Inspección “a los Trámites y Servicios prestados por las Oficialías del Registro Civil del Estado de México y verificación física”. Contralor Itinerante.

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1 Inspección “a los Trámites y Servicios prestados por las Oficialías del Registro Civil del Estado de México y verificación física”. Contralor Itinerante

2 CONTRALOR ITINERANTE Objetivo de la acción: Antecedentes
Verificar la calidad y legalidad de los trámites y servicios prestados por las Oficialías del Registro Civil del Estado de México Antecedentes La Dirección General del Registro Civil es una institución de carácter público y de interés social, mediante el cual el Estado, a través del titular y sus oficiales investidos de fe pública, inscribe, registra, autoriza, certifica, da publicidad y solemnidad a los actos y hechos relativos al estado civil de las personas y expide las actas relativas al nacimiento, reconocimiento de hijo, adopción, matrimonio, divorcio y defunción; asimismo, inscribe las resoluciones que la ley autoriza. El Dr. Eruviel Ávila Villegas, Gobernador Constitucional del Estado de México a través de la Consejería Jurídica del Ejecutivo Estatal el pasado 8 de mayo de 2015, en el marco de la entrega de equipamiento a la oficinas del Registro Civil del Estado de México presentó el programa de “Agenda de matrimonios vía web”, el cual se alojará en el portal de internet del Registro Civil para que las personas agenden el día, la hora y la oficialía para llevar a cabo el matrimonio. De igual forma, el Gobierno del Estado de México cuenta con los sistemas: “Sistema de Atención Mexiquense” (SAM) que es un medio para presentar las quejas, denuncias, sugerencias o reconocimientos respecto de un trámite, servicio o servidor público de las dependencias y organismos auxiliares del Poder Ejecutivo del Estado de México; y el sistema “Mexiquense no te calles” que es otra herramienta para mejorar la atención que brindan los servidores públicos a los ciudadanos al momento de realizar trámites presenciales o solicitar servicios en las dependencias del Gobierno del Estado de México y sus organismos auxiliares.

3 CONTRALOR ITINERANTE Instrucciones para la inspección a los Trámites y Servicios prestados por las Oficialías del Registro Civil del Estado de México y verificación física. La inspección comprende dos partes: La primera es la revisión de apéndices de los trámites o servicios prestados el día anterior a la visita y con está información se llenarán los check list según corresponda (Ej. el 24 de junio en la Oficialía Toluca 01 se realizaron 23 trámites y/o servicios, según la relación proporcionada por la Oficial, siendo éstos: 12 expediciones de copias certificadas, 4 matrimonios, 5 registros de nacimientos oportunos, 2 defunciones. En este caso se llenarían 1 check list de expedición de copias certificadas anotando los datos de las 12 copias solicitadas, 4 de matrimonios, 5 de nacimientos oportunos y 2 de defunciones); La segunda corresponde a la aplicación de 10 cuestionarios a usuarios entrevistados el día de la visita (1 cuestionario por usuario), 1 cuestionario al Oficial del Registro Civil y 1 formato de Revisión de condiciones físicas y de servicio. La visita se realizará a las Oficialías del Registro Civil de acuerdo al Rol de Grupos de Trabajo los días 1 y 2 de julio de 2015 de la siguiente manera: Cada grupo visitará una oficialía en la que deberá: Al llegar a la oficialía solicitar al Oficial la relación de trámites y servicios realizados el día anterior y los apéndices correspondientes (mediante Cédula de Solicitud de Información y/o Documentación adjunta a los instrumentos la cual deberá llenarse previamente). Con dicha información se requisitarán los check list adjuntos dependiendo del trámite o servicio de que se trate. De 9:00 a 15:00 horas aplicar cuestionarios a 10 usuarios que acudan el día en que realiza la visita, con independencia de si el trámite o servicio solicitado concluyó o no (deberán aplicarse previo a que el usuario se retire de la Oficialía). Aplicar 1 cuestionario de prestación de trámites y/o servicios al Oficial del Registro Civil.

4 CONTRALOR ITINERANTE Requisitar 1 formato de Revisión a las condiciones físicas y de servicio en presencia del Oficial del Registro Civil. Requisitar los cuestionarios en su totalidad, siendo muy importante recabar la firma y sello del Oficial del Registro Civil, así como la firma de los Usuarios (según corresponda). Es necesario que tomen evidencia fotográfica (considerar el formato JPG, GIF, etc. Que permite el sistema de Contralor Itinerante) de: Las lonas y demás medios en los que se dan a conocer los sistemas de quejas y denuncias “Mexiquense No Te Calles” y “Sistema de Atención Mexiquense”; así como de la difusión del nuevo sistema “Agenda web de matrimonios” (1 fotografía por cada lona o cartel en su lugar de publicación). De la publicación de los trámites y servicios brindados en la Oficialía del Registro Civil. De la publicación de los costos y tarifas de los servicios que se prestan. Del directorio de los servidores públicos que prestan sus servicios en la Oficialía del Registro Civil. Todos los cuestionarios deberán de capturarse en el Sistema de Contralor Itinerante a más tardar el día 3 de julio de 2015 antes de las 18:00 horas.

5 CONTRALOR ITINERANTE Enviar todos los instrumentos de recolección de datos: a la Dirección General de Control y Evaluación “B”, mediante oficio en medio físico a más tardar el día 3 de julio de 2015 antes de las 18:00 horas, los cuales consisten en: Cédula de Solicitud de Información y/o Documentación. Relación de trámites y servicios realizados el día anterior a la visita validada por el Oficial. Check list de los apéndices de los trámites y/o servicios. 10 Cuestionarios aplicados a usuarios. 1 Cuestionario aplicado al Oficial del Registro Civil. 1 Formato de revisión de condiciones físicas y de servicio. Acta(s) administrativa(s) circunstanciada(s), en su caso.

6 CONTRALOR ITINERANTE Consideraciones
La Dirección General del Registro Civil cuenta con 304 Oficialías del Registro Civil (incluyendo aquellas que se encuentran ubicadas en Unidades Hospitalarias y que son exclusivas para el registro oportuno de nacimientos) de las que se determinó su visita de acuerdo a su movimiento registral, es decir, se seleccionaron aquellas que tienen mayor movilidad registral de trámites y/o servicios, esto con la finalidad de tener una afluencia representativa de usuarios en los días que se realicen las visitas. Acudir asistido de un auditor y un abogado para que en caso de detectar cobros indebidos por trámites o servicios gratuitos y/o cobro excesivo al estipulado legalmente, levantar Acta Administrativa Circunstanciada en la que se describan los hechos, así como declarar al usuario, en su caso, Oficial del Registro Civil y servidores públicos involucrados. Se solicita aplicar los cuestionarios a usuarios que ya hayan recibido la atención del trámite solicitado (con independencia de si concluyó o no). La afluencia de usuarios que acuden a solicitar los servicios de la Oficialías del Registro Civil fluctúa entre las nueve de la mañana y las tres de la tarde, por lo que se recomienda tomar las precauciones al respecto.

7 CONTRALOR ITINERANTE El inmueble en que se ubican la Oficialías del Registro Civil es propiedad o administrado por el Ayuntamiento, por lo que deberá considerarse y, en su caso, señalarse tal hecho en el cuestionario de las condiciones físicas y algunos aspectos de su funcionamiento como son horarios o publicación de avisos al público, se encuentran sujetos a la normatividad que regulan las instalaciones. Existen Oficialías que no cuentan con titular, por lo que un solo Oficial puede cubrir supletoriamente la titularidad de dos Oficialías; lo que se habrá de señalar en el formato de “Revisión a condiciones físicas y de servicio”. Para cualquier duda o aclaración, respecto de los instrumentos o instrucciones deberán comunicarse al Órgano de Control Interno de la Consejería Jurídica del Ejecutivo Estatal con la Lic. Kenia Núñez Bautista, Contralora Interna y/o L.A. Bianca Montoya Díaz, Auditor, al número telefónico