción y administrativos Debe readecuar sus sistemas de producción y administrativos por los cambios que produce y/o aconseja la nueva tecnología IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

19 Fuentes de Resistencia al Cambio
Individual IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

20 Fuentes de Resistencia al Cambio
Organizacional Asignación de recursos Inercia de la estructura Enfoque del cambio Inercia del grupo Relaciones de poder Amenaza la experiencia IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

21 Modelos de Intervención
Rediseño de Procesos y Organiz. Post Implantación Análisis de la Situación Actual Administración del Cambio IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

22 Condiciones en la Toma de Decisiones
Sólo se logra si la organización tiene: Procesos integrados Medidas de desempeño Equipos multifuncionales Personal capacitado para tomar decisiones La tecnología habilita: Amplio acceso a la información Toma de decisiones más informada IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

23 Condiciones en las Prácticas
Sólo se logra si la organización ha: Rediseñado los procesos para aprovechar el potencial de la tecnología Administrado el proceso de cambio a nivel de los afectados Realizado el ajuste organizacional y recursos para aprovechar la tecnología La tecnología permite: Acelerar los procesos Eliminar actividades perdidas Integración entre los distintos procesos de la organización IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004

24 Condiciones de Autoridad
La tecnología permite: Llevar la responsabilidad hacia todos los niveles de la organización Una mejor toma de decisiones del personal dueño de los procesos Sólo se logra si la organización tiene: Personal entrenado para analizar y procesar la información Definiciones claras de los nuevos roles y responsabilidades Sistemas de recompensa (incentivos) coherente con los nuevos roles IN72K, Tecnologías de Información y Rediseño de Procesos Otoño 2004