EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL. DIRECCIÓN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIÓN DE RECURSO HUMANO AREA DE CARRERA ADMINISTRATIVA 2012.

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1 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

2 DIRECCIÓN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIÓN DE RECURSO HUMANO AREA DE CARRERA ADMINISTRATIVA 2012

3 OBJETIVO Proporcionar y/o fortalecer conocimientos sobre la evaluación del desempeño laboral de los empleados públicos de carrera administrativa y en periodo de prueba (Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de la CNSC - Acuerdo 137 de 2010).

4 NORMATIVA LEY 909 DE 2004: Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. DECRETO 1227 DE 2005: Por el cual se reglamenta la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998. DECRETO 760 DE 2005: Por el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la CNSC para el cumplimiento de sus funciones. ACUERDO 137 DE 2010 (CNSC): Por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Periodo de Prueba.

5 NOCIÓN DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL Es una herramienta de gestión que con base en juicios objetivos sobre la conducta, las competencias laborales y los aportes al cumplimiento de las metas institucionales de los empleados de carrera y en período de prueba en el desempeño de sus respectivos cargos, busca valorar el mérito como principio sobre el cual se fundamenten su permanencia y desarrollo en el servicio. (Articulo 50 del Decreto 1227 de 2005)

6 PROPÓSITO La EDL busca el mejoramiento organizacional a través del DESARROLLO HUMANO en el trabajo.

7 PRINCIPIOS RECTORES IGUALDAD: Mismas normas, parámetros, criterios e instrumentos. MORALIDAD: De conformidad con los preceptos de la moral. EFICACIA: Obtener el resultado esperado. ECONOMÍA: Ahorro de recursos. CELERIDAD: Prontitud. TRANSPARENCIA: Sin discrecionalidad y permitiendo su visibilidad. IMPARCIALIDAD: Sin designios anticipados o de prevención. OBJETIVIDAD: Con base en parámetros previamente establecidos y en evidencias. MÉRITO: Con base en los resultados alcanzados. (Articulo 3 del Acuerdo 137 de 2010)

8 RESPONSABLES CNSC ALCALDE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION SUBDIRECCION DE RECURSO HUMANO JEFE INMEDIATO DEL EVALUADO EVALUADO SUPERIOR JERARQUICO DEL EVALUADOR COMISION DE PERSONAL DIRECCION DE CONTROL INTERNO (Articulo 5 del Acuerdo 137 de 2010)

9 CNSC OBLIGACIONES FRENTE AL SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Desarrollar el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral, que deberá ser adoptado por las entidades mientras desarrollan su propio sistema. Diseñar los instrumentos a aplicar en el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral. Solicitar informes, ordenar visitas de inspección y si fuere el caso, adoptar los mecanismos que le permitan verificar la aplicación correcta de los procedimientos de evaluación del desempeño laboral. Absolver consultas que se le formulen sobre el proceso de evaluación del desempeño laboral de los empleados de carrera o en período de prueba.

10 JEFE DE LA ENTIDAD OBLIGACIONES FRENTE AL SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Adoptar el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral, mientras se aprueba y adopta el sistema propio. Implementar y desarrollar el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral orientado al desarrollo integral de los servidores públicos. Garantizar que la evaluación del desempeño laboral se efectúe con base en parámetros previamente establecidos que permitan fundamentar un juicio objetivo sobre el desempeño laboral. Conformar e instruir grupos de multiplicadores que se encarguen de capacitar e informar a evaluados y evaluadores. Ordenar la evaluación extraordinaria de un empleado de carrera, cuando reciba información soportada sobre su desempeño deficiente.

11 JEFE DE LA ENTIDAD OBLIGACIONES FRENTE AL SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Resolver, dentro de los 45 días calendario a su presentación, el recurso de reposición interpuesto, contra el acto administrativo que declare la insubsistencia del nombramiento de un empleado por calificación no Satisfactoria. Declarar dentro de un término no superior a 3 días la insubsistencia del nombramiento del empleado, cuando la calificación de servicios no Satisfactoria esté en firme. Adoptar las medidas necesarias para mantener los registros y documentos requeridos para asegurar la efectividad del sistema de Evaluación del Desempeño Laboral en su entidad. Designar el empleado que realizará la evaluación a los servidores por retiro del evaluador cuando este no la haya efectuado, o cuando se presente impedimento o recusación debidamente comprobada.

12 OFICINAS DE PLANEACIÓN OBLIGACIONES FRENTE AL SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Divulgar en la entidad el plan de desarrollo, el plan estratégico institucional y los planes operativos anuales por áreas o dependencias, los cuales serán el referente para la fijación de los compromisos laborales. Proporcionar a la Oficina de Control Interno, los resultados de la ejecución por dependencias según lo programado en la planeación institucional y el contenido de los informes de seguimiento, para que sirvan como referente de la evaluación institucional a la gestión de las áreas o dependencias.

13 UNIDADES DE PERSONAL OBLIGACIONES FRENTE AL SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Liderar en la entidad la implementación del Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral. Coordinar la capacitación a evaluadores, evaluados y grupos de multiplicadores sobre las normas y procedimientos que rigen la materia. Suministrar oportunamente los formularios, los documentos y demás apoyos que sean necesarios para proceder a la evaluación del desempeño laboral. Presentar informes sobre los resultados obtenidos en las evaluaciones, con base en los informes de evaluación dispuestos por cada una de las áreas o dependencias. Dar a conocer a la CNSC el incumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias relacionadas con la evaluación del desempeño laboral. Proyectar el acto administrativo que declare insubsistente el nombramiento del empleado que haya obtenido calificación No Satisfactoria. Reportar a la CNSC los retiros del servicio mediante declaratoria de insubsistencia del nombramiento de los empleados, generados por la evaluación no satisfactoria, así como de quienes superen el periodo de prueba.

14 JEFE INMEDIATO OBLIGACIONES FRENTE AL SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Implementar el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral en el área o dependencia a su cargo. Si el funcionario es de libre nombramiento y remoción, realizar la evaluación del desempeño laboral de los servidores dentro de los plazos y casos establecidos y participar en la Comisión Evaluadora cuando a ello haya lugar. Si es de carrera o provisional integrará una Comisión Evaluadora con un funcionario de libre nombramiento y remoción. Establecer con el servidor a evaluar, dentro de los 15 días siguientes al vencimiento del período evaluado, los compromisos laborales. Realizar el seguimiento permanente al desempeño laboral de los servidores a su cargo y formular los correctivos y recomendaciones que se requieran para el mejoramiento de su desempeño, a través de las reuniones de retroalimentación definidas.

15 JEFE INMEDIATO OBLIGACIONES FRENTE AL SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Acatar las instrucciones recibidas del Jefe de la entidad para que los resultados por dependencia, procesos y proyectos se tengan en cuenta en la evaluación del desempeño laboral de los servidores y guarden relación con el resultado de la evaluación emitida por la Oficina de Control Interno. Registrar las evidencias con sus respectivos soportes e incluir las observaciones sobre las mismas en el Portafolio de Evidencias. Comunicar al servidor el resultado de las evaluaciones parciales del desempeño laboral y notificarle las calificaciones definitivas de servicio obtenidas. Mantenerse actualizado en las normas, procedimientos e instrumentos relativos al sistema de evaluación del desempeño y asumir su responsabilidad en el mismo. Ajustar los compromisos laborales, de conformidad con las causales establecidas y en el momento que se presente la situación. Declararse impedido teniendo en cuenta las causales establecidas en la ley.

16 EVALUADO OBLIGACIONES FRENTE AL SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Cumplir con las normas, responsabilidades, funciones y metas asignadas al empleo y participar de manera activa en el proceso de evaluación del desempeño personal e institucional. Ser consciente de que la permanencia en el empleo y su desarrollo en la institución se fundamentan en el mérito, los resultados y metas alcanzadas como contribución a los fines institucionales y en la adquisición de las nuevas competencias que demande el ejercicio del empleo. Tener en cuenta que la declaratoria de insubsistencia del nombramiento, como consecuencia del resultado No Satisfactorio en la calificación de servicios, implica el retiro del servicio, la separación de la carrera administrativa y la pérdida de los derechos inherentes a ella. Solicitar ser evaluado, dentro de los 5 días siguientes al vencimiento del plazo previsto para evaluar o a la ocurrencia del hecho que la motiva. Si dentro de los 5 días siguientes a la solicitud el servidor o servidores responsables de evaluar no lo hicieren, la evaluación parcial o semestral o la calificación definitiva se entenderá satisfactoria en el porcentaje mínimo.

17 EVALUADO OBLIGACIONES FRENTE AL SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Obtener, como mínimo, calificación de servicios satisfactoria para permanecer en el empleo. Obtener calificación de servicios sobresaliente para recibir encargos y tener derecho a comisiones para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de período. Presentar, contra la calificación definitiva de servicios, los recursos de reposición y de apelación, cuando estos resulten procedentes. Recusar a los evaluadores cuando advierta alguna de las causales de impedimento o recusación y allegar las pruebas que pretenda hacer valer.

18 SUPERIOR JERARQUICO DEL EVALUADOR OBLIGACIONES FRENTE AL SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Resolver los recursos de apelación que se interpongan contra la calificación de servicios, notificar al interesado y comunicar por escrito su decisión al jefe inmediato del evaluado y a la unidad de personal. Hacer seguimiento en su área al cumplimiento del Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral.

19 COMISION DE PERSONAL OBLIGACIONES FRENTE AL SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Verificar que el proceso de evaluación del desempeño laboral se realice según lo establecido en el Acuerdo 137 de 2010. Participar en la elaboración y seguimiento del Plan de Formación y Capacitación y constatar que se incorporen los requerimientos derivados de la evaluación del desempeño laboral. Proponer, con base en los resultados de la evaluación del desempeño y la medición del clima organizacional, la inclusión de acciones para su mejoramiento en el programa de capacitación y formación de la entidad. Informar a la CNSC las incidencias que afecten el proceso de evaluación del desempeño laboral. Informar a la CNSC, sobre sus actuaciones y el cumplimiento de sus funciones en los asuntos relacionados con la evaluación del desempeño. Declararse impedidos cuando se presenten las causales previstas en la ley referidas a uno o varios de los integrantes de la comisión. Determinar, cuando el evaluado presente reclamación en única instancia, si los compromisos fijados corresponden a los criterios establecidos en el Acuerdo 137 de 2010.

20 OFICINA DE CONTROL INTERNO OBLIGACIONES FRENTE AL SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Remitir el informe sobre los resultados de la evaluación de gestión por áreas o dependencias de la entidad para que sean tomadas como criterio o factor en la evaluación del desempeño laboral de los servidores. Efectuar el seguimiento para que la evaluación del desempeño laboral de los empleados tenga en cuenta las evaluaciones de gestión.

21 PARTICIPANTES Participarán en la evaluación todas las personas que aporten información comprobada que sirva como evidencia del desempeño laboral del evaluado y del funcionamiento de la institución, siempre y cuando la información aportada cumpla las condiciones definidas en la etapa de fijación de los compromisos laborales y comportamentales y sean registradas por los responsables. (Articulo 6 del Acuerdo 137 de 2010)

22 GRUPOS DE MULTIPLICADORES Facilitadores encargados de capacitar e informar a evaluados y evaluadores sobre el proceso de evaluación del desempeño laboral (normas y procedimientos). (Articulo 5 del Acuerdo 137 de 2010)

23 OBLIGACION DE EVALUAR 1.JEFE INMEDIATO DEL EVALUADO 2.COMISION EVALUADORA: Únicamente cuando el Jefe Inmediato del evaluado sea un servidor con derechos de carrera o con nombramiento provisional. Se conformará por el Jefe Inmediato y un funcionario de libre nombramiento y remoción. (Articulo 7 del Acuerdo 137 de 2010)

24 INSUMOS COMPROMISOS LABORALES Plan de Desarrollo Plan de Acción (metas institucionales) Acuerdos de Gestión (compromisos institucionales) Productos (e insumos): PROCESOS Propósito principal, funciones esenciales, contribuciones individuales y conocimientos básicos del empleo (Manual de funciones) Competencias laborales y comportamentales

25 MAPA DE PROCESOS

26 BENEFICIOS, USOS Y PRODUCTOS 1.Adquirir los Derechos de Carrera 2.Determinar la Permanencia en el Servicio 3.Ascender en la Carrera 4.Conceder Becas o Comisiones de Estudio 5.Otorgar Incentivos Económicos o de otro tipo 6.Planificar la Capacitación y la Formación 7.Acceder a Encargos 8.Otorgar Comisión para desempeñar empleos LNYR (Articulo 38 de la Ley 909 de 2004)

27 BENEFICIOS, USOS Y PRODUCTOS 9. Indicador de Gestión: Orientar la Planeación del Talento Humano Revisar, modificar o actualizar Manuales de funciones Diseñar o reorientar Planes, programas y proyectos área o entidad Validar procesos de selección y de capacitación Diagnostico de necesidades de capacitación Diseñar Programas de bienestar e incentivos Formular Planes de Mejoramiento Tomar acciones de mejoramiento del desempeño personal e institucional

28 COMPONENTES DE LA EVALUACIÓN 1.Metas Institucionales por Áreas o Dependencias 2.Compromisos Laborales 3.Condiciones de Resultado 4.Evidencias o soportes 5.Compromisos Comportamentales 6.Evaluación de Gestión por Dependencias (Articulo 4 del Acuerdo 137 de 2010)

29 METAS INSTITUCIONALES Son las establecidas por la entidad o la dependencia en los planes institucionales encaminados al cumplimiento de la planeación estratégica de la entidad para el logro de los fines del Estado en cabeza de la respectiva entidad.

30 COMPROMISOS LABORALES Son productos, servicios o resultados susceptibles de ser medidos, cuantificados y verificados (y viables), que el evaluado deberá alcanzar en el período a evaluar. Los compromisos laborales deben ser ponderados teniendo en cuenta el impacto y relevancia de cada uno de ellos y la responsabilidad del servidor para desarrollarlos, esta ponderación debe hacerse en números exactos.

31 CONDICIONES DE RESULTADO Son los requisitos o factores previamente acordados que dan cuenta del desempeño del empleado y que deben reunir los compromisos laborales establecidos, haciendo referencia al resultado esperado.

32 EVIDENCIAS O SOPORTES Son los fundamentos que permiten establecer objetivamente el avance o cumplimiento de los resultados frente a los compromisos pactados y constituyen los hechos o elementos que sirven de base para determinar la validez de las evidencias.

33 COMPROMISOS LABORALES CON SUS CONDICIONES DE RESULTADO EJEMPLO 1 Proyectar el Plan Institucional de Capacitación a partir del diagnostico de necesidades institucionales y del personal de la entidad, y de acuerdo con las políticas y normas sobre la materia.

34 COMPROMISOS LABORALES CON SUS CONDICIONES DE RESULTADO EJEMPLO 2 Capacitar al 100% de los Facilitadores sobre el proceso de evaluación del desempeño laboral (Sistema Tipo de la CNSC), mediante Talleres de mínimo 8 horas de duración y en grupos de máximo 10 personas.

35 COMPROMISOS LABORALES CON SUS CONDICIONES DE RESULTADO EJEMPLO 3 Efectuar el análisis global del desempeño laboral de los empleados públicos de carrera administrativa, de acuerdo con los requisitos establecidos.

36 EVIDENCIAS O SOPORTES EJEMPLO 1 PROYECTAR EL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN: 1.Documento diagnostico de necesidades de capacitación 2.Instrumentos de recolección de información 3.Documento Plan Institucional de Capacitación

37 EVIDENCIAS O SOPORTES EJEMPLO 2 CAPACITAR AL 100% DE LOS FACILITADORES DEL GRUPO MULTIPLICADOR: 1.Documento programa de capacitación 2.Comunicaciones oficiales (invitaciones y logística) 3.Correos electrónicos (invitaciones, agendas y contenidos) 4.Actas de capacitación 5.Listas de asistencia 6.Evaluaciones participantes 7.Evaluación evento 8.Informes de capacitación 9.Registros fotográficos o fílmicos

38 COMPROMISOS COMPORTAMENTALES Son los acuerdos relacionados con las conductas o comportamientos que debe poseer y demostrar el servidor público en el ejercicio de su labor encaminada al mejoramiento individual, que se reflejará en la gestión institucional. (Articulo 8 del Decreto 2539 de 2005)

39 EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR ÁREAS O DEPENDENCIAS Se constituye en fuente de información objetiva para la evaluación del desempeño laboral de los empleados, con el fin de que la evaluación sea CONSISTENTE con la planeación institucional y los resultados de las áreas o dependencias. Permite evidenciar la correspondencia entre el desempeño individual y el desempeño institucional. La evaluación institucional a la gestión de las áreas o dependencias corresponde a Control Interno, y se basará en la evaluación cuantitativa y cualitativa del grado de ejecución de los compromisos establecidos en las metas institucionales o por dependencias, liderado por las Oficinas de Planeación.

40 INSTRUMENTOS DE LA EVALUACION 1.Niveles de Cumplimiento 2.Escalas de Calificación 3.Formatos definidos para el Sistema Tipo (Articulo 4 del Acuerdo 137 de 2010)

41 NIVELES DE CUMPLIMIENTO 1.Sobresaliente 2.Destacado 3.Satisfactorio 4.No Satisfactorio

42 ESCALAS DE CALIFICACIÓN 1.Escala de cumplimiento de los compromisos laborales 2.Escala para acceder al nivel sobresaliente

43 ESCALA DE CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS LABORALES 1.Nivel Destacado 90% - 100% 2.Nivel Satisfactorio 66% - 89% 3.Nivel No Satisfactorio ≤ 65%

44 ESCALA PARA ACCEDER AL NIVEL SOBRESALIENTE FACTORES ACCESO AL NIVEL SOBRESALIENTE El evaluado podrá acceder al nivel sobresaliente siempre y cuando haya alcanzado el 95% o más de la escala de cumplimiento de los compromisos laborales y demuestre que genera un VALOR AGREGADO a través del logro de algunos de los siguientes factores, los cuales se evaluarán como cumple o no cumple.

45 ESCALA PARA ACCEDER AL NIVEL SOBRESALIENTE FACTORES ACCESO AL NIVEL SOBRESALIENTE 1.Evaluación de la gestión por dependencias. 2.Por calidad y oportunidad. 3.Por aportes, propuestas o iniciativas adicionales. 4.Por iniciativas tendientes a acciones proactivas en las actividades que cumpla. 5.Por participación y aprovechamiento de capacitación relacionada con las actividades propias del empleo y que genere un valor agregado para la entidad o la dependencia. 6.Por participación en grupos o en actividades que requieren disposición voluntaria. 7.Por cumplimiento de competencias comportamentales.

46 ESCALA PARA ACCEDER AL NIVEL SOBRESALIENTE FACTORES ACCESO AL NIVEL SOBRESALIENTE Para cada período anual de evaluación y antes del 1 DE ABRIL de cada año, la entidad deberá definir como mínimo la utilización de 3 factores de los antes enumerados para el acceso al nivel sobresaliente.

47 ESCALA PARA ACCEDER AL NIVEL SOBRESALIENTE FACTORES ACCESO AL NIVEL SOBRESALIENTE Cuando el evaluado alcance entre el 95% y el 99% de cumplimiento de los compromisos laborales fijados, para acceder al nivel sobresaliente deberá cumplir por lo menos 2 de los factores definidos por la entidad. Cuando el evaluado alcance el 100% de cumplimiento de los compromisos laborales fijados, para acceder al nivel sobresaliente deberá cumplir por lo menos 1 de los factores definidos por la entidad.

48 FORMATOS SISTEMA TIPO 1.FORMATOS DE PERIODO DE PRUEBA Códigos:EDL-FT-01 A 06 EDL-RG-01 Fecha Emisión:Febrero 19 de 2011 Versión:3,0

49 FORMATOS SISTEMA TIPO FORMATO DE PERIODO DE PRUEBA Hoja 1: Información general Hoja 2: Acuerdo de compromisos laborales Hoja 3: Acuerdo de compromisos comportamentales Hoja 4: Consolidación de resultados Hoja 5: Portafolio de evidencias Anexo 1: Ajuste o modificación de compromisos laborales Anexo 2: Evaluaciones parciales eventuales

50 FORMATOS SISTEMA TIPO 2. FORMATOS DE EVALUACION ANUAL U ORDINARIA Códigos: EDL - FT - 07 EDL - RG - 02 Fecha Emisión:Mayo 18 de 2011 Versión:4,0

51 FORMATOS SISTEMA TIPO FORMATO DE EVALUACION ANUAL U ORDINARIA Hoja 1: Información general y fijación de compromisos laborales Hoja 2: Fijación de compromisos comportamentales Hoja 3: Portafolio de evidencias Hoja 4: Consolidación de resultados Anexo 1: Evaluaciones parciales eventuales Anexo 2: Evaluación extraordinaria

52 CLASES DE EVALUACION 1.DEFINITIVAS Periodo de prueba Anual u ordinaria Extraordinaria 2.PARCIALES SEMESTRALES Primera: 1 DE FEBRERO - 31 DE JULIO Segunda: 1 DE AGOSTO - 31 DE ENERO 3.PARCIALES EVENTUALES Por cambio de evaluador Por cambio de empleo por traslado Por separación temporal del cargo Última evaluación parcial y el final del período

53 EVALUACIONES DEFINITIVAS 1. EVALUACIÓN DEL PERÍODO DE PRUEBA La evaluación del período de prueba, cuyo objetivo se enmarca en establecer las competencias del servidor para desempeñarse en el empleo para el cual concursó, se realiza una vez concluido el término de 6 meses y se debe producir a más tardar 15 días después de finalizado. Durante el período de prueba, sólo es procedente fijar al empleado compromisos relacionados con el propósito principal del empleo y las funciones descritas en el manual respectivo.

54 EVALUACIONES DEFINITIVAS 2. EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA La evaluación anual u ordinaria abarca el período comprendido entre el 1 DE FEBRERO y 31 DE ENERO del año siguiente; se debe producir a más tardar el 15 DE FEBRERO de cada año e incluye 2 evaluaciones parciales semestrales.

55 EVALUACIONES DEFINITIVAS 3. EVALUACIÓN EXTRAORDINARIA Se realizará cuando el jefe del organismo la ordene por escrito, basado en información soportada sobre el presunto desempeño deficiente del servidor. Esta evaluación sólo podrá ordenarse después de que hayan transcurrido, por lo menos, 3 meses desde la última evaluación definitiva y comprenderá todo el período no evaluado, teniendo en cuenta las evaluaciones parciales que se hayan realizado.

56 EVALUACIONES DEFINITIVAS 3. EVALUACIÓN EXTRAORDINARIA Si la evaluación extraordinaria del desempeño laboral resultare satisfactoria, el lapso comprendido entre la FECHA de dicha evaluación y el 31 DE ENERO del año siguiente constituirá un nuevo período de evaluación. Durante este período se podrán realizar las evaluaciones parciales eventuales a que hubiere lugar.

57 EVALUACIONES DEFINITIVAS En todos los casos, las evaluaciones definitivas deberán ser MOTIVADAS.

58 EVALUACIONES PARCIALES SEMESTRALES 1.PRIMERA EVALUACIÓN PARCIAL Corresponde al período comprendido entre el 1 DE FEBRERO Y EL 31 DE JULIO de cada año, período que debe ser evaluado a más tardar el 15 DE AGOSTO del mismo año. 2. SEGUNDA EVALUACIÓN PARCIAL Corresponde al período comprendido entre el 1 DE AGOSTO Y EL 31 DE ENERO del año siguiente, período que debe ser evaluado a más tardar el 15 DE FEBRERO de cada año.

59 EVALUACIONES PARCIALES SEMESTRALES Son aquellas que permiten evidenciar el porcentaje de avance en que se encuentra el servidor en relación con el cumplimiento de los compromisos fijados. El resultado obtenido durante cada semestre se evalúa de acuerdo con el porcentaje de avance fijado para los respectivos compromisos y proporcional con el tiempo establecido para su cumplimiento. Las evaluaciones parciales semestrales conforman la evaluación anual u ordinaria.

60 EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES PERIODO DE PRUEBA 1.POR CAMBIO DE EVALUADOR También se produce cuando cambie uno de los integrantes de la Comisión Evaluadora. Situación en la cual el evaluador saliente debe dejar la evaluación realizada, y expresando el resultado proporcional al tiempo laborado. El resultado deberá ser comunicado al servidor. De igual forma el nuevo evaluador de manera inmediata procederá a ratificar los compromisos fijados o a fijar nuevos compromisos laborales por el tiempo que faltare para culminar el Período de Prueba.

61 EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES PERIODO DE PRUEBA 2. POR INTERRUPCIÓN DEL PERÍODO DE PRUEBA POR UN TÉRMINO IGUAL O SUPERIOR A 20 DÍAS CALENDARIO Caso en el cual se realiza la evaluación hasta el momento de la interrupción, y una vez se reintegre el empleado se continúa con el tiempo que le faltare para culminar el Período de Prueba.

62 EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES PERIODO DE PRUEBA 3. POR EL LAPSO COMPRENDIDO ENTRE LA ÚLTIMA EVALUACIÓN PARCIAL, SI LA HUBIERE, Y EL FINAL DEL PERÍODO Cuando el tiempo faltante sea igual o superior a 30 días.

63 EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES ANUAL U ORDINARIA 1. POR CAMBIO DE EVALUADOR. Quien deberá evaluar a sus subalternos antes de retirarse del empleo. También se produce cuando cambie uno de los integrantes de la Comisión Evaluadora. 2. POR CAMBIO DEFINITIVO DE EMPLEO DEL EVALUADO, COMO RESULTADO DE TRASLADO.

64 EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES ANUAL U ORDINARIA 3. CUANDO EL SERVIDOR DEBA SEPARARSE TEMPORALMENTE DEL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES DEL CARGO. Por suspensión o por asumir por encargo las funciones de otro o con ocasión de licencias, comisiones o de vacaciones, en caso de que el término de duración de estas situaciones administrativas sea superior a 30 días calendario. 4. LA QUE CORRESPONDA AL LAPSO COMPRENDIDO ENTRE LA ÚLTIMA EVALUACIÓN, SI LA HUBIERE, Y EL FINAL DEL PERÍODO SEMESTRAL A EVALUAR. Cuando el tiempo faltante sea superior a 30 días.

65 EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES Estas evaluaciones deberán realizarse dentro de los 10 días siguientes a la fecha en que se produzca la situación que las origine, con excepción de la ocasionada por cambio de evaluador, que deberá realizarse antes del retiro de este. Las evaluaciones parciales eventuales que se realicen tendrán un valor porcentual correspondiente al avance obtenido en proporción a los días del período evaluado o de los efectivamente laborados.

66 EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES Por cada evaluación semestral eventual se diligenciará un formato diferente y como resultado final se deberá sumar el porcentaje obtenido en cada una de las evaluaciones parciales realizadas. Cuando el servidor no haya laborado la totalidad del año, se calificarán los servicios correspondientes al período laboral cuando este sea superior a 30 días. Los períodos inferiores a este lapso serán calificados conjuntamente con el período siguiente.

67 FASES PERIODO DE PRUEBA 1. PREPARACIÓN Proceso de inducción, entrenamiento en el puesto de trabajo y el suministro de los insumos necesarios para la formulación de los compromisos, además del inventario de los elementos que le permitan el desempeño adecuado, como base del proceso de adaptación a la nueva entidad. Proporcionar las herramientas necesarias para garantizar el buen desempeño al servidor recién vinculado y la objetividad en la verificación y evaluación de las competencias laborales.

68 FASES PERIODO DE PRUEBA 2. FIJACIÓN DE COMPROMISOS En esta fase deberán fijarse compromisos funcionales que sean medibles, cumplibles, alcanzables, realizables, demostrables y verificables con los resultados o productos, en el tiempo que dure el período de prueba; en lo posible en un número no superior a 3, y que permitan evidenciar las competencias para el ejercicio del empleo en el cual se posesionó un servidor.

69 FASES PERIODO DE PRUEBA 2. FIJACIÓN DE COMPROMISOS Para la fijación de los compromisos comportamentales, las entidades tendrán como referente la normatividad vigente para el tema, y deberán establecer máximo 3 para la evaluación del período respectivo. Por lo tanto, deberán seleccionarse aquellos aspectos que coincidan con la cultura y necesidades organizacionales. Los Compromisos comportamentales no causan efecto en la escala de cumplimiento porcentual obtenida por el evaluado.

70 FASES PERIODO DE PRUEBA 2. FIJACIÓN DE COMPROMISOS Los compromisos laborales deberán fijarse dentro de los 10 días calendario siguientes a la posesión en período de prueba del servidor público, y en este mismo término remitir copia a la Unidad de Personal para que repose en la historia laboral del servidor.

71 FASES PERIODO DE PRUEBA 3. SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO LABORAL El evaluador deberá hacer seguimiento al desempeño laboral del empleado como mínimo cada 2 meses y acopiar las evidencias que permitan validar el cumplimiento de los compromisos laborales, en términos de oportunidad, calidad, pertinencia, claridad, veracidad, suficiencia y actualización y de esto dejará registro. En las mismas reuniones o encuentros, si a ello hubiere lugar se establecerán mecanismos de mejoramiento por el tiempo restante para culminar los 6 meses. Harán parte del portafolio de evidencias los documentos que demuestren el desempeño del servidor a lo largo del período, haciendo la retroalimentación de los hallazgos.

72 FASES PERIODO DE PRUEBA 4. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS En esta fase se constatarán los resultados obtenidos por el evaluado de acuerdo con las evidencias de producto, desempeño o conocimiento y comprensión.

73 FASES PERIODO DE PRUEBA 5. RESULTADO DE LA EVALUACIÓN En esta fase el evaluador, previa verificación del cumplimiento de los compromisos y con base en el portafolio de evidencias y reuniones de retroalimentación, asignará el puntaje que corresponda al cumplimiento de las metas con relación a los compromisos fijados al inicio del período de prueba. La calificación obtenida en el Período de Prueba es independiente, por tanto se considera definitiva y no se pondera con resultados obtenidos con anterioridad o posterioridad a esta.

74 DERECHOS DE CARRERA 5. Periodo de prueba. (…) Aprobado dicho período al obtener evaluación satisfactoria el empleado adquiere los derechos de la carrera, los que deberán ser declarados mediante la inscripción en el Registro Público de la Carrera Administrativa. (Numeral 5 del Articulo 31 de la Ley 909 de 2004)

75 FASES EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA 1. PREPARACIÓN Las actividades tendientes a garantizar este proceso deben incluir la capacitación que requieren tanto evaluados como evaluadores y versar sobre los planes, programas, proyectos y metas institucionales, así como sobre la reglamentación, instrumentos, procedimientos, deberes, responsabilidades y derechos inherentes al proceso de evaluación del desempeño laboral. Para la realización de estas actividades deberá contarse con la activa participación de las áreas de talento humano, planeación y control interno.

76 FASES EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA 2. FIJACIÓN DE COMPROMISOS En esta fase se concretan los acuerdos sobre los productos o resultados finales esperados que debe entregar el servidor en el marco de sus funciones, los planes de desarrollo, planes institucionales, planes operativos anuales, planes por dependencia, objeto de la dependencia, propósito principal del empleo y demás herramientas con que cuente la entidad, los cuales deben establecerse mediante un proceso de construcción participativa.

77 FASES EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA 2. FIJACIÓN DE COMPROMISOS Los compromisos laborales deben ser ponderados teniendo en cuenta el impacto y relevancia de cada uno de ellos y la responsabilidad del servidor para desarrollarlos, esta ponderación debe hacerse en números exactos. Corresponde en esta fase definir los compromisos y el cumplimiento de los mismos, las evidencias requeridas que darán cuenta de los avances y las condiciones que deberán reunir los productos o resultados esperados.

78 FASES EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA 2. FIJACIÓN DE COMPROMISOS A todos los servidores públicos a los que aplica el sistema de evaluación del desempeño, debe generársele en la concertación un compromiso relacionado con la contribución en el diseño, implementación y mejora continua de los sistemas de gestión, de acuerdo con los procesos en que participa y metas definidas en los mismos. (Políticas Operativas para la Administración del Talento Humano)

79 FASES EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA 2. FIJACIÓN DE COMPROMISOS 5.5 Jefe Inmediato del Evaluado (…) 4. Establecer con el servidor a evaluar, dentro de los 15 días siguientes al vencimiento del período evaluado, los compromisos laborales teniendo en cuenta los plazos establecidos según el tipo de evaluación. (Articulo 5 del Acuerdo 137 de 2010)

80 FASES EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA 3. SEGUIMIENTO DESEMPEÑO LABORAL 1 SEMESTRE Esta fase se inicia inmediatamente después de la fijación de compromisos y vincula tanto al evaluado como al evaluador. Es una labor conjunta en la cual el evaluador deberá orientar, estimular y apoyar el desempeño de los servidores a su cargo con el fin de reconocer los avances y aportes en el ejercicio laboral de los mismos e introducir las mejoras y correctivos que se requieran para el cumplimiento de los compromisos previamente acordados. Por su parte, el evaluado deberá suministrar de manera oportuna los avances o resultados esperados que respalden el cumplimiento de los compromisos adquiridos. El evaluador, como resultado del seguimiento continuo, deberá acopiar las evidencias sobre el desempeño de los empleados a su cargo que permitan la verificación del cumplimiento de los compromisos fijados.

81 FASES EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA 4. PRIMERA EVALUACIÓN PARCIAL SEMESTRAL Corresponde a la evaluación que deberá efectuar el evaluador entre el 1 DE FEBRERO Y EL 31 DE JULIO de cada año y que se realizará a más tardar el 15 DE AGOSTO; en la cual se constatan y verifican los logros alcanzados y el cumplimiento de los compromisos y condiciones acordadas en la fijación de los mismos. Al evaluar se tendrán en cuenta los imprevistos surgidos durante el período y su incidencia en el cumplimiento de los compromisos fijados. La evaluación obtenida deberá ser comunicada al evaluado junto con el plan de mejoramiento y las acciones correctivas o preventivas que se requieran. Así mismo, se indicarán los aspectos destacables de su desempeño.

82 FASES EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA 5. SEGUIMIENTO DESEMPEÑO LABORAL 2 SEMESTRE De manera similar al seguimiento y registro de evaluación que debe surtirse en la primera fase, deberá acompañarse el desempeño laboral del empleado y acopiarse las evidencias que resulten pertinentes al segundo período de evaluación.

83 FASES EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA 6. SEGUNDA EVALUACIÓN PARCIAL SEMESTRAL Deberá surtirse de manera similar a la evaluación correspondiente al primer semestre y de manera independiente a aquel, corresponde a la evaluación que deberá efectuar el evaluador entre el 1 DE AGOSTO Y EL 31 DE ENERO de cada año y que se realizará a más tardar el 15 DE FEBRERO; en esta evaluación sólo deberán ser tenidas en cuenta las evidencias relacionadas con lo acaecido en el período respectivo.

84 FASES EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA 7. CALIFICACIÓN DEFINITIVA DEL PERÍODO EVALUADO Corresponde a la sumatoria de los porcentajes de avance obtenidos durante las dos evaluaciones semestrales o de las evaluaciones eventuales surtidas en el período de evaluación.

85 FASES EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA 8. ACCESO AL NIVEL SOBRESALIENTE El evaluado podrá acceder al nivel Sobresaliente siempre y cuando haya alcanzado el 95% de cumplimiento de los compromisos laborales en la Evaluación Definitiva y demuestre que genera un valor agregado a través del logro de algunos de los factores establecidos.

86 FASES EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA 8. ACCESO AL NIVEL SOBRESALIENTE FACTORES PARA ACCESO AL NIVEL SOBRESALIENTE EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR DEPENDENCIAS. Se realiza para la verificación de cumplimiento de metas institucionales por cada dependencia. Se deberá establecer mediante acto administrativo al inicio del período a evaluar, y solo beneficiará a los evaluados si la dependencia alcanza al menos el 90% de cumplimiento en las metas fijadas en el Plan Operativo Anual.

87 FASES EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA 8. ACCESO AL NIVEL SOBRESALIENTE FACTORES PARA ACCESO AL NIVEL SOBRESALIENTE POR CALIDAD Y OPORTUNIDAD. Se refiere a la entrega anticipada de los resultados o en términos inferiores a los legalmente establecidos satisfaciendo los requerimientos de los usuarios a través del mejoramiento en la prestación del servicio y en los productos obtenidos. POR APORTES, PROPUESTAS O INICIATIVAS ADICIONALES. Que demuestren mayor economía, celeridad y realización, con elementos que enriquezcan y mejoren los parámetros establecidos, tanto en la dependencia como en la entidad. POR INICIATIVAS TENDIENTES A ACCIONES PROACTIVAS. En las actividades que cumpla, las cuales deben ser útiles y aplicables en la entidad.

88 FASES EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA 8. ACCESO AL NIVEL SOBRESALIENTE FACTORES PARA ACCESO AL NIVEL SOBRESALIENTE POR PARTICIPACIÓN Y APROVECHAMIENTO DE CAPACITACIÓN. Relacionada con las actividades propias del empleo y que genere un valor agregado para la entidad o la dependencia, expresado entre otros en mejora del servicio, logro de las metas y aplicación de los conocimientos adquiridos. POR PARTICIPACIÓN EN GRUPOS O EN ACTIVIDADES QUE REQUIEREN DISPOSICIÓN VOLUNTARIA. Como Comités, Brigadas de Salud, Grupos de Apoyo, Grupos de Investigación, Implementación de Sistemas de Calidad, entre otros; siempre y cuando su participación activa pueda demostrarse y el tiempo de dedicación no afecte el cumplimiento de las obligaciones propias del empleo.

89 RECLAMACIÓN POR INCONFORMIDAD EN LOS COMPROMISOS El servidor inconforme con los Compromisos Fijados, ante la imposibilidad de cumplirlos, podrá presentar dentro de los 5 días siguientes a la fijación, reclamación en única instancia ante la COMISIÓN DE PERSONAL de la entidad. La comisión de personal determinará si los compromisos son realizables o no, lo cual deberá definirse en un plazo máximo de 10 o 15 días calendario, contados a partir de la radicación de la reclamación, documentación que debe formar parte integral de los soportes de la evaluación.

90 RECLAMACIÓN POR INCONFORMIDAD EN LOS COMPROMISOS Si prospera la reclamación hecha por el servidor, el evaluador deberá ajustar los compromisos. Si la decisión es contraria al reclamante, este deberá asumir el cumplimiento de los mismos en los términos y condiciones previamente establecidas. En todo caso la presentación de reclamación y su trámite no suspenden el desarrollo de los compromisos fijados ni el período de evaluación.

91 RENUENCIA PARA FIRMAR EL FORMATO El evaluado siempre deberá firmar el formulario de la Fijación Compromisos Laborales, en caso de no hacerlo, el evaluador deberá dejar constancia del hecho y solicitar la firma de un testigo de la misma área a que pertenece el evaluado y si no lo hubiere a un servidor de una dependencia relacionada o cercana.

92 NO FIJACIÓN DE COMPROMISOS NO FIJACIÓN DE COMPROMISOS La no fijación de los compromisos, determinará que al concluir el período, el empleado obtuvo al menos calificación en el porcentaje mínimo satisfactorio.

93 AJUSTE A LOS COMPROMISOS FIJADOS PERIODO DE PRUEBA 1.Cuando el servidor cambie de evaluador. 2.Cuando el servidor se reintegre a su empleo luego de una separación del cargo igual o superior a 20 días.

94 AJUSTE A LOS COMPROMISOS FIJADOS ANUAL U ORDINARIA 1.Si durante el período a evaluar se producen cambios en los planes, programas o proyectos que sirvieron de base para la fijación de los compromisos, se efectuarán los respectivos ajustes cuando fuere necesario. 2.Cuando el servidor cambie de empleo por traslado, caso en el cual la nueva fijación se hará sobre el porcentaje faltante para cumplir el 100% total de la expectativa laboral. 3.Cuando el servidor cambie de empleo por encargo (o “desencargo”) en otro nivel, la nueva fijación se hará sobre el porcentaje faltante para cumplir el 100% total de la expectativa laboral, bajo la nueva responsabilidad. 4.Cuando el servidor cambie de evaluador. 5.Cuando el servidor se reintegre a su empleo luego de una separación del cargo superior a 30 días.

95 OPORTUNIDAD PARA EVALUAR Los responsables de evaluar a los servidores de carrera y en período de prueba deberán hacerlo dentro de los plazos y casos establecidos en el reglamento. Los servidores objeto de evaluación tienen la OBLIGACIÓN de solicitarla, dentro de los 5 días siguientes al vencimiento del plazo previsto para evaluar, si el evaluador no lo hubiere hecho; o a la ocurrencia del hecho que la motiva. Si dentro de los 5 días siguientes a la solicitud el servidor o servidores responsables de evaluar no lo hicieren, la evaluación parcial o semestral o la calificación definitiva se entenderá SATISFACTORIA EN EL PORCENTAJE MÍNIMO.

96 OPORTUNIDAD PARA EVALUAR La no calificación dará lugar a INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA. En caso de obtener el porcentaje mínimo satisfactorio por omisión del evaluador, el evaluado podrá obtener un porcentaje superior, siempre y cuando presente las evidencias soporte del cumplimiento de los compromisos, sin tener bajo ninguna circunstancia la opción de acceso al nivel sobresaliente.

97 NOTIFICACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS La calificación definitiva anual, en período de prueba o la extraordinaria se notificarán personalmente dentro de los 2 días siguientes a la fecha en que se produzcan. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo del término previsto en el inciso anterior, se enviará por correo certificado una copia de la misma a la dirección que obre en la hoja de vida del evaluado y se dejará constancia escrita de ello, caso en el cual la notificación se entenderá surtida en la fecha en la cual aquella fue entregada. Las evaluaciones parciales y semestrales serán comunicadas por escrito al evaluado, dentro de los 2 días siguientes a la fecha en que se produzcan.

98 RECURSOS CONTRA LA CALIFICACIÓN DEFINITIVA Contra la calificación definitiva expresa o presunta podrá interponerse el RECURSO DE REPOSICIÓN ante el evaluador y el de APELACIÓN para ante el inmediato superior de este, cuando considerare que se produjo con violación de las normas legales o reglamentarias que la regulan. Los recursos se presentarán personalmente ante el evaluador por escrito y sustentados en la diligencia de notificación personal o dentro de los 5 días siguientes a ella. En el trámite y decisión de los recursos se aplicará lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo. Contra las evaluaciones parciales expresas o presuntas no procederá recurso alguno.

99 IMPEDIMENTOS Los Evaluadores deberán declararse impedidos cuando se encuentren vinculados por matrimonio o unión permanente o tengan parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil o exista enemistad grave con el empleado a evaluar o cuando exista cualquier causal de impedimento o hecho que afecte su objetividad. El Evaluado podrá recusar al evaluador ante el Jefe de la entidad cuando advierta alguna de las causales de impedimento. Para todos los efectos, a los miembros de las Comisiones de Personal se les aplicará las causales de impedimento previstas en la normativa.

100 PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL El plan de mejoramiento individual contiene las acciones correctivas que se deben desarrollar para mejorar el desempeño laboral del servidor público, en un marco de tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad.

101 GRACIAS...