GESTIÓN DEL DESEMPEÑO FOSIS 2016

Presentación del tema: "GESTIÓN DEL DESEMPEÑO FOSIS 2016"— Transcripción de la presentación:

1 GESTIÓN DEL DESEMPEÑO FOSIS 2016
SDP Subdirección de Personas GESTIÓN DEL DESEMPEÑO FOSIS 2016 Agosto 2016

2 Objetivos: Objetivo General:
“El Sistema de calificación tendrá por objeto evaluar el desempeño y las aptitudes de cada funcionario, atendidas las exigencias y características de su cargo…” Artículo 32 del Estatuto Administrativo. Objetivos específicos del Reglamento Especial FOSIS: Sintonizar con las orientaciones y oportunidades generadas por el proceso de modernización del estado. Reflejar el necesario compromiso de los/as funcionarios/as en el mejoramiento de la gestión individual y de los equipos que conforman la organización hacia el logro de los objetivos, metas institucionales y su misión. Crear instancias de comunicación y relevar el tema del desempeño en la organización, como un instrumento de gestión; Generar conversaciones y compromisos que permitan cambios en las conductas deseadas y desarrollo de potencialidades; Enfocar y relacionar el quehacer individual y del equipo hacia los objetivos y metas institucionales; Retroalimentar otros procesos y sistemas de desarrollo de las personas

3 La Evaluación debe centrarse en los aspectos positivos de las relaciones interpersonales, tanto entre evaluador/a y evaluado/a, como al interior del equipo. Se incluye la autoevaluación con el objeto de disminuir el factor subjetivo de la evaluación, al incorporar más de un/a observador/a del Desempeño El principio de jerarquía, donde si bien pueden existir varios/as observadores/as del proceso, finalmente, la Pre-Calificación es responsabilidad de el/la jefe/a directo/a de la persona evaluada, quien conoce su real desempeño El personal del FOSIS está compuesto por adultos capaces de observar su desempeño y de aceptar críticas constructivas para mejorar. Supuestos

4 ¿Por qué evaluar el desempeño es tan importante
para el éxito de la gestión del FOSIS? Por que el éxito del desempeño de esta y de cualquier organización dependen de las personas, de las decisiones que éstas tomen, de las herramientas que utilicen, de la experiencia y conocimiento que pongan en juego, de la motivación y compromiso que demuestren con hechos. Por tanto, para que todas estas características personales estén presentes, llevar a cabo este proceso en forma adecuada es una variable crítica de éxito para toda la institución y, a la vez, es parte de uno de los desafíos estratégicos de modernización del Estado. Contar con las mejores personas, es por tanto un desafío que nos convoca a todos. Los invitamos entonces a ser actores de este proyecto.

5 ¿De qué depende el desempeño exitoso en un cargo?
Que la persona pueda hacer el trabajo: CAPACIDAD Que esté dispuesta a hacer el trabajo: MOTIVACION Que el contexto organizacional sea adecuado

6 ¿Qué Compromisos ofrecemos y pedimos a los/as Pre-Calificadores/as para el éxito del proceso?
Como Departamento de Desarrollo Organizacional ofrecemos: Dar apoyo, seguimiento, comunicación y retroalimentación en aplicación de cada etapa del proceso. Responder consultas Escuchar inquietudes, sugerencias, comentarios Aplicar mejoras propuestas A los Pre-calificadores les pedimos: Que ejerzan su rol en la discriminación del desempeño de sus evaluados, fundamentando las razones consideradas Que posean una actitud constructiva y transparente en los procesos del sistema, enfocándose a la creación de un un clima favorable de autocrítica Que otorguen una completa retroalimentación a la persona evaluada Que reconozcan el esfuerzo de toda una institución en este proceso

7 Roles en el proceso Director/a Ejecutivo/a: es responsable del cumplimiento del proceso de calificaciones: Para ello, instruye a la Subdirección de Personas para que se encargue del cumplimiento de los procedimientos y plazos. Directores/as Regionales: les corresponde la responsabilidad del correcto desarrollo del proceso en la región que dirigen. Jefes/as Pre-calificadores/as: son responsables de las Pre-calificaciones que efectúan. Funcionarios/as: les corresponde realizar su auto-evaluación, acordar la Pre-calificación con su jefe/a directo/a, y firmar la notificación de su calificación hecha por la Junta, expresando en ella su acuerdo o desacuerdo. Juntas Calificadoras (Central y Regionales): les corresponde calificar a los/as funcionarios/as, evaluando sus desempeños y aptitudes, atendidas las exigencias y características de sus cargos. Representantes del personal: representan los intereses de los/as funcionarios/as en la Junta calificadora. Tienen derecho a voz y voto. Departamento de Desarrollo Organizacional: Se encarga del cumplimiento de procedimientos y plazos. Además, provee de información a las Juntas calificadoras y al Director Ejecutivo si un funcionario apela. Asociación de Funcionarios: puede designar a un/a funcionario/a para que participe en la Junta calificadora Central, el cual sólo tendrá derecho a voz. Encargado/a de Personas regional: es responsable de la administración del proceso en regiones Asesor Jurídico Regional: en aquellas regiones en que se constituya Junta, deberá asesorar en materias jurídicas (constitución, elaboración de actas, escrutinio de votos, notificaciones)

8 EL ROL DE EVALUADOR Como Pre-calificador
Lo primero a la hora de evaluar el desempeño es preguntarse ¿Para qué sirve evaluar desempeño y cómo hacerlo? Para abordar las respuestas a las anteriores interrogantes, es necesario contar con ciertas herramientas, las que se relacionan con dos conceptos claves: 1. Desempeño: se asocia a rendimiento, a eficiencia y eficacia, a conductas observables. 2. Evaluar el desempeño: es controlar el cumplimiento de metas. 3. Insumos para evaluar: El perfil del cargo y sus funciones o tareas. Las Metas relacionadas con esas tareas Condiciones de satisfacción para el cumplimiento de las metas. Medir el cumplimiento de esas condiciones a partir de conductas verificables.

9 EL ROL DEL EVALUADOR Como Integrante de la Junta Calificadora
A los integrantes de la Junta Calificadora Central o Regional les corresponde Calificar a los funcionarios, basándose en los antecedentes de cada funcionario calificado en el periodo que se califica: El Informe de Desempeño (Agosto a Diciembre 2015). La Pre-calificación hecha por el Jefe Directo. La Auto-evaluación. Las anotaciones de mérito y demérito. Las resoluciones sobre resultados de sumarios o investigaciones sumarias Las decisiones tomadas por la Junta Calificadora son de carácter resolutivo. La notificación de la resolución debe ser firmada por el funcionario. Los acuerdos tomados por la Junta deben ser siempre fundados y anotarse en las Actas de calificaciones. Las funciones de los miembros de la Junta son indelegables

10 Definición de metas Fijar metas es un proceso participativo que consta de dos pasos fundamentales: planificar el desempeño y determinar y comunicar a los/as trabajadores/as la forma en que están desempeñando su trabajo y cumpliendo con los objetivos Formulación de metas acordadas entre evaluador y evaluado Debe referir a aspectos sustantivos del trabajo Metas relevantes al cargo que se ejerce Metas concretas, alcanzables y medibles. Reforzar uso de Payroll en la definición de metas Monitorear y dar seguimiento.

11 ¿Cómo definir una meta? Verbo activo Cumplir +
Condición de Satisfacción con el 80% de los eventos de Capacitación Para que de la Contribución para apoyar el desarrollo profesional del personal de FOSIS Fecha de Cumplimiento Mayo a diciembre de 2016

12 Qué es la Entrevista de Retroalimentación
Es una relación de diálogo en la que entrevistador y entrevistado intercambian información para verificar en qué medida, este último se adecua al perfil del cargo Desempeñado, y cuáles son sus fortalezas y Debilidades. Como cualquier entrevista, se debe orientar siempre a la obtención de información para ambos actores. Qué tipo de entrevista realizaremos en el FOSIS Entrevistas semiestructuradas, donde si bien existen lineamientos generales dados por los factores y competencias evaluadas, se deja abierta la posibilidad de que surjan preguntas no preparadas de antemano (pauteada pero con flexibilidad).

13 Recomendaciones para que una entrevista se oriente a un aprendizaje mutuo
Preparar la sala donde se realizará la entrevista. Es conveniente erradicar la barrera adicional que es el escritorio, lo que favorece la comunicación. Definir el momento en que tendrá lugar (preferentemente un día y una hora convenidos entre las partes que a los dos les resulte cómodo, con tiempo disponible y sin interrupciones) Reflexionar sobre los objetivos de la reunión y en buscar ejemplos concretos acciones o actitudes de el/la Trabajador/a que justifiquen la evaluación Es indispensable dar lugar para hablar, comenzando por pedir que indique si hay asuntos no mencionados que quiere tratar para incluirlo en la agenda, o dejarlo programado para otra reunión. Para empezar el/la entrevistador/a debería ponderar aquellas cosas que el/la entrevistado/a hizo o hace bien. Este feedback positivo ayudará a introducir los aspectos el desempeño que estuvieron por debajo el estándar esperado(es mejor si se lleva al propio evaluado/a a hablar de sus logros y fracasos). Un buen entrevistador puede pasar el 80% la entrevista escuchando activamente. Para finalizar la entrevista, es mejor que sea el entrevistado el que resuma en primer lugar lo conversado y los acuerdos a lo que se ha llegado.

14 A modo de resumen Para la búsqueda de información: qué, cómo, cuándo, cuánto Para clarificar: explíqueme, qué significa… Entre frase y frase: haber, si le entendí bien... Profundización: de qué modo…?; en qué sentido…?; …cómo es eso? De reflejo (para que piense más su respuesta el entrevistado: quiere decir que…; si le entendí bien…. Para resumen o cierres: en general, se podría decir que… en síntesis, según lo conversado, lo más importante…..

15 Evaluación del Desempeño
Otros temas SDP Evaluación del Desempeño ¿Cómo se hace en FOSIS?

16 Evaluación del Desempeño
Acciones para mejorar el proceso de Evaluación: Identificación evaluador-evaluado Identificación de personas que asumen funciones nuevas y/o que agregan tareas Entrega de orientaciones a las personas involucradas en esta situación para realizar adecuadamente el proceso. Capacitación sobre el proceso a evaluadores y evaluados Reforzar el proceso de evaluación, con orientación a la definición de metas y objetivos para el periodo siguiente, generando planes de desarrollo

17 Cronograma de Actividades
Fecha Inicio Fecha Término Capacitación sobre el proceso Junio Julio Postulación a delegados 10 primeros días de Julio Proceso de Pre-calificación. Autoevaluación: 01 de Agosto 9 de Agosto Precalificación y Reunión de Retroalimentación: 10 de agosto 26 de Agosto Notificación de la precalificación 26 de agosto Apelación a la precalificación Dependerá de la fecha de notificación Constitución de Juntas Calificadoras 21 de septiembre Calificación y Notificación 22 de Septiembre 16 de Octubre * Apelaciones Septiembre Octubre Cierre del Proceso máximo 30 de Noviembre *Dependerá de fecha de notificación

18 Alcance ¿A quienes le corresponde evaluar?
Aquel trabajador/a que tenga personal a cargo ya sea Planta o Contrata. (en el caso que fuese contrata sin funciones directivas, debe contar con la revisión y posterior aprobación del jefe/a del departamento donde este trabaja) ¿A quienes se evalúa? A todos los trabajadores/as del FOSIS (planta, contrata u honorarios) que hayan ingresado a la institución hasta el 31 de enero de 2016 (inclusive). Excepciones: 1.- El/la Director (a) Ejecutivo (a). 2.- Los/as integrantes de la Junta Calificadora Central. 3.- Los/as representantes del personal ante las Juntas Calificadoras, salvo que lo soliciten expresamente por escrito. 4.- Los/as representantes del personal a Honorarios ante las Juntas Calificadoras, salvo que lo soliciten expresamente por escrito. 5.- Los dirigentes de la ANFFOS salvo que lo soliciten expresamente por escrito. 6.- Los funcionarios que por cualquier causa hubieren desempeñado efectivamente sus funciones por un lapso inferior a 6 meses, dentro del período sujeto a calificación.

19 Factores y competencias a evaluar PONDERA LA NOTA DE PRECALIFICACIÓN
Factores a evaluar 1. Liderazgo 2. Trabajo en Equipo 3. Responsabilidad y Comportamiento Funcionario 4. Competencia Laboral 5. Aprendizaje y Disposición al Cambio 6. Orientación a Resultados PONDERA LA NOTA DE PRECALIFICACIÓN INSUMO PARA CAPACITACIÓN Competencias a evaluar 1. Compromiso con la misión de FOSIS 2. Impecabilidad 3. Innovación 4. Trabajo en Equipo 5. Seguridad de la Información

20 Factores a evaluar Liderazgo: Toma la iniciativa, dirige y motiva a otros en el compromiso y la realización de tareas relacionadas con los objetivos de su equipo, institucionales y/o del cargo que desempeña. Muestra habilidades de negociación en la consecución de sus decisiones, representando los intereses propios de las funciones que desempeña en relación con la visión integral de la institución. 2. Trabajo en equipo: Trabaja cooperativamente con otros para lograr objetivos comunes en beneficio mutuo, de su equipo y de la organización. Crea ambientes de confianza al establecer comunicaciones claras, oportunas y explícitas, escuchando atentamente, analizando, opinando, criticando constructivamente y proponiendo soluciones que aportan al mejoramiento de resultados esperados en su trabajo y en el trabajo de su equipo. Responsabilidad y Comportamiento funcionario: Conoce y cumple las normas e instrucciones. Realiza los trabajos de su competencia con la calidad y en los plazos programados, en relación a las condiciones de satisfacción y/o estándares pre-definidos. Asume las consecuencias de sus acciones. Hace buen uso y cuidando los recursos de la institución. 4. Competencia Laboral: Posee los conocimientos específicos y las competencias técnicas requeridas para el desempeño de su cargo y las aplica al realizar su trabajo. Se perfecciona y estudia los temas técnicos y específicos de su cargo. Aprendizaje y disposición al cambio: Demuestra interés y buena disposición a aprender individualmente, adhiriendo y adaptándose a los cambios propios de una institución dinámica e innovativa. Comparte sus conocimientos y experiencias con el fin de alcanzar crecimiento personal, de su equipo y de la organización. Muestra una actitud positiva frente a las instrucciones, reglamentos y demás directrices impartidas desde las instancias institucionales y gubernamentales. Orientación a Resultados: Mantiene la vista puesta en la misión institucional, en los objetivos estratégicos de la institución y en los objetivos y metas asociados a su cargo, convirtiendo sus actividades en resultados concretos, visibles y reconocidos como un aporte al trabajo de su equipo y de la institución, bajo una visión de mejoramiento continuo.

21 Comparativo de factores
Directivos Profesionales Factores Coeficientes Liderazgo  6 Trabajo en Equipo  3 Responsabilidad y Comportamiento Funcionario 2  Competencia Laboral  2 Aprendizaje y Disposición al Cambio Orientación a Resultados 5 Factores Coeficientes Liderazgo 2 Trabajo en Equipo 4  Responsabilidad y Comportamiento Funcionario 3  Competencia Laboral Aprendizaje y Disposición al Cambio  3 Orientación a Resultados 4

22 Notas y Conceptos de Factores:

23 Competencias Transversales
Compromiso con la misión del FOSIS: “Evidenciar una actitud de interés por la igualdad de oportunidades, el respeto por las personas y la protección de los más vulnerables”. Impecabilidad: “Garantizar y cumplir con la ejecución de una tarea, proyecto o servicio de forma eficiente, optimizando el uso de los recursos y asegurando la satisfacción del cliente interno/externo”. Innovación: “Capacidad para combinar de un modo distinto el conocimiento existente, llevando a la práctica nuevas ideas, dirigidas a introducir cambios orientados a la creación de valor para los usuarios internos y externos. Esto supone vincular la capacidad creativa con la de ejecución” Trabajo en equipo: “Trabajar colaborando con otros para el logro de los objetivos organizacionales, incluso cuando la colaboración conduce a una meta que no está directamente relacionada con el propio interés”. Seguridad de la Información: “Lograr niveles adecuados de integridad, confidencialidad y disponibilidad para toda la información relevante relacionada con los procesos y/o sistemas que maneja, protegiendo convenientemente la información frente a amenazas que puedan poner en peligro la continuidad de los niveles de servicio, rentabilidad social y conformidad legal, necesarios para alcanzar los objetivos institucionales.

24 Niveles y Conceptos de Competencias:
Definición Cero No presenta la competencia El/la trabajador/a no conoce la temática, o bien no ha desarrollado la habilidad relacionada con la competencia. Básico Conocer y comprender El/la trabajador/a es capaz de describir los principales elementos de un área de experticia y su importancia para su trabajo y el negocio. Realiza una variada gama de actividades laborales, en su mayoría rutinarias y predecibles. Medio Aplicar y poseer habilidad El/la trabajador/a es capaz de llevar a cabo satisfactoriamente la mayor parte de las actividades en un área de experticia y traducir los lineamientos y teorías en acciones concretas. Se desempeña eficientemente en diferentes contextos, realizando algunas actividades complejas o no rutinarias con cierta autonomía y responsabilidad individual. Superior Adaptar y solucionar problemas El/la trabajador/a es capaz de adaptar las teorías y técnicas para resolver problemas importantes no rutinarios o aplicarlos con éxito en entornos diferentes introduciendo mejoras significativas en las técnicas, teorías o procedimientos del área de experticia. Se desempeña en ámbitos de alta responsabilidad y autonomía pudiendo controlar y dar orientación a otras personas. Avanzado Evaluar y desarrollar nuevos enfoques El/la trabajador/a es capaz de desarrollar nuevos enfoques o metodologías dentro del área de experticia. Aplica una importante gama de principios fundamentales y técnicas complejas en una amplia y a veces impredecible variedad de contextos. Realiza análisis y diagnósticos, diseña, planifica y evalúa proyectos, procesos de trabajo, etc. Trabaja con gran autonomía personal y responsabilidad respecto al trabajo de otros.

25 Elementos que inciden en mi calificación
Informe de Desempeño Hoja de Vida Funcionaria (Anotaciones de mérito y demérito) Precalificación (jefe directo) Metas previamente definidas (si las hay) Los/as funcionarios/as deben ser evaluados/as atendidas las exigencias y características de su cargo, por lo tanto adolece de un vicio de legalidad si se realiza sobre la base de funciones ajenas a su empleo

26 Funciones (grupos de cargos):
1.- Funciones directivas: (Subdirectores y Fiscal). 2.- Funciones de Profesionales que ejercen cargos de Jefe de Auditoria o Directores Regionales. 3.- Funciones de Profesionales que ejercen cargos de Jefatura de Departamento, Subdepartamento o Unidad: (Funcionarios (as) con personal a su cargo). 4.- Funciones desempeñadas por Profesionales sin personal a su cargo. 5.- Funciones Administrativas. 6.- Funciones de Auxiliares de servicio y/o conductores.

27 Tabla de Ponderaciones

28 Procedimiento de Cálculo
1.- Cada factor deberá ser evaluado con nota de uno a cinco pudiéndose utilizar sólo el decimal cinco. (1,5 - 2,5 - 5) 2.- La nota obtenida se multiplicará por el coeficiente que se establece para cada factor según la función. 3.- El puntaje Final se obtendrá de la suma de los puntajes por cada factor y este puntaje dará lugar a la ubicación en las listas correspondientes. Ejemplo Factor Coeficente Nota Total Liderazgo 6 4 24 Trabajo en Equipo 3 9 Responsabilidad y Comp. Funcionario 2 5 10 Competencia Laboral 8 Aprendizaje y disposición al cambio Orientación a Resultados 20 77 Lista 2 Buena

29 Listas de Calificación
CONCEPTO PUNTAJE Lista 1 Distinción 80,5 a 100 puntos. Lista 2 Buena 60,5 a 80 puntos. Lista 3 Condicional 40,5 a 60 puntos. Lista 4 Eliminación 20 a 40 puntos. El funcionario calificado por resolución ejecutoriada en lista 4 o por dos años consecutivos en lista 3, deberá retirarse del servicio.

30 ¿Quiénes constituyen las juntas Calificadoras?
Nivel Central 5 Altas Jerarquías Representante de Estamento Representante ANFFOS Secretaria/o Técnico/a Nivel Regional 3 Altas Jerarquías (Planta o contrata) “Las Juntas Calificadoras deberán constituirse el día 21 de septiembre o el día siguiente hábil si aquel que no lo fuere… Las Juntas iniciaran el proceso calificatorio el día siguiente hábil al de su constitución, debiendo estar terminadas las calificaciones , en poder del secretario/a para su notificación, antes del 15 de octubre de cada año”. (Art. 28, Reglamento General de Calificaciones de la Administración pública).

31 ¿Cuál es el rol del representante de estamento?
Velar por los intereses de los/as trabajadores/as pertenecientes al estamento al cual representa en la Junta Calificadora. Este representante tiene derecho a voz y voto sólo dentro del estamento representado. En el caso de el/la representante de la Asociación de Funcionarios, sólo tiene derecho a voz. También podrá participar un/una representante de Honorarios con derecho a voz y voto.

32 6. Instancias de apelación:
Interna: Director/a Ejecutivo/a: La SDP provee al Director Ejecutivo de los datos procesados sobre el(la) evaluado(a) que apela. Éste/a responde las apelaciones. SDP incorpora modificaciones si las hay. Externa: Contraloría General de la República: Sólo se apela por forma. No por diferencias de puntajes

33 Facultad de CGR para revisar procesos calificatorios (apelación)
No se pude pronunciar sobre el mérito y el desempeño de los funcionarios donde sólo se puede apelar como última instancia al jefe superior del servicio. Sólo puede pronunciarse sobre la existencia de arbitrariedades o vicios de legalidad que pudieran ocurrir en las diferentes etapa en contravención a las leyes y reglamentos vigentes .

34 ¡ Gracias! SDP Subdirección de Personas