Modelo de funcionamiento de la factura electrónica en Colombia y los decretos que el gobierno Colombiano ha expedido sobre la facturación electrónica ENRIQUE.

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2 Modelo de funcionamiento de la factura electrónica en Colombia y los decretos que el gobierno Colombiano ha expedido sobre la facturación electrónica ENRIQUE CABRERA Strategic eCommerce Coach VP Consejo Directivo Cámara Colombiana de Comercio Electrónico Bogota D.C, 31 Julio 2017

3 IT Simplificado Cargos Finanzas Régimen Común Gerencia Hasta 50/mes Micro Audiencia Emisión de Facturas Hasta 500/mes Pequeña Hasta 5.000/mes Mediana Mayor 5.000/mes Grande

4 Como ha cambiado nuestro escritorio en 30 años
Transformación Digital/Innovación

5 Que pasa en internet en 1 Minuto

6 CADENA DE VALOR EN eCOMMERCE
Quiero Vender Darme a Conocer Me escogen Me Pagan Entrego Fidelizo Estrategia Ventaja Competitiva Diseño P/S Logística adquisición Marketing 360 Diseño web Analítica web Posicionamiento Contenido Mkg Redes Sociales Responsive (laptop/tablet/mobile) Venta Engagement Branding Conversión Experiencia Medios de Pago Online/Offline Fraude Despacho Distribución Empaque Logística Tracking Servicio al Cliente Satisfacción Repetición Devolución Retracto/Reversión CADENA DE VALOR EN eCOMMERCE Empresa carga y transporte Actor Socios/Asesor Agencias/Proveedores Plataforma Pasarela Pago BPO-CRM TICs/Legal/Seguridad Transformación Digital/Innovación Compra MP o Producto Adquisición Servicios Orden de Compra/Contrato Recepción Factura Computador o Factura Electrónica 1929/07 (B2B) Pago a Crédito/Financiamiento Facturación Cliente (B2C) F. Computador F. POS F. Electrónica 1929/2007 Pago contado Gestionar Ordenes Back/F&A

7 Facturación Electrónica en el mundo
Chile 1.17 millones DTEs/día * empresas en FE. 90% facturas son electrónicas. 2014 Obligatoriedad. 2014 -> 50% empresas eran voluntarias. México 14 millones Comprobantes Fiscales/día ** Líder en FE a nivel mundial por ser eficiente el modelo en generación, distribución, archivo y resultados positivos en la adopción de facturación y contabilidad electrónica. Perú 85% empresas de las que usan FE son voluntarias *** 2014 empezó un proceso gradual de Obligatoriedad. Existen 2.1 millones de empresas activas. *2016 SII/**2016 Billentis/***2016 SUNAT

8 8 datacenters across 3 continents, 24 CD Nodes
Tipo de Soluciones Cloud North America Region Europe Region Asia Pacific Region Northern Europe North Central US Western Europe South Central US East Asia South East Asia 8 datacenters across 3 continents, 24 CD Nodes Simply select your data center of choice when deploying an application

9 Que se entiende por Facturación Electrónica?

10 Frases alrededor de Facturación Electrónica hoy
Una FE es convertir la factura en papel a un PDF que podemos enviar a nuestros clientes; Es un nuevo requisito de la DIAN que va a encarecer mi costo de operación; Entonces cuando vaya a un supermercado o almacén no me van a dar la tirilla sino que me la envían por ?; Todas las empresas van a estar obligadas en el 2018 por la DIAN; Debo cambiar mi ERP o sistema contable haciendo altas inversiones; Emito documentos equivalentes por ahora no me toca ni siento beneficios para mi compañía; Dicen que ayuda a ahorrar en costos (impresión, almacenamiento, envío, tiempo, etc.); Me da mayor eficiencia y automatización de los procesos del negocio; Ya Colombia tenia una normatividad de Facturacion Electrónica desde 2007 pero no funcionó; Como responsable de la compañía voy a delegarle al encargado de IT que lidere este requerimiento regulatorio; No me toca hacer nada, en la normatividad indica que la DIAN entregará de manera gratuita un software para las mipymes. Frases alrededor de Facturación Electrónica hoy

11 Factura Electrónica Vs Factura Digital
Alcance Factura Electrónica Documento que soporta transacciones de venta de bienes y servicios, que facilita la interacción entre compradores y vendedores utilizando internet como medio de distribución; Documento que cumple bajo condiciones electrónicas la generación, distribución, entrega, recibo, rechazo y conservación con la entidad tributaria y con su adquiriente (cliente); No solo es solo facturar a través de un software, es garantizar la información de facturación en línea con la DIAN y con cada adquiriente. Facilita el financiamiento de las MiPyMEs, a través del anticipo de sus Cuentas por Cobrar (e-Factoring). Alcance Factura Digital Factura por computador o talonario la cual mediante sistemas computacionales se convierte en un archivo tipo pdf o imagen el cual se puede enviar por internet. Factura Electrónica Vs Factura Digital

12 Pero para que todo esto sea posible….
Todos los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) deben tener un formato estándar (XML); Deben considerarse como DTE todos los documentos que intervienen en los procesos comerciales y logísticos (Facturas, Notas de Crédito/Débito y otros); Los DTE deben ser firmados digitalmente por las empresas emisoras utilizando Certificados Digitales, para garantizar su integridad y autenticidad; Los DTE deben validarse en la plataforma de la Autoridad Tributaria (en línea o en tiempo real) para lo cual deben pre-aprobarse los rangos de numeración consecutiva para las facturas; La Autoridad Tributaria debe entregar una herramienta que permita comprobar la validez de los DTE recibidos; Debe promoverse el intercambio de DTE vía entre contribuyentes;

13 Pero para que todo esto sea posible….
Los DTE deben poder imprimirse y dicha representación gráfica debe contar con mecanismos de seguridad que permitan validar su integridad y autenticidad también (ej. códigos de barras); Debe normarse la Aceptación y/o Rechazo de las Facturas Electrónicas, que también deben ser mensajes (XML) firmados digitalmente; Las facturas a consumidor final no deben validarse en la plataforma de la Autoridad Tributaria debido a su alto volumen; Debe existir un Registro de Cesión de Créditos, en el cual las empresas que hagan Factoring de Facturas Electrónicas estén obligadas a registrar dichas operaciones; Es recomendable que exista una solución gratuita para micro empresas, provista por la Autoridad Tributaria, cuyos DTE generados tengan el mismo formato que el resto de los DTE.

14 Normas existentes relacionadas sobre facturación
Art. 26 Ley 962/05 (Racionalización de tramites) define que la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, garantizando la autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de conservación, aplicando el principio de neutralidad tecnológica; Art del ET - la factura electrónica es equivalente a la factura de venta; Art. 511, 615 del ET - obligados a expedir y entregar factura o documento equivalente; Art requisitos de la factura para efectos tributarios; Art la factura o documento equivalente, exigible por los adquirentes; Art la DIAN puede prescribir sistemas técnicos de control a determinados contribuyentes o sectores; Dec. 2242/15 que establece las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal; Res. 019/2016 mediante la cual se prescribe un sistema técnico de control para la FE acorde con el Dec. 2242/15, se señalan los procedimientos que deben agotar y los requisitos que deben cumplir los sujetos del ámbito de este decreto; Dec. 1349/2016 con el que se establecen las condiciones para circular las factura electrónica como titulo valor. Ley 1819/2016 condiciones de obligatoriedad, alcance y sanciones a los proveedores tecnológicos autorizados.

15 Normas existentes sobre facturación
Ley 1231/08 factura como titulo valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario; Ley 1676/13 se promueve el acceso al crédito y se dictan normas sobre garantías mobiliarias; Ley 527/99 reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, entidades de certificación; Ley 1480/11 expide el estatuto del consumidor, siendo su objeto proteger, promover y garantizar la efectividad y el libre ejercicio de los derechos de los consumidores, así como amparar el respeto a su dignidad y a sus intereses económicos; Dec. 2364/12 reglamenta la firma electrónica. Ley 1581/12 protección de datos personales; Ley 1266/08 información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y de terceros países; Dec. 333/14 - características y requerimientos de las entidades de certificación.

16 Características del modelo actual DIAN
Los esquemas de Facturacion Electrónica son en dos vías (emisión a clientes y recepción de proveedores); Las facturas electrónicas tienen un formato estándar (XML-UBL 2.0); Deben ser firmadas electrónicamente usando Certificados Digitales de entidad abierta; Se requiere validación en la plataforma de la DIAN en línea (response), pero no necesariamente en tiempo real (Modelo Chileno – Modelo Mexicano); Mantiene un sistema de numeración consecutiva aprobado previamente por la DIAN; Todas las empresas deben aceptar facturas electrónicas que les emitan sus proveedores, al menos en su representación impresa; Se organiza la figura del proveedor tecnológico (PT) como un tercero autorizado por la DIAN que apoya la automatización y validación (8 puntos de control) de acuerdo con la norma vigente; Las empresas que reciban facturas electrónicas deben emitir acuse de recibo y aceptación/rechazo en formato XML; La representación gráfica de las facturas electrónicas tendrá un código de barras QR el cual permitirá su validación; Hasta el momento no se conoce si la DIAN contempla obligar empresas que emitan documentos equivalentes que tengan un grupo considerable de proveedores. OBLIGATORIEDAD PARA FACTURAR ELECTRONICAMENTE Ley 1819/2016 – Articulo 308 ….Los contribuyentes obligados a declarar y pagar el lVA y el impuesto al consumo deberán expedir FE a partir del 1 Ene-19 en los términos que establezca el reglamento. Durante las vigencias fiscales del 2017 y 2018 los contribuyentes obligados por las autoridades tributaria para expedir factura electrónica serán seleccionados bajo un criterio sectorial conforme al alto riesgo de evasión identificado en el mismo y del menor esfuerzo para su implementación…

17 MICROSITIO http://www. dian. gov. co/contenidos/otros/fac_electronica
Decreto 2242/2015 Resolución Reglamentación técnica: Anexo 1 Formatos de Documentos XML; Anexo 2 Política de Firma de Documentos XML; Anexo 3 Mecanismos técnicos de control; Anexo 4 Condiciones de Operatividad Tecnológica; Anexo 5 Servicio de Recepción de DTEs.

18 Factura Electrónica en UBL 2.0

19 Factura Electrónica en UBL 2.0

20 Representación Grafica FE
Contiene cada uno de los datos de la factura. Puede ser impreso Debe incluir un QR Code y el Código Único de Facturación Electrónica (CUFE) el cual se calcula a través de un algoritmo matemático con una clave técnica de la DIAN y datos de la factura. Formato de fácil y amplio acceso garantizando lectura, copia, descarga o impresión.

21 Modelo de Trazabilidad de la FE

22 Modelo de Trazabilidad de la FE

23 Representación gráfica de la factura electrónica
Qué es la representación gráfica de una factura electrónica? Es un documento que los obligados a facturar electrónicamente dispondrán para los adquirentes de sus bienes y/o servicios cuando ellos no dispongan de los medios técnicos y/o tecnológicos para poder recibir la factura en el formato estándar de generación XML. Dicha representación debe contener las características técnicas establecidas por la DIAN. Para estos casos, el obligado a facturar electrónicamente, podrá disponer la representación gráfica en sitios electrónicos para la consulta del adquirente y/o remitirlo a buzones electrónicos, según se acuerde con el comprador. Cuáles condiciones técnicas debe cumplir la representación gráfica de la factura electrónica? La representación gráfica de la factura electrónica contendrá elementos gráficos como códigos bidimensionales tipo QR, en las condiciones que establezca la DIAN, para facilitar la verificación ante la Entidad por el adquirente y/o las autoridades que por sus funciones lo requieran.

24 Código Único de Facturación Electrónica
Qué es el Código Único de Facturación Electrónica - CUFE? Es un mecanismo técnico de control que se debe incorporar a la Factura Electrónica, que lo constituye en un valor alfanumérico obtenido al utilizar los datos de la factura, las notas crédito y/o débito y la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN. El Código Único de Facturación Electrónica debe visualizarse en la representación gráfica de las facturas electrónicas y ser parte del código QR.

25 Certificado Digital para la firma de facturas electrónicas
Si decido firmar las facturas utilizando un certificado digital puedo utilizar el expedido por la DIAN? No. Es un certificado diferente al expedido por la DIAN que se utilizará como mecanismo técnico de control fiscal, para garantizar autenticidad e integridad. La firma con certificado digital del formato estándar de generación XML debe ser del obligado a facturar electrónicamente o de los sujetos autorizados en su empresa o al proveedor tecnológico cuando sea expresamente autorizado por el obligado. El actual mecanismo de firma digital de la DIAN no podrá ser usado para la firma de las facturas electrónicas por ser uno por entidad certificadora cerrada; en este caso se requiere uno expedido por una entidad de certificación abierta.

26 Remisión del ejemplar de la factura electrónica a la DIAN
Cuál es el término de remisión del ejemplar de la factura electrónica a la DIAN? El artículo 7 del Decreto 2242/15 de facturación electrónica establece que los obligados a facturar electrónicamente deben remitir un ejemplar de la factura electrónica a la DIAN, en el término que lo defina la entidad, máximo dentro de las 48 horas siguientes a la generación.

27 Acuse de Recibo Qué es el acuse de recibo de la Factura Electrónica?
Es el mensaje de datos a través del cual un adquirente a quien le fue facturado de forma electrónica, manifiesta que la factura fue recibida por sus sistemas de información. El adquirente puede hacerlo a través de sus propios sistemas de información o a través de los medios que disponga para ello el facturador electrónico. El artículo 11. Acuse de recibo aplica solo a quienes reciban facturas en XML, quienes reciban en representación gráfica también deben surtir este acuse de recibo? De conformidad con lo establecido en el artículo 11 del Dec 2242/15, quienes reciban la factura electrónica en representación gráfica podrán dar el correspondiente acuse de recibo por sus propios medios y en los términos allí establecidos.

28 Aceptación/Rechazo Factura Electrónica
Es necesario tener alguna aceptación explicita del adquirente de recibir factura electrónica? Si, es necesario que el adquirente acuerde con quien expide la factura electrónica, la manera como la recibirá. Numeral 2 del Artículo 15 del Dec. 2242/15. Qué se debe hacer en caso de rechazar una factura? El adquirente electrónico podrá rechazar una factura electrónica cuando no cumpla con las condiciones establecidas en el decreto de facturación electrónica, o por la imposibilidad de leer la información, sin perjuicio del rechazo por incumplimiento de requisitos propios de la operación comercial. Debe elaborarse la correspondiente nota crédito especificando la causal de rechazo.

29 Preguntas que surgen de los empresarios
Su plataforma como PT cuenta con la funcionalidad de pronto pago? Por lo general las compañías tecnológicas han desarrollado software acorde con la normatividad tributaria de manera estándar como se tiene la practica en otras localizaciones. Algunas compañías están aprovechando la coyuntura de este modelo de FE para incluir otras necesidades lo cual puede dilatar la implementación del mismo. Para este caso la compañía que esta licitando busca que el software tenga la capacidad luego de generar una FE, si llegan a un acuerdo entre proveedor/cliente, un pago con menos duración aplicando un descuento respectivo. Indique el numero de PT con quien actualmente puede tener integración o interoperabilidad de manera directa. Aquí se puede apreciar que el concepto de relacionamiento proveedor/cliente a través de DTEs no ha sido comprendido adecuadamente ya que en el modelo anterior del Decreto 1929/07 no había un estándar y esto propiciaba que debía haber una interconexión para que los sistemas pudieran entenderse. Actualmente con solo informar una casilla de entre PTs se puede intercambiar DTEs sin problema alguno.

30 Esquema Típico de un Proveedor Tecnológico Autorizado DIAN
PT

31 Ecosistema de Red Empresarial

32 Distribución de las empresas en Colombia *
Sociedades 94,7% Microempresas ( ) 1.6 millones -> personas naturales (61%) 4,9% Pequeña y Mediana ( ) 2.6 millones empresas 979 mil -> sociedades (39%) 0,4% Grandes (10.400) Régimen Común Muy Grandes (COP$1billón + ) -> 100 2016 -> Se crearon sociedades y entraron personas naturales. Activos/Empleados Ingresos Por Sectores *Fuente: RUES 2016

33 Cuales creen que son los beneficios de FE para la empresa?

34 Algunos beneficios Mejora la relación Cliente/Proveedor (emisión/recepción) -> Transformación Digital (enfoque en exceder la satisfacción en el relacionamiento- Seducción mas que obligatoriedad); Facilidad para disponer alternativas en el financiamiento de las empresas; Eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos; Minimización de la intervención manual en la recepción de facturas evitando errores; Hace eficiente la gestión documental; Facilita la trazabilidad y seguridad de operaciones de recepción y emisión de facturas; Cuidado y protección del medio ambiente al minimizar la impresión de documentos (nunca se llega al Cero papel); Mejora la gestión de cobro y optimiza el ciclo de caja;

35 Algunos beneficios Posibilidad de consulta del estado de la factura y validación en línea (mejor rastreo); Facilidad y optimización en costos de las transacciones; Ahorro en costos de impresión, despacho, y almacenamiento (ej. COP$4.500/ > Reduce 80%); Procesos administrativos más rápidos y eficientes. Integración de procesos misionales, logísticos, contables, financieros y administrativos; Agiliza los proceso de fiscalización, auditorias internas y externas y los tramites de devolución de impuestos; Mejora en la competitividad del país al disminuir los costos de transacción en la economía, un aumento de la eficiencia en los procesos logísticos y en la sostenibilidad de los negocios a través de nuevas alternativas de financiamiento; Recepción inmediata por su adquiriente aunque las políticas de recepción pueden continuar (horarios de ventanillas, hasta el x de cada mes se reciben); Mejora en el servicio al cliente al tener una exactitud entre ordenes, contratos y facturación.

36 Factores Críticos de Éxito
Debe ser parte de los esquemas de transformación digital de las compañías; Recordar que la FE tiene componente tributario (DIAN) y mercantil (MinCIT); No subestimar el significado del alcance de la implementación, impacta a toda la compañía; Disponer de una adecuada gestión de proyectos (dueño); El alcance no es solo de tipo técnico, debe realizarse una actualización de varios procesos; Comunicar internamente, a proveedores, clientes y distribuidores a través de campañas de divulgación acerca de los beneficios con su aliado, sea ERP o un proveedor tecnológico; No invente la rueda, no desarrolle soluciones que ya están en el mercado.

37 Atributos para definir la implementación de FE
Que sea obligado por la DIAN antes del plazo determinado por la Ley 1819/2017; Que un cliente estratégico le solicite que le empiece a enviar FE (no lo puede obligar); Que un proveedor le indique que a partir de una fecha le empezará a enviar FE a pesar que su foco sea por ejemplo B2C (documento equivalente); Definir que tipo de empresa es: micro, pequeña, mediana o grande en cuanto a DTEs; Micro -> puede esperar solución de la DIAN, la de algún PT que lo brinde de manera gratuita (por lo general hay que pagar por almacenamiento o CD) o que se lo suministre su software ERP de confianza; Si no tiene ERP podría ser un muy buen momento de evolucionar en la autorización de los procesos de su negocio; Pequeña o mediana -> se recomienda que contacte a su ERP quien debería brindarle una solución ya porque se ha convertido en PT autorizado o tiene alianza con uno; Grande -> por lo general su gestión financiera de CxP y CxC es compleja y tiene un ERP del orden de SAP, Oracle o Dynamics. Se recomienda evaluar los servicios de un PT autorizado. A los fabricantes les queda complicado particularizar la necesidad de cada negocio y por lo general sale costoso con poco soporte y débil acompañamiento en la implementación.

38 Atributos para definir la implementación de FE
Si decide iniciar FE de manera voluntaria puede suceder que sus clientes la quieran seguir recibiendo en papel mientras adecuan sus sistemas para tenerla 100% electrónica, de este modo debe imprimir la representación grafica asociada y enviarla a su cliente; Si un proveedor le informa que le va a empezar a enviar FE tiene varias alternativas: Que le envíe de manera física su representación grafica; Que le envíe el pdf de la representación grafica a una casilla de ; Entrar a un portal que le indique su proveedor donde están exhibidos y conservados sus DTEs (pdf/XML); Si ya ha configurado el servicio de recepción de FE con su ERP o PT le puede indicar a su proveedor la forma de recibir el XML/UBL 2.0 y/o pdf. Se recomienda utilizar herramientas en la nube de empresas que le permiten a la compañía tener una cuenta genérica como donde se le informe a todos los proveedores que le hagan llegar sus FEs minimizando el desgaste de gestionarlas via o descargarlas desde diferentes portales; Un portal unificado le permite manejar eficientemente la data de trazabilidad y algunos de ellos permiten hacer pagos en línea y en un futuro poder gestionar los anticipos de FE como titulo valor.

39 Como se debe preparar la pequeña empresa?
Organizar un equipo entre Contador, responsable del rol de finanzas, tecnología y comercial de la empresa; Validar la madurez de la compañía en cuanto al manejo de la información en un ERP o Sistema Contable y validar su evolución de acuerdo con el requerimiento de sus clientes (ej. Grandes Superficies o consumidor final); Recomendable una solución ERP con FE SaaS (cobro variable por DTE); Ajuste de procesos (Internos/Proveedores/Clientes); Definir campañas de evangelización con Proveedores y Clientes (masificación); Validar las representaciones graficas que se tendrán de FE, ND, NC (se debe incluir QR Code y CUFE); Solicitar la habilitación a la DIAN (Resolución de FE en reemplazo Resolución F. por Computador, folios y clave técnica de control) - Solicitar inhabilitación cuando se pida Resolución FE -> Configuraciones en el Muisca; Ojala que el ERP le ayude en la configuración en Muisca para evitar prueba y error; El Certificado Digital Entidad Abierta ojala sea provisto por el ERP en alianza con el operador tecnológico; Modificar las responsabilidades en el RUT.

40 Como se debe preparar la mediana empresa?
Organizar un equipo de proyecto: roles de Finanzas/Contabilidad/Tecnología/Procesos/Comercial/Servicio al Cliente; Planear un presupuesto de CAPEX (Implementación) / OPEX (Servicio Mensual por DTEs Emitidos/Recibidos –> Soluciones SaaS (no invasivo al ERP); Ajuste de procesos (Internos/Proveedores/Clientes); A pesar que la implementación técnica no debería tardar mas de 2 meses y la DIAN da un periodo de 6 meses desde la Resolución de Voluntariedad/Obligatoriedad se recomienda empezar desde ya por el impacto transversal en la compañía, con proveedores y clientes; Definir campañas de evangelización con Proveedores y Clientes (masificación); Validar las representaciones graficas que se tendrán de FE, ND, NC (se debe incluir QR Code y CUFE); Solicitar la habilitación a la DIAN (Resolución de FE en reemplazo Resolución F. por Computador, folios y clave técnica de control) - Solicitar inhabilitación cuando se pida Resolución FE -> Configuraciones en el Muisca; Ojala que el PT le ayude en la configuración en Muisca para evitar prueba y error; Definir la forma de integración de sus ERP con la solución de FE suministrada por el PT; Adquirir Certificado Digital Entidad Abierta o que sea provisto por el PT; Modificar las responsabilidades en el RUT.

41 Conceptos Macro de FE como Titulo Valor -> generación liquidez
Ley 1231/08 (Titulo Valor) Ley 1753/15 (PND) Decreto 1349/2016 Solo 12% PyMES tienen crédito formal (CEPAL) Incoherencia condiciones mercado y realidad empresas. REFEL será una empresa delegada por el MinCIT (licitación). Se encargará de llevar anotaciones y endosos. Mantendrá custodia. Validará con la DIAN y UIAF. Cuando esta confirmado hará el endoso al tenedor legitimo. Transición -> Hasta que entre en operación el REFEL, la gestión resultante de la aceptación por del adquirente/pagador de la deuda contenida en una FE podrá ser objeto de circulación por los mecanismos ordinarios.