Gestión Documental de la CAE

Presentación del tema: "Gestión Documental de la CAE"— Transcripción de la presentación:

1 Gestión Documental de la CAE
Servicio CAE/PRL Gestión Documental de la CAE Abril 2017

2 INDICE - MARCO DE LA CAE EN TELEFONICA - MODELO GESTION SGS-TELEFONICA
- VOLUMEN GESTION COMPRAS - VOLUMEN GESTION TIP - VOLUMEN GESTION ACCESOS A CLIENTES - VOLUMEN GESTION DE CSS - VOLUMEN GESTION DE VALIDACION - SGS-TELEFONICA GESTION COORDINADA (I) – (II) – (III) - SGS-TELEFONICA NUEVO MODELO CAE - SGS-TELEFONICA CONTACTOS

3 MARCO DE LA CAE EN TELEFONICA
MARCO OPERATIVO Obligatoriedad de cumplimiento de la Instrucciones de TELEFONICA: OP-663-IN-001 Prevención de Riesgos Laborales en Empresas Colaboradoras OP-600-IN-006, Instrucción para solicitar Acreditaciones y Accesos a los emplazamientos de TELEFONICA por parte de las EECC de la Dirección de Operaciones y Red. Implicación de diferentes ámbitos de la organización: Compras/contratación. OPERACIONES Y RED Servicio mancomunado de prevención de Riesgos Laborales.

4 MODELO GESTION SGS-TELEFONICA
INICIO CONTRATO: Junio-2016 DURACION CONTRATO: 18 MESES PLATAFORMA UTILIZADA: EGESTIONA (Empresa EXTERNALIA) MODELO DE GESTION: Compras Acreditaciones Técnicos (TIP= Tarjeta de Identificación Personal) Accesos a Clientes Coordinaciones de Seguridad y Salud Coordinaciones Actividades Preventivas

5 VOLUMEN GESTION COMPRAS
GESTION IMPLICADA: Recopilación a nivel Legal y Contractual de toda la documentación de Empresa de cualquier adjudicatario de Telefónica España. COMIENZO ACTIVIDAD /2016 ACTUALIDAD /2017 100% % PROVEEDORES 2,72% DOCUMENTACIÓN COMPLETA 100-70% 12,72% CON DOC. ENTRE % 70-50% 10,22% CON DOC. ENTRE 70-50% <50% 74,35% CON DOCUMENTACIÓN <50% 100% % PROVEEDORES 42,79% DOCUMENTACIÓN COMPLETA 100-70% 25,03% CON DOC. ENTRE % 70-50% 7,82% CON DOC. ENTRE 70-50% <50% 24,36% CON DOCUMENTACIÓN <50%

6 VOLUMEN GESTION TIP GESTION IMPLICADA:
Recopilación a nivel Legal y Contractual de toda la documentación Socio Laboral y de PRL tanto de Empresa como de Trabajador, de EECC de Operaciones y Red de Telefónica España.

7 VOLUMEN GESTION ACCESOS A CLIENTES
GESTION IMPLICADA: Recopilación a nivel Legal y Contractual de toda la documentación Socio Laboral y de PRL tanto de Empresa como de Trabajador, requerida por los clientes de Telefónica, para su posterior entrega acorde al medio establecido por el cliente. *Nota: puede darse el caso que el cliente exija recibir la documentación directamente de la empresa que ejecuta los trabajos.

8 TOTAL CCS GESTIONADOS POR SGS
VOLUMEN GESTION DE CSS GESTION IMPLICADA: Carga y publicación de la documentación implicada en cualquier CSS en el Gestor Documental (dependiendo de la tipología de la obra, SGS puede cargar entre dos y tres documentos, dejando el resto para las EECC que participan). Volumen documentos Gestionados en los CSS = 2374 documentos TOTAL CCS GESTIONADOS POR SGS ALTAS CSS BAJAS CSS 3381 889 2492

9 VOLUMEN GESTION DE VALIDACION
JUNIO 2016: DOCUMENTOS SIN VALIDAR EN LA WEB EGESTIONA. EVOLUCION DE LA VALIDACIÓN: PENDIENTE DE VALIDAR EN LA ACTUALIDAD: SE HAN REVISADO DOCUMENTOS EN TOTAL CON EL INICIO DE LA REGULARIZACIÓN, SE HAN ELIMINADO LINEAS DE CONTRATACION CORRESPONDIENTES A UNOS RECUROS.

10 17 407 5226 SGS-TELEFONICA GESTION COORDINADA (I) 42923 Contratos-OR
SITUACION ACTUAL Reuniones frecuentes entre SGS, EXTERNALIA y TELEFONICA favoreciendo la implantación de mejoras operativas y desarrollos necesarios para el Servicio. SGS genera reportes diarios a TELEFONICA sobre la evolución de la actividad (VALIDACION DOCUMENTAL). Contratos-OR GESTIONAMOS 17 EECC-OR 407 Subcontratas y autónomos 5226 Líneas de contratación EECC-OR La tabla de la que sacamos los datos es de EGESTIONA. Faltaría la tabla del SGA, pero es más complicado obtenerla porque probablemente se hayan asociado muchas TIPS a subcontratas. 42923 Coordinado proceso de solicitud de TIPS mediante las WEB’s de EGESTIONA (SGS) KRETA (Acreditaciones y Accesos TE). Centralizada petición de Accesos a Clientes mediante formulario abierto en WEB Egestiona.

11 SGS-TELEFONICA GESTION COORDINADA (II)
VOLUMEN DE RECURSOS DE EECC CON DOCUMENTACION ERRONEA EN EGESTIONA TIPO CONTRATO LINEAS DE CONTRATACION REGISTRADOS EN EGESTIONA LINEAS DE CONTRATACION TOTALES CON ALGUN DOCUMENTO EN ERROR EN EGESTIONA % LINEAS DE CONTRATO CON ALGUN DOCUMENTO ERRONEO EN EGESTIONA MOVILES 299 115 0,71% DDHH 215 80 0,50% OBRAS INMOBILIARIO 6297 4846 30,06% INSTALACION CABLEADO LAN 49 8 0,05% DESPLIEGUE FTTH 625 137 0,85% SOPORTE OPERACIONES 399 108 0,67% TRANSFORMACION 156 47 0,29% CIRCUITOS Y OBA TCI 652 276 1,71% MANTENIMIENTO INMOBILIARIO 4045 2718 16,86% MANTENIMIENTO EQUIPO IBERCOM CLIENTE 162 38 0,24% BUCLE 15762 2543 15,78% CONTRATO BUCLE B 86 TOWERCO 105 22 0,14% AMPLIACION CAJAS TERMINALES FO 6 0,00% O+M 2153 1024 6,35% INGENIERIA DE RED 11900 4146 25,72% INGENIERIA IBERBANDA 26 3 0,02% 42937 16119 38 % La tabla de la que sacamos los datos es de EGESTIONA. Faltaría la tabla del SGA, pero es más complicado obtenerla porque probablemente se hayan asociado muchas TIPS a subcontratas.

12 SGS-TELEFONICA GESTION COORDINADA (III)
VOLUMEN SOLICITUDES ACCESO y TIPS GESTIONADAS EN KRETA - TELEFONICA La tabla de la que sacamos los datos es de EGESTIONA. Faltaría la tabla del SGA, pero es más complicado obtenerla porque probablemente se hayan asociado muchas TIPS a subcontratas.

13 SGS-TELEFONICA NUEVO MODELO CAE
VENTAJAS DE LA NUEVA GESTION PROPUESTA Se simplifica la documentación que las EECC deben aportar en la WEB Egestiona. Orientación de la documentación en función de la actividad que realizan los recursos y sus riesgos asociados. Todo este esquema enlaza con el modelo de accesos a clientes que se tiene ya implantado en Telefónica En fase ultima de maquetación para empezar piloto en Mayo 2017. Riesgos asociados a cada actividad Requisitos de la actividad VIGENCIAS OF ANT P.EX O+M I+M INM ING En función de la opción marcada, salen los requisitos y documentación a cargar en la web La tabla de la que sacamos los datos es de EGESTIONA. Faltaría la tabla del SGA, pero es más complicado obtenerla porque probablemente se hayan asociado muchas TIPS a subcontratas. Documentación

14 BUZONES DE CONTACTO SGS:
SGS-TELEFONICA CONTACTOS BUZONES DE CONTACTO SGS: La tabla de la que sacamos los datos es de EGESTIONA. Faltaría la tabla del SGA, pero es más complicado obtenerla porque probablemente se hayan asociado muchas TIPS a subcontratas.

15 Mª Victoria Vizcaíno Moreno
Ana Isabel Bruno Responsable CAE Telefónica España Mª Victoria Vizcaíno Moreno Responsable Área Consultoria SGS Tecnos