Software de Aplicación Especializado (Ejemplos)

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1 Software de Aplicación Especializado (Ejemplos)

2 Introducción La administración de proyectos, en su forma moderna, comenzó a afianzarse hace sólo unas décadas. A partir de principios de los años sesenta del siglo pasado, las empresas y otras organizaciones comenzaron a observar las ventajas de organizar el trabajo en forma de proyectos. En la actualidad, los preceptos básicos de la administración de proyectos están representados por el triángulo del proyecto (triángulo del proyecto: interrelación del trío formado por tiempo, dinero y ámbito en un proyecto. Si ajusta cualquiera de estos elementos, los otros dos se ven afectados.

3 Microsoft Project

4 1. introducción ¿Que es Microsoft Project? Es un programa de la suite Microsoft office usado para la gestión de proyectos. Ayuda al usuario a crear, desarrollar planes de proyectos, establecer la asignación de recursos a tareas, hacer un seguimiento al progreso, administrar el presupuesto y analizar cargas en el trabajo.

5 ¿Qué es un proyecto? Un proyecto es una planificación de actividades que se encuentran íntegramente relacionadas y persiguen un mismo objetivo claro y conciso

6 Ciclo de un proyecto Idea del proyecto Diseño Ejecución Evaluación

7 Elementos de un proyecto
Tareas: Se requieren para completar un proyecto y definen el ámbito del objetivo mismo. Hitos: Representan un evento o condición, que marca la finalización de un grupo de tareas relacionadas o la finalización de una fase del proyecto. Recursos: los constituye cualquier espacio o elemento para llevar a cabo el proyecto.

8 objetivos de ms Project
Crear un plan de Proyecto Real y Eficaz. Gestionar el proyecto y ajustarlo a los cambios durante su proceso Evaluar el Proyecto Diagrama de Gantt Diagrama de Red

9 2. Características principales
Planeamiento y administración guiados Ayuda cuando la necesita Crear planes de proyecto de forma eficaz

10 Realizar un seguimiento de los planes y evaluarlos
Asignar recursos Comparar versiones de planes de proyecto Evaluar los cambios Realizar un seguimiento del rendimiento

11 Comunicar de manera eficaz
Generar informes predefinidos Dar formato a los informes personalizados e imprimirlos Presentar los datos de proyecto en otros programas Compartir planes de proyecto

12 3. Funcionalidad Gestión de proyectos -Utilización de calendarios
-Asignación de recursos Diferentes diagramas de Microsoft Project -Utilización de calendarios

13 Asignación de recursos
*Cada tarea necesita tener asignados todos los recursos necesarios para llevarla a cabo.

14 UTILIZACIÓN DE CALENDARIO
Mediante un calendario se puede Crear o modificar días laborables o no laborables en un calendario estándar  Crear nuevos calendarios base  Asignar calendarios base distintos a los recursos

15 DIAGRAMAS DE MS PROJECT
Diagrama de Gantt

16 Diagrama de Red

17 4.utilización Opciones de Menu Tabla de Tareas Barra de Herramientas
Escala Temporal Guía de Proyectos Vistas de Project Barras de Desplazamiento

18 VISTAS Escala temporal Barra herramientas

19 Vistas Guía de proyectos Menú tareas

20 vistas Tabla de tareas Área del gráfico de Gantt

21 VISTAS Menú recursos Menú seguimiento

22 vistas Vista Calendario Vista diagrama de Gantt

23 Representan cantidades de trabajo
Guía de Proyectos Tareas Representan cantidades de trabajo Tareas y Subtareas Funciones más importantes Establecer Duraciones Asignación de Recursos Establecer Dependencias

24 Organización de tareas en un esquema
Tarea de Resumen: Normalmente estas tareas representan los capítulos en los que se compone el proyecto Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen Aplicar sangría: Se aplicará la subtarea a la tarea de resumen y la tarea se colocara en negrilla Anular sangría: Se desprenderá la subtarea de la tarea de resumen y la tarea no estará en negrilla

25 Establecer dependencias
Dependencia Fin a comienzo: El final de la tarea marca el principio de otra. Aumenta la duración del proyecto Dependencia Comienzo a comienzo: Reduce la duración ya que las tareas se solapan Dependencia Fin a fin: Reduce la duración Dependencia fin a comienzo: Es la menos utilizada ya que el comienzo de una tarea marca el final de otra

26 recursos Factores Disponibilidad Costos Tipos Trabajo Material

27 información Fecha de comienzo y fin Programar a partir de Fecha actual Fecha de estado Calendario Información estadística

28 5.Casos prácticos Creación de tareas

29 Creación de Recursos

30 Visualización de Informes

31 GanttProject GanttProject es una herramienta gratuita para crear una completa planificación de un proyecto de forma muy visual. Todo queda bajo control en GanttProject, desde los recursos necesarios en forma de personal, los días festivos, hasta dividir el proyecto en un árbol de tareas y asignar a cada uno los recursos oportunos. Un punto interesante es que permite establecer dependencias entre las tareas, de esta forma, una tarea no podrá empezar hasta que esté acabada la anterior. Puede ser ejecutado en Windows, Linux y MacOSX.

32 ¿Para que sirve GanttProject?
Creación de Diagramas de Gantt. Asigna los recursos humanos para trabajar en las tareas a realizar. Creación de Diagramas PERT. Guardar Gráficos como imágenes PGN y generar informes PDF y HTML.

33 Uso del Programa Gantt Project
Presentación A continuación aprenderás varias cosas relacionadas con el uso de Gantt Project, que es una aplicación de ayuda a la gestión de proyectos. En particular, aprenderás a:

34 Especificar las tareas en que se descompone un proyecto
Asignar recursos a las tareas (en particular, asignar fechas de inicio y final de cada tarea, y especificar qué miembro del grupo va a realizarla) Establecer precedencias entre las tareas Generar informes relativos a la gestión del proyecto (diagrama de Gantt, diagrama de recursos, diagrama PERT, etc.)

35 La gestión de proyectos
La gestión de proyectos es el conjunto de tareas que hay que realizar para garantizar que el proyecto se lleva acabo con los recursos previstos y con los resultados esperados.

36 Las tareas de gestión de proyectos son muy variadas y algunas muy complejas. En nuestro caso, nos centraremos en un conjunto de tareas muy simple pero esencial para la gestión de proyectos. Estas tareas son:

37 Descomponer el proyecto
Consiste en una serie de tareas y subtareas. Estas tareas normalmente tendrán unas precedencias entre ellas, de forma que algunas tareas no podrán empezar hasta que hayan acabado otras previas.

38 Asignar recursos a las tareas
En concreto, establece las fechas de inicio y final de cada tarea y especifica qué miembro o miembros del grupo deben realizarla.

39 Generar informes y diagramas
Aqui se reflejan las decisiones tomadas que permiten realizar un seguimiento efectivo del proyecto.

40 Gestión de un proyecto con Gantt Project
A continuación, iniciaremos la planificación del proyecto del Video Cajero usando Gantt Project. Abre el programa Gantt Project. Verás una imagen como la siguiente:

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42 En el menú de proyecto pulsamos Nuevo y aparece un Wizard o asistente
En el menú de proyecto pulsamos Nuevo y aparece un Wizard o asistente. Rellenamos los campos básicos:

43 Elegimos nuestro tipo de proyecto
Elegimos nuestro tipo de proyecto. Aunque no lo veáis marcado, yo he elegido de software, donde aparecen pre-seleccionado los roles que participarían (esto debería ser indicativo de que una sola persona raramente puede ser eficaz haciendo de todos los roles)

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45 Elegimos la jornada de trabajo y el idioma... y ya estamos

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47 Con esto, solo tenemos que empezar a añadir tareas y endentarlas (con las flechas amarillas).
Si pulsamos el botón derecho sobre los títulos de la tabla de la izquierda, podemos elegir las columnas a mostrar. Una de las más útiles que no viene por defecto es la duración.

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49 Si, hay una lengüeta de recursos: esto vale para indicar quién se ocupará de cada tarea.

50 Si hacemos doble click o damos a las propiedades de una tarea, podemos elegir los recursos existentes.

51 Ahora bien, para que salgan en los diagramas de Gantt como en Microsoft Project, hay que decirlo en las propiedades.

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53 Podemos ver la representación del diagrama PERT

54 Si nos fijamos bien, podemos representar el camino crítico (aquellas tareas que si se retrasan retrasarán todo el proyecto... marcadas en azul oscuro). Es un botón en la barra a la derecha del todo.

55 Luego imprimimos el documento y asi es como queda nuestro proyecto:

56 Y en el menú de exportación tenemos opciones más útiles
Y en el menú de exportación tenemos opciones más útiles... como es hacerlo a una imagen o HTML para meterlo en el informe de seguimiento de un proyecto.

57 Elegimos el trayecto y tenemos un Web navegable con la información del proyecto.

58 Y tenemos un Web navegable con la información del proyecto.

59 Ahora probamos la exportación a Microsoft Project
Ahora probamos la exportación a Microsoft Project. Elegimos el trayecto y ya en MS Project seleccionamos ficheros XML

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61 Y vemos que lo hace