Curso de formación de Microsoft® Office

Presentación del tema: "Curso de formación de Microsoft® Office"— Transcripción de la presentación:

1 Curso de formación de Microsoft® Office
[Nombre de su empresa] presenta: Curso de formación de Microsoft® Office   [Notas para el instructor: En la última diapositiva encontrará ayuda más detallada sobre cómo personalizar esta plantilla. También puede consultar texto adicional sobre las lecciones en el panel de notas de algunas diapositivas. Como esta presentación contiene animaciones en Macromedia Flash, al guardar la plantilla puede que aparezca un mensaje de advertencia relativo a la información personal. A menos que agregue información a las propiedades del propio archivo Flash, esta advertencia no se aplica a esta presentación. Haga clic en Aceptar en el mensaje.] Ponerse al día con system 1

2 Ponerse al día con 2007 Office system
Contenido del curso Introducción: Programas familiares con un nuevo aspecto Lección 1: El nuevo Office: hecho para usted Lección 2: Respuestas a preguntas fundamentales Cada lección incluye una lista de tareas propuestas y una serie de preguntas de prueba. Ponerse al día con 2007 Office system 2

3 Introducción: Programas familiares con un nuevo aspecto
Cuando abra un programa de Microsoft Office system, verá muchas cosas que le resultarán familiares. Pero también verá que la parte superior de la ventana tiene un nuevo aspecto. Los menús y las barras de herramientas se han sustituido por la cinta de opciones, que contiene fichas en las que hace clic para obtener acceso a los comandos. En esta presentación se ofrece una introducción a la cinta de opciones y a otras nuevas formas de crear mejores documentos más rápidamente. Notas: Los programas de Microsoft Office descritos en esta presentación didáctica son Microsoft Office Word 2007, Office Excel® 2007, Office PowerPoint® 2007, Office Access 2007 y Office Outlook® 2007. La cinta de opciones se ha desarrollado para proporcionar lo que los usuarios de Office (quizás usted mismo) nos han pedido: programas de uso sencillo, con comandos más fáciles de encontrar. La cinta de opciones es nueva, pero con un poco de tiempo y uso, descubrirá sus ventajas. Ponerse al día con 2007 Office system 3

4 Ponerse al día con 2007 Office system
Objetivos del curso Conocer los cambios de 2007 Office system y los motivos de dichos cambios. Usar la cinta de opciones para hacer lo que solía hacer. Conocer las implicaciones de los nuevos formatos de archivo. Ponerse al día con 2007 Office system 4

5 El nuevo Office: hecho para usted
Lección 1 El nuevo Office: hecho para usted 5

6 El nuevo Office: hecho para usted
Efectivamente hay muchos cambios en los programas familiares de Microsoft Office . Pero son cambios para mejor. En la cinta de opciones, los comandos y otras herramientas que necesita están ahora más visibles y más disponibles. En lugar de tener cerca de 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos en los menús o en los cuadros de diálogo, ahora dispone de un centro de control que agrupa todos los elementos esenciales y los presenta en primer plano. Y una vez que sepa cómo se usa la cinta de opciones en un programa (en la imagen se muestra Word 2007), le resultará muy fácil utilizarla en los demás. Ponerse al día con 2007 Office system 6

7 ¿Qué hay en la cinta de opciones?
Las tres partes de la cinta de opciones son fichas, grupos y comandos. Las fichas están situadas en la parte superior de la cinta. Cada una representa las tareas principales que se realizan en un programa determinado. Los grupos son conjuntos de comandos relacionados. Se mantienen a la vista y listos para su uso, lo que constituye una rica ayuda visual. Los comandos están organizados en grupos. Un comando puede ser un botón, un menú o un cuadro en el que se especifica información. Ponerse al día con 2007 Office system 7

8 ¿Qué hay en la cinta de opciones?
¿Por dónde se empieza? Por la primera ficha. En Word 2007, por ejemplo, ésa es la ficha Inicio . Contiene los comandos que se utilizan habitualmente al redactar documentos: comandos de formato de fuentes (grupo Fuente ), opciones de párrafo (grupo Párrafo ) y estilos de texto (grupo Estilos ). Encontrará la misma organización en todos los programas de Microsoft Office 2007, con los comandos para las tareas más habituales en la primera ficha. La ficha principal de Excel, PowerPoint y Access es también la ficha Inicio . En Outlook, para crear un mensaje, se usa la ficha Mensaje . Ponerse al día con 2007 Office system 8

9 Cómo se organizan los comandos
Los comandos se organizan en función de cómo se utilizan. Los comandos básicos utilizados frecuentemente ya no comparten espacio con una serie de comandos raramente usados en un menú o barra de herramientas. Son los que más se usan, y por eso son los que están más visibles. Tomemos, por ejemplo, el comando Pegar . Al ser uno de los comandos que más se utilizan, ¿por qué no darle la máxima visibilidad en la ventana, junto con sus comandos relacionados Cortar y Copiar? En Word y Excel, todos estos comandos aparecen en la ficha Inicio . Los comandos que se usan menos no están tan visibles en la cinta de opciones. Por ejemplo, la mayoría de las personas usan el comando Pegado especial menos que el comando Pegar. Por ello, para tener acceso al comando Pegado especial, primero se hace clic en la flecha de Pegar. Ponerse al día con 2007 Office system 9

10 Más comandos pero sólo cuando se necesitan
Los comandos que más utiliza se encuentran en la cinta de opciones en todo momento. Otros sólo aparecen cuando se necesitan, en respuesta a alguna de las acciones que lleva a cabo. Por ejemplo, las Herramientas de imagen de Word aparecen en la cinta de opciones cuando se inserta una imagen y desaparecen cuando termina. La cinta de opciones responde a sus acciones. No debe preocuparse si no ve todos los comandos todo el tiempo. Dé los primeros pasos y aparecerán los comandos que necesita. Si no tiene ninguna imagen en un documento de Word, no necesitará los comandos que permiten trabajar con imágenes. Pero después de insertar una imagen en Word, las Herramientas de imagen aparecen en la ficha Formato con los comandos que necesita para trabajar con la imagen. Cuando termine de trabajar con la imagen, las herramientas desaparecerán. Cuando desee trabajar en la imagen de nuevo, haga clic en ella y la ficha volverá a aparecer, con todos sus comandos. Ponerse al día con 2007 Office system 10

11 Más opciones si se necesitan
Algunas veces aparece una flecha, denominada iniciador de cuadros de diálogo, en la esquina inferior derecha de un grupo. Esta flecha indica que hay más opciones disponibles para el grupo. Por ejemplo, para obtener acceso a una opción de fuente poco empleada en PowerPoint® 2007: En PowerPoint, el ejemplo aquí descrito, el grupo Fuente de la ficha Inicio contiene todos los comandos que se utilizan con más frecuencia para realizar cambios en las fuentes: comandos para cambiar el tipo y el tamaño de fuente y para convertir la fuente de negrita en cursiva o subrayado. Al hacer clic en el iniciador de cuadros de diálogo obtendrá acceso a las demás opciones menos usadas, como los superíndices. En la ficha Inicio , haga clic en la flecha del grupo Fuente . Se abre el cuadro de diálogo Fuente con la gama completa de comandos de fuente. Ponerse al día con 2007 Office system 11

12 Obtener una vista previa antes de elegir
¿Le resulta familiar el ciclo prueba-deshacer- prueba-deshacer? Hace un cambio, pero como no queda conforme, lo deshace y lo vuelve a intentar hasta conseguir lo que tenía pensado. Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en Reproducir. Probar-deshacer-probar. Empieza seleccionando una fuente, un color o un estilo de fuente, o a hacer cambios en una imagen. Pero la opción que selecciona no acaba de convencerle y decide deshacerla y volver a intentarlo, hasta que, finalmente, consigue lo que tenía pensado. Para usar la vista previa activa, sitúe el puntero del mouse sobre una opción. El documento cambia para mostrar la opción antes de que se seleccione realmente. Una vez visto lo que desea, sólo tiene que hacer clic en la opción para seleccionarla. Haga clic en Reproducir para ver qué aspecto tienen los diferentes estilos de subrayado antes de seleccionar uno de ellos. [Nota para el instructor: para reproducir la animación mientras se muestra la presentación, haga clic con el botón secundario del mouse en la animación y, a continuación, haga clic en Reproducir. Después de reproducir el archivo una vez, tal vez tenga que hacer clic en Rebobinar (después de hacer clic con el botón secundario del mouse) y, a continuación, hacer clic en Reproducir. Si tiene problemas para ver la animación, consulte las notas de la última diapositiva de la presentación sobre cómo reproducir una animación de Macromedia Flash. Si sigue teniendo problemas para ver la animación, la diapositiva que viene a continuación es una diapositiva duplicada con imágenes estáticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentación.] Ahora puede obtener una vista previa activa de la opción elegida antes de seleccionarla, con lo que se ahorrará tiempo y obtendrá mejores resultados. Ponerse al día con 2007 Office system 12

13 Obtener una vista previa antes de elegir
¿Le resulta familiar el ciclo prueba-deshacer- prueba-deshacer? Hace un cambio, pero como no queda conforme, lo deshace y lo vuelve a intentar hasta conseguir lo que tenía pensado. Ahora puede obtener una vista previa activa de la opción elegida antes de seleccionarla, con lo que se ahorrará tiempo y obtendrá mejores resultados. Probar-deshacer-probar. Empieza seleccionando una fuente, un color o un estilo de fuente, o a hacer cambios en una imagen. Pero la opción que selecciona no acaba de convencerle y decide deshacerla y volver a intentarlo, hasta que, finalmente, consigue lo que tenía pensado. Para usar la vista previa activa, sitúe el puntero del mouse sobre una opción. Cuando se muestre la imagen, el documento cambia para mostrar la opción antes de que se seleccione realmente. Una vez visto lo que desea, sólo tiene que hacer clic en la opción para seleccionarla. [Nota para el instructor: esta diapositiva es idéntica a la anterior, pero en lugar de una animación contiene imágenes estáticas. Utilícela si tiene problemas para ver la animación. Elimine esta diapositiva o la anterior antes de mostrar la presentación.] Ponerse al día con 2007 Office system 13

14 Colocar comandos en su propia barra de herramientas
¿Suele utilizar comandos que no están tan accesibles como le gustaría? Puede agregarlos fácilmente a la Barra de herramientas de acceso rápido. Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en Reproducir. Por ejemplo, si utiliza todos los días Control de cambios en Word o Excel para activar las marcas de revisión y no desea tener que hacer clic en la ficha Revisión para obtener acceso a ese comando cada vez, puede agregar Control de cambios a la barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse en Control de cambios en la ficha Revisión y, a continuación, en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Para eliminar un botón, haga clic en él con el botón secundario del mouse y, después, haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en Reproducir para ver ambos procesos en acción. [Nota para el instructor: para reproducir la animación mientras se muestra la presentación, haga clic con el botón secundario del mouse en la animación y, a continuación, haga clic en Reproducir. Después de reproducir el archivo una vez, tal vez tenga que hacer clic en Rebobinar (después de hacer clic con el botón secundario del mouse) y, a continuación, hacer clic en Reproducir. Si tiene problemas para ver la animación, consulte las notas de la última diapositiva de la presentación sobre cómo reproducir una animación de Macromedia Flash. Si sigue teniendo problemas para ver la animación, la diapositiva que viene a continuación es una diapositiva duplicada con imágenes estáticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentación.] Situada sobre la cinta de opciones al iniciar por primera vez un programa de Microsoft Office, la barra de herramientas de acceso rápido deja los comandos visibles y a su alcance en todo momento. Ponerse al día con 2007 Office system 14

15 Colocar comandos en su propia barra de herramientas
¿Suele utilizar comandos que no están tan accesibles como le gustaría? Puede agregarlos fácilmente a la Barra de herramientas de acceso rápido. Situada sobre la cinta de opciones al iniciar por primera vez un programa de Microsoft Office, la barra de herramientas de acceso rápido deja los comandos visibles y a su alcance en todo momento. Por ejemplo, si utiliza todos los días Control de cambios en Word o Excel para activar las marcas de revisión y no desea tener que hacer clic en la ficha Revisión para obtener acceso a ese comando cada vez, puede agregar Control de cambios a la barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse en Control de cambios en la ficha Revisión y, a continuación, en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Para eliminar un botón, haga clic en él con el botón secundario del mouse y, después, haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido. [Nota para el instructor: esta diapositiva es idéntica a la anterior, pero en lugar de una animación contiene imágenes estáticas. Utilícela si tiene problemas para ver la animación. Elimine esta diapositiva o la anterior antes de mostrar la presentación.] Ponerse al día con 2007 Office system 15

16 Trabajar con diferentes resoluciones de pantalla
Todo lo que se ha descrito hasta ahora es aplicable si la pantalla está definida en una resolución alta y la ventana del programa está maximizada. Si no es así, la apariencia cambia. ¿Cómo? Del modo siguiente: Información adicional sobre la baja resolución: por ejemplo, en Word, con una resolución mayor verá todos los comandos del grupo Mostrar u ocultar de la ficha Ver . Pero con un resolución de 800 por 600, sólo verá el botón Mostrar u ocultar y no los comandos del grupo. En ese caso, haga clic en la flecha del botón Mostrar u ocultar para mostrar los comandos del grupo. Por lo general, los grupos que sólo muestran el nombre del grupo con una resolución más baja son los que contienen comandos que se utilizan pocas veces. Resolución baja Si la pantalla está definida en una resolución baja, para algunos grupos sólo se mostrará el nombre del grupo en la cinta de opciones y no los comandos del grupo. Haga clic en la flecha del botón del grupo para mostrar los comandos. Ponerse al día con 2007 Office system 16

17 Trabajar con diferentes resoluciones de pantalla
Todo lo que se ha descrito hasta ahora es aplicable si la pantalla está definida en una resolución alta y la ventana del programa está maximizada. Si no es así, la apariencia cambia. ¿Cómo? Del modo siguiente: Información adicional sobre ventanas pequeñas: en cualquier resolución, hay un tamaño de ventana en el que algunos grupos sólo muestran el nombre de grupo. Por tanto, si trabaja en una ventana del programa que no está maximizada, es posible que tenga que hacer clic en la flecha del botón del grupo para mostrar los comandos. Información adicional sobre Tablet PCsi tiene un Tablet PC con un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones más grandes de las fichas y grupos. Pantalla no maximizada: algunos grupos sólo mostrarán los nombres de grupo. Tablet PC: en estos equipos con pantallas pequeñas, la cinta de opciones se ajusta para mostrar versiones más pequeñas de las fichas y grupos. Ponerse al día con 2007 Office system 17

18 Sugerencias para la práctica
Agregar una lista con viñetas en Word. Aplicar estilos de encabezado en Word. Insertar una imagen en un documento de Word. Aplicar formato al texto en Word con la minibarra de herramientas. Agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido en Excel® y, a continuación, eliminarlo. Buscar más opciones en Excel. [Nota para el instructor: con Word 2007 o Excel 2007 instalado en su equipo puede hacer clic en el vínculo de la diapositiva para tener acceso a una práctica en línea. Las tareas de dicha práctica se llevan a cabo en Word o Excel, siguiendo una serie de instrucciones que le servirán de guía. Importante: si no dispone de Word 2007 o Excel 2007 no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica.] Práctica en línea (requiere Word 2007 y Excel 2007, componentes de 2007 Microsoft Office system) Ponerse al día con 2007 Office system 18

19 Ponerse al día con 2007 Office system
Prueba 1, pregunta 1 ¿En qué lugar de la cinta de opciones aparecen los comandos Pegar, Cortar y Copiar? (Elija una respuesta). En la última ficha. En la primera ficha. En la barra de herramientas de acceso rápido. Ponerse al día con 2007 Office system 19

20 Prueba 1, pregunta 1: Respuesta
En la primera ficha. Estos comandos se utilizan habitualmente, por lo que es lógico que aparezcan en la primera ficha de la cinta de opciones. Obviamente, puede agregarlos a la barra de herramientas de acceso rápido si lo desea. Ponerse al día con 2007 Office system 20

21 Ponerse al día con 2007 Office system
Prueba 1, pregunta 2 Al cambiar de un equipo con una resolución de pantalla alta a uno con una resolución baja no ve los comandos de un grupo. ¿Qué debe hacer? (Elija una respuesta). Hacer clic en la ficha Ver . Hacer clic en la barra de herramientas Ver . Hacer clic en la flecha del botón del grupo. Ponerse al día con 2007 Office system 21

22 Prueba 1, pregunta 2: Respuesta
Hacer clic en la flecha del botón del grupo. Si no se muestran los comandos, ya sea debido a la resolución de la pantalla o a que la ventana del programa no está maximizada, puede mostrar los comandos de un grupo haciendo clic en la flecha del botón del grupo. Ponerse al día con 2007 Office system 22

23 Respuestas a preguntas fundamentales
Lección 2 Respuestas a preguntas fundamentales 23

24 Respuestas a preguntas fundamentales
Ha llegado el momento de ver qué hay más allá de la cinta de opciones y de conocer otras nuevas características. El botón de Microsoft Office es nuevo; también hay nuevos métodos abreviados de teclado y nuevos formatos de archivo para Word, Excel, PowerPoint y Access 2007. El botón de Microsoft Office toma el relevo del menú Archivo en varios programas de Office. Ofrece más opciones, convenientemente agrupadas. En esta lección verá también qué puede hacer cuando no encuentre un comando que necesita, aprenderá a trabajar con los nuevos formatos de archivo y averiguará cómo otras personas que no dispongan de Word, Excel o PowerPoint 2007 pueden abrir sus archivos y trabajar con ellos como siempre. En esta lección, aprenderá a trabajar con algunas de las nuevas opciones.  Ponerse al día con 2007 Office system 24

25 ¿Qué ha sucedido con el menú Archivo ?
El botón de Microsoft Office aparece en la esquina superior izquierda de la ventana en varios programas de Microsoft Office, como Word y Excel. Pero el botón ofrece más comandos que el menú Archivo . Por ejemplo, permite comprobar si los archivos de Word, Excel y PowerPoint contienen comentarios o información privada. Ponerse al día con 2007 Office system 25

26 ¿Qué ha sucedido con el menú Archivo ?
El botón de Microsoft Office también le lleva a la configuración del programa que controla aspectos como las preferencias de la corrección ortográfica. En las versiones anteriores de los programas de Office, podía definir opciones en el cuadro de diálogo Opciones , que se abría desde el menú Herramientas . Muchas de estas opciones están ahora accesibles haciendo clic en el botón de Microsoft Office. El que estás opciones del programa estén disponibles desde el botón de Microsoft Office las hace más visibles y más cercanas cuando se comienza a trabajar con archivos antiguos o nuevos. Haga clic en Opciones de Excel, Opciones de Word, etc., en la parte inferior del menú y, a continuación, haga clic en cualquiera de las categorías de la lista que aparece a la izquierda. Por ejemplo, en Excel, haga clic en Fórmulas para activar o desactivar el estilo de referencia R1C1. En Word, haga clic en Corrección para activar o desactivar la corrección ortográfica mientras escribe. Ponerse al día con 2007 Office system 26

27 ¿Dónde se inicia un documento en blanco?
Cuando cree un nuevo documento, libro, presentación o base de datos, aparecerá una ventana completa a todo color que le servirá de ayuda para empezar a trabajar. Puede empezar a trabajar con un archivo en blanco o existente, como tenga costumbre. O para ponerse a trabajar de inmediato, mire a la izquierda. En Microsoft Office Online, haga clic en Destacado y elija alguna opción del catálogo de vínculos a plantillas en línea y cursos de formación. Para obtener acceso a la nueva ventana, haga clic en primer lugar en el botón de Microsoft Office en la esquina superior izquierda de la ventana. A continuación, haga clic en Nuevo para abrir la ventana Nuevo documento en Word, la ventana Nuevo libro en Excel, la ventana Nueva presentación en PowerPoint o la ventana Introducción a Microsoft Office Access en Access. En la imagen se muestra la ventana Nueva presentación de PowerPoint. Ponerse al día con 2007 Office system 27

28 ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
Si utiliza el teclado más que el ratón, le agradará saber que el diseño de la cinta de opciones incluye nuevos métodos abreviados. Este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las versiones anteriores de los programas de Office: Hay métodos abreviados para cada uno de los botones de la cinta de opciones. Estos métodos abreviados a menudo requieren menor combinación de teclas. Ponerse al día con 2007 Office system 28

29 ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
Los nuevos métodos abreviados también tienen un nuevo nombre: sugerencias de teclas. En la imagen se muestra un ejemplo de cómo usar las sugerencias de teclas para quitar un estilo de encabezado en Word. Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas. Presione H para seleccionar la ficha Inicio . Presione E para seleccionar el botón Borrar formato del grupo Fuente y quitar el estilo de encabezado. Información adicional sobre el uso de los nuevos métodos abreviados. Cuando presione ALT, verá las sugerencias de teclas de todas las fichas de la cinta de opciones, todos los comandos de las fichas, la barra de herramientas de acceso rápido y el botón de Microsoft Office. Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecerán todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. A continuación, utilice la tecla correspondiente al botón que desea. Ponerse al día con 2007 Office system 29

30 ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
¿Dónde están los antiguos métodos abreviados? Los antiguos métodos abreviados de teclado que comienzan con CTRL permanecen intactos y los puede seguir utilizando como antes. Por ejemplo, el método abreviado CTRL+C sigue copiando contenido en el Portapapeles y el método abreviado CTRL+V sigue pegando el contenido en el Portapapeles. Para obtener más información sobre los métodos abreviados de teclado, consulte la Tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo encontrará al final de esta presentación. Ponerse al día con 2007 Office system 30

31 ¿Y si no encuentra un comando?
[Autor: el archivo .swf va aquí insertado; elimine este marcador de posición antes de insertar el archivo .swf.] Si no encuentra el comando que busca, dispone de ayuda. Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en Reproducir. La animación muestra cómo usar la guía interactiva: Se elige un comando en un programa de Office 2003 para ver dónde se encuentra en el nuevo programa. Por ejemplo, para encontrar el comando Insertar tabla de Word, coloque el puntero sobre el comando Insertar de Word 2003 en la guía. Haga clic para ver una animación que muestra la ubicación del comando en Word (Está en la ficha Insertar dentro del grupo Tablas ). Además de ofrecer ayuda inmediata, las guías sirven como herramientas de aprendizaje para que se familiarice con las ubicaciones de los comandos. Los vínculos a dichas guías se encuentran en la Tarjeta de referencia rápida al final del curso. [Nota para el instructor: para reproducir la animación mientras se muestra la presentación, haga clic con el botón secundario del mouse en la animación y, a continuación, haga clic en Reproducir. Después de reproducir el archivo una vez, tal vez tenga que hacer clic en Rebobinar (después de hacer clic con el botón secundario del mouse) y, a continuación, hacer clic en Reproducir. Si tiene problemas para ver la animación, consulte las notas de la última diapositiva de la presentación sobre cómo reproducir una animación de Macromedia Flash. Si sigue teniendo problemas para ver la animación, la diapositiva que viene a continuación es una diapositiva duplicada con imágenes estáticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentación.] En Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007, hay una guía de referencia visual e interactiva que le ayudará a saber rápidamente dónde se encuentra cada cosa. Ponerse al día con 2007 Office system 31

32 ¿Y si no encuentra un comando?
Si no encuentra el comando que busca, dispone de ayuda. En Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007, hay una guía de referencia visual e interactiva que le ayudará a saber rápidamente dónde se encuentra cada cosa. En la imagen se muestra cómo usar la guía interactiva: Se elige un comando en un programa de Office 2003 para ver dónde se encuentra en el nuevo programa. Por ejemplo, para encontrar el comando Insertar tabla de Word, coloque el puntero sobre el comando Insertar de Word 2003 en la guía. Haga clic para ver una animación que muestra la ubicación del comando en Word (Está en la ficha Insertar dentro del grupo Tablas ). Además de ofrecer ayuda inmediata, las guías sirven también como herramientas de aprendizaje para que se familiarice con las ubicaciones de los comandos. Los vínculos a dichas guías se encuentran en la Tarjeta de referencia rápida al final del curso. [Nota para el instructor: esta diapositiva es idéntica a la anterior, pero en lugar de una animación contiene imágenes estáticas. Utilícela si tiene problemas para ver la animación. Elimine esta diapositiva o la anterior antes de mostrar la presentación.] Ponerse al día con 2007 Office system 32

33 ¿Cómo son los nuevos formatos de archivo?
Word 2007, Excel y PowerPoint utilizan nuevos formatos de archivo. Hay muchos y buenos motivos para este cambio: Si los detalles técnicos son de su interés, los nuevos formatos de archivo se basan en XML (Lenguaje de marcado extensible) y abarcan los formatos XML abiertos de Office. Mayor seguridad para los archivos y menor probabilidad de que sufran daños. Tamaño de archivo reducido. Nuevas características. Ponerse al día con 2007 Office system 33

34 ¿Cómo son los nuevos formatos de archivo?
Algunos datos más sobre el nuevo formato de Word, Excel y PowerPoint: Para los documentos, libros y presentaciones, el formato de archivo predeterminado tiene ahora una “x” al final, que representa el formato XML. Por ejemplo, en Word, los documentos ahora se guardan de forma predeterminada con la extensión .docx en lugar de con la extensión .doc. Si guarda un archivo como una plantilla, ocurre lo mismo: obtendrá la antigua extensión de plantilla, con una “x” al final; por ejemplo, .dotx en Word. Si el archivo contiene código o macros, tendrá que guardarlo con el nuevo formato de archivo habilitado para macros. Para un documento de Word, ese formato es .docm; para una plantilla de Word es .dotm. Nota: en Access también hay un nuevo formato de archivo, pero con algunas características diferentes. En la presentación se trata brevemente este tema. Ponerse al día con 2007 Office system 34

35 Trabajar con archivos de versiones anteriores
Es posible que sea el primero de su equipo que trabaja en Office system. O tal vez trabaje con departamentos que necesitan usar documentos de Office guardados en un formato anterior. No se preocupe, puede seguir compartiendo los documentos entre 2007 Office system y las versiones anteriores de los programas de Office. Ponerse al día con 2007 Office system 35

36 Trabajar con archivos de versiones anteriores
Así es como se hace: Puede abrir un archivo creado en versiones anteriores de los programas de Office, desde 95 hasta Abra el archivo normalmente. Después de trabajar en él en la versión 2007, tal vez desee guardarlo. De forma predeterminada, el cuadro de diálogo Guardar como guarda un archivo creado en una versión anterior con el formato de esa versión. Cuando guarde el archivo, un Comprobador de compatibilidad le informará sobre qué nuevas características agregadas al archivo estarán deshabilitadas o han sido reemplazas por características prácticamente idénticas. Nota: si abre una presentación creada en PowerPoint 95, PowerPoint ofrecerá guardar de manera predeterminada con el formato de 2007, pero puede elegir guardar el archivo con el formato de Si desea guardar un archivo en el formato de 2007, active la casilla Documento de Word, Libro de Excel o Presentación de PowerPoint en el cuadro Guardar como tipo . Ponerse al día con 2007 Office system 36

37 Trabajar con archivos de versiones anteriores
Así es como se hace: Los compañeros que dispongan de las versiones de Word, Excel o PowerPoint de 2000 a 2003 (y las últimas revisiones y Service Packs) pueden abrir archivos de 2007. Cuando abran su documento, se les preguntará si desean descargar un convertidor que les permita abrirlo. Puede conocer más aspectos sobre el nuevo formato de archivo en los cursos independientes de Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint Encontrará punteros a estos cursos en la Tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo se encuentra al final de esta presentación. Ponerse al día con 2007 Office system 37

38 ¿Cómo es el nuevo formato de archivo de Access?
El nuevo formato de archivo de Access 2007, .accdb, admite las nuevas características del producto. Por ejemplo, Access admite el tipo de datos adjuntos, que permite almacenar documentos y archivos como datos adjuntos comprimidos en la base de datos, y campos multivalor. El nuevo formato de archivo permite también un mejor cifrado para una mayor privacidad y seguridad. Ponerse al día con 2007 Office system 38

39 ¿Cómo es el nuevo formato de archivo de Access?
Compatibilidad de versiones Cuando cree una nueva base de datos en Access 2007, la base de datos utilizará automáticamente el nuevo formato .accdb. Las versiones anteriores de Access usan el formato de archivo .mdb. Puede abrir y trabajar con archivos .mdb en Access 2007 si esos archivos se han guardado en Access 2003, Access 2002 o Access 2000. Sin embargo, las nuevas características de Access 2007 no funcionarán con archivos .mdb. Si desea usar las nuevas características, utilice Guardar como para convertir la base de datos al formato .accdb.  Ponerse al día con 2007 Office system 39

40 ¿Cómo es el nuevo formato de archivo de Access?
Compatibilidad de versiones Cuando utiliza Access 2007 para abrir una base de datos guardada en Access 95 o Access 97, Access 2007 le ofrece actualizarla al formato .accdb. Si no piensa usar la base de datos con versiones anteriores de Access (y no utiliza la réplica o la seguridad de nivel de usuario), debe actualizar la base de datos. Importante: no puede abrir una base de datos con el formato de archivo .accdb con ninguna versión de Access salvo con Access 2007. La Tarjeta de referencia rápida vinculada al final de esta presentación contiene punteros a información adicional sobre el nuevo formato de archivo de Access. Ponerse al día con 2007 Office system 40

41 Sugerencias para la práctica
Crear un nuevo documento en Word. Eliminar la información privada y los comentarios del documento. Guardar el archivo de Word como una versión diferente. Examinar las opciones de Excel. Usar un método abreviado de teclado en Excel. [Nota para el instructor: con Word 2007 o Excel 2007 instalado en su equipo puede hacer clic en el vínculo de la diapositiva para tener acceso a una práctica en línea. Las tareas de dicha práctica se llevan a cabo en Word o Excel, siguiendo una serie de instrucciones que le servirán de guía. Importante: si no dispone de Word 2007 o Excel 2007 no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica.] Práctica en línea (requiere Word 2007 y Excel 2007, componentes de 2007 Microsoft Office system) Ponerse al día con 2007 Office system 41

42 Ponerse al día con 2007 Office system
Prueba 2, pregunta 1 ¿Dónde está el primer botón que se utiliza para obtener los comandos que permiten abrir y guardar los archivos? (Elija una respuesta). En la primera ficha. En la esquina superior izquierda. En la parte inferior de la cinta de opciones. Ponerse al día con 2007 Office system 42

43 Prueba 2, pregunta 1: Respuesta
En la esquina superior izquierda. Es el botón de Microsoft Office Ponerse al día con 2007 Office system 43

44 Ponerse al día con 2007 Office system
Prueba 2, pregunta 2 Para usar un método abreviado de teclado para seleccionar una ficha de la cinta de opciones, ¿qué tecla debe presionar primero? (Elija una respuesta). ALT. MAYÚS. CTRL. Ponerse al día con 2007 Office system 44

45 Prueba 2, pregunta 2: Respuesta
ALT. Se mostrarán identificadores en los que se indica la tecla que debe presionar para obtener acceso a cada ficha. Ponerse al día con 2007 Office system 45

46 Ponerse al día con 2007 Office system
Prueba 2, pregunta 3 Los compañeros que no disponen de 2007 Microsoft Office system pueden abrir sus archivos de Word, Excel y PowerPoint (Elija una respuesta). Verdadero. Falso. Ponerse al día con 2007 Office system 46

47 Prueba 2, pregunta 3: Respuesta
Verdadero. 2007 Office system dispone de muchos medios para ayudarle a compartir sus documentos con las personas que utilizan versiones anteriores de los programas de Office. Ponerse al día con 2007 Office system 47

48 Tarjeta de referencia rápida
Si desea conocer el resumen de las tareas incluidas en este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida. Ponerse al día con 2007 Office system 48

49 Uso de esta plantilla Esta plantilla de Microsoft Office PowerPoint incluye contenido didáctico sobre el nuevo aspecto de 2007 Microsoft Office y sus nuevas herramientas y ventajas. Ha sido diseñada para realizar presentaciones ante grupos y para que la personalice según sus necesidades. El contenido de esta plantilla es una adaptación del curso de formación en línea de Microsoft Office “Familiarizarse con 2007 Office system”. Características de la plantilla Diapositiva de título: en la primera diapositiva hay un marcador de posición en el que debe escribir el nombre de su empresa. También puede borrar todo el cuadro de texto si no desea incluir esa información. Animaciones: los efectos de animación personalizados se aplican en todo el documento. Estos efectos son Desplegar, Estirar, Disolver y Cuadros bicolores. Todos estos efectos se reproducirán en versiones anteriores hasta Microsoft PowerPoint Para modificar los efectos de animación, vaya al menú Presentación con diapositivas , haga clic en Animación personalizaday trabaje con las opciones que aparecen. Si esta presentación contiene una animación en Macromedia Flash: para reproducir el archivo Flash, debe registrar un control Microsoft ActiveX®, denominado Shockwave Flash Object, en su equipo. Para ello, descargue la última versión del reproductor de Macromedia Flash en el sitio Web de Macromedia. Transiciones entre diapositivas: la transición Barrido hacia abajo se aplica en toda la presentación. Si desea una transición diferente, vaya al menú Presentación con diapositivas , haga clic en Transición de diapositivay trabaje con las opciones que aparecen. Hipervínculo al curso en línea: la plantilla contiene vínculos a la versión en línea de este curso de formación. Dichos vínculos le llevarán a la sesión práctica de cada lección y a la Tarjeta de referencia rápida publicada para este curso. Tenga en cuenta lo siguiente: debe tener Word 2007 o Excel 2007 instalado para ver las sesiones prácticas. Si no dispone de Word o Excel 2007, no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica. Encabezados y pies de página: la plantilla contiene un pie de página con el título del curso. Puede cambiar o quitar los pies de página en el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página (que se abre desde el menú Ver ). USO DE ESTA PLANTILLA Consulte el panel de notas o la página de notas completa (fichaVer ) para obtener ayuda detallada sobre esta plantilla. 49