Guía rápida Manual de Acogida

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1 Guía rápida Manual de Acogida
Aeropuerto de Reus 11/10/2017

2 Guía rápida Manual de Acogida Aeropuerto de Reus
Objeto Ésta guía nace como herramienta de comunicación entre el aeropuerto y los diferentes clientes que se encuentran en el mismo, como son compañías aéreas, agentes handling (AAHH), arrendatarios comerciales, fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado (FFCCSE), así como todo el resto de empresas auxiliares que prestan servicios en el mismo. Esperamos que sea de utilidad tanto para aquellos que se establecen por primera vez en el aeropuerto, como para los que ya tienen presencia en él o la han tenido con anterioridad, de modo que siempre tengan la información actualizada y de forma sencilla sobre qué autorizaciones se necesitan, cómo se realizan los trámites para obtenerlas y las diferentes normativas que es necesario cumplir, tanto en la ejecución de los trabajos en el día a día, como en la realización de obras privativas. Ésta guía junto con los manuales y formularios requeridos para la actividad en el Aeropuerto de Reus, se encuentran en la siguiente página web donde además de consultarlos podrás descargarlos: 11/10/2017 Aeropuerto de Reus

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Flujograma (I) Información GUÍA ¿Afecta SO? Rellenar Formulario Interno D. Expdte. SÍ RSO PVSO Autorización Permiso NO PVSO SEGURIDAD NO ¿Necesita superficie/oficina de apoyo? Solicitud de arrendamiento Garantía/Fianza Certificado de los seguros de RCG y RCPcon los límites y condiciones Documento domiciliación bancaria cumplimentado Poderes del representante legal debidamente legalizados DNI, pasaporte o autorización de residencia de su representante legal/Apoderado CIF de la empresa. Copia autentificada de la escritura de constitución de la compañía. PASO 1: D. EXPDTE. PASO 2: Seguridad Operacional PASO 3: Seguridad Aerop. PASO 2B: Servicios Aerop. y Comercial Nota: Clicando en los hipervínculos de la documentación, accederás directamente al formulario/solicitud 11/10/2017 Aeropuerto de Reus

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ZONA RESTRINGIDA DE SEGURIDAD SI ACREDITACIONES PERSONALES DOCUMENTACIÓN • Ficha Programa Seguridad del Aeropuerto (PSA) • Solicitud acreditación personal a ZRS • Adjunto 1 Personal para el que se solicita acreditación • Fotocopia DNI, Pasaporte o Tarjeta de residente • Justificante realización curso de concienciación (o formación equivalente) en Seguridad Aeroportuaria (AVSEC) • Comprobante del pago de la tasa ARTÍCULOS PROHIBIDOS • Adjunto 2 Relación de artículos • Adjunto 3 Justificante Enviar a con 72h de antelación o entregar en PAS AUTORIZACIÓN VEHÍCULOS con 48h de antelación • Solicitud autorización de acceso vehículos • Documentación del vehículo (ITV/ITA, Permiso de circulación y Ficha técnica • Póliza seguro RCA . Comprobante del pago de tasa acceso ó seguro Recoger Autorización en PAS a partir de 48h ACREDITACIÓN PERSONAS ACOMPAÑADAS (A/V) VISITAS (V) • Solicitud con el conforme de la sección o departamento correspondiente • Validez 24h con 48h de antelación POR MOTIVOS OPERATIVOS (A) • Validez más de 24h NO • Solicitud acreditación personal a ZNR •Adjunto 1 Personal para el que se solicita acreditación • Comprobante de pago de la tasa Enviar a -Fra. accesos vehículos a ZR ADMINISTRACIÓN ó CECOA - Fra. póliza acceso Factura emisión Tarjetas Seguridad ADMINISTRACIÓN Factura PCP - R-PCP-007 Requerimiento operativos -R-PCP-010 Formulario empresa PCP Solicitud PCP/AM OPERACIONES Flujograma (II) Nota: Clicando en los hipervínculos de la documentación, accederás directamente al formulario/solicitud 11/10/2017 Aeropuerto de Reus

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Plano situación: Accesos Lado Aire (ZCS, ZRS) / Lado Tierra (ZP, ZAC) 11/10/2017 Aeropuerto de Reus

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Plano situación: Oficinas de tramitación/consulta Terminal d’Arribades Arrivals Terminal Terminal de Llegadas Terminal de sortides Departures Terminal Terminal de Salidas Terminal de Facturació Check-in Terminal Terminal de Facturación Primera planta T. Llegadas ADMINISTRACIÓN ( ) RRHH CAE ( – ) SERVICIOS Y COM ( – ) DIRECCIÓN ( ) Punt d’acreditació de Seguretat Security point Punto de Acreditación de Seguridad  – PAS Primera planta T. Salidas INFRAESTRUCTURAS ( – ) INFORMÁTICA ( – ) S. OPERACIONAL ( ) CECOA ( – – ) OPERACIONES ( MÁQUINA AUTOMÁTICA DE PAGO AAPUC – Apoyo Atención Pasajeros, Usuarios y Clientes  Primera planta T. Facturación (Puerta acceso al lado mostrador de facturación nº 23) OFICINA LOCAL SEGURIDAD y CENTRO CONTROL SEG. (CCS) ( – – ) Clicando en los iconos de las lupas, podrás ver la imagen de la ubicación que te ayudará para orientarte mejor 11/10/2017 Aeropuerto de Reus

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Documentación por Áreas (I) A continuación se realiza un detalle de la documentación que gestiona y precisa cada área, así como de los plazos mínimos requeridos para su presentación: Área Ubicación oficina Documentación Plazo presentación Contacto Seguridad Operacional Bloque Téc. T.Salidas -Información para análisis afección SO -REU-PGS-02/ITS-02 -PVSO -Gestión de riesgos obra (en caso trabajos obra) -Permiso de trabajo(en caso trabajos obra) Mín. 1 sem. antes inicio trabajos 3 días antes Marc Balasch Seguridad Aeroportuaria 1ª Planta T.Facturación (puerta acceso al lado mostrador fact. nº 23) Documentación Acreditaciones personales Documentación Acceso Vehículos Documentación Acre. Personas acompañadas (A/V) Documentación de Planes de Emergencia y Autoprotección Mín. 72 horas a Mín. 48 horas Estela Trenado PAS Hall público T.Llegadas Entrega documentación acreditaciones y accesos de seguridad Antes del acceso – Operaciones Bloque Téc.T.Salidas -Solicitud PCP/AM -F-01 Identificación de aspectos -R-PCP-007 Requerimientos Operativos -R-PCP-010 Formulario empresa PCP -REU-GEN-002 Proc. Aut. Acceso trabajos L. Aire -Fra. accesos vehículos a ZR -Fra. póliza acceso Mínimo 48 h antes Amelia Carrilero – 11/10/2017 Aeropuerto de Reus

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Documentación por Áreas (II) Área Ubicación oficina Documentación Plazo presentación Contacto Administración 1ª planta T. Llegadas Factura PCP Factura emisión Tarjetas Seguridad Previo emisión PCP Previo emisión TIP Gemma Estradé Servicios Aerop. y Comercial Solicitud arrendamiento de local/superficie/mostrador, etc. 2 semanas antes del inicio de la actividad Desirée Fructuoso Recursos Humanos CAE – Coordinación de Actividades Empresariales Previo inicio actividad Carlos Arranz Infraestructuras y Mantenimiento Bloque Téc.T.Salidas Coordinación de servicios afectados Daniel Vidal 11/10/2017 Aeropuerto de Reus

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Preguntas frecuentes I Pregunta Respuesta Si la empresa tiene actividad en el lado aire, es necesario aportar la póliza RCA? Sí, el D. de Expdte. le indicará los términos de cobertura precisos. En el caso de las pólizas de seguros, ¿qué significa que Aena debe constar como asegurado adicional y tercero? De las actividades desarrolladas por los contratistas adjudicatarios de Aena se pueden derivar daños a terceros, de ahí la exigencia de contratar una póliza de Responsabilidad Civil que cubra dichos daños. La condición de Asegurado Adicional de Aena SA, viene derivada de la producción de daños por parte del contratista adjudicatario a un tercero, el cual, para resarcirse de los daños sufridos, decide reclamar a Aena; es entonces cuando Aena tiene cubierta su responsabilidad, ya que figura como asegurado adicional en la póliza de Responsabilidad civil del contratista. Normalmente, el tercero perjudicado desconoce que una actividad propia de un operador aeroportuario ha sido contratada y adjudicada por éste a un tercero, por lo que decide reclamar a quien cree responsable de los daños que ha sufrido. Evidentemente, entre los posibles terceros perjudicados se encuentra la propia Aena y es aquí donde se cumpliría su condición de Tercero perjudicado. ¿Qué son los Servicios Telemáticos? Es la dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a Aena en el ejercicio de sus competencias. En el siguiente enlace de la web pública de aena podrá ver los trámites que puede efectuar a través de este sistema: ¿Qué es la CAE? Aena, como empresa titular, y en cumplimiento de las obligaciones impuestas en el artículo 24, apartados 1 y 2 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, desarrollado por el R.D. 171/2004, de 30 de enero, para dar cumplimiento a los requisitos legales contenidos en el RD 171/04 antes mencionado, las empresas deben realizar la CAE o Coordinación de Actividades Empresariales con Aena. Intercambiando información sobre los riegos entre empresas concurrentes y para la comunicación de accidentes, riesgos graves y extraordinarios y otros temas exclusivamente relacionados con la prevención de riesgos laborales. Para ello, las empresas concurrentes deben descargarse el certificado de haber realizado la CAE con Aena ¿Cómo realizo la CAE con Aena? La CAE debe realizarse mediante el portal creado para tal fin: 11/10/2017 Aeropuerto de Reus

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Preguntas frecuentes II Pregunta Respuesta ¿Cómo utilizo el Portal CAE Presal? El manual de utilización del portal CAE Presal, lo podrá encontrar en el siguiente enlace: Manual PCP, ¿si suspendo tengo que pagar otra vez? Sí, cada examen es un pago. PCP, ¿La tarjeta la tengo que pagar si se me rompe? La tarjeta deteriorada por uso está exenta de pago PCP, ¿Me pueden imprimir los documentos? Los documentos han de traerlos imprimidos. Los podrá descargar en la siguiente dirección: PCP y PCP emp ¿Dónde puedo obtener el curso AVSEC? El Programa Nacional de Seguridad establece la obligatoriedad de que el personal de las distintas entidades que tenga que acceder a la zona restringida de seguridad deba realizar al menos formación de concienciación (módulo del PNS) antes de que se le emita la acreditación aeroportuaria que les da libre acceso a dicha zona. El curso de concienciación tiene que haber sido desarrollado por un Instructor AVSEC certificado por AESA  y debe abarcar los puntos establecidos en el módulo del PNS. El contenido mínimo de este curso ha sido determinado por la Agencia. Existe un listado público de Instructores AVSEC certificados a los que pueden recurrir las empresas que tengan necesidad de formar a sus trabajadores. Este listado está colgado en la página de AESA (  Aena, S.A. también tiene este curso desarrollado por Instructores certificados por AESA. Para aquellas empresas que estén interesadas en realizar el curso de Aena, se ha creado un buzón al que deberán dirigir las peticiones de información relativas al “Curso On Line de concienciación de Aena S.A.”. Las personas de contacto son: Esther Maseda o Gema Reviriego Tel 11/10/2017 Aeropuerto de Reus

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Preguntas frecuentes III Pregunta Respuesta ¿Qué son artículos prohibidos y cuando hay que solicitarlos? Algunos artículos están prohibidos para su introducción en la Zona Restringida de Seguridad (ZRS) del aeropuerto por parte de trabajadores con acreditación aeroportuaria, a menos que estén autorizados para ello porque tengan que realizar tareas esenciales para el funcionamiento de las instalaciones aeroportuarias o de la aeronave. Los artículos prohibidos para los trabajadores con acreditación aeroportuaria son los que se muestran en el listado del adjunto 2 de la solicitud de acreditación a Zona Restringida. En caso de que el trabajador necesite portar en la ZRS objetos prohibidos, el responsable de la empresa/entidad que solicite la acreditación deberá solicitar a su vez la autorización para portar artículos prohibidos en la ZRS. Esto lo hará a través de los formularios de solicitud de acreditaciones que a tal efecto existen en los aeropuertos, marcando “SI” en la casilla “Autorizado a llevar artículos prohibidos” (Adjunto 1) y además rellenando el listado correspondiente que se adjunta a la solicitud de la acreditación (Adjunto 2), necesario para poder asignar a cada uno de los trabajadores el dígito correspondiente. ¿La presentación del tiquet obtenido en la máquina automática de pago presupone que se han generado las facturas? No, la única presentación del tiquet obtenido en la máquina automática de pago no presupone que se hayan generado las facturas. Las cuales son, por otra parte, los únicos documentos legales y contables. En caso de facturación de tarjetas identificativas, ¿a qué nombre deben generarse las facturas? Las facturas deben generarse siguiendo los mismos criterios que la documentación a rellenar para la propia petición de las tarjetas identificativas, es decir a la empresa que mantenga relación contractual con Aena. ¿Qué es la seguridad Operacional? Es el estado en que el riesgo de lesiones a las personas o daños a los bienes se reduce y se mantiene en un nivel aceptable, o por debajo del mismo, por medio de un proceso continuo de identificación de peligros y gestión de riesgos. 11/10/2017 Aeropuerto de Reus

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Preguntas frecuentes IV Pregunta Respuesta ¿Qué es un PVSO? En el marco del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional (SGSO), al objeto de garantizar el cumplimiento de los requisitos de Seguridad Operacional de los proveedores externos, se han definido las cláusulas y los requisitos de Seguridad Operacional, detallados en las Instrucciones Técnicas EXA-PGS-02/ITS-01 y EXA-PGS-02/ITS-02. En dichas Instrucciones Técnicas se establece que antes de la fecha de inicio del contrato, en atención al previsible impacto que pueda causar a la Seguridad Operacional la actividad a desarrollar por la empresa en las instalaciones que Aena tiene adscritas para el cumplimiento de sus fines, y en cualquier momento durante la duración del contrato, Aena podrá exigir a la empresa que presente un Plan de Vigilancia de Seguridad Operacional (PVSO). Considerando la especial afección de los trabajos de construcción, con implicaciones significativas en el ámbito de la Seguridad Operacional y de acuerdo a lo establecido en la I.O. Trabajos en el Aeródromo (EXA 50), se exigirá a los proveedores externos adjudicatarios de estos trabajos la elaboración de un Plan de Vigilancia de Seguridad Operacional de la Obra (PVSO de la Obra). El Plan de Vigilancia de Seguridad Operacional de la Obra, en ningún caso sustituye o está previsto para el cumplimiento de la Normativa sobre Prevención de Riesgos Laborales. Aquella Normativa, enfocada a la prevención de los trabajadores, deberá seguir paralelamente sus procedimientos, análisis y medidas preventivas, establecidas para esos otros aspectos específicos. ¿En qué consiste la aceptación del PVSO? Mediante la firma del PVSO por parte del aeropuerto (un representante del Aeropuerto), del responsable de la actuación y del responsable de Seguridad Operacional del proveedor externo (en el caso de los trabajos sean realizados por un proveedor externo), se procede a la aceptación de dicho PVSO, lo que implica que las unidades firmantes se comprometen a que se realicen los trabajos en las condiciones establecidas en el mismo. El PVSO debe ser aceptado previamente al inicio de los trabajos. En el caso de obras ¿a qué se refiere la gestión de riesgos de puesta en marcha? Se refiere a identificar los peligros y riesgos asociados a la puesta en servicio de la nueva infraestructura y medidas a aplicar (recepción y aceptación de instalaciones por el aeropuerto, entrega de documentación final de obra, listado de verificación de cumplimiento de Normas Técnicas,…). No se refiere a la fase operación de la nueva infraestructura, la cual también debe realizarse, aunque no dentro del alcance del PVSO. 11/10/2017 Aeropuerto de Reus

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Preguntas frecuentes V Pregunta Respuesta En el caso de obras ¿a qué se refiere la gestión de riesgos de puesta en marcha? Se refiere a identificar los peligros y riesgos asociados a la puesta en servicio de la nueva infraestructura y medidas a aplicar (recepción y aceptación de instalaciones por el aeropuerto, entrega de documentación final de obra, listado de verificación de cumplimiento de Normas Técnicas,…). No se refiere a la fase operación de la nueva infraestructura, la cual también debe realizarse, aunque no dentro del alcance del PVSO. Se refiere a identificar los peligros y riesgos asociados a la puesta en servicio de la nueva infraestructura y medidas a aplicar (recepción y aceptación de instalaciones por el aeropuerto, entrega de documentación final de obra, listado de verificación de cumplimiento de Normas Técnicas,…). No se refiere a la fase operación de la nueva infraestructura, la cual también debe realizarse, aunque no dentro del alcance del PVSO. En el caso de obras La gestión de riesgos relativa a la fase de obra, puesta en marcha y operación de la nueva infraestructura se basará, en caso de que exista, en el Estudio de Seguridad Operacional del Proyecto Constructivo, y requerirá que se convoque la correspondiente sesión de expertos previa al inicio de las obras ¿Requieren todas las obras y trabajos de mantenimiento incluidos en el ámbito de aplicación de la EXA 50 la elaboración de un PVSO con independencia de su afección a la Seguridad Operacional? Sí. En función de la envergadura de los trabajos y de su afección a la Seguridad Operacional, el PVSO resultará más o menos complejo. ¿Cuál es el objetivo del Permiso de Trabajo? ¿Por qué es necesaria su entrega en el Centro de Coordinación cuando ya se ha aceptado en el PVSO de la Obra? El Permiso de Trabajo tiene como objetivo que el Centro de Coordinación conozca en tiempo real los trabajos que se están realizando en cada momento en el área de movimiento del aeropuerto de forma que pueda resolver cualquier contingencia que pueda presentarse. En el caso de obras se deberá entregar el correspondiente Permiso de Trabajo al aeropuerto. El objetivo del Permiso de Trabajo no es en ningún caso ni determinar afecciones a la Seguridad Operacional, ni notificar fueras de servicio. 11/10/2017 Aeropuerto de Reus

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Acrónimos I Acrónimo/Término Descripción PAS Punto de Acreditación de Seguridad CCS Centro de Control de Seguridad OLS Oficina Local de Seguridad T.I.P. Tarjeta de Identificación Personal ZRS Zona Restringida de Seguridad Toda zona de un aeropuerto cuyo acceso está sujeto a control de accesos y un control de seguridad. Cuando esto no sea posible, las personas y vehículos estarán sometidos a un control aleatorio para garantizar la seguridad. ZAC Zona de Acceso Controlado. Son aquellas zonas, en las que el acceso es controlado para que solo acceda personal autorizado y donde no es necesario realizar un control de seguridad. Incluye: - Instalaciones de un aeropuerto del lado tierra, en comunicación con las zonas públicas a las que sólo tienen acceso personal autorizado o sus visitantes y no público en general (oficinas, instalaciones de mantenimiento, servicios del aeropuerto...). - Salas de llegadas de los aeropuertos donde los pasajeros han podido estar en contacto con su equipaje de bodega. ZCS Zona Crítica de Seguridad. Zona especialmente sensible dentro de las zonas restringidas de seguridad, que abarca al menos, todas las zonas del terminal de salida de pasajeros situadas entre los puntos de control de seguridad y las puertas de acceso a las aeronaves. ZP Zona Pública. Son los Hall Públicos de Terminales así como los accesos a los mismos. PAU Plan de Autoprotección PNS Plan Nacional de Seguridad AVSEC Cursos de certificación de seguridad de la Aviación Civil (Aviation Security, AVSEC en sus siglas en inglés). 11/10/2017 Aeropuerto de Reus

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Acrónimos II Acrónimo/Término Descripción LADO TIERRA Espacio del aeropuerto que incluye la zona pública (ZP) y la zona de acceso controlado (ZAC). No es necesario pasar control de seguridad. LADO AIRE A efectos Seguridad Aeroportuaria (incluye zonas de embarque y zona comercial): Zona del aeropuerto que incluye la zona critica de seguridad (ZCS) y la zona restringida de seguridad (ZRS). Para acceder a ella es necesario pasar un control de seguridad. A efectos Seguridad Operacional: Área de movimiento más otras zonas compuestas por los viales (camino perimetral, vías de acceso a instalaciones o al Área de Maniobras, etc.) y las zonas no pavimentadas, dónde se instalan las ayudas a la navegación. RCA Seguro Responsabilidad Civil de Aviación RP Seguro Responsabilidad Patronal RCG Seguro Responsabilidad Civil General SO Seguridad Operacional PVSO Plan de Vigilancia de Seguridad Operacional CECOA Centro de Coordinación Aeroportuaria PCP- AM Permiso de Circulación en Plataforma y Área de Maniobras NSP Normativa de Seguridad en Plataforma PVA Plan de Vigilancia Ambiental CAE Coordinación de Actividades Empresariales AAPUC Apoyo a la Atención de Pasajeros, Usuarios y Clientes 11/10/2017 Aeropuerto de Reus

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