CAMBIOS LABORALES Cambios laborales Área de Compensación Marzo 2008.

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1 CAMBIOS LABORALES Cambios laborales Área de Compensación Marzo 2008

2 Paso a paso cambios laborales por el portal del jefe
Este procedimiento aplica para los casos en donde el Jefe que esta a cargo o recibe al colaborador realiza una solicitud de un cambio contractual o laboral. Permite solicitar los cambios laborales desde el Portal del Colaborador (Gestión del Jefe), teniendo en cuenta las fechas de cierre de nómina. Contacte al analista de compensación de su empresa, en caso de dudas o inquietudes.

3 Cambios laborales a solicitar

4 Flujo de Aprobación

5 GESTIÓN DEL JEFE Paso 1. En la página de inicio en el campo “Puesto de Trabajo”, ingrese por la opción “Solicita un Cambio Laboral”

6 Paso 2. Al ingresar se encontrará con la pantalla principal de Definición.
Esta pantalla esta divida en dos: un menú lateral izquierdo y un formulario a la derecha. FORMULARIO En esta pantalla debe Ingresar los datos de la solicitud MENU LATERAL IZQUIERDO Permite Navegar a través de todas las Opciones que contiene el Modulo

7 Opciones del Menú Lateral
Ingrese a la aplicación por Definición Si desea realizar un cambio de: Nueva Posición (obedece a un traslado de puesto, de ciudad o sustitución patronal) Cambio de Contrato a Indefinido Cambio de Clase de Contrato Cambio de Jornada Semanal Cambio Salarial. Cambio Centro de Costo Cambio de Viáticos Resumen Permite confirmar toda la información de su solicitud y en caso que posea errores se le indicará en esta misma pantalla con el fin que proceda a corregirlos.

8 Paso 2.1. Para ingresar una solicitud debe seleccionar la fecha del cambio y buscar al Colaborador por el numero de documento o el nombre. La fecha de Cambio siempre debe ser el 1er dia de cada mes. El calendario solo trae mes y año, por defecto coloca el 1 de cada mes.

9 Al oprimir el botón azul podrá ver los datos actuales del Colaborador
** IMPORTANTE: De acuerdo con el día en que se realice la solicitud así mismo se mostrará un mensaje al jefe indicando la fecha máxima que tienen los validadores para aprobar su solicitud

10 Fechas de Cambio de acuerdo al cierre
Si la solicitud contiene un Cambio de Cargo, Traslado de Ciudad o Clase de Contrato debe tener en cuenta que la Fecha de Cambio puede hacerse para el mismo mes si la fecha de corte de nomina no ha pasado; de lo contrario la Fecha de Cambio debe ser para el siguiente mes. Esta solicitud debe ser aprobada antes del 20/Feb/08 para que sea efectivo en el mes, de lo contrario quedará postergada para el siguiente mes

11 Esta solicitud debe ser aprobada antes del 17/Mar/08 para que sea efectivo en el mes, de lo contrario quedará postergada para el siguiente mes

12 Las sustituciones patronales se deben solicitar con un mes de antelación a la fecha con la cual el colaborador se ingresa a la nueva empresa; debido a que se debe realizar el retiro y liquidación de la seguridad social., Esta solicitud debe ser aprobada antes del 20/Feb/08 para que sea efectivo a partir del 1 del siguiente mes.

13 Esta solicitud debe ser aprobada antes del 17/Mar/08 para que sea efectivo para el siguiente mes, de lo contrario quedará postergada para el siguiente mes

14 Paso 2.2. Seleccionado el colaborador, ingrese la información del cambio laboral haciendo clic en la opción requerida Paso Ingreso de una Nueva Posición - Cambio de Cargo, Traslado de Ciudad o Sustitución Patronal. Oprima el botón azul y seleccione la nueva posición.

15 La Posición tiene amarrada internamente los siguientes campos:
(Ej / Auxiliar Facturación Assenda Cali CO) Ciudad: (Lugar de trabajo), es donde en donde esta ubicado físicamente el colaborador, Influye en la caja de compensación, EPS y ARP Centro de Costos: sugerido de la Posición, que no necesariamente es el que tiene asignado el colaborador Jefes: Jefe Inmediato - Jefe Presupuesto - Jefe Aprobador Requisición, el Jefe Inmediato no puede ser el mismo Aprobador de Requisición y una misma posición no puede tener Jefes diferentes en la misma ciudad % Riesgo: esta asociada a la ARP, los colaboradores de Planta tienen un mayor % de riesgo con respecto a los administrativos El Puesto de Trabajo, es el cargo genérico, y tiene amarrada internamente la clave administrativa, la empresa y sección (Ej/ Auxiliar Facturación ASN CO) Clave Administrativa: es la que direcciona a los G&P de acuerdo al centro de costos asignado al colaborador. ** No todos los centros de costos reciben todas las claves administrativas.

16 Tener en Cuenta para Creación de Posiciones
** IMPORTANTE: * En caso de no existir la posición, pedir su creación al Analista de Compensación de su empresa, teniendo en cuenta los siguientes campos: Ciudad - Nombre del Cargo - Jefes - Clave Administrativa - Centro de Costos

17 Parámetros del colaborador que impactan en un estado financiero
La clave administrativa: o clase de empleado en SRH, que se asigna al colaborador, determina la cuenta contable, principalmente en lo referente al gasto. La cuenta contable se direcciona a un item del Estado de Ganancias y Pérdidas G&P La UEN (unidad estratégica de negocio) y el centro de costos que se asignan al colaborador determinan la ejecución real en el G&P o en el Balance Cada colaborador está presupuestado en una uen y centro de costos. Con base en estos parámetros se generan los registros contables automáticos desde la nómina y se transmiten a la contabilidad para generar los Estados Financieros

18 Claves Administrativas vs items de G&P

19 Paso 2.2.2. Ingreso de un Cambio de Contrato Fijo a Indefinido.
Seleccione del listado el ítem Contrato a Término Indefinido. Paso Ingreso de un Cambio de Clase de Contrato. Seleccione del listado el ítem requerido.

20 Paso 2.2.5. Ingreso de un Cambio Salarial.
Paso Ingreso de un Cambio de Jornada Semanal. Ingrese el nuevo valor en horas para la jornada semanal el cual debe estar entre 15 y 48 horas. Paso Ingreso de un Cambio Salarial. De acuerdo con la actual clase de contrato del colaborador o la nueva clase seleccionada se visualizaran diferentes campos: Para Integrales o Nominales debe ingresar únicamente el salario.

21 Para Integrales o Nominales Variables todos los campos son requeridos.

22 Paso 3. Para ingresar un Cambio de Centro de Costo debe navegar a través del menú lateral
Botón Agregar . PASO 3.1. En la parte superior puede ver la información actual del colaborador. Para agregar un nuevo centro de costos debe completar todos los campos y luego oprimir el botón agregar

23 Cuando se realiza un Cambio de Posición, se adiciona automáticamente el centro de costos principal.
En la parte inferior de la pantalla aparecerán todos los centros de costos seleccionados como serán mostrados en la pagina de el portal para su aprobación.

24 Colaboradores distribuidos en varios centros de costos
Si se tiene un Colaborador al que le va a colocar varios centro de costos, debe dar clic en el botón agregar y colocar la nueva UEN y Centro de costos con el % de distribución, identifique cual es el Centro de Costos principal, colocando SI y en el resto No. En la parte inferior de la pantalla se visualizarán todos los centros de costos seleccionados.

25 PASO 4. Para ingresar un Cambio de Viáticos debe navegar a través del menú lateral.
PASO 4.1. Para agregar un nuevo viático debe seleccionar del listado el ítem requerido y oprimir el botón agregar El listado cambiará de acuerdo a la empresa de la posición actual o seleccionada.

26 Paso Final. Para finalizar la solicitud y enviarla, debe ir a la opción resumen y oprimir el botón guardar que aparece abajo del resumen. Si su solicitud contiene algún error, estos se visualizaran en rojo en la parte superior del resumen. Deberá corregirlos para poder finalizar la solicitud. De Clic para Guardar o Eliminar Solicitud

27 Visualizar cambios laborales pendientes
Paso 1. El Jefe que recibe al Colaborador es quien debe hacer la solicitud. Ingrese al Portal del Jefe y haga clic en la opción “Ver Cambios Lab Pendientes de Aprobación”. Esta Pantalla permite ver las solicitudes pendientes de validación

28 Cambios laborales pendientes
Paso 2. Al Ingresar vera la siguiente pantalla Contiene las siguientes columnas: # Numero de la solicitud Fecha de Cambio Colaborador al que se le creó la solicitud de cambio. Descripción aparecen listados todos los cambios aplicados. Resp. De Aprobación #1 muestra el nombre del Colaborador responsable de la primera aprobación. Resp. De Aprobación #2 muestra el nombre del Colaborador responsable de la segunda aprobación. Estado Actual de la solicitud, que indicará si está pendiente de aprobación del primer ó segundo responsable. Dias restantes en que la solicitud debe ser aprobada para que se haga efectiva.

29 Revisión de Solicitudes Pendientes por Aprobación
En la página de inicio en el campo “Mis Tareas”, puede consultar las tareas pendientes por aprobación Consulta los procesos que tiene pendientes.

30 Validar un Cambio Laboral
Este Menú se muestra solo para las personas que son validadoras en el proceso Paso 1. Para acceder a la página de validación de cambios laborales debe ingresar por el menú como se muestra.

31 Paso 2. Al ingresar verá un listado con todas las solicitudes pendientes por validar. Para cada ítem usted puede aceptar la solicitud o cancelarla. Acepta o Cancela la solicitud

32 Analista de compensación por empresa

33 Fechas de Cierre de Nómina
Importante. Si el Colaborador es de Pago Quincenal, se debe tener en cuenta la fecha de cierre de la primera quincena para hacer la solicitud con anticipación, antes de la fecha de corte

34 Administración de Personal
Vacaciones Administración de Personal Marzo 2008

35 Solicitud de Vacaciones Internas
Permite solicitar a los colaboradores vacaciones internas a su jefe inmediato y restaurar días en caso de interrupciones de un periodo liquidado Que son las Vacaciones Internas???? Son los días que el colaborador no ha disfrutado de periodos de Vacaciones pagados en la Nómina. Dias de Vacaciones que salgo a disfrutar de un periodo sin liquidar. Registro de días de Jurado de Votación.

36 Pasos a Seguir: El colaborador ingresa a Vacaciones y muestra los periodos de vacaciones pendientes por liquidar y los internos en caso que los haya, para realizar cada una de las acciones ingresa por Solicitar Vacaciones ò Solicitar Vacaciones Internas.

37 Solicitud de Vacaciones Internas
Ingreso por Solicitar Días Inicio

38 Ingresa por: Solicitar Días Inicio: De click en la llave
Habilita el campo para captura numero de días. Observe que la información en Fecha de Salida se asigna automáticamente con el día en el que esta haciendo el registro . Por ultimo De click en enviar para aprobación de su Jefe.

39 Registro de Vacaciones Internas
Una vez enviada la solicitud se refleja en la parte inferior de la pantalla .

40 Cuando el Jefe ingresa a aprobar la solicitud, el colaborador tendrá sus días disponibles para salir a disfrutar.

41 Liquidacion Vacaciones Legales
Seleccione el Link solicitar vacaciones: lo envia al formulario para liquidar periodos Pendientes

42 Periodo Actual: este titulo contiene los días disponibles del periodo actual para liquidar, en este caso son 15. Total Días Disponibles: Este titulo tiene la suma de las vacaciones internas y los días del periodo actual, en este caso son 27 días . Liquida su periodo e indica los dias reales a disfrutar Despues selecciona la fecha de salida De click en calcular Fecha de Regreso y Envia registro a validar por su Jefe

43 Portal del Jefe – Aprobación Vacaciones
Al ingresar el usuario llega a la página de bienvenida del jefe, en esta página debe dirigirse enlace valida vacaciones internas, como se muestra en la Figura.

44 Portal del Jefe- Aprobacion
Antes de Ingresar al portal del Jefe recibe una solicitud via donde se notifica que tiene un registro por validar:

45 Portal del Jefe – Aprobación Vacaciones
Cuando el usuario ingresa a la opción de valida vacaciones, ingresara a esta pantalla en donde puede visualizar todas aquellas peticiones de vacaciones pendientes por validar, junto con su respectivo tipo de solicitud (DB: debito, tipo cantidad de días solicitados para disfrutar; CR: crédito, cantidad de días a devolver). En esta pantalla aparecen dos cajas de chequeo, una con valor de aceptar, la cual permitirá registrar los días solicitados por el colaborador; la otra con el valor de cancelar, la cual permitirá rechazar la solicitud de días realizada por el colaborador. Luego de seleccionar la acción se procede a enviar la información dándole click en el enlace enviar (Encerrado en el círculo de color azul).

46 Portal del Jefe – Aprobacion Vacaciones
Envia Registro 2 Acepta 1

47 Portal del Jefe – Aprobacion Vacaciones
Además en esta pantalla podremos encontrar otras opciones que se describen a continuación: Filtro por colaborador: En algunos casos podremos tener varias peticiones de diferentes colaboradores, en este caso podremos realizar un filtro por colaborador escogiendo el nombre de este en la lista desplegable como se muestra a continuación:

48 Portal del Jefe – Aprobacion Vacaciones
Aceptar todos los registros: Con esta opción yodos los registros pendientes por aprobación serán marcados como aceptado. Cancelar todos los registros: Con esta opción todos los registros pendientes por aprobación serán marcados como cancelado (rechazados). Deshacer los cambios: Con esta opción todos los registros serán restaurados (desmarcados).

49 CAMBIOS LABORALES Prorrogas Área de Contratación Marzo 2008

50 CONTRATO A TERMINO FIJO
El contrato a término fijo lo define el artículo 46, subrogado por el artículo .3° de la Ley 50  de así:   El contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres (3) años, pero es renovable indefinidamente.

51 CONTRATO A TERMINO FIJO
Si antes de la fecha de vencimiento del término estipulado, ninguna de las partes avisare por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a treinta (30) días, éste se entenderá renovado por un período igual al inicialmente pactado, y así sucesivamente.

52 CONTRATO A TERMINO FIJO
No obstante, si el término fijo es inferior a un (1) año, únicamente podrá prorrogarse sucesivamente el contrato hasta por tres (3) períodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un (1) año, en cuyo caso se podrá renovar anualmente de manera sucesiva. Una vez finalizadas las 3 prorrogas de un contrato temporal, el colaborador debe salir de la empresa. Solamente existen las cuatas prorrogas en los casos de incapacidad o embarazo las cuales se deben justificar con el documento respectivo.

53 CONTRATO A TERMINO FIJO
En los contrato a termino fijo inferior a un año, los colaboradores tendrán derecho al pago de vacaciones y prima de servicios en proporción al tiempo laborado cualquiera que este sea. Este contrato a termino fijo inferior a un año es el tipo de contrato utilizado por Carvajal S.A.

54 MANEJO DEL PRORROGAS POR EL PÓRTAL
GESTIÓN DEL JEFE Paso 1. En la página de inicio en el campo “Puesto de Trabajo”, ingrese por la opción “Prórrogas contratos Term Fijo”.

55 Paso 2. El Portal muestra los colaboradores con contrato a termino fijo que el colaborador tiene a su cargo: 1 1 Si el colaborador se encuentra en una prorroga inferior a #3 el portal muestras la acción de Prorrogar o retirar. Pero si el colaborador se encuentra en la prorroga #3 el portal muestra las acciones de retirar y prorroga por incapacidad o embarazo.

56 Paso 3. Elegir la acción a asignar para cada colaborador y dar clic en
Paso 3. Elegir la acción a asignar para cada colaborador y dar clic en enviar. Enviar En el caso puntual de este ejemplo se otorgo la acción prorrogar. El sistema cuenta los días del contrato inicial y este es el tiempo máximo de cada prorroga.

57 Una vez asignada la acción y enviada, el colaborador que ya tiene acción de prorroga desaparece del listado de colaboradores con contrato a termino fijo pendientes de trabajar.

58 La acción “Retirar” no modifica las fechas fin de contrato.
1. Jefe ingresa al portal Controlar las prorrogas con el reporte y hacer seguimiento en todo el mes para que al final del mes se tenga establecida que colaboradores salen, cuales continúan y se trabajen las prorrogas especiales. FLUJO DE PRORROGAS Prorrogar Retirar Embarazo / incapacidad Contratación entrega los documentos de las prorrogas realizadas automáticamente a ADM de personal quienes se encargan de llamar al colaborador para la firma. 3. ADM de Personal 2. Contratación Recoge del negocio los documentos incapacidad y/o fecha máxima de prorrogas especiales. La acción “Prorrogar” dada por el jefe actualiza automáticamente meta4 y SQL (nomina). La acción “Retirar” no modifica las fechas fin de contrato. La acción “Prorroga por embarazo o incapacidad” llega a Contratación a manera informativa para gestion. 4. Contratación 6. ADM de Personal Genera reporta para trabajar los documentos físicos del personal que ya ha sido prorrogado. Se buscan los soportes de las prorrogas especiales. Se trabajan las prorrogas manuales (especiales, correcciones, las que no tienen acción en el portal). Nomina genera también el reporte de prorrogas para trabajar los retiros. El personal que se encuentra en 3 prorroga y el jefe no informa que esta incapacitado o en embarazo la nomina lo retira. 5. Nomina

59 RESUMEN El tiempo máximo de una prórroga es igual al tiempo del contrato inicial del colaborador, en ningún caso puede superar este tiempo. Las prorrogas especiales (incapacidad y embarazo) el jefe las realiza por el portal pero estas no se ven reflejadas en ninguna base de datos ya que deben ser trabajadas manualmente por el auxiliar de contratación con el soporte medico que le indica las fechas de inicio y fin. Bajo ninguna otra circunstancia puede existir una cuarta prorroga. Las prorrogas realizadas a través del portal son inmodificables, ya que la corrección de fechas nos coloca en riesgo legal.

60 Muchas Gracias